Система организационно-правовой документации

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 11Следующая ⇒

К организационно-правовым документам относятся: постановления, указы, распоряжения органов власти и управления, относящиеся к сфере деятельности предприятия, лицензии, уставы, положения о предприятии, свидетельства о государственной регистрации, открытии расчетных счетов в банках; структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, пообъектный и внутриобъектный режим работы.

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Применительно к фирме устав можно определить как правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, предмет деятельности, порядок работы. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций разных организационно-правовых форм. Он регулирует взаимоотношения фирмы с другими фирмами, физическими лицами. Общие требования к порядку составления устава юридического лица, его оформления и содержания приведены в первой части Гражданского кодекса Российской Федерации.

Содержание устава должно включать:

· общие положения (наименование и вид фирмы, местонахождение);

· предмет деятельности;

· порядок образования имущества;

· порядок распределения прибыли;

· порядок управления;

· порядок прекращения деятельности.

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Например, в устав акционерных обществ могут быть включены сведения о категории выпускаемых акций, условиях их приобретения. В устав бирж – сведения о составе членов, их правах и обязанностях, порядке приема. В устав банков – сведения о проводимых операциях.

Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.

Учредительный договор относится к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться: наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определение цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

Учредительный договор юридического лица заключается его учредителями (участниками). Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Положение – нормативный акт, имеющий сводный кодификационный характер и определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы. Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации». Наиболее многочисленны разновидности положений, составляемых при создании новых организаций, структурных подразделений, проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий, то есть положение – это документ, созданный с целью нормативно-правовой регламентации деятельности организации, фирмы и их структурных подразделений. Индивидуальные положения обычно создаются на основе типовых, которые разрабатываются и утверждаются вышестоящими органами управления. Если говорить о фирме в целом, то должно быть положение об организации, определяющее статус, порядок создания, функции, обязанности, внутреннюю структуру, порядок реорганизации и ликвидации. При структурном делении фирмы, организации это положение должно четко и точно распределять функции между подразделениями. Если говорить о конкретном подразделении, то в положении о нем должно быть отражено все вышеперечисленное, но касательно только данного подразделения. Положения оформляют на общем бланке организации.

Положение включает следующие разделы:

· Общие положения. Указывается наименование подразделения, подчиненность ( орган или должностное лицо, которому подчинено

подразделение); материалы (нормативные, правовые, инструктивные и

директивные), которыми руководствуется подразделение в своей

деятельности.

· Цели и задачи. Содержится цель и задачи данного подразделения.

· Функции. Ключевой раздел, содержащий как можно более обширное описание деятельности подразделения, все функции, которые необходимо выполнять подразделению, чтобы добиться главной цели.

· Права и обязанности. Перечисляются права, которыми наделяется подразделение для выполнения своих задач. Оговаривается соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства РФ, вышестоящих организаций, а также документам, регламентирующим деятельность организации.

· Руководство. Указывается наименование должности руководителя подразделения, требования к нему (образование и стаж практической работы), должностные обязанности, в числе которых:

* координация деятельности подразделения;

* планирование работы подразделения;

* контроль работы сотрудников;

* совершенствование организационной структуры;

* участие в разработке нормативного и методического обеспечения.

Взаимоотношения с другими подразделениями. Определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возникающие в процессе выполнения подразделением своих задач, документы, возникающие в результате деятельности, периодичность их представления.

Положения подписывают их разработчики (начальники подразделений, заместители руководителя), визирует юрисконсульт (юридическая служба), утверждает руководитель фирмы, организации в установленном порядке. Положение приобретает юридическую силу с момента утверждения.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией для регламентации организационно-правового положения работников. В ней определяются права и должностные обязанности, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовой функции. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые включены в штатное расписание организации. Профессиональные обязанности по данной специальности определяются должностными инструкциями и квалификационными справочниками. Должностная инструкция необходима во избежание нарушений трудового законодательства и конкретизации обязанностей работника, а также содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, знаний законодательства, определенных методов и средств, которые должен уметь применять работник при выполнении своих должностных обязанностей.

Любая должностная инструкция разрабатывается отделом кадров и согласуется с юрисконсультом, а затем уже утверждается руководителем организации.

Содержание должностной инструкции определяется нормативным правовым актом, который носит название «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г № 37 ( с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г., 31 мая, 20 июня 2002 г., 28 июля, 12 ноября 2003 г.).

Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела:

· «Должностные обязанности», где перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность;

· «Должен знать», в котором содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, положений, инструкций, средств и методов, которые работник должен уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей;

· «Требования к квалификации», в котором перечисляются требования к уровню и профилю подготовки, а также требования к стажу.

Содержание должностной инструкции унифицировано и состоит из следующих разделов:

· «Общие положения»;

· «Функции»;

· «Должностные обязанности»;

· «Права»;

· «Ответственность».

В разделе «Должностные обязанности» определены конкретные обязанности, выполняемые работником. В нем указываются не только общие обязанности, но и специальные обязанности, исполнение которых необходимо только этому работнику.

В разделе «Права» закрепляются права, которыми обладает работник для реализации возложенных на него должностных обязанностей.

Раздел «Ответственность» устанавливает личную ответственность работника за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, раскрывает содержание и формы ответственности за последствия своей деятельности, а также за несвоевременное принятие мер или действий, относящихся к его обязанностям.

После надлежащего оформления и согласования инструкции она подписывается, утверждается и доводится до исполнителя путем предоставления ознакомительной визы.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав организации с указанием должностных окладов.

Форма штатного расписания (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Унифицированную форму штатного расписания должны использовать все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации

Унифицированная форма N Т-3

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Код

Форма по ОКУД

по ОКПО

наименование организации__________________________________________________________________

	Номер документа	Дата составления
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

УТВЕРЖДЕНО

приказом организации от

«___»_________200__г. №____

штат в количестве _____ед.

на период с «___»_________200__г. по «___»________200__г.

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Коли- чество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад) и пр., руб	Надбавки, руб.	Среднемесячная заработная плата	Примечание

Руководитель кадровой службы

Главный бухгалтер

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением) и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы «количество штатных единиц» по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0, 25; 0, 5; 0, 75; 1, 5.

В графе «Тарифная ставка (оклад) и прочие» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями с локальными нормативными актами организации.

В графах «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и прочие), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

Штатное расписание визируется руководителями подразделений, подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером, утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации «О внесении изменений в штатное расписание».

Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и тому подобное.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: «Должностная инструкция по контролю…», «Инструкция по документационному обеспечению управления в …».

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции.

Инструкции оформляются на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами инструкции являются: наименование организации, вид документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Текст состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа: порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.

Регламент оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации (а также наименование коллегиального или совещательного органа, если регламент посвящен данному органу), вид документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.

4.2 Система плановой документации

Планирование деятельности учреждения – важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает поставленной цели наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов.

Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных

по содержанию и форме. Плановые документы обычно имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема.

Программы и генеральные схемы носят комплексный характер, их содержание может затрагивать несколько органов исполнительной власти. Эти документы позволяют решать сложные проблемы, требующие согласованных действий ряда министерств, ведомств и организаций.

Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, месяц, квартал или на период выполнения конкретного вида работ.

Плановые документы разрабатываются на федеральном, отраслевом, территориальном уровнях, в отдельной организации.

Федеральные планы, программы разрабатываются по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими министерствами и ведомствами.

Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральными органами исполнительной власти, они рассчитаны на выполнение подведомственными организациями и учреждениями.

Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, городов и других территориальных образований и действуют в рамках территории.

Планирование деятельности отдельной организации осуществляется в форме плана, программы или графика. Текущая деятельность организации планируется в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отделов, групп, служб в форме планов и программ командировок отпусков, а также планов выполнения отдельных специализированных видов работ, наиболее важных и существенных для деятельности организации.

Источниками для составления планов являются федеральные и отраслевые планы, программы, генеральные схемы, организационно-правовые документы учреждения, распорядительная документация, решения коллегиальных органов, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от других подразделений и служб.

Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов. Планы работы подразделений утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом – её руководителем. Планы работы коллегиальных и совещательных органов утверждаются председателем коллегиального или совещательного органа.

Программа – плановый документ, содержащий обоснование и основные направления той или иной отрасли управления или деятельности.

План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем ( в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей.

Планы организаций оформляются на общем бланке с обязательными реквизитами. Планы работ и мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 7 8 9 10 Следующая ⇒