Организационно-правовая документация

⇐ ПредыдущаяСтр 9 из 14Следующая ⇒

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, — организация системы и процессов управления, т. е.: создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

- регистрация организации;

- установление ее структуры;

- определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей;

- регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

- формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

- регламентация деятельности аппарата управления;

- лицензирование деятельности в необходимых случаях;

- установление режима работы и системы охраны;

- организация труда работников и оценка труда работников;

- реорганизация организации;

- ликвидация организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др. ) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых (в соответствии с ГОСТ Р 6. 30-2003) реквизитов: название учреждения подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, положения, инструкции и т. д.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Существуют, например уставы добровольных спортивных обществ, акционерных обществ, товариществ с ограниченной ответственностью, уставы, определяющие организацию и сферу деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой, дисциплинарный и др. ), уставы общественных организаций и т. д.

Уставы - это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики.

Текст устава состоит из разделов:

- общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации);

- организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи); регламент деятельности (формы управления, права и обязанности

- должностных лиц);

- финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);

- отчетная и ревизионная деятельность;

- порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Уставы частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при регистрации в областных, краевых, городских или районных администрациях.

Формуляр-образец УСТАВА состоит из реквизитов: наименование организации (наименование министерства, ведомства) -автора документа;

наименование вида документа - УСТАВ;

- дата,

- номер;

- место издания (город);

- гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано); текст; подпись.

Должностная инструкция - организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.

Все инструкции можно разделить на две основные группы:

- инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);

- должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов).

Инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.

Раздел " Общие положения" устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.

Раздел " Должностные обязанности" определяет виды работ, выполняемые сотрудником.

Раздел " Права" устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.

Раздел " Ответственность" конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность.

Разделы инструкции могут иметь и другие названия.

Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных Подразделений; отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждают должностные инструкции руководители организации или с помощью распорядительного акта.

Изменения в должностную инструкцию вносит руководитель организации своим приказом или с помощью распорядительного акта.

Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: " должен", " имеет право", " не допускается", " запрещается" и т. д. Текст излагают от третьего лица или в безличной форме.

Если инструкция предусматривает введение в практику документа новой формы (карты учета, акта, плана задания и т. д. ), то проект бланка этого документа должен содержаться в приложении к инструкции. В тексте следует описать порядок использования документа (перечень реквизитов, указание на того, кто заполняет документ, количество экземпляров, указание на того, кому передают документ и в какой период времени).

Инструкцию подписывает автор-составитель, а утверждает руководитель или специальный распорядительный документ.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Инструкцию оформляют на бланке формата А4. Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Инструкции по безопасности труда оформляют отделы охраны труда и техники безопасности.

Формуляр-образец ИНСТРУКЦИИ состоит из реквизитов:

- наименование организации - автора документа;

- наименование документа - ИНСТРУКЦИЯ;

- дата;

- номер;

- место издания (город);

- заголовок к тексту (в именительном падеже);

- гриф утверждения (или отметка, что инструкция является приложением к распорядительному документу);

- текст;

- подпись;

- гриф согласования;

- визы согласования.

Положение - правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают:

- индивидуальные - об отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием;

- типовые - о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение), и разработчик.

Проект положения согласовывают с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения и замечания, их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.

Проект положения представляют на утверждение руководителю предприятия.

Положение об организации утверждают с помощью распорядительного документа вышестоящей организации.

Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик.

Текст может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы в целом или отдельных структурных подразделений.

Формуляр-образец ПОЛОЖЕНИЯ состоит из реквизитов:

наименование организации - автора документа;

наименование вида документа - ПОЛОЖЕНИЕ;

гриф утверждения;

дата; номер;

место издания (город);

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

гриф согласования;

визы согласования.

Структура и штатная численность поддерживается согласно Уставу организации. Указываются все структурные подразделения и количество штатных единиц в должности.

Документ оформляют на бланке организации, согласуют с главным бухгалтером. Утверждает руководитель организации. Все изменения вносят приказом руководителя.

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав организации, указывает фонд заработной платы.

Оформляют на бланке организации. Утверждает руководитель организации. Все изменения вносят приказом руководителя.

Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся приказы, протоколы, решения.

Приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, для разрешения как основных, так и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Ведение приказов по основной деятельности и по личному составу осуществляется раздельно.

Приказами по основной деятельности оформляются все решения, связанные с реорганизацией и ликвидацией учреждения, утверждением или изменением структуры и штатов, утверждением и (или) введением в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), планированием, отчетностью, материально-техническим обеспечением, финансированием, информационным и документационным обеспечением, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности.

Приказами по личному составу оформляются прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников, командирование, изменение фамилии и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами.

Обязательными реквизитами приказа являются:

наименование организации (включая наименование вышестоящей организации), название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания (если необходимо), заголовок к тексту, текст, подпись, визы (согласования или ознакомления).

Датой приказа считается дата его подписания, если время вступления приказа в силу специально не оговаривается в тексте.

Регистрация приказов представляет собой присвоение порядковых номеров в пределах календарного года. Обычно к порядковому номеру приказов по основной деятельности добавляют буквенный индекс «од», приказов по личному составу сроком хранения 75 лет (прием на работу, увольнение, перевод, изменение фамилии и т.п.) – «лс», сроком хранения 3 года (командирование, предоставление отпуска и т.п.) – «к». Наличие буквенных индексов зависит от принятой в образовательном учреждении системы регистрации документов.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, кратко, выражает основное содержание документа и отвечает на вопрос «О чем? ». Заголовок может занимать не более 5 строк, печатается у левого поля через 1 интервал:

⇐ Предыдущая 4 5 6 7 8910 11 12 13 Следующая ⇒