От 25 августа 2010 г. № 558) (фрагмент Перечня)

 

Номер	Вид документа	Срок хранения	Примечание
статьи		документов
1.5.	Документационное обеспечение управления	и организация хранения документов
	Документы (номенклатуры, переч-
	ни, классификаторы дел и докумен-
	тов) об организации документов
	в делопроизводстве организации,
	о составе и сроках их хранения:
	а) по месту разработки и утверж-	Постоянно
	дения
	б) в других организациях	До замены
		новыми
	Проекты документов (номенкла-	3 года (1)	(1) — после утверж-
	тур, перечней, классификаторов		дения
	дел и документов) об организации
	документов в делопроизводстве
	организации, о составе и сроках
	их хранения
	Документы (акты, заключения,	5 лет ЭПК
	справки, переписка) о совершен-
	ствовании документационного обе-
	спечения управления, внедрении
	современных информационных
	технологий, защите информации
	Договоры о проектировании, раз-	5 лет (1) ЭПК	(1) — после истече-
	работке, внедрении автоматизи-		ния срока действия
	рованных систем и программных		договора
	продуктов

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 151

			Окончание
Номер	Вид документа	Срок хранения	Примечание
статьи	документов
	Книги, карточки (базы данных),		(1) — хранятся
	журналы регистрации и контроля:		в организации, под-
			лежат приему
	а) распорядительных и норматив-	Постоянно (1)
	в государственный,
	ных документов организации
		муниципальный
	б) поступающих и отправляемых	3 года	архив, если могут
	документов		быть использованы
			в качестве научно-
	в) обращений граждан	5 лет
	справочного аппа-
	г) телеграмм, телефонограмм, фак-	На 3 года
	рата
	сов, заявок на переговоры
	д) аудиовизуальных документов	3 года (1) ЭПК

 

 

Текущее хранение дел

 

До передачи исполненных документов в архив организации они мо-гут находиться в структурных подразделениях на исполнении и  в  службе ДОУ на хранении (в канцелярии, у секретаря).

 

Документы, находящиеся в процессе исполнения, хранятся у ис-полнителя в папках с надписью: «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т.п. На папках должны быть указаны фамилия и инициалы исполни-теля. Папки в течение рабочего дня находятся на столе исполнителя, а по окончании работы убираются в ящик стола или шкаф. Текущая работа с документами конфиденциального характера оговаривается специальной инструкцией (подробнее см. параграф 8.6).

 

Папки с неисполненными документами должны храниться так, чтобы в случае длительного отсутствия исполнителя их можно было найти и передать для работы другому сотруднику.

 

Хранение исполненных документов текущего года осущест-вляется в специальных папках. Папки типа «скоросшиватель» здесь непригодны, поскольку в них документы располагаются в обратной хронологической последовательности. Пригодны для длительного хранения папки с мягкой (шнурками) системой крепления документов. Это позволяет группировать документы в прямой хронологической по-следовательности.

 

В текущих архивах подразделений, в канцелярии, у секретаря для размещения документов, укомплектованных в дела, применяются стел-лажи, шкафы, сейфы. Хранение законченных дел в столах сотрудников запрещается.

 

152 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Для удобства поиска необходимого дела и соответствующего до­ кумента рекомендуется рабочий экземпляр номенклатуры дел прикре-пить к стеллажу, к дверце шкафа и т.д.

 

Документы, законченные делопроизводством, в конце года сда-ются в архив организации.

 

10.3. Формирование и оперативное хранени對 㔀 㐄

 

ГОСТ Р 51141—98 определяет понятие «формирование дел» как группирование исполненных документов в дела в соответствии с  но-менклатурой дел и систематизацию документов внутри дел [5].

 

Формирование дела должно отвечать следующим основным тре-бованиям: оперативности поиска документов, надежности документа-ционного обслуживания управления, сохранности документов.

 

Единые требования к формированию и оформлению дел изложе-ны в ГСДОУ [6]. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть приведен в Инструкции по документированию управлен-ческой деятельности организации (см. параграф 3.5).

 

Согласно ГСДОУ, формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В небольших организациях формирование дел возлагается на секретаря. В крупных организациях эту функцию осуществляет канцелярия. Допускается децентрализованное формирование дел при территориальной разоб-щенности структурных подразделений и в особых случаях, связанных со спецификой деятельности организации. В таких подразделениях группировку документов в дела, а также оформление и описание дел перед сдачей в архив должны выполнять секретари подразделений.

 

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов в дела, распо-ложение документов внутри дел в определенной последовательности и  оформление обложек дел.

 

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные в соответствии с  требованиями ГОСТ Р 6.30—2003. В дело не помещают документы, ­ не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные и подлежа-щие возврату, черновики, незаверенные копии. Неправильно оформлен-ные документы возвращаются исполнителю для доработки.

 

В дело должны подшиваться документы по одному вопросу, имею-щие один срок хранения. Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела.

 

В дела группируются документы одного календарного года. Исклю-чение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 153

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30—40 мм общей ­ толщины). Приложения присоединяются к тем документам, к  которым­ они относятся. Приложения большого объема следует объединять­ в отдельные тома. Небольшие приложения подшивают вместе с теми документами, к которым они относятся.

 

Документы внутри дела следует располагать в хронологической и  логической последовательности. Такая систематизация, как прави-ло, в основе своей совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления или исполнения).

 

Поручения вышестоящих органов управления группируются в дела по направлениям деятельности организации, а внутри дел документы располагают в хронологическом порядке.

 

Распорядительные документы организации группируются в дела по видам, а внутри вида — в хронологическом порядке. Приказы по кадрам группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

 

Протоколы располагают в дела в хронологической последователь-ности и по номерам. Внутри группы документов, относящихся к одному вопросу (тех же протоколов), производится систематизация в последо-вательности решения вопросов: сначала подшивается инициативный документ, а затем другие документы, относящиеся к данному вопросу.

 

Переписка систематизируется в хронологической и логической последовательности: письмо-ответ помещается за письмом-запросом. Если письмо-ответ будет исполнено в следующем году, его прилагают к письму-запросу.

 

Справки и докладные записки на имя руководителей организации помещаются в соответствующие дела канцелярии или секретаря-рефе-рента.

 

Протоколы совещаний у руководителей структурных подраз-делений, справки, докладные записки на их имя помещаются в дела структурных подразделений.

 

Обращения граждан в органы власти, к должностным лицам формируют в дела раздельно: предложения и заявления по улучшению работы, заявления и жалобы по личным вопросам.

 

Методическое руководство и контроль за правильностью форми-рования дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом. На малых предприятиях эта функция возлагается на секретаря. При необходимости методическое руководство осуществляет соответствующий ведомственный или госу-дарственный архив.

 

Заключая вопрос об оперативном хранении документов, следует обратить внимание на следующую тенденцию: в последнее время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие

 

154 Тюменский государственный университет №ИК-00948

организации стали применять и электронные хранилища. Создание таких хранилищ позволяет упростить использование документов в те-кущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осущест-вляется в течение нескольких секунд (при наличии соответствующих прав сотрудника).

 

Контрольные вопросы

 

1. Дайте определение, что такое номенклатура дел, поясните ее на-значение.

2. Какие виды номенклатур дел вам известны и каков порядок их сос­ тавления и оформления?

3. Что вы знаете о формировании дел и порядке расположения до­ кументов внутри дела?

4. Расскажите о текущем и оперативном хранении дел.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948

 

 

ОСНОВЫ АРХИВОВЕДЕНИЯ

 

Архивоведение как наука

и учебная дисциплина

 

Архивоведение — комплексная научная дисциплина, изуча­ющаяисторию, закономерности развития, методические и организационные вопросы архивного дела. Как наука архивоведение связано с  рядом гуманитарных научных дисциплин — историей, экономикой, управ-лением, правом, документированием и др., а также с некоторыми естественными научными дисциплинами, результаты исследования которых используются на практике при обеспечении необходимых условий хранения, реставрации документов, при переносе их на другие носители и т.д.

