|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
История развития делопроизводстваСтр 1 из 14Следующая ⇒
Основные понятия делопроизводства
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Унифицированная форма документа; УФД – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации
Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа
Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению
Унифицированная система документации; УСД – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов
Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника
Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив
Хранение архивных документов – обеспечение рационального размещения и сохранности документов История развития делопроизводства
Система делопроизводства в России складывалась постепенно и всегда была связана с государственными структурами. Поэтому, когда речь идет о возникновении правил оформления и использования документов, говорят именно о системе государственного делопроизводства. Так называемое «негосударственное» делопроизводство появилось лишь 15 лет назад, когда возникли частные организации. Историю делопроизводства делят на шесть этапов: I. до XV в. (древнерусское делопроизводство); II. XV – XVII вв. (приказное делопроизводство); III. XVIII в. (коллежское делопроизводство); IV. XIX – начало XX в. (министерское «исполнительное» делопроизводство); V. 1917 – 1941 гг.; VI. 1945 – 1990 гг.
Делопроизводство в Древнерусском государстве Об организации делопроизводства на ранних стадиях развития Древнерусского государства можно судить лишь по сохранившимся письменным документам, а также по некоторым археологическим находкам. В частности, договоры киевских князей с Византией 911 и 945 гг. свидетельствуют о том, что уже в то время имелись традиции составления письменных завещаний и подорожных грамот для купеческих кораблей. Известно, что в период правления Владимира Святославовича (978— 1015 гг.) в Киеве существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности «печатников» — хранителей княжеской печати и «металников» — судейских секретарей, писцов и дьяков для ведения делопроизводства князей и крупных феодалов. В киевский период развития Древнерусского государства появились разные виды документов, фиксирующие конкретные частно-правовые отношения: грамоты уставные, вкладные, купчие, полные, жалованные и др.; заемные, закладные кабалы; житийные записи и т. д. Со временем обозначились места для их наиболее безопасного хранения, например центральные храмы в городах. Место хранения документов называлось ларем, а лицо, ответственное за хранение документов, — ларником. Часто само хранение документов в храме придавало им юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы (смоленские, немецкие и др.), а также монастыри, являвшиеся крупными экономическими предприятиями. По мере накопления навыков в создании документов стали вырабатываться типовые формуляры — образцы документов, устойчивые языковые формулы, применяемые в наиболее распространенных документах, процедура подготовки документов: черновик, редакция (вариант), беловик (окончательный вариант документа), - а также приемы удостоверения документов, призванные воспрепятствовать подделке документов в политических и лично-корыстных целях (проставление скреп, печатей, мостов, т. е. подписи на склейках). Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси был пергамен (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах «хартией» или «телятиной»; лучший пергамен привозили из Греции или ганзейских городов. Самой древней формой документа на Руси была грамота — отдельный лист пергамена шириной около 3, 5 вершков (15-17 см). Документ имел форму столбца (столпа): один лист пергамена подклеивался к другому узкой стороной. Если документ терял ценность, пергамен счищали, подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. С увеличением количества создаваемых документов менялась графика письма: первоначально использовалась уставная манера письма — выписывание букв с прямыми очертаниями, но в XIV в. стал использоваться полуустав, ускоривший процесс письма за счет выносных букв и сокращения отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться лишь точка в конце предложения. Таким образом, в Древнерусском государстве постепенно складывались традиции создания документов, их обработки и хранения, начал формироваться профессиональный цех специалистов по работе с документами — дьяков, подьячих, писцов, — появились предпосылки к законодательной регламентации делопроизводства. Реквизиты документов Максимальное число реквизитов, которые используются при создании, обработке или получении официальных документов, – 30: 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – герб субъекта Российской Федерации; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 – код организации; 05 – основной государственных регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 07 – код формы документа; 08 – наименование организации; 09 – справочные данные об организации; 10 – наименование вида документа; 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 – место составления или издания документа; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения документа; 17 – резолюция; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 20 – текст документа; 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 23 – гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа; 25 – печать; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка об исполнителе; 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 – отметка о поступлении документа в организацию; 30 – идентификатор электронной копии документа. Набор реквизитов при подготовке различных документов или при создании документов одного и того же наименования, но в различных управленческих ситуациях может быть разным. Кроме того, все реквизиты можно разделить на постоянные, которые в обязательном порядке повторяются на бланках документов определенного наименования, и переменные, использующиеся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав и содержание переменных реквизитов изменяется для разных документов одного и того же наименования. Оформление реквизитов, используемых в документах учреждений
Эмблема организации Помещают на бланках учреждения в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Эмблема относится к постоянным реквизитам, располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы на одном уровне с наименованием организации.
