Фондирование архивных документов

 

Фонд — это упорядоченная совокупность документов, соответству-ющая задачам архива и предназначенная для использования и  хранения. Фондирование документов заключается в распределении документов по архивным фондам, оно производится непосредственно в архиве организации. В ходе фондирования уточняется фондовая принадлеж-ность документов, формируется фонд, определяются хронологические границы фонда и документов фонда.

 

Основой фондирования является изучение самих документов — плановых, кадровых, бухгалтерских, входящих, внутренних, исходя-

 

178 Тюменский государственный университет №ИК-00948

щих. Фондовая принадлежность, в частности, входящих документов определяется по их получателю, резолюциям, штампу регистрации. Внутренние документы определяются по названию организации, подписям должностных лиц. Исходящие документы фондируются по организации, учреждению, откуда они поступили, регистрационному штампу, содержанию документа. Фондообразователем внутренних и  исходящих документов является их автор — адресант, а входящих  — адресат.

 

При фондировании документов должны соблюдаться определен-ные правила. Приведем основные из них:

 

zz дела относятся к тому году, когда они начаты оформлением или

в котором они поступили в организацию;

 

zz планы, сметы, документы к ним относятся к тому году, на ко-торый они составлены;

zz отчеты и документы к ним относятся к году, за который они

 

составлены;

 

zz в пределах года дела располагаются по значимости структурныхподразделений организации;

 

zz если в деятельности организации создается незначительныйобъем документов, то в хронологической систематизации они распо-лагаются в соответствии со структурой организации; внутри отдельных структур дела располагаются по степени их значимости и логической взаимосвязи;

 

zz в случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми по-мещаются дела с наиболее ранней датой их завершения;

 

zz каждому архивному фонду присваивается название и номер; zz при хронологическом размещении дел первыми помещаются

 

дела, имеющие число — месяц — год, за ними дела, имеющие месяц — год, затем дела, имеющие только год.

 

Внутри каждого раздела документы группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов в зависимости от их объема и удоб-ства пользования.

 

Один и тот же архивный фонд составляют документы организации до и после ее реорганизации, не повлиявшей на коренное изменение ее функций, изменения ее подчиненности, структуры, штатов, печати, полного или частичного изменения ее названия, перемещения из одного района в другой, временной приостановки ее деятельности.

 

При формировании фондов необходимо учитывать номенклатуру дел, являющуюся основой как системы документационного обеспече-ния организации, так и формирования первоначально муниципальных, а  через них и государственных архивов.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 179

Материально-техническое обеспечение архива

Требования к помещению архивохранилища

 

Основная функция архива любой организации — сохранность документов в целях их возможного использования, пока они представ-ляют интерес для пользователя и ценность для истории. Важнейшим условием обеспечения сохранности документов является их хранение

 

в специально предназначенных для этого помещениях.

 

В идеале в больших организациях к помещениям основного на-значения архива относятся собственно архивохранилище, помещения для приема и акклиматизации документов, читальный зал и рабочая комната для сотрудников архива. Однако в большинстве организаций имеются только архивохранилище и рабочая комната для сотрудников. Такой вариант помещения архива и будет предметом нашего рассмотре-ния. Архив в данном случае должен размещаться в административном здании организации и использоваться только после проведения экс-пертизы выделяемого под архив помещения.

 

Экспертиза устанавливает степень огнестойкости помещения, долговечность конструкций, наличие и состояние отопительных и  вентиляционных систем. Не допускается размещение архива в ветхих деревянных постройках, в сырых основных, подвальных и чердачных помещениях.

 

Помещение архива должно быть гарантировано от затоплений, иметь запасной выход. В помещении не должно быть труб водоснабже-ния и канализации. Помещение должно быть безопасным в пожарном отношении. Электропроводка должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров, рубильники должны располагаться вне помещения архива.

 

В средствах пожаротушения должны применяться только ней-тральные, безопасные для документов вещества. В помещении архива обязательно наличие порошкового огнетушителя или системы газового пожаротушения.

 

Что касается температурно-влажностного режима, то в помеще-нии архива для документов на бумажной основе, при наличии системы кондиционирования воздуха, должен поддерживаться следующий нор-мативный температурно-влажностный режим: температура — 17—19 °С; относительная влажность воздуха — 50—55%. В помещении архива без кондиционера должны осуществляться мероприятия по поддержке температурно-влажностного режима с применением рационального отопления, механических средства увлажнения и осушения воздуха (проветривание, влажная уборка и др.).

 

180 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Контроль за режимом осуществляется с помощью контрольно-измерительного прибора (психрометр, гигрометр и др.), который раз-мещается вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания прибора фиксируются в журнале по форме, приведенной на рис. 11.8.

 

Дата	Климатические параметры воздуха	Меры,	Подпись
записи					принятые	сотруд-
Наружный воздух	Воздух в помещении
	по норма-	ника,
	темпера-	относитель-	темпера-	относитель-	лизации	сделав-
	тура, °С	ная влаж-	тура, °С	ная влаж-
	температурно-	шего
		ность		ность
			влажностного	запись
					режима

 

Рис. 11.8. Форма записи в журнале климатических параметров воздуха в архиве

 

Измерения параметров производятся один-два раза в неделю. Резкие колебания температуры и влажности не допускаются.

 

Помещение архива должно отвечать определенным санитарно-ги-гиеническим требованиям. Помещение должно содержаться в чистоте и  порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызу-нов, плесени и пыли.

 

Для соблюдения санитарно-гигиенического режима необходимо регулярно проводить влажную уборку; раз в год проводить обеспылива-ние стеллажей, шкафов, средств хранения документов. При проведении уборки применяемые средства, такие как вода и антисептики, не должны попадать на документы.

 

В помещении архива не допускается хранение посторонних пред-метов, использование, в частности, пищевых продуктов. При обна-ружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещения.

 

Определенное значение для сохранности документов имеет све-товой режим. Хранение документов осуществляется в темноте. Однако освещение в работе необходимо. Освещение в помещении архива может быть искусственным или естественным. Для искусственного освещения должны применяться лампы накаливания и только в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

 

Естественное освещение допускается рассеянным светом при ус-ловии применения на окнах штор, жалюзи, защитных фильтров и др. Защита архивных документов от разрушающего действия света должна осуществляться при любых видах работы с документами.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 181

Помещение архива немыслимо без соблюдения определенного охранного режима. Как минимум для этого требуются следующие условия: помещение архива должно быть оборудовано охранной сигнализацией; наружные двери должны иметь металлическую об-лицовку, прочные запоры повышенной секретности. На доступные извне окна устанавливаются запираемые, распашные наружу метал-лические решетки.

 

В рабочее время помещение должно быть закрыто на ключ. Один комплект ключей постоянно должен находиться в службе охраны орга-низации, другой — у лица, ответственного за архив. Доступ в помещение архива должен быть строго ограничен. Работники данной организации допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивом или лица, его замещающего.

 

Оборудование архива

 

Архивохранилище оборудуется, как правило, металлическими стеллажами. В отдельных случаях применяются деревянные стеллажи. В  этом случае их пропитывают специальными огнестойкими и противо-грибковыми составами. Стеллажи бывают стационарные и передвиж-ные. Для хранения документов, имеющих грифы ограниченного доступа («Коммерческая тайна», «Конфиденциально» и т.д.), в хранилище должны быть установлены сейфы или металлические шкафы. Эти до-кументы должны храниться только в них. В особых случаях для хранения подобных документов может быть выделено отдельное помещение.

 

Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются с соблюдением следующих норм (рис. 11.9):

 

zz расстояние между стеллажами — 75 см;

 

zz расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см; zz расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее

 

15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см;

 

zz расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, па-раллельными стене, — 75 см;

 

zz расстояние между стеной и торцом стеллажа — 45 см.

 

Не допускается размещение оборудования для хранения докумен-тов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

 

Документы должны размещаться на стеллажах, в шкафах с исполь-зованием первичных средств хранения (коробки, папки, специальные футляры и др.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов. Документы постоянного хранения на бу-мажной основе размещают в картонных коробках, папках, документы временного хранения — в связках.

 

182 Тюменский государственный университет №ИК-00948

 

 

Рис. 11.9. Размещение стационарных стеллажей в архиве

 

При большом объеме документов стеллажи, шкафы, полки в  по-мещении архива нумеруются (сверху вниз, слева направо) и составля-ются постеллажные топографические указатели на каждый стеллаж (рис. 11.10).

 

 

Рис. 11.10. Форма карточки постеллажного топографического указателя

 

Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 183

В случае необходимости перемещение и транспортирование до-кументов должны производиться с соблюдением требований, обеспечи-вающих их охрану, физическую сохранность, защиту от механических повреждений, действия света, осадков, высокой влажности. Транс-портирование при внутригородских перевозках должно производиться в закрытых автомашинах в упакованном виде при плотной укладке документов, исключая их смещение и подвижки.

 

11.8. Учет и хранение электронных документ對

 

Объем электронного документооборота в учреждениях и  органи-зациях России в настоящее время заметно увеличился. Это происходит, несмотря на то, что часть документов, прежде всего вся кадровая  доку-ментация и некоторые финансовые документы, из обращения в  элек-тронном виде по закону исключены. Государственные учреждения, а  также некоторые организации бизнеса, за годы своего существования накопившие огромные по объему документальные фонды, требующие создания соответствующих по масштабам информационно-справочных массивов (карточные каталоги, описи, инвентарные книги и т.п.), вы-нуждены искать и находят в ряде случаев успешные решения в переходе на хранение документов в электронном виде.

 

Прежде чем остановиться на частных вопросах хранения докумен-тов в электронном виде, изложим кратко суть подхода и этапы создания электронного архива.

 

Электронный архив документов по сути представляет собой соот-ветствующую электронную (компьютерную) базу данных об архивных документах. Компьютерная база должна содержать максимум сведений, данных об объектах охраны: текстовое содержание, тематическую иден-тификацию, ссылки на сопутствующие сведения и т.д. Такая технология хранения позволяет повысить скорость и точность поиска документов, эффективно и безопасно (по отношению к первоисточникам архива) вводить информацию, надежно и неограниченно по времени хранить большие информационные массивы с возможностью многократного копирования и при необходимости отображения в локальных и гло-бальных компьютерных сетях. Все эти достоинства резко повышают эффективность и культуру труда и создают комфортные условия для работников и пользователей архива. Квалифицированное решение в  создании электронного архива позволяет решить многие проблемы и устранить недостатки бумажного архива. В частности, электронный архив предоставляет возможность большому количеству пользователей, имеющих различные права доступа к хранимой информации, работать

 

184 Тюменский государственный университет №ИК-00948

с одними и теми же материалами одновременно, сотрудникам отделов оперативно выбирать необходимую информацию из банка данных других отделов и т.д.

 

Приведем основные этапы создания электронного архива: zz сканирование документальных фондов;

 

zz обработка отсканированной информации и индексация (соз-дание поисковых индексов);

zz качественная и надежная система архивации на компакт-диски

с использованием технологий CD/DVD;

 

zz интеграция информационного ресурса — перенос информации

с графических образов в базы данных.

 

Наполнение, эксплуатация и эффективное использование архива возможно, только когда в его составе обеспечиваются:

 

zz перевод в электронный вид (сканирование) уже имеющихсябумажных документов;

 

zz запись в электронный архив имеющихся «электронных копий»бумажных документов либо «электронных документов», разрабатывае-мых с использование САПР;

 

zz хранение электронного архива на оперативных (HDD, RAID, FLASH) и долгосрочных накопителях (CD, DVD и т.п.), оперативный доступ к архивным данным (поиск, просмотр, размножение, копиро-вание);

 

zz вывод и тиражирование документации из электронного архивапо заявкам.

 

В государственных учреждениях и крупных организациях с боль-шими объемами документальных фондов оптимальным будет решение о  создании двух электронных баз данных: архив долгосрочного хранения и оперативный архив.

 

Остановимся далее на отдельных вопросах архивного хранения электронных документов, прежде всего на организации отбора этих документов на хранение и их учета в архиве.

Электронная документация отбирается на архивное хранение

 

в  результате проведения экспертизы в соответствии с действующей нормативной документацией ответственными исполнителями в струк-турных подразделениях организации [23]. Ее результаты оформляются экспертной комиссией (в определенных случаях — Центральной экс-пертной комиссией). При проведении работ по экспертизе ценности электронных документов могут привлекаться в качестве нормативных документов действующие типовые, примерные и ведомственные переч-ни документов со сроками хранения.

 

Перечни отобранных на хранение электронных документов ут-верждаются руководителем организации.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 185

При приеме электронных документов на хранение в архив в обя-зательном порядке должны учитываться такие факторы, как:

 

zz завершенность процесса создания электронной документации; zz наличие законодательных актов, положения которых препят-

 

ствуют передаче электронных документов на архивное хранение;

 

zz обязательное оформление сопроводительной документациидля передачи.

 

При решении вопроса об организации архива или хранилища электронных документов необходимо учитывать наличие в архиве электронного оборудования, соответствующего различным режимам хранения электронных документов и программного обеспечения.

 

Процесс передачи электронных документов в архив включает: zz проверку физического состояния машинных носителей, пред-

 

назначенных для передачи в архив;

 

zz запись электронных документов на машинные носители;

 

zz подготовку комплекта сопроводительной документации. В ком-плекте документации должна быть приведена следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика его содержания (аннотация), физическая или логическая структура для баз данных (сай-тов), объем документа (для баз данных — количество записей);

 

zz проверку качества записи;

 

zz описание электронных документов;

 

zz проставление архивных шифров на единицах хранения.

 

Учет электронных документов в архиве осуществляется по описям, которые составляются на отдельные виды документации. За единицу учета электронных документов принимается комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, которые составляют единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, база данных, банк данных), а также сопроводительная до-кументация к нему. За единицу хранения электронной документации принимается физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и т.д.).

 

Новые поступления электронных документов на архивное хра-нение учитываются в специальном журнале поступления и выбытия электронных документов. Для оперативного учета может также вестись журнал учета перемещения, выдачи, перезаписи электронных доку-ментов.

 

Для работы с электронными документами ограниченного доступа в архиве организовывается соответствующий режим хранения этих документов, доступа к ним и их использования. За разглашение со-держания электронных документов ограниченного доступа, утерю их предусматривается уголовная ответственность.

 

186 Тюменский государственный университет №ИК-00948

⇐ Предыдущая16171819202122232425Следующая ⇒

Поделиться: