Лекция 4. Составление заголовков дел

Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «банк», «входящая документация», «исходящая документация», «факсы» и т.д.), а также фамилий должностных лиц, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела с распорядительными документами формулируется с указанием названия вида документов, автора документа (должность, орган), периода, с которым относятся документы дела, копийность документов дела. Например: «Решения Совета директоров»; «Протоколы совещаний дирекции АО»; «Приказы Генерального директора по основной деятельности»; «Распоряжения Генерального директора по административно-хозяйственным вопросам. Копии».

Заголовок дел с перепиской включает название вида дела (переписка), указание адресата (-ов) или корреспондента (-ов), краткое содержание документов дела (вопрос). Например: «Переписка с Налоговой службой САО г. Москвы о порядке исчисления налоговых выплат»; «Переписка с Пенсионными фондами г. Астрахани о назначении пенсий работникам ОАО».

Заголовки дел, содержащих переписку, должны отражать корреспондента (корреспондентов) и вопрос (вопросы). Поэтому при составлении заголовков дел с перепиской надо исходить из ее реального объема.

Если документов сравнительной немного и переписка ведется с однородными корреспондентами, то в заголовке дела их можно назвать обобщенно. В этом случае, даже если дело содержит переписку с разнородными корреспондентами, их в заголовке не указывают. Например: «Переписка с поставщиками о поставке продукции»; «Переписка с заказчиками о выполнении договоров».

Если переписки много, то дела лучше формировать по каждому конкретному корреспонденту. В этом случае корреспондента называют в заголовке. Например: «Переписка с фирмой «ПРЕМЬЕР» о выполнении договоров»; «Переписка с Пенсионным фондом о персонифицированном учете работников АО».

При внесении в заголовки дел с перепиской административно-территориальных единиц, если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а только общее видовое название. Например: «Переписка с районными администрациями Московской области о проведении передвижных выставок».

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например: «Переписка с Администрацией Раменского района Московской области о проведении передвижных выставок».

В случае включения в заголовок дела названий населенных пунктов их приводят в следующем порядке: село (деревня), город, район, область, край.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в обязательном порядке указывается период (месяц, квартал, год), на (или за) который составлены планы (отчеты). Это связано с тем, что годовые и квартальные (месячные) отчеты имеют разные сроки хранения. Например: «квартальные бухгалтерские отчеты»; «Годовой бухгалтерский отчет за 2011 г.».

При составлении заголовка дел, включающих информационные документы, используют название вида документов, указание автора документа, краткое содержание документов дела (вопрос). Например: «Докладные записки департамента об организации кредитной деятельности».

Название структурного подразделения и должностного лица – авторов документов указывается кратко или приводится его общее видовое название. Пример: «Протоколы заседания Правления»; «Приказы Генерального директора по основной деятельности»; «Распоряжения вице-президента».

Если при составлении номенклатуры дел заранее известно, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости – заголовок каждого тома (части), уточняющие содержание заголовков дела. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

Лекция 5. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЦД

Для организации и проведения ЭЦД, образовавшихся в деятельности АО, их отбора для дальнейшего хранения или уничтожения создается ЭК. Комиссия создается как постоянно действующая, ее председателем, как правило, назначается один из руководителей общества.

При наличии в АО крупного управленческого аппарата, филиалов и представительств возможно образование постоянно действующей ЦЭК, а в крупных структурных подразделениях общества, в филиалах – ЭК. ЭК организуют и проводят ЭЦД и их отбор для передачи на хранение в архив общества, контролируют и координируют ЭЦД в подразделениях общества, оказывают им методическую помощь в ее проведении.

ЭК общества создается как совещательный орган при руководстве общества. Положение о ЭК АО утверждается руководителем общества. Если общество заключало договор о хранении своих документов с государственным или муниципальным архивом, то положение о ЭК должно быть согласовано с соответствующим учреждением Государственной архивной службы РФ.

ЭК создается приказом руководителя общества (не менее 3 человек). Должностной состав ЭК определяется каждым АО индивидуально. Как правило, в состав ЭК включают заведующего архивом, начальника и одного или нескольких работников делопроизводственной службы, работников бухгалтерии и кадровой службы. В состав ЦЭК в обязательном порядке входит представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы (муниципального архива). Председателем ЭК, как правило, назначается один из руководителей общества. Для документирования деятельности комиссии и формирования дел, отложившихся в результате ее деятельности, тем же приказом назначается секретарь комиссии.

При возникновении затруднений в проведении экспертизы ценности отдельных категорий документов ЭК могут привлекать в качестве консультантов работников соответствующих учреждений Государственной архивной службы, а также специалистов других организаций.

ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы, утверждаемым генеральным директором общества, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов. Заседание ЭК протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества.

Протоколы, содержащие решения об:

- одобрении описей на дела постоянного хранения;

- одобрении описей на дела по личному составу;

- одобрении проектов номенклатур дел;

- изменении сроков хранения документов, установленных типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел, -

Утверждаются генеральным директором общества только после их утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы.

Таким образом, в делах службы ДОУ общества формируется отдельное дело «Протоколы заседаний экспертной комиссии ОАО за ___ год. В данное дело подшиваются протоколы заседаний и приложения – описи, акты, номенклатуры дел и другие документы, рассмотренные комиссией.

Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. На основании Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ данный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден генеральным директором общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – также главным бухгалтером общества.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения из них изымают дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Отметка «ЭПК в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение. Выделенные из состава таких дел документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляется в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел общества. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения ЭЦД.

В структурных подразделениях общества сотрудниками служба ДОУ выполняется оформление дел для сдачи в архив, составляются и оформляются описи дел. После их рассмотрения ЭК составляется акт о выделении к уничтожению документов, отобранных на первом экспертизы, за этот же период, за этот же период, за который составлены описи. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем согласно Положению о порядке и сроках хранения документов. По завершении этого этапа происходит передача документов в архив.

Заголовок дела на обложку дела переносится из номенклатуры дел общества. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.д.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей).

Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись: «В деле имеются документы за _____ год».

Дата дела может не указываться только на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовка дел.

Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точнгая датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является книга (журнал) регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, включенного в дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При оформлении даты применяется буквенно-цифровой способ.

При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание, если это не приводит к неоднозначности толкования даты.

После завершения оформления дел в структурных подразделениях составляются и оформляются описи дел на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 7 Следующая ⇒