Код организации Проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), включает 8 знаков. Также входит в число постоянных реквизитов. ИНН/КПП Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы Проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации – ОКУД. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. Код состоит из 7 знаков и контрольного числа (КЧ). Приведем коды с контрольными числами тех форм документов, которые могут встречаться в делопроизводстве образовательных учреждений.
Наименование организации Соответствует наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно также закреплено в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Наименование организации – постоянный реквизит, используемый при изготовлении всех организационно-распорядительных документов.
Наименование вида документа Должно соответствовать видам документов, предусмотренным унифицированной системой организационно-распорядительной документации и включенным в Общероссийский классификатор управленческой документации. Наименование вида документа регламентируется уставом учреждения. В состав организационно-распорядительной документации на основании приказа или другого нормативного документа, изданного руководителем учреждения, могут быть включены, кроме обозначенных в ГОСТе постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем, и другие документы, например, положение, инструкция, договор и т.д. Наименование вида документа – постоянный реквизит, используемый на бланках конкретного вида документа. В письме наименование вида документа не указывается.
Дата документа Для протокола датой считается дата заседания (принятия решения), для акта – дата события, для приказов, писем, справок и др. – дата подписания или утверждения. Дата может оформляться либо арабскими цифрами: две цифры дня месяца, две цифры месяца, четыре цифры года: 25.04.2002; либо словесно-цифровым способом: 25 апреля 2002 г. Допускается оформление даты цифровым способом в последовательности: год, месяц, день месяца: 2002.04.25.
Адресат Адресатами могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа организациям, структурным подразделениям указывают их наименование в именительном падеже:
ООО «Алиот»
Отдел планирования
При направлении документа должностному лицу его должность указывают в дательном падеже после наименования организации и структурного подразделения:
ООО «Алиот»
Отдел планирования
Главному менеджеру В.Н.Соколову
Должность и фамилия получателя указываются в том случае, если известно, кто именно занимается вопросом, содержащимся в тексте документа. Допускается включать наименование организации в название должности адресата:
Директору ТД «Атлант» Л.И.Замятину
В состав реквизита «Адресат» может быть включен почтовый адрес, который оформляют в соответствии с Почтовыми правилами. При адресовании документа организации почтовый адрес указывают после наименования организации и должностного лица:
Школа № 360
Директору В.В.Кислицыной
ул. Бухарестская, д. 5 Санкт-Петербург
При направлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес не указывают. Документ может адресоваться физическому лицу, в этом случае сначала указывается почтовый адрес, а затем инициалы и фамилия получателя в дательном падеже:
Лиговский пр., д.200, кв. 25 Санкт-Петербург
П.М. Алексееву
При рассылке документа в несколько организаций или нескольким должностным лицам допускается указывать на документе не более четырех адресатов, при этом слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится. В случае большего количества адресатов составляется список рассылки. При оформлении реквизита «адресат» все элементы обычно размещаются «флаговым методом»: с новой строки от одной вертикали. Допускается также центрировать каждую строку по отношению к самой длинной строке:
Комитет по образованию
Отдел международных связей
Гриф утверждения документа Документы утверждаются должностными лицами или специально издаваемыми документами. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:
УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Сатурн»
Личная подпись В.С. Кочетков 14.10.2001
В этом реквизите, как и в адресате, допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки:
УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Сатурн»
Личная подпись В.С. Кочетков 14.10.2001
При утверждении документа приказом, протоколом и др. гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:
УТВЕРЖДЕН Протоколом общего собрания трудового коллектива от 28.08.2001 № 3
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.
Резолюция Этот реквизит пишется на документе соответствующим должностным лицом (обычно руководителем) и включает: фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись должностного лица, дату:
Е.С.Фадеевой О.Л.Соминой Подготовить проект договора к 18.09.2002 Личная подпись 10.09.2002
Ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия написана первой. Резолюция располагается на любом свободном месте лицевой стороны документа.
Заголовок к тексту Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа и должен согласоваться с наименованием вида документа. Заголовок к тексту приказа, письма, справки обычно отвечает на вопрос «О чем? »: О приеме на работу Об оказании материальной помощи Заголовком к тесту протокола является наименование коллегиального органа, заседание которого протоколируется: общего собрания трудового коллектива Для такого документа, как должностная инструкция, заголовком к тексту считается наименование должности: менеджера по персоналу Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк, напечатанных через 1 интервал. Применение реквизита «Заголовок к тексту» обязательно для всех документов оформленных на бумаге формата А4. На документах, оформленных на бумаге формата А5, этот реквизит можно не использовать.
Отметка о контроле Проставляется на документах, исполнение которых поставлено на контроль. Для оформления этого реквизита обычно используют штамп «Контроль» или «К», которые проставляются около заголовка к тексту.
Текст документа Текст – реквизит, ради которого создается любой документ. Именно в тексте фиксируют информацию, которой необходимо придать юридическую силу. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Подробнее об оформлении текста говорится далее.
Подпись В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ составлен не на бланке, сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи:
Предизент ОАО «РЖД» Личная подпись В.Е.Сорокин
или
Директор Личная подпись В.Е.Сорокин
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
Директор Личная подпись В.Е.Сорокин
Главный бухгалтер Личная подпись Т.И. Захарова
При подписании документа лицами разных должностей их подписи располагают на одном уровне:
Президент ООО «Семейный отдых» Директор школы № 360
Личная подпись В.Е.Сорокин Личная подпись К.Л.Розова
Документ может быть подписан исполняющим обязанности руководителя с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», косую черту или надпись от руки «Зам» перед наименованием должности.
Гриф согласования документа Оформляется обычно при согласовании документа с внешними организациями, состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования:
СОГЛАСОВАНО Начальник юридического отдела
Личная подпись Л.В.Орлов 25.01.2000
Кроме того, гриф согласования можно оформлять ссылкой на другой документ:
СОГЛАСОВАНО Протокол общего собрания трудового коллектива от 21.05.2001 № 4
Чаще всего гриф согласования располагают после текста документа и подписи.
Визы согласования документа Используют для внутреннего и внешнего согласования документов и ознакомления с ними. Данный реквизит состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, расшифровки подписи, даты визирования:
Председатель профсоюзного комитета Личная подпись Д.Б.Васина 12.09.2001
Визу ознакомления, то есть подтверждение факта доведения документа до сведения работников оформляют следующим образом:
С приказом ознакомлен Личная подпись Е.А.Степанова 27.08.2001
Визу согласования располагают после реквизита «Подпись».
Печать Заверяет подлинность подписи должностного лица.
Отметка об исполнителе (26) Включает фамилию исполнителя и номер его телефона. В последнее время принято указывать фамилию, имя и отчество исполнителя. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу:
Орлова 356 62 64
или
Орлова Екатерина Борисовна 356 62 64
Текст документа Текст управленческого документа – выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. В тексте документа достоверная и аргументированная информация должна быть изложена ясно, убедительно и кратко, при этом содержание документа увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами.
Способы оформления текста Текст документа можно оформить в виде связного текста, таблицы, анкеты или соединения этих форм. Традиционно при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов используют сплошной связный текст. Обычно связный текст состоит из двух частей. В первой части указывают основания, причины, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, предложения, мнения, просьбы. Даже если текст документа состоит из одной фразы, то в первой ее части указывается основание или причина создания документов, во второй - решение, вывод, просьба. Однако если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать только заключительную часть: приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – только выводы, оценку фактов. При большом объеме документ целесообразно делить на разделы или главы. В пределах каждого раздела или главы подразделы, пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами. Номер состоит из номера раздела, подраздела, пункта, которые отделяются друг от друга точками, в конце номера также ставят точку: 2.4.3. (третий пункт четвертого подраздела второго раздела). Разделы могут иметь содержательные заголовки. В конце заголовка точка не ставится.
Составление текста в виде анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Наименование признаков объекта должно быть выражено именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, а характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков: место рождения (город, поселок и т.п.), образование (среднее, высшее и т.п.), имеете (опыт работы), владеете (иностранными языками), работали, находились и т.п.
Цифровую или словесную информацию о нескольких объектах по ряду признаков целесообразно оформлять в виде таблиц. Таблицы используют для лучшей наглядности и сравнения показателей. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа; подзаголовки должны быть грамматически согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы; подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится, исключением является только написание сокращенных слов. При включении в документ нескольких таблиц их нумеруют и каждой дают содержательный заголовок. Нумерация таблиц осуществляется арабскими цифрами, она может быть либо сквозная (при небольшом количестве таблиц), либо в пределах раздела. Если в документе одна таблица, ее не нумеруют и слово «Таблица» не пишут. Размещают таблицы сразу после их упоминания в тексте или на следующей странице. При большом количестве таблиц и небольшом объеме текста, можно помещать таблицы по порядку номеров в конце документа.
