Общее представление об Архивном фонде Российской Федерации

 

Архивный фонд Российской Федерации является важнейшей струк-турной составляющей информационного поля современной России — это своеобразная память, без которой немыслимо функционирование государства и существование самого общества.

 

Архивный фонд РФ является исторически сложившейся и си-стематически пополняющейся совокупностью архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

 

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника

 

188 Тюменский государственный университет №ИК-00948

ƒ „…†? ‡‚ˆ ‰		ƒ „…†? ‡‚ˆ ‰
•	‚
• •	? -	• •	? -
‚	Š	‹ •	‚	Š ‹ •

 

-

 

 

( )

 

Œ : Ž • 22 ‹ 2004. 125-Ž — «Œ ‹ -

 

?

Ž »

…

( )

( )

(

)

,

(

)

( )

:

,

•

/

(..)

š

..

( ••)

…

•:

•

:

•,

•,

-

-

•? -

•? -

‚

‚

 

Рис. 11.11. Форма акта приема-передачи документовна государственное хранение

Тюменский государственный университет №ИК-00948 189

их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управ-ленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокумен-ты, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

 

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов, которая проводится экс-пертно-проверочными комиссиями (ЭПК) специально уполномочен-ных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных, муниципальных архивов со-вместно с собственниками или владельцами документов в соответствии

 

с едиными Правилами организации хранения, комплектования, учета и  ис-пользования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук [11].

 

Названные Правила организации, хранения, комплектования, уче-та и использования документов Архивного фонда РФ распространяются на государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, архивы организаций Российской академии наук, которые в соответствии

 

с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда РФ, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов, органов мест-ного самоуправления и организаций, Перечень которых утвержден постановлением Правительства РФ № 808.

 

Организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в  фе-деральных органах исполнительной власти и организациях, осущест-вляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, регулируется другими нормативными правовыми актами.

 

В архиве документы Архивного фонда РФ и другие архивные до-кументы организуются по исторически и (или) логически связанным совокупностям — архивным фондам. По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация.

 

По степени ценности документы Архивного фонда РФ делятся на ценные, особо ценные и уникальные. По категориям доступа архивные документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящи-еся на особых условиях доступа к ним.

 

190 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Ежегодно объем документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, увеличивается в среднем на 1, 7 млн единиц хранения.

 

Объем Архивного фонда РФ составляет в настоящее время более 600 млн единиц хранения на различных носителях, или более 8, 5 тыс. км архивных полок. Комплектование Архивного фонда РФ — это по-стоянное и систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.

 

Контрольные вопросы

 

1. Дайте общую характеристику архивоведения. Что является объ-ектом и  предметам данной отрасли знания?

2. Какие разновидности архивов вам известны? Дайте расширенное толкование термина «единица хранения документов». Какие единицы хранения документов вы знаете?

3. Назовите состав нормативных документов, регламентирующих за-дачи и  функции архивных служб организаций, дайте им развернутую характеристику.

4. Изложите основные задачи и функции архива организации. Перечис-лите должностные обязанности архивариуса (архивиста).

5. Что такое экспертиза ценности документов? Изложите задачи, функции и права экспертной комиссии организации.

6. Каков порядок передачи дел в архив организации? Каким документом установлены сроки хранения документов в архиве организации?

7. Каковы цель и причина уничтожения документов? Дайте краткую характеристику каждому из этапов процесса подготовки и осущест-вления уничтожения документов.

8. Дайте развернутое толкование понятий «фонд», «фондообразование» и  «фондообразователь». Приведите перечень правил, которые необ-ходимо соблюдать при фондировании документов.

9. Назовите и дайте характеристику основным требованиям, предъ-являемым к помещению и режиму хранения документов в архиве.

10. Какие требования предъявляются к размещению документов на стеллажах, шкафах и другом оборудовании архива. Что такое по-стеллажный топографический указатель?

11. Приведите основные этапы создания электронного архива. Каков порядок учета электронных документов в архиве?

12. Какие организации имеют право на осуществление государственного хранения документов? Каков порядок и документальное оформление передачи документов на хранение в государственном архиве?

13. Архивный фонд Российской Федерации и его состав. Каково взаимо-действие Архивного фонда Российской Федерации, государственных, муниципальных и ведомственных архивов?

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 191

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

Приложение 1

 

Примерное положение о службе документационного обеспечения управления ¹

 

Общие положения

 

1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), действу-ющая на правах самостоятельного структурного подразделения, под-чиненного непосредственно руководителю организации.

 

В состав службы ДОУ, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат руководителя предприятия, секретариаты за-местителей руководителя, секретариат совета директоров), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро

 

и др.), архив.

 

1.2. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работни-ков, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.

 

Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и ут-верждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматри-ваются.

 

1.3. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законода-тельными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжени-ями Правительства Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Росархива, действую-

 

¹ Составлено на базе соответствующего Положения из ГСДОУ [2, с. 33—37].

 

192 Тюменский государственный университет №ИК-00948

щими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

 

1.4. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами

 

с высшим образованием или средним специальным образованием со стажем работы по делопроизводству не менее трех лет.

1.5. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основными целями службы ДОУ являются организация, руко-водство, координация, контроль и реализация работ по документацион-ному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

 

2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

 

2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, органи-зации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии

 

с действующими нормативами.

 

2.1.3. Сокращение документооборота, унификация форм докумен­

 

тов.

 

2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических до-кументов по совершенствованию документационного обеспечения в  организации.

 

2.1.5. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вы-числительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ

 

3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осу-ществляет следующие функции:

3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифици-рованных форм документов организации, внесение в них изменений.

3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки

 

к докладу руководству поступающих документов, осуществление кон-троля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

 

3.1.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и ре-зультатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

 

3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и  оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 193

3.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной инфор-мации.

 

3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жа-лобам граждан.

3.1.8. Организация контроля за работой с документами в струк-турных подразделениях.

3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями предприятия) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению испол-нительской дисциплины.

3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления

 

и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

3.1.11. Организация работы архива в соответствии с законодатель-ством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструк-циями и методическими рекомендациями учреждений Росархива.

3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, про-ведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к  их компетенции.

3.1.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

 

⇐ Предыдущая16171819202122232425Следующая ⇒

Поделиться: