Тема 12. Информация и коммуникации в менеджменте

Вопросы:

12.1. Управленческая информация.

12.2. Коммуникации в управлении.

12.3. Коммуникационный процесс.

Управленческая информация

Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а, также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных.

Информация – это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и вне организации. Информация выступает как основа процесса управления, без нее невозможно определить цели управления.

Разработка организацией стратегических планов, обеспечение поддержки деятельности сотрудников, идентификация возникающих проблем и взаимодействие с другими организациями во многом определяется уровнем качества информации. Существуют характеристики, с помощью которых можно определить качество информации. В число значимых отличительных свойств информации входят время, содержание и форма.

Временное измерение

1. Своевременность – предоставление информации по мере необходимости.

2. Срочность – оперативное обновление информации.

3. Периодичность – доступность информации о прошлом, настоящем и будущем.

Содержательное измерение

1. Точность – достоверность информации.

2. Уместность – соответствие информации требованием конкретного пользователя.

3. Полнота – предоставление всей необходимой информации.

4. Краткость – обеспечение только требуемой информацией.

Формальное измерение

1. Четкость – информация предоставляется в простой, понятной форме.

2. Детальность – обеспечение более подробной или итоговой информацией.

3. Представительность – предоставление информации в описательной, цифровой или пространственно-наглядной форме.

Информация различается:

· по источникам получения – внутренняя и внешняя;

· по системам управления – экономическая, техническая, организационная, социальная;

· по содержанию – распорядительная или ознакомительная;

· по форме предоставления – цифровая, буквенная, кодированная;

· по степени обработки – первичная и производная;

· -по направлению движения – исходящая и входящая;

· по роли в процессе управления – отчетная, плановая, статистическая, бухгалтерская, финансовая, контрольно-ревизионная и т. д.

Носителями информации в системе управления являются документы. Вся документация, создаваемая в системе управления, подразделяется на организационно-распорядительную и специальную. В свою очередь, организационно-распорядительная документация состоит из организационной, распорядительной и справочно-информационной документации.

Организационная документация: нормативная документация в виде положений, уставов, инструкций, протоколы, другие письменные документы, определяющие порядок выполнения каких-то действий.

Распорядительная документация: постановления, приказы, решения, распоряжения.

Справочно-информационная документация: служебная переписка, справки, акты, инструктивные письма, телеграммы и т.д.

Специальная информация отражает специфику деятельности систем управления: плановая, финансовая, технологическая, по труду и зарплате и т.д.

Прохождение документов по системам управления организации называется документооборотом. Обеспечение четкой организации и максимального единообразия в оформлении и прохождении документов является сущностью делопроизводства.

Коммуникации в управлении

Коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до ведома работников организации. Для успеха организаций необходимы эффективные коммуникации. Менеджеры тратят до 90% своего рабочего времени на общение с другими людьми. Эффективно работающие менеджеры – это те, которые эффективны в коммуникациях, то есть глубоко представляют суть коммуникационного процесса, обладают умением устного и письменного общения и понимают, как внешняя среда влияет на обмен информацией. Менеджеры занимают определяющее место в информационной сети организации. Они добывают необходимую им информацию внутри фирмы и во внешней среде, а затем после преобразования передают ее тем, кто испытывает потребность в ней (рис.21).

Менеджер передает информацию во внешние организации (выполняет роли распространителя информации и представителя)

Менеджер передает информацию подчиненным (выполняет роли распространителя информации и представителя)

Менеджер (выполняет роли связывающего звена и приемника информации)

Вне

Рис.21. Место и роли менеджера в информационной сети

12.3. Коммуникационный процесс

Коммуникации осуществляются при контактах с другими организациями, общении с подчиненными, руководителями и коллегами, на собраниях, при просмотре документов, в разговорах по телефону и т.д. При этом в процессе обмена информацией выделяют четыре базовых элемента:

1. Отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение – собственно информация, закодированная с помощью определенных символов.

3. Канал связи – средство передачи информации.

4. Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Эти этапы следующие: зарождение идеи; кодирование и выбор канала связи; передача сообщения; декодирование; обратная связь и помехи.

Передача сообщения

Обратная связь

Отправитель - зарождение идеи - кодирование - выбор канала -декодирование обратной связи

Получатель - получение - декодирование - принятие - использование - кодирование обратной связи

Помехи

Рис. 22. Схема коммуникационного процесса

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Если отправитель не затрачивает достаточно времени на обдумывание идеи, то при трансформации идеи в слово или текст идея (сообщение) обрастет таким количеством вспомогательных подробностей, что получатель информации зачастую главной мысли может и не понять. Поэтому считают, что лейтмотивом этого этапа является слоган: НЕ НАЧИНАЙТЕ ГОВОРИТЬ. НЕ НАЧАВ ДУМАТЬ.

Кодирование информации. Прежде чем передать идею, отправитель с помощью символов должен закодировать ее. Кодирование – это трансформирование предназначенной для передачи идеи в послание или сигнал, который может быть передан. Носителями информации в коммуникационном процессе могут быть звук, свет, температура, запах, вкус и др. Носители информации имеют определенную форму – речь, текст, рисунок, чертеж и т. д. Поэтому менеджер должен уметь говорить, писать, жестикулировать, позировать – все это практические способы кодирования информации. В результате кодирования идея, информация превращается в сообщение или послание.

Выбор канала и передача информации. Послание посредством передатчика поступает в передающий канал, который доводит послание до заданного адреса. Передатчиком может быть сам человек или технические средства (телефон, радио, факс и т.д.). В качестве каналов используется сама среда (воздух, вода) и различные технические устройства и приспособления (линии связи).

Как только передача послания началась, коммуникационный процесс выходит из под контроля отправителя. Отправленное послание вернуть уже нельзя. В этот момент заканчивается этап отправления и начинается этап получения передаваемой информации.

Канал выводит послание на приемник, который фиксирует получение послание по другую сторону канала. Тот, кого достигло послание, называется получателем. Его роль не только фиксация послания, но и декодирование его. Процесс декодирования: восприятие послания, его интерпретация и оценка. В результате символы отправителя превращаются в мысли получателя. Помехи – это все то, что искажает смысл.

Тема 13. Руководство и лидерство

Вопросы:

13.1. Определение понятия «лидерство».

13.2. Лидер и менеджер.

13.3. Стили руководства.

13.4. Теория лидерских качеств.

13.5. Концепция лидерского поведения.

13.6. Ситуационный подход к изучению лидерства.

13.7. Новые теории лидерства.

⇐ Предыдущая 5 6 7 8 9 10 111213 14 Следующая ⇒