|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Основной задачей секретаря является документационное и инфор-⇐ ПредыдущаяСтр 25 из 25
мационное обеспечение деятельности генерального директора. Для этогосекретарь:
2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает доку-менты, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада генеральному директору.
2.2. По указанию генерального директора планирует его рабочий день, корректирует и помогает его выполнению.
2.3. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения доку-ментов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения поручений.
Тюменский государственный университет №ИК-00948 197 2.4. Готовит по поручению генерального директора проекты рас-порядительных документов, согласовывает их с руководителями струк-турных подразделений.
2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, пере-данных структурными подразделениями на подпись генеральному ди-ректору.
2.6. Контролирует сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.
2.7. Участвует в работах по совершенствованию документооборо-та в организации, унификации документации и совершенствованию работы службы ДОУ.
2.8. По указанию генерального директора ведет подготовку совеща-ний, деловых встреч, обеспечивает оформление и хранение протоколов.
2.9. Организует выполнение указаний и поручений генерального директора по подготовке деловых поездок гендиректора и других со-трудников, бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и же-лезнодорожных билетов, размещению командированных.
2.10. Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.
2.11. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.
2.12. Оказывает методическую помощь в работе секретарей (или ра-ботников, выполняющих функции секретаря) структурных подразделений. 3. ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:
3.1. Сохранять конфиденциальность информации.
3.2. Выполнять распоряжения руководства.
3.3. Обеспечивать выполнение правил и норм оформления и сроков подготовки и отправки документов.
3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.
3.5. Обеспечивать сохранность документов.
3.6. Вести табель явки сотрудников офиса на работу и передавать его в бухгалтерию.
4. ПРАВА Секретарь генерального директора имеет право:
4.1. Запрашивать от структурных подразделений необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения за-даний и поручений генерального директора.
198 Тюменский государственный университет №ИК-00948 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам организации (в пределах, оговоренных специальным перечнем документов).
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, под-готовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.
4.4. Визировать проекты документов, представляемых на подпись генеральному директору. 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улуч-шению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов, об-разующихся в деятельности организации.
4.7. Работать с документами, имеющими конфиденциальный
характер.
4.8. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланиро-ванными посещениями граждан, телефонными звонками. 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь несет ответственность за: 5.1. Качество документов, представляемых на подпись генераль-ному директору. 5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обя-занностям. 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих конфиденциальный характер. 5.4. Нарушение правил трудового распорядка, Инструкции по до-кументационному обеспечению управления организации. 5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях. 6. ВЗАИМОСВЯЗИ Секретарь генерального директора в своей деятельности взаимо- действует:
6.1. Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и подготовки проектов документов. 6.2. С юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов. 6.3. С вышестоящими организациями, со сторонними организа-циями, органами власти и управления по вопросам получения и предо-ставления документов, организации встреч и контактов генерального директора.
Тюменский государственный университет №ИК-00948 199 7. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
7.1. Высшее или среднее профессиональное образование.
7.2. Использование современной организационной техники и средств связи. 7.3. Знание иностранного языка (английского, немецкого).
Примечание.
Предлагаемый вариант должностной инструкции секретаря пред-полагает ее доработку исходя из специфики конкретной организации (организационная структура, объем документооборота и др.). На основе данной должностной инструкции путем сокращения отдельных пред-усмотренных в ней функций (например, ведение деловых переговоров, перевод служебной документации на иностранные языки и некоторые др.) может быть составлена должностная инструкция делопроизводителя и, наоборот, путем добавления ряда функций, таких как выполнение административной работы, организация презентаций, подготовка текстов выступлений гендиректора и т.д., может быть подготовлена должностная инструкция секретаря-референта, руководителя службы
ДОУ, офис-менеджера.
Тюменский государственный университет №ИК-00948
I. Общие положения
1. Архивариус относится к категории технических специалистов.
2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее на-чальное профессиональное образование без предъявления требований
к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований
к стажу работы.
3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом руководителя организации по представлению заведующего архивом.
4. Архивариус должен знать:
4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, дру-гие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела
в организации.
4.2. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.
4.3. Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.
4.4. Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и ис-пользованию.
4.5. Порядок ведения учета и составления отчетности.
4.6. Структуру предприятия.
4.7. Основы организации труда.
4.8. Правила эксплуатации технических средств.
4.9. Законодательство о труде.
4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.11. Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.
1 См.: Кадры предприятия. М., 2000.
Тюменский государственный университет №ИК-00948 201 5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:
5.1. Положением об архиве.
5.2. Настоящей должностной инструкцией.
6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архи-
вом.
7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, которое назначено приказом руково-дителя организации и несет ответственность за надлежащее их ис-полнение.
II. Должностные обязанности
1. Основными задачами архивариуса являются:
1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, исполь-зования, сохранности принимаемых в архив документов (в том числе за-конченных делопроизводством документов практического назначения).
1.2. Создание справочного аппарата к ним.
1.3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в деятельности организации документов в Ар-хивный фонд Российской Федерации.
1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.
2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от струк-турных подразделений документы, законченные делопроизводством.
2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правиль-ность их формирования и оформления при передаче в архив.
2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и вре-менного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по докумен-там, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их вос-становления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
202 Тюменский государственный университет №ИК-00948 2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты
в помещении архива.
2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе све-дений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных до-
кументов.
2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств. III. Права Архивариус имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связан-ной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом
о всех недостатках в деятельности организации (структурных подраз-делений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его долж-ностных обязанностей.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей долж-ностной инструкцией.
6. ____________________________________________________
______________________________________________________
IV. Ответственность
Архивариус несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих долж-ностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим админи-стративным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Тюменский государственный университет №ИК-00948 203 3. За причинение материального ущерба — в пределах, опреде-ленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Руководитель структурного подразделения
00.00.0000
СОГЛАСОВАНО Начальник юридического отдела 00.00.0000
С инструкцией ознакомлен: 00.00.0000
(подпись) (инициалы, фамилия)
(подпись) (инициалы, фамилия)
(подпись) (инициалы, фамилия)
Тюменский государственный университет №ИК-00948 Приложение 4
Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации
УТВЕРЖДЕНО приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2
Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия 1 (Извлечение)
Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиови-зуальную, машиночитаемую и другую специальную2 документацию, образующуюся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия3.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководителе учреждения. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руково-дителем учреждения. В необходимых случаях (см. п. 3.4 настоящего По-ложения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Росархива.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно-ме-
1 Данное примерное положение может распространяться на работу экспертных комиссий (ЭК) учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности, общественно-политических организаций, если по решению руководства последних ЭК будут созданы. ЭК могут создаваться в учреждениях, не являющихся источниками ком-плектования Архивного фонда Российской Федерации.
2 Для экспертизы ценности и отбора научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации.
3 Далее везде — учреждение. ЭК может быть создана также в структурном подраз-делении министерства, ведомства.
Тюменский государственный университет №ИК-00948 205 тодическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведом-ственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения.
1.4. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения, ее секретарем, как правило, является за-ведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения.
Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных сотрудников веду-щих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, представителя учреждения системы Росархива.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться пред-ставители любых сторонних организаций.
1.5. На основе настоящего Примерного положения учреждение разрабатывает индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с соответствующим учреждением системы Росархива утверждается и вводится в действие приказом руководителя учреж-дения. Основные задачи ЭК Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и фор-мировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-техниче-ской, аудиовизуальной и другой специальной документации. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреж-дения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспер-тизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным во-просам.
206 Тюменский государственный университет №ИК-00948 3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения:
zz по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, повозможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;
zz выявлению и возврату в Россию документов по истории Рос-сии и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России;
zz инициативному документированию (записи воспоминанийстарейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения.
3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и пред-ставляет:
3.4.1. На утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения:
zz описи дел постоянного хранения управленческой и специ-альной документации;
zz перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая доку-ментация по которым подлежит передаче на государственное хранение; zz акты о выделении к уничтожению документов с истекшимисроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более,
с отметкой «ЭПК» в перечне, документов до 1945 г. включительно. 3.4.2. На согласование ЭПК архивного учреждения, а затем на
утверждение руководителя своего учреждения: zz сводную номенклатуру дел учреждения; zz описи дел по личному составу;
zz акты об утрате или неисправимом повреждении документовпостоянного хранения.
3.4.3. На рассмотрение ЭПК архивного учреждения:
zz предложения об изменении сроков хранения категорий доку-ментов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
3.4.4. На утверждение руководителя учреждения:
zz акты о выделении к уничтожению документов с истекшимисроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.1);
zz акты об утрате или неисправимом повреждении документов поличному составу.
3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с до-кументами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
Тюменский государственный университет №ИК-00948 207 Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации струк-турным подразделениям и отдельным сотрудникам учреждения по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопро-изводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения
и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений: zz письменные объяснения о причинах утраты, порчи или не-
законного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
zz предложения и заключения, необходимые для определениясроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов
и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Росархива, сторонних организаций.
4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря ко-миссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство учреждения по вопросам, от-носящимся к компетенции комиссии.
4.7. В установленном порядке представлять свое учреждение в ор-ганах Росархива. Организация работы ЭК 5.1. Экспертная комиссия учреждения работает в тесном контакте
с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) учреждений Росархи-ва, с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-мето-дические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
208 Тюменский государственный университет №ИК-00948 5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются право-мочными, если в голосовании приняли участие не менее половины при-сутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутству-ющих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за ис-полнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
Тюменский государственный университет №ИК-00948
ЛИТЕРАТУРА
1. Альбрехт Б.В. Архивы коммерческих организаций. М.: МЦФЭР, 2005.192 с. (Библиотека журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера», 4-2004). 2. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационноеобеспечение управления): учеб. пособие. 3-е изд., исправ. и дополн. Ростов н/Д: Феникс, 2009.
3. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управле-ния. М.: Филинъ, 1998. 4. ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Уни-фицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: Изд-во стандартов, 2003.
5. ГОСТ 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре-деления». М.: Изд-во стандартов, 1998. 6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документа-ционного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.
7. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536.
8. Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив; ВНИ-ИДАД, 2002. 9. От приема на работу до увольнения: в соответствии с новой редакцией Трудового кодекса Российской Федерации / М.И. Басаков. 4-е изд., доп. и пере-раб. Ростов н/Д: Феникс, 2008.
10. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в дея-тельности государственных органов, органов местного самоуправления и ор-ганизаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Министерством культуры РФ приказом от 25 августа 2010 г. № 558.
11. Правила организации хранения, комплектования, учета и использова-ния документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библио-теках, организациях Российской академии наук. М., 2007.
12. Примерное положение об архиве государственного учреждения, ор-ганизации, предприятия. Утверждено приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176.
210 Тюменский государственный университет №ИК-00948 13. Примерные положения о постоянно действующей экспертной комис-сии учреждения, организации, предприятия. Утверждено приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.
14. Квалификационный справочник должностей руководителей, специ-алистов и других служащих. Утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.
15. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): учебно-практ. пособие / В.В. Галахов [и др.]; под ред. И.К. Корнее-ва. М.: Велби; Проспект, 2004.
16. Справочник секретаря-референта: практ. пособие / автор-сост. М.И. Басаков. 5‑ е изд., перераб. и доп. Ростов н/Д: Феникс, 2008. 17. Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: пер.
с англ. М.: Сол Систем: Финансы и статистика, 1997.
18. Тихонов В.И. Электронные документы в Основных правилах работыархивов организации: доклад на девятой Международной научно-практической конференции. М.: Росархив: ВНИИДАД, 2003.
19. Трудовой кодекс Российской Федерации. Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 г. Одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г. (в ред. федеральных законов по состоянию на 18 октября 2007 г.).
20. Унификация текстов управленческих документов: методические ре-комендации. М.: Главархив СССР, 1982. 21. Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании». 22. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 50-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». 23. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». 24. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (в ред. от 27 июля 2010 г.) «Об архивном деле в Российской Федерации». 25. Формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. Утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. 26. Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения: пер. с англ.М.: Экономика, 1982.
Тюменский государственный университет №ИК-00948
СОДЕРЖАНИЕ
Предисловие. ................................................................................. 3
|
Последнее изменение этой страницы: 2017-03-15; Просмотров: 551; Нарушение авторского права страницы