Выбор системы автоматизации управления

«Что выбрать? » - этот вопрос рано или поздно встает перед многими руководителями предприятий.

Многие предприятия на самом деле недостаточно точно знают, чего хотят достичь, внедрением той или иной информационной системы. Осознание предприятием того, для чего ему нужна автоматизированная система управления – это самый важный момент, позволяющий не ошибиться в выборе.

Цели должны быть определены с точки зрения стратегии бизнеса. При этом они должны быть такими, чтобы их можно было измерить и оценить. Этот вопрос является далеко не простым, и поэтому ответ на него часто вызывает затруднения.

Как показывает опыт многих предприятий, внедряющих информационные системы управления, подход к выбору и внедрению, как правило, сводится к попытке замены устаревших бухгалтерских систем на более мощную и «модную» корпоративную информационную систему. При этом разные предприятия получают один и тот же результат: через некоторое время после внедрения (год или несколько лет) новая система работает, как правило, хуже, чем старая. И это не удивительно, поскольку это другая система, от которой требуют тех же результатов.

Система типа ERP эффективна настолько, насколько эффективны персонал и бизнес-процессы предприятия. Чем меньше действий, в конечном счете, не увеличивающих прибыль предприятия, тем более эффективной будет ERP-система.

Многие компании пытаются описать существующие у них бизнес-процессы с помощью внедряемой ERP-системы. При таком подходе они просто «автоматизируют» сегодняшний образ деятельности предприятия, нисколько не улучшая его. Надо помнить золотое правило: если вы будете продолжать работать так, как работали, то вы будете получать то, что и получали.

Проект внедрения системы управления для достижения целей, которые четко не определены, часто заканчиваются ничем. В этой неудаче часто обвиняют систему, а точнее – отсутствие в этой системе желаемой функциональности.

Однако функциональность системы почти никогда не является причиной неудачных внедрений, если цели автоматизации управления определены правильно.

Просто многие предприятия ошибочно считают, что достаточно просто купить ERP-систему. Успешного внедрения автоматизированной системы управления без напряженной работы самого предприятия не бывает.

Опыт внедрения ERP-систем во всем мире говорит о том, что факторы успеха или неудачи внедрения, как правило, можно сгруппировать в следующих областях:

- планирование проекта внедрения;

- командный подход к внедрению;

- управление изменениями;

- обучение;

- использование консультантов.

Таким образом, это все вопросы взаимоотношений людей, но никак не системы.

Планирование внедрения

Планирование проекта внедрения ERP-системы должно начинаться с определения стратегических целей предприятия.

Далее необходимо реально оценить состояние предприятия на сегодняшний день. Необходимо внимательно проанализировать деятельность предприятия и сделать список того, что может быть улучшено только за счет другой организации бизнес-процессов.

Командный подход

Внедрение системы требует привлечения значительных ресурсов и усилий предприятия. В этот процесс обязательно должны быть вовлечены директор предприятия, а также руководители основных подразделений: производства, сбыта, снабжения, бухгалтерии и т.д.

ERP-системы являются интегрированными системами, и одним из типичных результатов их внедрения является то, что подразделения предприятия, традиционно конкурирующие за ресурсы, вынуждены объединяться для достижения целей проекта внедрения.

Управление изменениями

Внедрение ERP-системы и соответствующие изменения бизнес-процессов предприятия может вызвать страх у значительной части персонала предприятия. Это не что иное, как свойственная человеку боязнь перемен.

Наилучший способ преодоления этого страха – тщательное обучение персонала.

Отметим, что речь идет не только и не столько об обучении работе с ERP-системой, сколько об общем образовании: концепции MRPII, ERP, управление изменениями, управленческий учет и т.п.

Изменения затрагивают не только персонал, но и саму организацию. Изменения в принципах управления предприятием практически всегда обуславливают изменение структуры организации, принципов взаимодействия и подчиненности, систему мотивации.

Обучение

Необходимо помнить, что внедрение новой информационной системы требует обучения персонала взаимодействию с этим новым объектом, а также соответствующей их поддержки и сопровождения. К таким действиям относятся: постоянное обучение и повышение квалификации персонала, совершенствование или разработка новых процедур работы и контроля.

Образование – это лучшие инвестиции, которые предприятие может сделать.

Использование консультантов

Предприятие не может купить успех проекта, купив услуги консультантов.

Консультант может помочь избежать ошибок и проблем, с которыми он сталкивался в ходе реализации других проектов внедрения. Он может помочь вам наметить цели, спланировать внедрение и управление проектом, обеспечить обучение персонала.

Однако, консультант никогда не сможет и не должен брать на себя ответственность за внедрение или за любую значительную часть внедрения.

Надо помнить, что это ваша система, это инструмент, на который вы будете полагаться, и от которого вы будете зависеть еще долгое время после того, как консультант завершит свою работу.

Последовательность действий по выбору MRPII/ERP-системы

Определение требований к системе

Действия по выбору системы начинаются с составления Запроса на предложение (имеется стандартная процедура Request For Proposal), в котором описываются требования к системе с предложениями к потенциальному поставщику о составлении коммерческого предложения.

Предприятие выбирает системы не на один год, поэтому не стоит игнорировать любые действия, которые помогут сделать этот выбор осознанным.

Запрос на предложение – это документ, в котором описываются все требования к системе, наличие которых предприятие считает для себя совершенно необходимыми.

Составление этих требований заставит будущих пользователей системы еще раз задуматься над тем, что же они на самом деле хотят получить.

Функциональность системы

В документе Запрос на предложение должна быть перечислена вся предполагаемая функциональность системы.

При составлении документа необходимо классифицировать функции системы, которые должны быть и которые только желательны.

Определение и утверждение методологии отбора

Определение и утверждение методологии отбора должно быть выполнено заранее.

Заранее разработанные критерии выбора системы такие, например, как определение весовых коэффициентов отдельных пунктов Запрос на предложение помогут группе внедрения и руководству предприятия обращать внимание на относительную важность определенных модулей ERP-системы в ходе выбора. Например, какой вес должны иметь функции модуля Производство или Управления стоимостью по сравнению с функциями модуля Бухгалтерия?

Один из способов определения веса различных модулей – расчет рабочего времени и количества пользователей, которые будут с ним работать.

Критерии выбора

В случае, если используется методика определения баллов за каждый пункт документа Запрос на предложение, то необходимо, чтобы критерий подсчета идентифицировал все функции должно быть каждого модуля.

При подведении итогов необходимо вести отдельный счет для функций должно быть и желательно.

Система без большинства функций должно быть не может серьезно рассматриваться в качестве потенциального кандидата из-за высокой стоимости внедрения.

Определение потенциальных поставщиков системы

Большинство предприятий не имеет достаточного времени для тщательного анализа всех возможных систем, претендующих на то, чтобы соответствовать классу ERP-систем.

Тем не менее, важно, чтобы были рассмотрены, по крайней мере, основные системы, которые потенциально могут удовлетворять требованиям предприятия.

При решении этого вопроса некоторую помощь могут оказать публикации в прессе. Предварительный обзор может сократить потенциальных поставщиков примерно на 50%.

Отсев потенциальных поставщиков может объясняться следующими причинами:

- слишком много функций должно быть отсутствуют или слабо выражены;

- система слишком мала и проста или, наоборот, слишком большая и сложная;

- нет удачных внедрений или их очень мало;

- отсутствует требуемая функциональность;

- состояние компании-поставщика нестабильно;

- другие причины.

Оценка стоимости проекта

Полная стоимость проекта – безусловно, один из значительных критериев выбора системы.

В отношении стоимости проекта можно рекомендовать предприятию никогда не экономить на качестве.

Заключение

Иногда выбор системы автоматизации может занять даже больше времени, чем будет затрачено ан внедрение.

Если необходимо, то надо идти на дополнительные финансовые и временные затраты, чтобы сделать правильный выбор.

Предельно разумным является срок выбора в 6-8 месяцев.

Если процесс выбора затягивается на большее время, значит, предприятие, скорее всего, не знает, что именно ему необходимо, или не имеет четких критериев выбора.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 567 8 Следующая ⇒