Порядок уничтожения документов

С течением времени в процессе деятельности любой организации образуется большое количество документов временного хранения, значительную часть которых составляют организационно-распоряди-тельные, кадровые, бухгалтерские и банковские документы преимуще-ственно со сроком хранения пять лет. Рано или поздно возникает вопрос определения дальнейшей судьбы документов, освобождения офисной площади, шкафов и стеллажей архива от накопившейся документа-ции. Одним из способов решения проблемы является уничтожение документации, что обеспечивает экономию места, времени и удобство использования документов.

 

Что для этого необходимо знать? Для этого важно точно знать, какие документы, в каком порядке и в течение какого времени следует хранить, как осуществлять их уничтожение, тем более что за нарушение правил хранения и уничтожения документов законодательно установ-лены определенные меры ответственности.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 175

Все документы в зависимости от их исторической, экономической, культурной и иной ценности делятся на группы по срокам хранения. Сроки хранения документов четко перечислены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного само-управления и организаций, с указанием сроков хранения. Указанные сроки распространяются на все организации любых форм собствен-ности [10].

 

Приведем пример. Бухгалтерские и кадровые документы по сро-кам хранения делятся на две группы: документы временного хранения (один год, пять лет, …, 75 лет) и документы постоянного хранения. Так, первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее пяти лет, а такие кадровые документы, как личные дела работников, трудо-вые договоры, приказы о приеме и увольнении работников, — не  менее 75  лет. Срок хранения документов в организации может быть изменен, но только в сторону его увеличения и при согласовании его с  экспертной комиссией организации.

 

Расчет сроков хранения документов, установленных в Перечне, производится не от даты их составления, а с 1 января следующего года.

 

Осуществление процесса списания и уничтожения документов с  истекшим сроком хранения предусматривает следующий комплекс работ:

 

zz проведение экспертизы научной и практической ценности до-кументов;

 

zz выделение документации с истекшими сроками хранения;

 

zz составление и оформление акта о выделении дел к уничтоже-нию;

 

zz формирование связок дел и документов на утилизацию;

 

zz обеспечение вывоза и конфиденциального уничтожения до-кументов.

 

Экспертиза ценности документов — это процедура по изучению состава и содержания документов организации на основании принятых критериев ценности документов в целях как определения сроков их хранения, так и отбора на уничтожение.

 

Порядок формирования дел, их хранение и выделение докумен-тов для уничтожения изложен в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002  г. Экспертная комиссия ежегодно путем просмотра всех листов номенклатурных дел выделяет документы для уничтожения, составляет акты. При выделении документов к уничтожению необходимо про-смотреть каждый лист, убедиться, что срок хранения документа истек,

 

176 Тюменский государственный университет №ИК-00948

работа с  ним полностью завершена, и он больше никогда не потребуется

 

(форма акта приведена на рис. 11.7).

 

Рис. 11.7. Форма акта о выделении документов организации к уничтожению

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 177

Акты о выделении документов с истекшим сроком хранения к  уничтожению рассматриваются и утверждаются руководителем ор-ганизации. После этого документы, перечисленные в них, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до унич-тожения. Дела, приготовленные к уничтожению, передаются на пере-работку специализированной организации или уничтожаются самой организацией.

 

Уничтожение документов без предварительного утверждения государственным архивом описей документов постоянного хранения и по личному составу, а также нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов являются незаконными и влекут за собой ответственность в установленном законом порядке [24].

 

Если документы отправляются в утиль, то передача дел специ-ализированной организации оформляется приемо-сдаточным актом или накладной. В них необходимо указать дату передачи, количество передаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

 

Уничтожить документы, срок хранения которых уже прошел, можно непосредственно в организации с помощью бумагорезательной машины (шредера). В этом случае экспертная комиссия должна зафик-сировать факт уничтожения устаревших документов, составив соот-ветствующий акт. Следует отметить, что их уничтожение по истечении периода хранения является правом, а не обязанностью организации (письмо Минфина России от 18 октября 2005 г. № 03‑ 03‑ 04/2/83).

 

Особо следует выделить порядок уничтожения секретных докумен-тов. Он осуществляется в режиме особой секретности, исключающем доступ посторонних лиц к конфиденциальной информации. Порядок установлен постановлением Правительства РФ от 5 января 2004 г. №  3‑ 1 «Об утверждении Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации».

 

⇐ Предыдущая16171819202122232425Следующая ⇒

Поделиться: