Унифицированные системы документации

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 11Следующая ⇒

Единообразие в структуре и обработке информации достигается посредством унификации и регламентации документационных процессов в министерствах, ведомствах, учреждениях, организациях, фирмах, характер основных управленческих функций которых однотипен.

Унификация процессов делопроизводства заключается в установлении рационального единообразия форм и способов документирования управленческой деятельности и обработки. Внедрение единых методов организации делопроизводства обеспечивается их официальным утверждением и введением в действие, то есть регламентацией. Унификация и регламентация не только служат целям общего упорядочения делопроизводства, но и способствуют внедрению новых методов работы с документами.

Унификация должна проводиться на научной основе с применением принципов научной организации труда и с учетом сложившейся делопроизводственной практики. Её целью являются:

· рационализация и ускорение процессов подготовки, исполнения, систематизации и поиска документов;

· сокращение объемов документопотоков;

· снижение трудозатрат в делопроизводстве;

· обеспечение возможности машинной обработки управленческой информации; повышение культуры управления;

· экономия канцелярских расходов.

Одновременно с унификацией делопроизводства разработаны классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированной системе документации.

В состав унифицированной системы документации входят следующие

системы:

· организационно-распорядительной документации;

· банковской документации;

· финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

· отчетно-статистической документации;

· документации по труду;

· внешнеторговой документации.

Положения государственной системы документационного обеспечения управления внедряются в практику документационного обеспечения через разработку и издание стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различным вопросам делопроизводства, через проведение унификации состава и формы управленческих документов.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Какие законодательные акты предписывают обязательное

документирование информации?

2. Какие требования к документам изложены в законодательных актах?

3. Какие вопросы работы с документами регламентируются

законодательными актами?

4. Каково значение государственной системы документационного

обеспечения управления и что она регламентирует?

5. Что регламентирует типовая инструкция по делопроизводству?

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Основные понятия и терминология документационного

Обеспечения управления

Терминология документоведения включает термины документационного обеспечения управления, обозначающие всё, что связано с процессами создания документов, их передачи, получения, систематизации, поиска, хранения, использования и другими аспектами.

«Биография» документа начинается с приобретения официального статуса «информации, зафиксированной на материальном носителе» и содержит последовательно три стадии рабочего взаимодействия с человеком. На первом этапе в рамках решения конкретных управленческих задач происходит процесс документирования, то есть создания документа, его правового оформления. Представляя собой конечный результат управленческого творчества, он отражает профессионализм данной организации, масштабы ее деятельности, культурный уровень менеджмента. Второй этап – активный цикл, самая динамичная часть того процесса, который называют «документационное обеспечение управления» – это работа по реализации заложенных в документе идей, воплощение их в реальность. На третьем этапе, статус которого называют «полуактивным», определяется судьба документа с точки зрения дальнейшего его места обитания, которое может быть временным или постоянным. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов. Документам принадлежит ряд функций: информационная, коммуникативная, культурная. К специфическим функциям документа относятся: управленческая, правовая, функция исторического источника.

Организация работы с документами

Отнесение документа к какой-либо системе начинается с разделения документов на официальные и документы личного происхождения. К таким документам относятся все документы вне сферы служебной деятельности человека.

В зависимости от размеров и направлений деятельности организации, ее структурных особенностей, уровня соподчиненности, форм собственности, на основе которых осуществляется хозяйствование, формируются и используются документы самого разнообразного характера.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

· организационно-правовая;

· плановая;

· распорядительная;

· информационно-справочная и справочно-аналитическая;

· отчетная документация;

· договорная документация;

· финансовая документация.

Перечисленный необходимый минимум документооборота достаточен для организационно-правового обеспечения и нормального осуществления деятельности организации, при условии, что сотрудники, работающие с документами, имеют соответствующие навыки и соблюдают требования ГОСТов и правила оформления и хранения документов.

Согласно определению (ГОСТ Р 51141-98), делопроизводство, или «документационное обеспечение управления», обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами». То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов.

Классификация документов

Документы, создаваемые в организации, определяют: круг вопросов, решаемых в процессе деятельности; объем и характер компетенции организации; порядок разрешения вопросов; характер взаимосвязей с другими

организациями.

Классификация документов – деление документов на классы по общим

признакам.

Документы в зависимости от основания деления классифицируются:

по наименованиям:

· служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки,

договоры и т. д;

по месту составления:

· внутренние (составляемые работниками данной организации) и внешние (поступающие из других организаций и от частных лиц);

по содержанию:

· простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме:

· индивидуальные (содержание документа имеет свои особенности), трафаретные (часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении) и типовые (созданные для группы однородных организаций);

по срокам исполнения:

· срочные (требующие исполнения в определенный срок) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);

по происхождению:

· служебные ( затрагивающие интересы организации) и личные (именные, касающиеся интересов конкретного лица);

по виду оформления:

· подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации:

· письменные, графические, фотокинодокументы.

Классификаторы документов организации составляются на основе положений об организации.

Повторяемость, однотипность управленческих, жизненных ситуаций, требующих обязательного документирования, вызвали унификацию форм документов, которая активно проводится по системам документации ( бухгалтерская, первичная учетная, кадровая и т. д.).

Вопросы документирования нашли отражение во многих законодательных актах:

· Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ;

· Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г. № 85-ФЗ;

· Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ;

· Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ;

· Федеральный закон «О связи» от 16.01.1995 г. № 15-ФЗ;

· Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ;

· Федеральный закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.

Второе направление унификации понятий и направлений – разработка стандартов на термины и определения.

Секретари и работники делопроизводства в своей работе используют указания ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он содержит основные понятия, используемые в делопроизводстве и архивном деле. Стандарт используется при разработке инструкций по делопроизводству.

Разрабатывая стандарты организации, важно правильно понимать все термины, связанные с этим направлением. Для этого применяют ГОСТ Р 1.12-99 «Государственная система стандартизации РФ. Стандартизация и смежные виды деятельности. Термины и определения».

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