Правовая и нормативно-методическая база делопроизводства

⇐ ПредыдущаяСтр 6 из 14Следующая ⇒

Можно выделить несколько уровней регламентации делопроизводства. Делопроизводство регламентируется:

– законодательными актами РФ в сфере информации и документации:

– Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ;

– Федеральный закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 № 85-ФЗ;

– Федеральный конституционный закон «О государственном гербе Российской Федерации» от 27.12.2000 № 2-ФКЗ;

– Закон РФ «О стандартизации» от 10.06.1993 № 5154-1;

– Закон РФ «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807-1 (с изменениями от 24.07.1998);

– Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товара» от 23.09.1992 № 3520-1;

– Закон РФ «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» от 23.09.1992 № 3523-1 и др.;

– указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, регламентирующими вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне:

– Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации (постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268);

– Положение об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552);

– Положение о Федеральной архивной службе России (утверждено постановлением Правительства РФ от 28.12.1998 № 1562);

– О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве (постановление Правительства РФ от 03.03.1993 № 191);

– Об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу (Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 № 358-Р) и др.;

– правовыми актами федеральных органов исполнительной власти:

– Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (М.: Росархив, 1991);

– Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения (М.: Главархив СССР, 1989);

– Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2) и др.;

– государственными стандартами на документацию:

– ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

– ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

– ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

– ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляр-образца;

– ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

– ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения и др.;

– унифицированными системами документации:

– унифицированная система организационно-распорядительной документации;

– унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

– унифицированная система отчетно-статистической документации;

– унифицированная система документации по труду и др.;

– общероссийскими и действующими общесоюзными классификаторами технико-экономической и социальной информации:

– Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

– Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

– Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

– Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

– Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.;

– правовыми актами нормативного и инструктивного характера, методическими документами по делопроизводству.

Тема 2. Требования к оформлению управленческих документов: ГОСТ 6.30-2003

Требования к оформлению документов

Наиболее общие правила изготовления документов и оформления отдельных реквизитов описываются в государственных стандартах.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает:

– состав реквизитов (отдельных элементов) документов;

– требования к оформлению реквизитов документов;

– требования к бланкам и оформлению документов;

Несмотря на то, что ГОСТ Р 6.30-2003 регламентирует оформление документов, принадлежащих только к системе организационно-распорядительной документации (приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), правила и требования, заложенные в стандарте, носят универсальный характер и могут применяться для оформления других документов.

Формат бумаги, размеры полей, нумерация страниц

Официальные документы изготавливают на бумаге стандартных форматов:

– формат А3 (297 ´ 420) применяется для оформления больших таблиц, схем, диаграмм, чертежей и др.

– форматы А4 (210 ´ 297) и А5 (148 ´ 210) – для оформления приказов, деловых писем, справок и другой организационно-распорядительной документации.

Размеры полей:

левое – не менее 20 до 35 мм – предназначено для подшивки документов;

верхнее – не менее 20 мм – предназначено для указания номера страницы в многостраничных документах;

правое и нижнее – не менее 10 мм – оставляют на случай износа бумаги.

Поля второй и последующих страниц многостраничных документов должны быть одинаковыми для данного документа.

В многостраничных документах все страницы, кроме первой, нумеруются. Номер страницы располагают на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края бумаги. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «страница» и знаков тире.

Реквизиты документов

Максимальное число реквизитов, которые используются при создании, обработке или получении официальных документов, – 30:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственных регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – печать;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Набор реквизитов при подготовке различных документов или при создании документов одного и того же наименования, но в различных управленческих ситуациях может быть разным.

Кроме того, все реквизиты можно разделить на постоянные, которые в обязательном порядке повторяются на бланках документов определенного наименования, и переменные, использующиеся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав и содержание переменных реквизитов изменяется для разных документов одного и того же наименования.

Оформление реквизитов,

используемых в документах учреждений

Эмблема организации

Помещают на бланках учреждения в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема относится к постоянным реквизитам, располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы на одном уровне с наименованием организации.

Код организации

Проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), включает 8 знаков. Также входит в число постоянных реквизитов.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 567 8 9 10 Следующая ⇒