Таблица 00 Заголовок таблицы
Рис. 10. Порядок графического расположения элементов таблицы
Если таблица печатается более чем на одной странице, выделяют отдельную строку для нумерации граф. На следующих страницах над таблицей пишут слова «Продолжение таблицы…», «Окончание таблицы…» и дублируют только номера граф. При большом количестве граф таблицы допускается повторение заголовков граф. Продолжение таблицы 00
Рис. 11.
Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей, словесная характеристика – на уровне первой строки. При отсутствии данных в соответствующих графах проставляется прочерк. Повторяющиеся слова в заголовках строк могут быть заменены кавычками (но не комбинацией из знаков тире и кавычек: – « –), повторяющиеся цифры и обозначения в графах таблицы кавычками не заменяются.
Документы могут включать иллюстрации для наглядности и в дополнение к текстовой информации. Количество иллюстраций определяется содержанием документа и должно быть оптимальным для того, чтобы придать тексту конкретность и ясность, но не перегружать его лишней информацией и не затруднять прочтение документа. Все иллюстрации (фотографии, схемы, чертежи, диаграммы и пр.) в тексте документа называют рисунками. Рисунки нумеруют последовательно арабскими цифрами и размещают, как и таблицы, сразу после ссылки на них в тексте документа либо на следующей странице. Если документ включает небольшое количество страниц текста и большое число рисунков, можно разместить их по порядку номеров в конце документа.
Язык документа Для официальных документов средством делового языка является официально-деловой стиль, к особенностям которого относятся: нейтральный тон, ясность и точность изложения, лаконичность, краткость текста. Официально-деловой стиль, характерный тексту документа, складывается из множества деталей. Эмоциональная окраска, личные, субъективные моменты исчезают при использовании, в основном, простых (как правило, повествовательных, распространенных, полных) предложений; из односоставных активно употребляются только безличные или определенно-личные предложения; вопросительные и восклицательные предложения практически не употребляются. Нейтральный тон достигается также отсутствием просторечных или диалектических слов и оборотов, образной фразеологии. Кроме того, в деловом языке существуют нормы сочетаемости слов, стандартные обороты речи, которые постоянно воспроизводятся в документах и приобрели устойчивый характер. В текстах документов используются слова только в тех значениях, которые признаются нормами общелитературного словоупотребления, и в значениях, традиционных именно для документов, которые не нарушают их стилистического единообразия. Ясности и точности изложения, «читаемости» текста способствуют и такие особенности, как: принятая для конкретного документа форма изложения информации; единообразное оформление дат и употребление терминов и сокращений; употребление общепринятых обозначений единиц счета и физических величин; правильно оформленные числительные и знаки препинания и др. Лаконичность тексту придает тщательно отобранная информация, количество которой должно быть целесообразным для данного документа. Не стоит повторять общеизвестного, загромождать документ деталями, ничего не значащими для описания конкретного управленческого решения. При составлении текста документа особое внимание следует обращать на стиль высказываний, на целесообразность употребления терминов и профессионализмов, иностранных и заимствованных слов, сокращений, на сочетаемость слов и уместное использование языковых формул, на построение предложений и многое другое.
Продуманно и осторожно следует включать в текст термины, неологизмы и заимствованные слова. Термины, используемые в тексте, должны быть понятны и автору и адресату, и при необходимости следует раскрыть содержание термина (дать официальное определение термина, расшифровать его словами нейтральной лексики или заменить общепонятным словом или выражением). Употребление терминов, принятых в определенной сфере деятельности, в частности, в образовании, обеспечивает однозначность понимания текста. Однако не стоит путать термины с профессионализмами и, тем более, с профессиональным жаргоном, употребление которых в текстах документов крайне нежелательно. Неологизмы (слова, обозначающие новые понятия и предметы) используют в документах в том случае, если они стали терминами (например, телефакс). Не следует употреблять неологизмы, если они относятся к словам профессионального жаргона или заменяют понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке. Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2016-03-25; Просмотров: 1210; Нарушение авторского права страницы
Головка таблицы