АКТ списания материальных ценностей

АКТ об уничтожении документов

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.д.). Если работа комиссии продолжается несколько дней, при составлении акта указывают дату окончания работы.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указываются основание его составления (нормативный акт вышестоящей организации, приказ директора образовательного учреждения и т.п. с указанием его даты и номера, устное распоряжение руководителя), председатель и члены комиссии. Вводную часть текста акта недопустимо начинать устаревшим канцелярским оборотом: «Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт в том, что …». В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.

При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после подписания каждого его экземпляра всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Названия должностей при подписании акта не указываются: указываются обязанности в составе комиссии (председатель, члены). Все подписанные экземпляры акта имеют одинаковую юридическую силу. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформить на отдельном листе и приложить к акту.

В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которой проводились действия, завершившиеся составлением акта. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа акта.

Справка

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки обычно делят на две группы: с информацией по основной деятельности и удостоверяющие какой-либо юридический факт, сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную деятельность учреждения, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководителю или на рассмотрение коллегиального органа.

Обязательные реквизиты внешней справки: наименование организации, наименование вида документа (СПРАВКА), дата и номер, место составления (при необходимости), адресат, заголовок к тексту, текст, подписи.

Обязательные реквизиты внутренней справки: наименование вида документа (СПРАВКА), дата и номер, заголовок к тексту, текст, подписи.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем? » и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения:

О взаимодействии с партнерами в 2003 году

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывает руководитель или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются составителем.

Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям и подтверждающие сведения биографического или служебного характера, подписываются, в зависимости от характера сведений, руководителем и главным бухгалтером, одним руководителем или должностным лицом, отвечающим за предоставленные сведения (заместителем, секретарем) и заверяются печатью. Для таких справок могут использоваться бланки с трафаретным текстом.

В тексте справки не должно быть архаичных оборотов типа: «настоящая справка дана в том, что...» или «действительно работает …». Текст начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения, в именительном падеже; затем излагаются необходимые сведения. В справках с трафаретным текстом реквизит «адресат» обычно оформляют последней фразой текста: «Дана для предоставления в …».

Деловая корреспонденция

Служебное (деловое, официальное) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо используют в случае, когда невозможно решить вопрос другим способом (личная беседа, телефонный разговор).

Письма служат средством общения с другими учреждениями, частными лицами, позволяют сообщать различные сведения, выяснять отношения между учреждениями, излагать претензии, уведомлять о событиях. Письма сопровождают материальные ценности в пути.

Письмо может содержать следующие реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа-запроса, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, печать (при необходимости), отметка об исполнителе. Название вида документа – письмо – не указывают.

Письма оформляют на специальных бланках для писем. Если текст письма не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 без заголовка к тексту.

Для современной деловой документации характерно составление писем, освещающих только один вопрос. Это значительно упрощает работу с документом. Несколько вопросов излагают в одном письме только в том случае, если они взаимосвязаны, и разделять их нецелесообразно.

Наиболее простые по структуре письма состоят из двух частей. Во вводной части указывают причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, мотивы, аргументы), приводят ссылки на документы.

В основной части письма излагают просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.п. Письмо может состоять только из основной части.

Текст письма может начинаться обращений:

Уважаемая Татьяна Викторовна!

Татьяна Викторовна!

Госпожа Абрамова!

Уважаемая госпожа Абрамова!

Уважаемые господа! (если неизвестны имена получателей письма).

Вводная часть письма может начинаться с одного из устойчивых оборотов:

В связи с проведением …

В ответ на Ваше обращение …

В связи с отсутствием …

В соответствии с Вашим письмом …

Для проведения совместной работы …

В соответствии с …

В подтверждение нашей договоренности …

На Ваше обращение …

Существует много видов писем: содержащие просьбу, предложение, ответ (отказ), приглашение, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные письма и т.д., для каждого из которых характерны определенная структура текста и устойчивые обороты.

Сопроводительное письмо

Документ информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов или отправленных материальных ценностей. Сопроводительные письма составляют в том случае, если необходимо пояснение о характере исполнения или цели направления приложенного документа.

Текст начинают словами: направляем, возвращаем, представляем на утверждение (согласование)...

Направляем на утверждение программу...

Цель письма - приглашение на заседание, совещание, конференцию, семинар и т. д. Адресовать письмо-приглашение можно конкретному лицу, группе лиц или организации.

Письмо может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повестки дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, информацию о проезде к месту приглашения и другую информацию.

В тексте часто используют устойчивые обороты:

приглашаем Вас на заседание... Просим принять участие в выставке работ учащихся...

Информационное письмо

В тексте информационного письма сообщают о каких-либо фактах или мероприятиях. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций или различную продукцию.

Письмо-извещение

Письмо-извещение составляют для конкретного адресата. Часто оно является ответом на запрос. Устойчивыми словосочетаниями письма-извещения являются: " Ставим Вас в известность... ", " Сообщаем Вам о переносе сессии... "

Этот вид письма близок к информационному письму.

Рекламное письмо

Рекламное письмо посылают конкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых услуг и товаров.

Цель письма - побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.

Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.

Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение уведомляет отправителя о получении документов, ценностей (переводы, письма, бандероли), подтверждает факты, действия. Ключевыми фразами письма являются:

Подтверждаем получение Вашего заказа....

Организация не возражает против совместного строительства....

Подтверждаем условия поставки партии телевизоров...

Подтверждаем телефонный разговор 21. 02. 2000 по вопросу поставки...

Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений, т. к. позволяет снять вопрос с контроля.

Письмо-напоминание

Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.

Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

Напоминаем, что срок аренды помещения истекает 15. 09. 2000. Просим ускорить ответ на № 11-02/134 от 14. 04. 2000 " О подготовке... "

Текст может быть представлен в виде трафарета.

Гарантийное письмо

В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии оплаты выполненной работы или предоставление каких-либо услуг (работы, помещения, жилья и т. п.).

В письме организация-адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу.

" Качество продукции фирма гарантирует".

" Просим изготовить и выслать комплект мебели по вашему каталогу. Оплату гарантируем".

Письмо-претензия

Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в адрес нерадивой организации-поставщика.

В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.

Письмо подписывает руководитель организации или его заместитель.

Письмо-ответ

Текст письма-ответа зависит от инициативного документа. Ответа посылают на письма, запросы, просьбы, обращения, предложения, требования.

Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на который дается ответ: " На №___ от". Если инициативное письмо поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего документа.

В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

В тексте используют устойчивые словосочетания:

Мы не можем принять Ваше предложение из-за...

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не можем...

Предлагаемые Вами сроки проведения...

Ваше предложение отклонено по следующим причинам...

⇐ Предыдущая 5 6 7 8 9 101112 13 14 Следующая ⇒