Форма журнала регистрации приказов

 

Дата и индекс	Кто подписал	Краткое	Отметка об
документа		содержание	исполнении

 

¹ Форма журнала регистрации внутренних документов аналогична.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 133

При всей надежности и простоте журнальной формы учета доку-ментов она имеет целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации — ее однократность, так как возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подраз-деления в подразделение. Поиск информации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистри-рован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

 

Использование автоматического дублирования традиционных журнальных записей в ПК (электронные журналы) исправляет пере-численные недостатки. Тем не менее при количестве учетных единиц документов свыше 1 тыс. следует использовать карточную форму ре-гистрации.

 

Карточная регистрация всех категорий документов осуществляетсяна единой по форме регистрационной карточке (рис. 9.1). Бланки кар-точек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 × 210 мм) или формата А6 (105 × 148 мм) по ГОСТ 9327—60. Допускается цветовое различие карточек.

 

Основные правила заполнения реквизитов регистрационной кар-точки следующие.

 

1. В графе «Корреспондент (автор)» записывается название организации, из которой поступил документ, или, если документ ис-ходящий, организации, в которую он направляется. При регистрации предложений и жалоб граждан в этой графе указывают фамилию, имя, отчество, место работы или домашний адрес.

 

2. Графа «Дата поступления и индекс документа» заполняется только на входящие документы. В ней проставляют дату поступления документа и индекс, присвоенный в организации, в которую он поступил.

 

3. В графе «Дата и индекс документа» проставляют дату документа

 

и индекс, присвоенный ему организацией-автором.

 

4. В графе «Краткое содержание» указывают вид документа (можно ввести отдельную графу), его заголовок. Если заголовок документа не-достаточно полно отражает содержание документа, то в графу следует дополнительно внести данные из текста. Если регистрируемый до-кумент не имеет заголовка, секретарь самостоятельно определяет суть документа и в виде краткой записи вносит ее в данную графу.

 

5. В графе «Резолюция или кому направлен документ» указывается полное содержание резолюции, ее автор и дата. Если на документе нет резолюции, то секретарь указывает в этой графе фамилию, инициалы, должность (подразделение) исполнителя, которому направлен доку-мент, и дату направления. В этой же графе при необходимости произ-водится расписка в получении документа.

 

134 Тюменский государственный университет №ИК-00948

 

 

	30 15 15 5

 

 

 

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31*

( )

 

		•
	•
	?

 

• • •• • •

 

• • •

 

*- (? •) ₂₁₀

 

 

ƒ ‹ •
	‚ •? ƒ		• †
„ • •, •		‡ (
‡
•		ˆ • )

 

 

 

10

 

		‰ Š	• ƒ Š			Š

 

Рис. 9.1. Форма регистрационной карточки

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 135

6. В графе «Отметка об исполнении» в карточке, составленной на инициативный входящий документ, фиксируют краткое содержание, дату и индекс ответного документа, должность и фамилию лица, под-писавшего его. При отсутствии письменного отчета указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе и,   если необходимо, кем, когда и как об этом уведомлен автор документа. Приведенная запись подтверждается подписью исполнителя документа

 

с указанием его должности, инициалов и фамилии.

 

В этой же графе указывают индекс дела, в котором документ под-шит на хранение.

 

7. На оборотной стороне регистрационной карточки в графе «Контрольные отметки» фиксируют отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение документов.

 

На карточках регистрации входящих и внутренних документов в  данной графе указывают должность и фамилию сотрудника, подго-товившего документ, и лиц, завизировавших его.

 

8. Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами по ис-течении срока хранения в текущей работе с документами.

 

В регистрационную карточку можно вносить дополнительные реквизиты, которые размещают произвольно, например «Количество листов» и т.д.

 

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет ис-полняться и контролироваться. Обычно это число составляет от двух до четырех экземпляров. Одна помещается в сроковую картотеку, другая — в информационно-справочную, третья может быть передана исполнителю вместе с документом.

 

Применение карточек для регистрации заметно повысило воз-можность оперативного нахождения документа или группы документов и  одновременно сократило трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

 

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на совре-менную автоматизированную, с помощью ПК. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда до-полнительных.

 

136 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Компьютерная регистрация документов позволяет:

 

zz внести значительно больше сведений о документах, учитываю-щих специфику организации;

 

zz организовать децентрализованную (на рабочих местах) реги-страцию документов непосредственно в структурных подразделениях

с объединением сведений о документах в единой базе данных органи-зации;

zz организовать на основе базы данных информационно-спра-вочную работу;

zz организовать эффективный контроль за исполнением до­

 

кументов.

 

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входя-щих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

 

Примерная форма регистрационной карточки для входящих до-кументов приведена на рис. 9.2.

 

При регистрации входящего документа производится заполнение соответствующих полей:

 

Поле электронной карточки	Заполнение поля
(реквизиты документов)
Дата получения	Автоматически проставляется текущая дата
Регистрационный номер	Содержит порядковый номер регистрируемого
документа	документа. Номер из этого поля переносится
	в регистрационный штамп поступившего документа
Подразделение	Название подразделения, получившего документ
Корреспондент	Указывается название организации,
	приславшей документ
Дата документа	Вводится дата, указанная на документе
Номер документа	Вводится буквенно-цифровой номер,
	указанный на документе
Количество листов	Указывается количество страниц (листов)
Количество листов прило-	Вводится количество листов приложений.
жений	Если приложений нет, указывается ноль
Вид документа	Вводится наименование вида документа
Краткое содержание	Переносится заголовок документа или указывается
	его краткое содержание

 

После заполнения перечисленных полей реквизитов важные до-кументы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию. Автор резолюции и ее текст переносятся на выделенные поля карточки. Остальная корреспонденция передается в подразделение

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 137

 

 

	Форма регистрационной карточкиРис.9.2.
	Тюменский государственный университет №ИК-00948

или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-испол-нителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку (ответственный исполнитель и срок исполнения).

 

Регистрационная карточка имеет раздел «Сведения о движении до-кумента» (вложенная форма), в котором отражается передача документа руководителю для написания резолюции и дальнейшее движение до-кумента от одного исполнителя к другому. Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с ним.

 

Для фиксации факта передачи документа исполнителю выводится на печать форма движения документов:

 

Вид документа	Дата и номер	Исполнитель	Личная	Дата передачи
	документа		подпись

 

Одновременно сведения о передаче документа другому испол-нителю вносятся в поле карточки «Ход исполнения документа». Факт исполнения документа также фиксируется внесением сведений в поле «Ход исполнения».

 

Если исполнение документа связано с созданием нового документа (ответного письма, договора и т.п.), в этом случае кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками этих документов.

 

Исполнительный документ подшивается в дело, а в поле «Номер дела» вносится запись номера дела по номенклатуре дел, в которое подшит документ.

 

Регистрация внутренних документов осуществляется подобно описанной процедуре регистрации входящих документов.

 

Регистрационная форма для исходящих документов аналогична форме для входящих документов. Отличия заключаются в том, что для исходящего документа указывается:

 

zz дата документа (подписания, утверждения, отправки); zz название подразделения, подготовившего документ;

 

zz исполнитель (фамилия, инициалы исполнителя, подготовив-шего документ);

 

zz исходящий номер (переносится на отправляемый документ); zz адресат: название организации, которой посылается документ.В том случае, если на документ ожидается ответ, заполняется поле

 

«Контрольная дата». Если документ является ответом на входящий до-кумент или с ним связаны другие документы, как уже было сказано, кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистраци-онными карточками соответствующих документов.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 139

В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в ко-торое подшита копия отправленного документа.

 

Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при ре-гистрации входящей корреспонденции.

 

Таким образом, регистрация документов с применением компью-терных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных о всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить внутреннюю опись документов, дать любую справку о состоянии дви-жения документов.

 

Индексация документов

 

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается про-ставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и  сис­тематизации до-кументов. Индексы проставляют на документах (место простановки опре-деляет ГОСТ Р 6.30—2003, реквизит 12) и регистрационных карточках.

 

Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов. Так, индекс 01/05/89 ис-ходящего документа включает:

 

01 — индекс структурного подразделения;

 

05 — номер дела по номенклатуре;

 

89 — индивидуальный порядковый номер исходящего документа, присвоенный при регистрации.

 

В организациях с большим количеством корреспондентов допол-нительно можно использовать их кодовые обозначения.

 

Инициативные и ответные документы имеют один индекс, кото-рый присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ.

 

Исключение составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в отдельных случаях — предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваиваются особо в пределах каждого вида до-кументов.

 

Индексы предложений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

 

К индексам приказов по личному составу допускается добавление буквы «л/с» (по личному составу) или «к» (кадры).

 

140 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Порядковый регистрационный номер присваивается начиная с  номера 01 с 01 января до 31 декабря каждого года включительно.

 

⇐ Предыдущая13141516171819202122Следующая ⇒

Поделиться: