Приглашение иностранного партнера (международный протокол)

⇐ ПредыдущаяСтр 8 из 11Следующая ⇒

При приглашении иностранного партнера в Российскую Федерацию необходимо быстро и юридически грамотно решить ряд вопросов: как правильно оформить приглашение; как получить визу на въезд в страну; как зарегистрировать прибывших.

Для того чтобы пригласить иностранного партнера, любая организация должна пройти обязательную регистрацию в Консульском управлении Министерства иностранных дел Российской Федерации. Для этого необходимо подготовить заявку-письмо на имя начальника Консульского управления Министерства иностранных дел Российской Федерации, в которой должны быть указаны: сфера деятельности; номера банковских счетов (рублевого и валютного); почтовые реквизиты; перечень средств связи; имена сотрудников, имеющих право подписи договоров; фамилии и телефоны сотрудников, занимающихся протокольными вопросами; и представлены копии: устава (нотариально заверенную копию); решения местных органов о регистрации; справки о постановке на учет в налоговой инспекции; свидетельства о регистрации в МИД РФ (для общественных организаций); свидетельства о регистрации в Российском агентстве международного сотрудничества и развития (для предприятий и фирм с иностранными инвестициями).

После получения от организации перечисленных документов Консульское управление МИД РФ в течение 30 дней вносит ее в списки организаций, имеющих право непосредственного приглашения иностранных партнеров в Россию.

В тексте приглашения должны быть указаны: фамилия и имя; число, месяц и год рождения; пол, гражданство, номер паспорта; цель поездки (переговоры, выставка, симпозиум); маршрут следования; дата въезда и выезда из страны; наименование принимающей организации; фамилия и должность лица, подписавшего приглашение.

Приглашение направляется в виде телекса или письма. Приглашение, направленное иностранному партнеру, является достаточным основанием для получения визы.

Для получения визы иностранному партнеру следует представить: письмо-запрос на визу от инофирмы; российскую визовую анкету; полученное приглашение; паспорт; 3 фото размером 4х5 см.

Целью визита иностранных партнеров является проведение переговоров, семинаров, симпозиумов, подписание договоров, организация выставок.

Программа пребывания зарубежных партнеров разрабатывается заранее и обычно включает следующие пункты:

· утверждение программы пребывания иностранной делегации;

· состав делегации;

· срок пребывания;

· ответственные за прием делегации;

· контактные телефоны;

· подпись лица, отвечающего за прием иностранной делегации.

Смета расходов на прием иностранной делегации включает пункты:

· утверждение сметы руководителем организации;

· сроки пребывания иностранной делегации;

· количественный состав иностранной делегации;

· статьи расходов (бытовые расходы, культмассовые мероприятия);

· оплата переводчика по договорным ценам;

· транспортные расходы;

· товарищеский ужин;

· стоимость сувениров;

· завтраки, обеды, ужины;

· подпись ответственного за прием делегации и главного бухгалтера.

Основным элементом ведения переговоров по импорту является составление и утверждение документа «Конкурентный лист», а по экспорту «Обоснование цены». Обязательные реквизиты конкурентного листа: утверждение; название документа; наименование товара, качество, упаковка; количество; срок поставки; платеж; рыночные цены; тенденция рынка; особые условия; цена предыдущей сделки в рублях с указанием страны, фирмы; оптовая цена; лимит цены и базис по курсам валют Центробанка на (дата) в пересчете на СИФ или франко граница РФ; срок действия лимита; подпись руководителя организации и руководителя подразделения.

Обязательные реквизиты документа «Обоснование цены»: (помимо реквизитов предыдущего документа); страны назначения; таможенные пошлины в странах назначения на товар из РФ и товар конкурентов; накладные расходы в Российской Федерации.

УТВЕРЖДАЮ

Президент АО

___________И. И. Иванов

«___»__________2006 г.

ПРОГРАММА

пребывания немецкой делегации в составе 2 человек, прибывающих в

АО « » для решения вопросов взаимного сотрудничества

Состав: 2 человека – Франц Шмидт – президент фирмы «Аустроварен»;

– Отто Штайнер – руководитель отдела закупок.

Срок пребывания – 3 дня.

Прибытие 1 мая 2006 г.

Убытие 3 мая 2006 г.

Ответственный за прием – Семёнов Юрий Константинович.

Дата	Время	Мероприятия	Ответственные
01.05.2006	10.00	Встреча в аэропорту	Семенов Ю. К.
	10.45	Размещение в гостинице «Интурист»	Семенов Ю. К.
	11.00	Уточнение программы
	11.15 – 17.00	Свободное время, автомобильная и пешеходная прогулка по городу	Семенов Ю. К.
	18.00 – 21.00	Праздничный ужин с представителями компании	Галкина Г. Н.
	21.00 – 23.00	Вечерняя прогулка по городу	Морозов С. Г.
02.05.2006	8.00	Завтрак	Семенов Ю. К.
	12.00 – 14.00	Переговоры на предприятии	Морозов С. Г. Холодов И. И. Галкина Г. Н. Семенов Ю. К.
	15.00 – 17.00	Продолжение переговоров
	с 17.00	Свободное время, автомобильная прогулка по окрестностям города	Холодов И. И.

03.05.2006	8.00 – 9.00	Завтрак	Семенов Ю. К.
	9.00 – 11.00	Ознакомление с отделами фирмы	Иванов И. И.
	12.00 – 13.00	Обед
	14.00 – 15.30	Выработка конкретной программы сотрудничества по экспорту и импорту	Морозов С. Г. Холодов И. И. Галкина Г. Н. Семенов Ю. К.
	15.40 – 16.40	Посещение музея	Холодов И. И.
	17.30	Подписание соглашения о взаимном сотрудничестве и конкретных контрактов по экспорту и импорту	Иванов И. И.
	19.00	Торжественный ужин
	22.00	Отлет в Берлин

Начальник отдела внешних связей Ю. С. Воробьев

Запись беседы (справка) – документ, оформляемый при ведении переговоров с иностранным партнером. В справке должны быть отмечены позиции сторон, высказывания, соображения, возражения, достигнутые договоренности. Обязательными реквизитами документа являются:

· фамилия и должность ведущего беседу от имени российской делегации;

· имя и должность иностранного представителя фирмы;

· фамилия лица, разрешившего проведение встречи;

· место проведения встречи и дата;

· продолжительность беседы;

· присутствующие на беседе с обеих сторон;

· язык, на котором велась беседа;

· содержание беседы (краткое или полное);

· лицо, записавшее беседу;

· виза лица, проводившего беседу;

· количество экземпляров документа.

В содержание беседы должно быть обязательно включено: существо беседы; факты передачи или получения служебной или технической документации; факты получения или вручения памятных подарков или сувениров.

ЗАПИСЬ БЕСЕДЫ

__________________________________________________________________

( фамилия и должность ведущего беседу от имени российской организации)

__________________________________________________________________

(имя и должность иностранного представителя фирмы, организации)

Проведение встречи разрешил:

_____________________________________________________________

( фамилия руководителя подразделения, должность)

Встреча состоялась: ____________________________________________

(место проведения встречи и дата)

Продолжительность беседы, с ______ часов до ____________ часов

На беседе присутствовали:

со стороны РФ: ____________________________________________________

__________________________________________________________________

со стороны инофирмы (организации):

__________________________________________________________________

Беседа велась на ______________________________ языке.

Содержание беседы:

Беседу записал

__________________________________________________________________

(Должность, подпись, фамилия)

__________________________________________________________________

(Виза лица, проводившего беседу)

Беседа составлена на ________________ листах.

УКАЗАНИЕ: в содержании беседы должно быть обязательно включено:

1) существо беседы;

2) факты передачи или получения служебной или технической документации (памятные записки, письма, чертежи, нормали, технические паспорта, стандарты, формуляры, схемы, эскизы;

3) факты получения или вручения памятных подарков или сувениров;

4) если беседа записана на 2 и более листах, фамилия и должность записавшего беседу с его подписью и виза лица, проводившего беседу указываются в конце беседы, а на обратной стороне последнего листа беседы делается поэкземплярная разметка.

Справка на фирму – юридический документ, дающий характеристику организации, фирмы, товара или услуги. Обязательными реквизитами справки являются: название фирмы, организации; страна; юридический адрес; телеграфный адрес; год основания; товар (услуги); деловая характеристика фирмы (общая характеристика, финансово-экономические показатели, руководящий состав фирмы, организации).

Знание делового протокола, этикета очень важны для любого делового человека, чтобы быть способным вести дела на высоком профессиональном уровне, уметь построить беседу, переговоры и добиться успеха, как вести себя на протокольных мероприятиях. Важно понимать общие закономерности делового общения для анализа складывающихся ситуаций и нахождения решения проблем, учитывая интересы партнера говорить с ним на общем языке.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Перечислите правила делового этикета.

2. Какие основные требования предъявляются к деловому письму согласно

международному стандарту ИСО?

3. Какие существуют правила переписки по Интернету с иностранными

корреспондентами?

4. Перечислите правила оформления иностранного партнера в Российской

Федерации.

5. Что входит в состав реквизита «Программа пребывания»?

6. Какие виды документов оформляются при ведении переговоров с

иностранными партнерами?

⇐ Предыдущая 2 3 4 5 6 789 10 11 Следующая ⇒