 

Объектом архивоведения является документ. Предмет архивоведе-ния — это архивные документы, находящиеся на архивном хранениии  подлежащие архивному хранению. Архивный документ, согласно Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле

 

в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле в России), — это «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и под-лежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства» [24]. В Законе об архивном деле

 

в России приводится также понятие архива: «Архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов». В данном определении можно различить три понятия архива:

 

1) некое собрание документов (которое также может быть сино-нимом понятий «фонд» и «коллекция»);

 

2) архивное учреждение (архив, осуществляющий государственное хранение документов, — государственный или исторический архив);

 

156 Тюменский государственный университет №ИК-00948

3) структурная часть организации (ведомственный архив, осу-ществляющий хранение документов министерств, ведомств, муници-пальный архив, архив организаций, учреждений до момента передачи документов в государственные архивы).

 

В пределах архивов документы обычно группируются по архивным фондам. В Законе об архивном деле в России дано следующее опре-деление архивного фонда: это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Архивный фонд может быть также обозначен как совокупность всех документов, об-разовавшихся в результате деятельности организации, учреждения или отдельного лица. Те учреждения, организации, лица, в деятельности которых образуются документы, называются фондообразователями. Признаками самостоятельности фондообразователя являются: наличие законодательного акта об образовании учреждения, организации, о его компетенции, функциях и структуре; наличие штатного расписания учреждения, организации, своего бюджета, расчетного счета в банке, гербовой печати, а также наличие в учреждении, организации действу-ющей системы ДОУ. Самостоятельными фондообразователями иногда могут быть и отдельные структурные подразделения учреждения, орга-низации, имеющие оперативную и организационную обособленность.

 

Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в про-цессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода, называется фондом личного происхождения.

 

Иногда архивный фонд состоит из документов, образовавшихся в  деятельности двух и более фондообразователей, имевших или име-ющих между собой исторически и логически обусловленные связи (общие цели, подчиненность, время и место деятельности, единая система ДОУ), для лиц-фондообразователей — имеющих или имев-ших родственные, профессиональные, другие отношения. Такой фонд называется объединенным архивным фондом. Однако в архивах встречаются собрания документов, образовавшиеся деятельностью совершенно разных фондообразователей. Такое собрание называют архивной коллекцией. Обычно архивную коллекцию создают из отдель-ных разрозненных документов, которых недостаточно для создания самостоятельного архивного фонда.

 

В результате вековой практики классификации документов по фондам в России утвердилось требование недробимости архивных фондов. Недробимость фондов является основой научной организации документов Архивного фонда Российской Федерации. Архивный фонд должен полностью концентрироваться в одном архиве.

 

Исходной классификационной единицей в пределах архивного фонда является единица хранения. Единица хранения — это совокуп-

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 157

ность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности организации, помещенных в отдельную папку. Объем единицы хранения варьируется от одного листа до нескольких сотен ли-стов. Существует несколько основных родов единицы хранения. Самый распространенный называется делом: это совокупность различных видов документов, связанных содержанием и последовательностью ДОУ. Дру-гой род единицы хранения — переписка, которая состоит из документов запросов и ответов, возникших в результате обмена информацией по определенному вопросу между организациями или лицами. Наконец, материалы — это род единицы хранения, составленный из документов —приложений к какому-либо документу, или это различные виды докумен-тов, не связанные последовательностью осуществления процессов ДОУ.

 

В заключение изложенного отметим одну особенность архивоведе-ния. Для ученых-архивоведов архивоведение, как было сказано, — это наука, изучающая историю архивного дела, общие закономерности его развития, его важнейших теоретических вопросов, обобщающая многостороннюю практику работы архивов. Для студентов, избравших своей целью быть специалистами в области документационного обес­ печения управления и архивного дела, архивоведение — это учебная дисциплина, главная задача которой дать познания в современных ар-хивных технологиях, организации архивного дела, обучить первичным навыкам архивной работы, подготовить к возможной для них работе

 

в архивах организаций малого и среднего форм бизнеса, а при нако-плении опыта — и в государственных архивах. И конечно же (заметим

в скобках), подготовить студента к сдаче экзамена по профильной дисциплине. Предлагаемый далее учебный материал и  преследует именно эти цели.

 

⇐ Предыдущая15161718192021222324Следующая ⇒

Поделиться: