Организация офисного пространства

Офис – это рабочее помещение, где мы проводим большую часть времени.

Тем более важно, чтобы организация офиса не угрожала здоровью сотрудников.

Главная опасность нынешних офисов – компьютерная техника.

Во-первых, от негативных воздействий излучений компьютера на организм человека. Установленным фактом считается то, что продолжительная работа перед экраном монитора приводит к различным функциональным расстройствам внутренних органов, не говоря уже о серьезной нагрузке на глаза. Во-вторых, это заболевания, вызванные травмами повторяющихся нагрузок.

В возникновении «компьютерных» болезней такого рода чаще всего виноваты сами пользователи: плохая эргономика рабочих мест, незнание и несоблюдение основных правил работы за компьютером, регламентируемых целым рядом инструктивно-методических материалов.

В настоящее время разработаны соответствующие рекомендации, касающиеся освещения в помещении и на рабочем месте, микроклимата, правильной организации рабочего места и т. п. Однако в большинстве случаев они остаются неизвестными широкому кругу пользователей.

Самочувствие человека, его работоспособность во многом зависят от освещения. При этом важен не столько уровень освещенности, сколько спектр светового излучения и его частота. Во многих офисах сотрудники вынуждены целый день работать при искусственном освещении. Недостаточное естественное освещение приводит во многих случаях к ухудшению работоспособности, повышенной утомляемости и так называемой зимней депрессии. Любое освещение не должно находиться позади работающего и давать блики на экран. Желательно не работать в темном помещении, так как глаза больше утомляются при переводе взгляда с темного поля на светлое. Как правило, работающий за компьютером пользуется еще и печатными текстами, поэтому должно быть хорошее локальное освещение на столе и неяркое общее верхнее освещение, которое в светлое время суток вполне заменяет дневной свет.

Компьютеры должны размещаться под углом 90-105 градусов к окнам. В поле зрения работающего с компьютером не должны попадать поверхности окружающей среды, которые обладают свойством зеркального отражения.

О том, вредны или нет мобильные телефоны, спорят давно. Статистическая обработка данных обследования пользователей показала наличие корреляции между частотой использования мобильного телефона и вероятностью развития функциональных расстройств: головных болей, повышенной утомляемости, звона в ушах, сыпи и раздражения кожи. При использовании мобильной связи более 60 мин в день риск заработать повышенную утомляемость выше в 4, 1 раза, а головную боль - в 6, 3 раза, чем у того; кто пользуется телефоном менее 2 мин ежедневно. При этом существенной разницы между пользователями цифровой и аналоговой связи не установлено.

Можно говорить и о других опасностях современного офиса. Это ненатуральные отделочные материалы, тонер в копировальных аппаратах и принтерах, озон, выделяемый при работе копировальной техники, неправильно установленные кондиционеры и вентиляторы, статичный, малоподвижный образ жизни персонала.

При работе с персональными компьютерами, как уже отмечалось, существует ряд потенциально вредных и опасных факторов, которые могут негативно сказаться на здоровье и работоспособности пользователя (оператора). К этим факторам следует отнести прежде всего специфические нагрузки на зрение, малоподвижность, монотонность и напряженность труда, электромагнитные поля, а также шум, тепловыделения и др. Их источником являются как сам компьютер с его конструктивными, визуальными, эмиссионными параметрами, так и условия работы, характеризуемые прежде всего санитарно-гигиеническими и эргономическими параметрами рабочего места, а также режимом труда и отдыха. Наличие большого числа разнообразных по происхождению, интенсивности, воздействию факторов, влияющих на пользователя, предполагает комплекс санитарно-гигиенических и организационно-технических мероприятий, направленных на обеспечение безопасной и безвредной работы, которая возможна лишь при соблюдении нормативных показателей среды, при соответствии компьютера гигиеническому сертификату и при правильной организации труда.

Для уменьшения опасных и вредных воздействий на человека в процессе работы с ПЭВМ Всемирная организация здравоохранения разработала рекомендации, которые включают:

- ограничения по медицинским показателям;

- требования к техническим характеристикам дисплея;

- требования к рабочему месту оператора;

- рекомендации по организации деятельности.

Учет этих рекомендаций, а также знание Основ законодательства Российской Федерации об охране труда, основных принципов государственной системы управления охраной труда, различных нормативных актов по охране труда и системы стандартов безопасности труда, рекомендаций по организации работы службы охраны труда на предприятии позволит лучше понять обязанности и права как работодателю, так и исполнителю, а также степень ответственности тех и других за несоблюдение или нарушение требований безопасности в производственном процессе, позволит правильнее организовать работу по охране труда в офисах.

Деловые мероприятия

Совещание

Одной из эффективных форм подготовки и принятия решений является совещание. Его можно рассматривать как оригинальный вид организации, которая в своей жизнедеятельности в отличие от известных оргструктур (матричной, проектной) действует в более жестких и более ограниченных временных рамках. Характерная черта любого совещания - коллегиальное обсуждение сложных проблем. Результат коллективного решения документируется (протокол совещания). Но в большинстве организаций, действующих на принципах и правовых основах единоначалия, персональную ответственность за все решения (и коллективные в том числе) несет руководитель организации.

Совещание можно считать одним из элементов организационной культуры, овладеть которой важно любому менеджеру.

В литературе совещания классифицируются по различным критериям: например, по тематике обсуждаемых вопросов (административные, финансовые, по управлению персоналом и др. ) или по периодичности их проведения (плановые, внеплановые). Наиболее интересной и важной с позиции практического менеджмента представляется классификация по основной задаче совещания: проблемные, инструктивные, оперативные. Все названные виды совещаний использует в своей деятельности менеджер. Он проводит оперативные совещания (по рассмотрению результатов контроля исполнения документов; решению конфликтных управленческих ситуаций); инструктивные (например, по доведению до исполнителей указания вышестоящей организации). Но наиболее важными по сути решаемых вопросов и по сложности организационного и документационного обеспечения являются проблемные совещания.

Совещание - дорогостоящее мероприятие, поэтому, прежде чем принять решение о его проведении, необходимо подумать, какие могут быть альтернативы: обмен мнениями по различным каналам связи с ответственными исполнителями или указание представить предложения в письменной форме, объединение с другими совещаниями и т. п.

Подготовка к совещанию включает ряд действий:

- принятие решения о необходимости проведения совещания;

- определение тематики (вопросов, которые будут обсуждаться на совещании), формирование повестки дня;

- определение состава участников, их оповещение о времени, месте, продолжительности совещания и рассматриваемых на нем вопросов;

- заготовки офис-менеджера (подготовка доклада и проекта возможного решения обсуждаемой на совещании проблемы);

- подготовка помещения, необходимого оборудования, технических средств, канцелярских принадлежностей и т. п.

По мнению специалистов, более четкой организации совещания способствует составление списка участников. Такой документ незаменим, если на совещании присутствуют сотрудники других организаций из других регионов или стран. В этом случае секретарю приходится решать ряд дополнительных вопросов, касающихся, например, заказа билетов, размещения в гостинице, организации культурных мероприятий и т. п.

Список участников совещания 10. 12. 02

Ф. И. О.	Какую организацию представляет	Дата и способ направления приглашения	Подтверждение получения приглашения (дата)	Согласие принять участие в работе (да/нет)	Предполагает ли выступать (тема выступления)	Нуждается ли в гостинице	Нуждается ли в билетах на обратный путь (самолет, поезд, дата, номер рейса)	Прибыл на заседание	Предложения участника по организации культурной программы
							S

Успех совещания во многом определяется качеством доклада. Если на совещании обсуждаются сложные, стратегические вопросы развития фирмы, офис-менеджер не должен жалеть времени. Ведь доклад фактически предлагает варианты решения этих проблем. Другой вопрос - будет ли он окончательным или подвергнется критическому переосмыслению участниками совещания. Но именно дискуссия, столкновение мнений, выбор оптимального решения и есть основной смысл проблемного совещания. Поэтому нельзя быть диктатором, навязывающим свое мнение и оставляющим без внимания другие точки зрения. В этой связи хотелось бы выявить и охарактеризовать некоторые психологические аспекты проведения совещаний:

- начинать совещание желательно с позитивной информации, положительных оценок, чтобы задать соответствующий эмоциональный тон обсуждению вопросов;

- следует кратко и четко в устной форме изложить цель проводимого совещания;

- тон разговора руководителя с собравшимися на совещание участниками должен быть спокойным, доброжелательным, без жесткой иронии в их адрес или обидных характеристик;

- необходимо рассадить участников совещания так, чтобы конфликтующие группы или отдельные сотрудники, находящиеся друг с другом в «прохладных отношениях» не сидели рядом или напротив;

- участнику с более низким должностным статусом надо дать слово в первую очередь, чтобы на его оценке не сказывалось мнение сотрудника, занимающего более высокий пост;

- необходимо систематически развивать дискуссию в нужном направлении, тактично прерывая тех, кто выступает не по существу решаемых проблем;

- при обсуждении каждого вопроса (подтемы) руководитель должен резюмировать высказанные мнения, отметив наиболее ценные. Это стимулирует участников и придает им уверенность в том, что проблема будет решена позитивно;

- если атмосфера на совещании накалилась, а ведь «там, где страсти кипят, истина испаряется», необходимо разрядить атмосферу шуткой; если это не помогает, то эмоциональное напряжение придется снимать более жесткими методами (замечания спорящим и т. п. ).

Длительность совещания обычно регламентируется, она, как правило, с учетом психофизиологических особенностей человека не должна превышать 1, 5-2 ч. Если эти временные рамки по объективным причинам удлиняются, то необходимо сделать перерыв в 15-30 мин.

Существует несколько известных организационных процедур подведения итогов совещания и оформления его результатов. Например, руководитель подводит итоги заседания и формулирует решение. Оно выносится на голосование и, при положительном исходе, утверждается. Другой подход предполагает создание рабочей группы, которая готовит проект решения. Затем руководителем зачитывается проект, вносятся при необходимости коррективы в его содержание и решение также утверждается.

Обязательным элементом завершающей стадии проблемного совещания является оформление протокола. В этом документе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятое решение. В зависимости от вида заседания, его статуса и других факторов выбираются следующие формы протокола:

- полный протокол - фиксирует как обсуждавшиеся вопросы и принятые решения, так и выступления участников, прозвучавшие на совещании, вопросы, реплики, замечания и т. п.;

- краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения;

- стенографический протокол - составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения всех вопросов и принятия решений.

Изложенная технология проведения совещания достаточно традиционна. Но менеджеру необходимо знать, что существуют оригинальные формы коллективного обсуждения проблем, которые не укладываются в классические представления о совещании. В этом ему поможет знание опыта лучших зарубежных компаний. В эффективно действующих фирмах декларируется и практически реализуется концепция «организационной подвижности». Речь идет прежде всего о развитых способах неформального и демократического общения сотрудников различных рангов и должностного положения. Формы интенсивного, неформального общения весьма многообразны. Например, любой сотрудник фирмы, включая президента, носит табличку со своим именем без каких-либо «регалий»; или руководитель использует такой метод, как «управление путем хождения повсюду». Для усиления неформальных контактов проводятся экскурсии, выезды на пленэр и т. п. не только для отдыха сотрудников, но прежде всего для обсуждения актуальных проблем, стоящих перед организацией. Незапланированные совещания стихийно проводятся работниками в «зонах отдыха» - холлах, специально выделенных для неформального общения помещениях, оборудованных досками, аудиовизуальными средствами или даже конференц-системами.

Видеоконференция - это способ обмена видеоизображениями, звуком и информацией между двумя или более точками, оборудованными соответствующими аппаратно-программными комплексами. Каналы связи обеспечиваются сетями ISDN, ЛС или обычными телефонными линиями. К новым сетевым технологиям относятся ATM и Frame relay, как и в ISDN, в них интегрируются данные различных типов - текстовые, графические, аудио и видео. Frame relay как достаточно дорогое средство передачи аудио- и видеоинформации используется крупными корпорациями.

Видеоконференции нашли применение в различных областях деятельности фирм: в повышении квалификации и дистанционном обучении сотрудников, в переговорах, презентациях, брифингах; в работе с клиентами и, конечно, при проведении совещаний, заседаний.

Но прежде чем закупать и устанавливать конференц-систему, необходимо произвести предварительные расчеты экономической эффективности приобретаемой системы. Учитывая ее большую стоимость, нужно четко представлять интенсивность и области использования видеоконференции. Например, при наличии у фирмы территориально удаленных филиалов и достаточно частом проведении оперативных совещаний и других мероприятий установление такой системы оправданно. Издержки, скорее всего, будут непосильными для организаций малого и среднего бизнеса. Наверное, и по этой объективной причине широкого распространения видеоконференции в нашей стране пока не получили. Хотя прецеденты имеются. Например, она установлена и функционирует в российском отделении концерна RJR (торговые марки Marlboro и Camel), головной офис действует в Москве, а филиал - в Санкт-Петербурге.

И последнее важное с точки зрения практики менеджмента и деятельности менеджера замечание. Психологами, менеджерами по результатам обследования работы многих фирм установлено, что самым эффективным является непосредственное общение людей в процессе их управленческой деятельности. Данная закономерность проявляется и в проведении совещаний. Интенсивнее происходит обмен информацией, быстрее достигается позитивный результат - принятие оптимального решения по обсуждаемым проблемам.

Менеджер часто выступает в роли организатора протокольных мероприятий (они предполагают строго установленный регламент проведения): переговоров, презентаций, выставок, пресс-конференций, приемов. Все они имеют много общего с организационной точки зрения: этапы проведения, процедуры, процессы документирования и т. п. Но в каждом из названных мероприятий есть и своя специфика.

Переговоры

В рыночной экономике, когда самостоятельность организаций обрела зримые черты и является объективной реальностью, переговоры стали, по мнению английского ученого Аткинсона, «острием экономических отношений». Можно выделить содержательный и процессуальный аспекты переговоров. Содержательная сторона подготовки переговоров - первого этапа и во многом определяющего позитивный их исход, включает:

- предварительный анализ проблемы, диагностику сложившейся (например, на рынке товаров и услуг) ситуации; анализ деятельности конкурентов (или партнеров), составление «эскизной» схемы ведения переговоров;

- формирование стратегии и тактики. Определение возможных вариантов решения. На этом этапе подготавливается план деловых переговоров (стратегический или оперативный). Для его составления менеджеру необходимо собрать, систематизировать, скомпоновать и отредактировать необходимые материалы. В зависимости от целей переговоров (в обобщенной классификации они делятся на партнерские и конфронтационные) и конкретных задач переговорного процесса происходит сбор информации. В этой работе менеджеру может понадобиться помощь различных служб (маркетинга, финансов, экономической и др.). Другой вариант организационного решения сложных переговорных проблем - создание рабочей группы (или комиссии).

Многие мероприятия по проведению переговоров совпадают с теми, что анализировались в совещании: определение времени и места, материальное обеспечение, разработка культурной программы. К специфическим можно отнести составление сметы, формирование состава делегации, вручение памятных подарков и сувениров, организация в особо торжественных случаях приемов.

Презентация

Презентация стала необходимым атрибутом деятельности многих фирм на всех этапах ее развития. Это эффективное средство рекламы производимой продукции или оказываемой организацией услуги, испытанный способ привлечения новых клиентов, метод, позволяющий быстрее продвигать товар на потребительском рынке, завоевывать новые рынки сбыта, укреплять имидж фирмы и т. п. Таков значительный, но не исчерпывающий перечень целей презентации. В процессе реализации этого мероприятия офис-менеджер может участвовать в нем как организатор (на стадии подготовки), презентатор (в ходе ее проведения).

Приглашения на презентацию (после определения сроков ее проведения) рассылаются участникам заранее (за 3-4 дня), в них может кратко излагаться и программа мероприятия. При планировании презентации необходимо учитывать, на какую аудиторию она будет рассчитана, какова форма общения с ее участниками: проактивная - презентатор предвидит результат (решение принято ранее) и принимает все меры, направленные на его обеспечение (напоминает автократическое по стилю проведения совещание); интерактивная презентация (тесное и постоянное взаимодействие ведущего и аудитории); возможность корректировки первоначальных идей. Традиционная структура презентации такова:

- встреча участников, при необходимости их регистрация;

- пресс-конференция или «открывающая» часть (длится несколько минут); ее основная цель - заинтересовать аудиторию, сделать слушателей максимально восприимчивыми;

- основная часть с доказательным и конкретным изложением ключевых идей (в форме доклада);

- заключение (призыв к действию, итоговая аргументация, актуализация и закрепление первоначальных установок).

Основываясь на знании определенных психологических механизмов и стереотипах восприятия, менеджер совместно с психологом может разработать рекомендации (инструкции) по стилю поведения, эффективным методам воздействия на аудиторию и другим вопросам.

Деловая часть может совмещаться при проведении презентации с неофициальной, например, с приемом участников на ужине, коктейле, фуршете и пр.

⇐ Предыдущая 5 6 7 8 9 10 11 12 1314