Письмо иностранному партнеру

⇐ ПредыдущаяСтр 12 из 14Следующая ⇒

Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Размер полей на бланке по 1 дюйму (2. 54 мм). Реквизиты на нем располагают в следующем порядке.

1 - эмблема организации или товарный знак, наименование фирмы (возможно указание рода ее деятельности - " продажа недвижимости" и т. п. );

2 - справочные данные об организации (адрес, телефон/факс, № счета в
банке, адреса представительств и филиалов); этот реквизит может быть помещен непосредственно перед реквизитом 1;

3 - регистрационный индекс (номер) документа в цифровой или буквенной, а также буквенно-цифровой форме; указание в письме-ответе исходящего номера инициативного письма;

4 - дата документа в буквенно-цифровой форме без добавления " th" к числу;

5 - адресат: имя, фамилия получателя название компании номер дома, улицы город, цифровой индекс, страна (располагают данные адреса построчно с открытой пунктуацией, т. е. без запятых и точек);

6 - вступительное обращение через четыре межстрочных интервала от реквизита 5;

7 - заголовок письма (не обязателен, но свидетельствует о хорошем тоне);

8 - текст письма;

9 - заключительная формула вежливости (Обращение Dear Mr/Mrs/Miss/Ms соответствует заключительная формула вежливости - Sincerely yours (Искренне Ваш), а обращению Dear Sir/Sirs/Madam - Yours faithfully (преданный Вам); пишут ее через два межстрочных интервала после текста письма;

10 - личная подпись автора письма, ниже подписи - ее расшифровка, на следующей строке - название должности лица, подписавшего документ (про ставляют через пять межстрочных интервалов после реквизита 9);

11 - отметка о наличии приложений, если они есть (Enclosure – приложение: Oktober № 34 или в сокращенной форме - Encl: Contract. № Il/Sil5);

12 - отметка о заверении копии (" Carbon copy" или " cc" ) и адресов, куда они высланы.

Кадровая документация

Особую группу документов представляют документы персонала, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников.

К кадровой документации относятся:

– заявления о приеме на работу, об увольнении, переводе, трудовые контракты;

– приказы по личному составу;

– трудовые книжки;

– личные дела;

– личные карточки формы Т-2;

– лицевые счета по заработной плате и т.д.

Практически все документы по личному составу имеют длительные сроки хранения.

Последовательность оформления документов о приеме на работу, увольнении или перемещении работников приведена на рис. Следует отметить, что даты, наименование должности, причина увольнения или перевода в заявлении (контракте), приказе и трудовой книжке работника должны соответствовать друг другу. За это несут ответственность руководитель и менеджер, занимающийся документами по личному составу.

Последовательность оформления документов о приеме на работу.

Последовательность оформления документов

при переводе на другую работу внутри учреждения

Рис. 17. Последовательность оформления документов

об увольнении работников

При увольнении работников в тексте приказа и записи в трудовой книжке должна содержаться ссылка на соответствующую статью Трудового кодекса РФ. Образцы формулировок приказов и записей в трудовых книжках приведены в приложении 6.

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже, – оформляется после издания приказа о приеме на работу. Каждое дело формируют в отдельной папке, на обложке делают отметки: номер дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу. Личное дело ведут в одном экземпляре.

В личных делах документы располагают в такой последовательности:

– заявление о приеме на работу;

– направление или представление;

– анкета;

– листок по учету кадров;

– автобиография;

– документы об образовании;

– выписки из приказов о приеме на работу, перемещении, увольнении;

– дополнение к личному листку по учету кадров.

В личном деле не хранят: копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления и копии приказов об отпусках. В дело добавляются документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельства и др.). Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.

Личные дела уволенных работников по окончании календарного года хранят в архиве учреждения или передают в госархив.

Личная карточка (форма Т-2) является основным документом по учету сотрудников учреждения, имеет типовую межведомственную форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26.

Личная карточка заводится на всех сотрудников, принятых на работу (постоянную, временную, по совместительству), заполняется в одном экземпляре (от руки или на пишущей машинке, без сокращений). Основанием для записей служат паспорт, документы об образовании, военный билет и т.п. Все изменения должны отражаться в личной карточке своевременно.

Хранят личные карточки в сейфе (шкафу) в алфавитном порядке. Карточки уволенных сотрудников хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и передаются в архив.

⇐ Предыдущая 5 6 7 8 9 10 111213 14 Следующая ⇒