Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Документооборот: основные этапы
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления и сдачи их на хранение. Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, учреждении с момента создания или получения до завершения исполнения или отправления. Выделяют несколько этапов документооборота: · создание (получение) и первичная обработка поступающих в организацию документов; · предварительное рассмотрение документов службой ДОУ; · регистрация документов; · предварительное рассмотрение и передача документов к исполнению; · исполнение документа; · сдача документов в дело. Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии. Документооборот отражает систему управления, поэтому анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата. Проводя анализ документооборота можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Основополагающим объектом исследования и совершенствования является документопоток Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: · регистрируемые и нерегистрируемые документы; · входящие, исходящие и внутренние документы; · направляемые в вышестоящие или подведомственные организации. Документопоток характеризуется следующими параметрами. Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, содержащейся в этих документах. Структура документопотока описывается признаками в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов. Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ. Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации. Анализ документопотоков показывает основные цели исследования документопотоков организации, которыми являются: · повышение эффективности управленческой деятельности; · ускорение движения документов в организации; · уменьшение трудоемкости обработки документов. В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами. Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав. Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Но при этом необходимо разрабатывать технологию обработки документов, исключая параллельное участие в документообороте традиционной и машинной документации, содержащей дублированную информацию.
Информационно-справочная работа с документами С целью обеспечения оперативного поиска документов создаются информационно-поисковые системы, которые могут быть ручного типа, механизированные или автоматизированные. Для достижения информационной совместимости поисковых массивов разных организаций целесообразно составление информационно-поисковых систем на основе существующих классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений, классификатора аспектов деятельности организации. Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов: · у кого, где, на какой стадии находится любой документ; · в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. Для этого информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов организации, и прежде всего для выполнения данной задачи записываются в регистрационные формы, все данные о документах. Выдача информации: · по конкретному документу: местонахождение, стадия подготовки; · по теме (содержанию); · по корреспонденту; · по региону. При поиске сведений по конкретному документу может задаваться непосредственно номер документа. Поиск документа может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам. Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится документ.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ 1. Что входит в понятие документооборота? 2. Каковы основные правила организации документооборота? 3. Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем их особенность? 4. Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов? 5. В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как они проводятся? 6. Какое значение имеет регистрация документов и какое место она занимает в организации делопроизводства? 7. Какие задачи выполняет регистрация документов? 8. Назовите формы регистрации документов. 9. В чем достоинства и недостатки журнальной регистрации документов? 10. В чем особенности автоматизированной системы регистрации документов и в чем ее преимущества?
ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ Оформление трудовых отношений Трудовые отношения в организациях независимо от форм собственности регулируются Кодексом законов о труде в Российской Федерации (КзоТ), в соответствии с которым принят определенный порядок оформления соответствующей документации: приказов (распоряжений) администрации о приеме на работу, передвижениям по службе, увольнении; трудовых договоров (коллективных и индивидуальных), контрактов; договоров о материальной ответственности; внутреннего трудового распорядка или устава о дисциплине; трудовых книжек (в соответствии с инструкцией о порядке их ведения); материалов комиссии по трудовым спорам; табеля учета рабочего времени; штатных расписаний и других необходимых документов. Основные правовые акты, регулирующие трудовые, социально-экономические и профессиональные отношения между работодателем и работником предприятия (организации): · коллективный договор. Порядок его разработки и заключения определен Законом Российской Федерации «О коллективных договорах и соглашениях»; · индивидуальный трудовой договор, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а организация обязуется выплачивать за это заработную плату и обеспечивать надлежащие условия труда. Приход на российский рынок западных компаний повлек за собой использование при приеме на работу резюме, анкет-резюме, рекомендаций (рекомендательные письма). С целью уточнения пригодности принимаемого работника к должности некоторые работодатели проводят тестирование (устное и письменное). Прием на работу, увольнение и любые передвижения по службе оформляются приказом или распоряжением руководителя, которые объявляются работнику под расписку. Приказы по личному составу готовятся отделами кадров и вступают в силу с момента их подписания. В приказах и распоряжениях руководителя организации по вопросам регулирования трудовых отношений необходимо соблюдать основания для составления приказа и указывать эти основания в приказе или распоряжении: заявление работника, ходатайство Совета трудового коллектива, статья КзоТ. Причины передвижения по службе (и особенно увольнения) должны формулироваться в точном соответствии со статьями КзоТ. Все приказы и распоряжения администрации датируются и подписываются, имеют последовательную нумерацию. Приказы и распоряжения по личному составу хранятся постоянно. Выписка из приказа – копия части подлинного документа. Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Заявления хранятся в личном деле сотрудника. Трудовой договор (контракт) – соглашение между работодателем и работником организации, учреждения. Контракты заключаются на различные сроки работ: на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы. Кодекс законов о труде и заработной плате РФ (КзоТ РФ) употребляет термины «трудовой договор» и «контракт» как равнозначные понятия, на них распространяется единый правовой режим. Срочный трудовой контракт заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на определенный срок с учетом характера предстоящей работы (замещение работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, в командировке и т.д.). День выхода такого работника на работу считается днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. В контрактах (договорах) указывают основные условия: место работы; конкретная работа по профессии, должности; дата начала работы и ее окончание (для срочных договоров); оплата труда; обязанности работодателя по охране труда. Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме: Резюме – анкета – трудовой контракт (договор) с работником – приказ о приеме – запись в трудовой книжке – личная карточка ф. № Т-2 и (или) личное дело – лицевой счет по заработной плате. Резюме и анкета составляются по требованию отделов кадров. Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения может быть указана любая информация, знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, трудовая книжка заводится и ведется на всех рабочих и служащих предприятия всех форм собственности, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на внештатных работников, если они подлежат государственному социальному страхованию. Все записи в трудовой книжке вносятся администрацией предприятия (организации) после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Личные карточки. Личная карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и других документов, а также на основании опроса работника. Заполняются личные карточки рукописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом организации, фирмы. Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту, перед сдачей в архив они нумеруются. На многих предприятиях (организациях) личные карточки ведут с помощью компьютера.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ 1. Назовите особенности оформления трудовой книжки. 2. Назовите три вида переводов на другую работу. 3. Какие документы используются при приеме на работу? 4. В каких случаях устанавливается или не устанавливается испытательный срок?
Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2016-06-04; Просмотров: 12351; Нарушение авторского права страницы