Схема движения внутреннего документа

Регистрация документов включает:

– проставление даты;

– проставление регистрационного номера;

– запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), создаваемые и используемые внутри организации и направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих и других организаций и частных лиц.

Регистрация документов производится в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы директора по основной деятельности, приказы директора по кадрам, приказы и распоряжения вышестоящей организации, бухгалтерские сводки, отчеты и др.

Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для выделения части документов из единого регистрационного массива используются, помимо валового номера, дополнительные буквенные индексы.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Поступившим ответным документам новый номер не присваивают.

Регистрационный номер ставят на самом документе и в регистрационной форме учета документов.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливается Инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел.

На практике используют различные регистрационные учетные формы: журнальную, карточную, компьютерную.

Журнальнаяформа регистрации документов используется в организациях, где документооборот менее 600 документов в год.

Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками, концы ниток выводят на оборотную сторону последнего пронумерованного листа. Бумажным квадратом склеивают середины концов нитки, сверху ставят печать. На этой же странице или на бумажном квадрате делают надпись, заверяющую правильность оформления:

В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 90 (девяносто) листов.

Надпись заверяет личной подписью лицо, ответственное за делопроизводство,

указывая должность и расшифровывая подпись.

После окончания записей в журнале делают надпись, которую также заверяют подписью:

В данном журнале зарегистрировано 437 документов с № 1 по № 437. Случайно пропущены номера 99 и 236.

Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.

На обложке журнала должно быть написано: наименование организации, название журнала, регистрационный номер по номенклатуре дел, в правом нижнем углу – начато 00.00.0000 и окончено 00.00.0000. Даты начала и окончания журнала ставят по регистрации первого и последнего документа в журнале (в пределах календарного года).

Примерные формы журналов регистрации поступающих, отправляемых документов и приказов приведены в «Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» (приложение 1). При необходимости возможно введение дополнительных граф в журналы регистрации (количество листов, наличие приложений, расписка в получении документа и др.).

Журнальная форма регистрации документов имеет определенные недостатки:

– формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;

– сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы;

– отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

Регистрация документов может осуществляться с применением единых регистрационно-контрольных карточек.

Карточки изготавливают типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148 ´ 210 мм) или А6 (105 ´ 148 мм). Для быстрой ориентации можно применять цветовые различия по категориям документов (например: входящие документы – зеленый бланк, исходящие – синий, внутренние – желтый).

Регистрационные графы на карточке, в журнале и при компьютерной системе регистрации документов существенных различий не имеют.

В «Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» (приложение 1) приведена форма регистрационно-контрольной карточки.

Помимо указанных реквизитов регистрационно-контрольной карточки, образовательное учреждение в Инструкции по делопроизводству может устанавливать и дополнительные реквизиты, необходимые для регистрации.

Достоинствами картотечной формы регистрации документов являются:

– однократность регистрации;

– возможность механизации процессов работы с картами.

Календарная шкала карты служит для контроля за сроком исполнения документа.

Количество экземпляров карт, заводимых на каждый документ, определяется его содержанием и схемой движения.

После учета документов регистрационные карты помещаются в контрольные и учетно-информационные картотеки, являющиеся основой справочного аппарата к служебным документам.

Справочная картотека состоит из двух частей:

– карточки на неисполненные документы, то есть направленные на исполнение;

– карточки на исполненные документы.

Первая часть может содержать группы карточек, сформированных: по корреспондентам, по исполнителям, по срокам исполнения.

Схемой систематизации карточек второй группы может служить номенклатура дел. Такая картотека должна охватывать совокупность регистрируемой входящей, исходящей и внутренней документации образовательного учреждения. Разделы и рубрики картотеки будут соответствовать разделам и статьям номенклатуры дел, а главный поисковый признак документа – его содержание.

Карточки неисполненных документов по мере исполнения с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику картотеки исполненных документов.

На некоторые группы документов можно заводить отдельные картотеки (например, картотека приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и др.).

Работа с картотеками включает:

– своевременную регистрацию документов;

– регулярное выполнение операций по ведению картотеки;

– внесение в карточки дополнительных сведений (резолюций, отметок о перемещении документа, об исполнении);

– внесение изменений в записи;

– перестановку карточек из одного раздела картотеки в другой.

Картотеки, как и журналы регистрации, включают в номенклатуру дел организации.

Компьютерная форма учета документов строится по аналогии с картотечной. При этом сортировка документов на неисполненные и исполненные, а также систематизация по разделам и рубрикам происходит автоматически. Кроме того, компьютерная форма учета документов значительно упрощает их поиск и экономит время.

⇐ Предыдущая 5 6 7 8 9 10 11 121314 Следующая ⇒