Прохождение и порядок исполнения входящих документов

 

Документопоток входящих документов составляют:

 

zz документы вышестоящих организаций, органов власти;

 

zz документы подведомственных организаций, присылающих от-четно-учетную документацию и различного рода запросы;

 

zz документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

 

zz жалобы и заявления граждан.

 

В процессе движения входящих документов выполняются следу-ющие операции:

 

zz прием входящих документов;

 

zz первоначальная (экспедиционная) обработка; zz предварительное рассмотрение и распределение; zz регистрация;

 

zz рассмотрение документов руководством; zz исполнение резолюций;

 

zz подготовка ответных документов, согласование и подписание их; zz отправка ответных документов.

 

Изобразим графически типичный путь прохождения (оперограмму) документа (на примере письма), поступившего в организацию (рис. 8.3).

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 121

1.
2.	• •
	•• •
3.
	- •
4.
5.
6.
7.
8.
9.
	‡•
10.
11. ‰

 

Рис. 8.3. Оперограмма прохождения поступившего (входящего) документа

 

Оперограмма будет иной, если, например, входящее письмо будет направляться непосредственно в структурное подразделение, минуя руководителя организации.

 

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организациицентрализованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.

 

Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

 

Первоначальная обработка входящей документации имеет своейзадачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по на-значению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и  сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено

 

122 Тюменский государственный университет №ИК-00948

повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

 

На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

 

Отметку при поступлении документа (реквизит 28) проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации (под-робнее о регистрации см. параграф 9.2).

 

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подраз-делений.

 

Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

 

Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руково­ дителя.

 

Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть не только получены по почте, но приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет теле-грамм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи

 

и затем передаваться в канцелярию.

 

Коренные изменения в процедуру получения и отправки докумен-тов вносит компьютеризация делопроизводства. Факсимильная связь и факс-модемные устройства для компьютера позволяют отправить и  получить документ из любого места. Факс-модемное устройство по-зволяет соединить компьютеры по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользо-ваться электронной почтой и выходить в Интернет. В целях включения электронных документов в информационную базу организации служба ДОУ должна обеспечить регламентацию и этих потоков информации.

 

Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцеля-рии производится с главной целью — отобрать документы в адрес руко-водства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 123

перегружены избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и до-кументы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей поступающей документации.

 

На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

 

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждает­ ся ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей пере-писки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти докумен­ ты передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

 

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы пере-даются в первую очередь.

 

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочныедокументы рассматриваются по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (реквизит 17).

 

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рас-сматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

 

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в  резолюции первым.

 

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

 

Все перемещения документа между структурными подразделени-ями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карте.

 

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполни-телем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

 

124 Тюменский государственный университет №ИК-00948

При передаче ответного документа на подпись к нему следует при-лагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь, делопроизводитель).

 

⇐ Предыдущая12131415161718192021Следующая ⇒

Поделиться: