Организация делопроизводства в 1917-1941 гг.

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 14Следующая ⇒

Новый государственный аппарат, созданный в результате Октябрьского переворота 1917 г., по структуре кардинально отличался от старого. Всероссийский съезд Советов стал высшим органом государственной власти. В период между его съездами избирался ВЦИК — орган исполнительной власти. Для непосредственного управления страной было образовано первое советское правительство — Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Для руководства отдельными отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).

Новый аппарат принципиально отличался от старого и по составу: фактическое отстранение от власти бывших представителей правящего класса было закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР от 11 ноября 1917г. «Об уничтожении сословий и гражданских чинов». Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты, выходцы из крестьян, не имеющие специального образования.

Уровень документационного обеспечения управления несомненно снизился.

Необходимо было законодательно оформить деятельность властных структур, упорядочить процессы документационного обеспечения. 30 октября 1917г. СНК издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов». Для установления порядка оформления административных документов было принято постановление СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так, 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

Организационно-научная деятельность в сфере управления в 20-е гг. была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами научной организации труда (НОТ) и делопроизводства. Так, в 1922 г. при общем управлении Народного Комиссариата Рабоче-крестьянской инспекции СССР (НК РКИ СССР) был создан отдел нормализации, состоящий из пяти секций. В частности, секция делопроизводства занималась совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных категорий управленческих работников; секция административной техники (АТС), также созданная на базе отдела нормализации в июле 1923 г., продолжала и расширяла исследования своего предшественника, обследуя государственный аппарат с использованием хронометража и анкетирования, консультируя по вопросам улучшения деятельности «низовых» органов управления, оказывая методическую помощь и т. д.

Для координации работ по НОТ в масштабах всей страны в декабре 1923 г. был образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ). В соответствии с Положением о Совете, утвержденным 26 декабря 1923 г., он стал постоянно действующим совещательным органом при коллегии НК РКИ СССР и был призван вырабатывать основные принципы техники администрирования и научной организации управления и, в частности, документационного обеспечения. Совет занимался также рационализацией техники и технологии производства.

В середине 20-х гг. дополнительно создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. — Оргстрой, а в феврале 1926 г. — Государственный институт техники управления при НК РКИ СССР (ИТУ). Обе организации работали в постоянном и тесном контакте, причем если деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), то ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследованиям в области управления. Реализация теоретических положений осуществлялась Оргстроем или самим институтом, имевшим тесные связи с низовыми органами НОТ (опытно-рационализаторскими станциями, оргбюро предприятий, ячейками по НОТ, лабораториями и др. ).

В это же время формируются крупные научные школы. Например, школа Гастева А. К. (руководителя Центрального института труда), крупного исследователя НОТ и управления, предложившая оригинальную и содержательную концепцию трудовых установок. Керженцев П. М., создавший в 1923 г. и руководивший самой массовой общественной организацией — Лигой «Время» (в 1924 г. переименованной в Лигу «НОТ»), обосновал в своих исследованиях целесообразность перенесения универсальных организационных принципов деятельности из одной сферы в другую: «... опыт военный в какой-то мере использовать в промышленности или организационные методы индустрии использовать в деле культурной работы и т. д. ».

Значительный круг ученых объединяла научная школа Розмирович Е. Ф., руководившей ИТУ.

Направление исследований, проводившихся Розмирович Е. Ф., Бызовым Л. А., Дрезеном Э. К. и др., получило название «производственная трактовка». Исходной методологической посылкой их теоретических построений и практической рационализаторской деятельности явилось утверждение о наличии общих черт в производственных и управленческих процессах. Несмотря на определенную ограниченность функционально-технического подхода, авторы данной концепции эффективно решали многие конкретные управленческие вопросы, связанные с рационализацией оргструктур, совершенствованием документирования и документации, рационализацией управленческих процедур и операций. Институт техники управления издавая рекомендации по улучшению делопроизводства в аппарате управления.

Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись именно в ИТУ.

Работа велась по следующим направлениям: документооборот учреждений и методы его оптимизации; способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документов; контроль исполнения документов; хранение документов.

Движение основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работы с документацией, сокращалось количество инстанций прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались маршруты курьерской связи. В рекомендациях ИТУ по регистрации документов предлагалось по возможности отказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Однако «безрегистрационная система», базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям, себя не оправдывала. ИТУ занимался и рационализацией систем делопроизводства учреждений. На основе детального обследования учреждения создавался проект реорганизации делопроизводства, состоящий из двух частей: характеристика существующего положения дел и конкретные пути улучшения деятельности. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации.

В проекте «новой системы делопроизводства» ИТУ излагались общие принципы оптимизации деятельности учреждений, которые во многом актуальны и сейчас:

- организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

- регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме, по возможности необходимо отказываться от регистрации;

- количество инстанций, через которые проходит каждый документ, должно быть минимальным;

- справочная работа должна осуществляться с наименьшей затратой энергии и времени;

- контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, а не формальной;

- организация, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В «Правилах постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР", подготовленных ИТУ и Центрархивом РСФСР и изданных в 1928 г., давались рекомендации по составлению перечней дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения). Специальное подразделение ИТУ - Кабинет стандартизации - занималось вопросами упорядочения документации, ее унификации и стандартизации на общесоюзном уровне. Кабинет разработал стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и других документов. Стандартизировались также материалы, применяемые в делопроизводстве: бумага, чернила, ленты для пишущих машин и другие средства конторского труда, включая «офисную» мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги на основе германских стандартов DIN. Важным этапом в совершенствовании делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ в 1931 г. проект «Общих правил документации и документооборота». Этот документ предполагалось ввести в качестве типового для всех учреждений - в нем устанавливались функции делопроизводственного подразделения - секретариата, определялись обязанности его работников, последовательно и полно была представлена вся технология выполнения делопроизводственных операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение.

Разработанные составителями этого документа признаки группировки дел (корреспондентский, предметно-вопросный, номинальный, географический и хронологический) используются и в настоящее время. К сожалению, «Общие правила документации и документооборота» не были утверждены, так как в апреле 1 932 г. ИТУ был ликвидирован, а его специалисты репрессированы.

Особое внимание в 20-е гг. было уделено документированию функций планирования, учетам контроля. В феврале 1921 г. была образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), в функции которой входила разработка общехозяйственного плана перспективного и текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.

Центральное статистическое управление (ЦСУ) и местные органы статистики занимались упорядочением статистической документации, в первую очередь, форм периодической отчетности, совершенствовались формы бухгалтерской документации.

В 30-е гг. формируется и укрепляется жесткая централизованная командная система управления. Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом, таких прав лишались Съезд Советов СССР, ЦИК СССР и его Президиум, СНК СССР. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов.

Система органов по рационализации управления и делопроизводства (институты, центры, лаборатории) была ликвидирована, что привело к значительному сокращению исследований в этих областях. Основную работу вели крупные ведомства, издававшие отраслевые нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т. п.

В этот период определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации, предпринимались неоднократные попытки усовершенствовать работу с обращениями граждан (заявлениями, жалобами, предложениями).

Отсутствие единого методического центра, координирующего работу учреждений в области управления и делопроизводства, несогласование в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования актуализировали проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил, организационного оформления этого процесса. В 1941 г. проводится 1-е межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли отражение вопросы документационного обеспечения управления:

- создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;

- разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;

- механизация труда «канцелярских» работников;

- проведение унификации управленческой документации;

- установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;

- создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Фактически предлагалось восстановить разрушенную систему, дополнив ее некоторыми новыми элементами. Сделать этого, однако, не удалось из-за начавшейся вскоре второй мировой войны.

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 8 9 10 Следующая ⇒