Суть референтской деятельности

⇐ ПредыдущаяСтр 11 из 11

Референт руководителя – это должностное лицо, являющееся докладчиком, консультантом по определенным вопросам, делающее или читающее реферат.

Навыки референта:

· уметь составлять документы делового и научно-делового характера: материалы для доклада, первоначальный вариант доклада, отчет, справку для вышестоящей инстанции или другой организации, заключение, рекомендации и другие документы;

· квалифицированно пользоваться источниками деловой и научной информации, осуществлять поиск таких источников;

· редактировать чужую рукопись или текст, готовящийся к изданию или переизданию;

· рецензировать материалы делового и научного характера в рамках своей компетенции;

· составлять объявления, рекламные тексты, аннотации, буклеты к выпускаемой продукции, анонсы;

· составлять статьи или заметки для опубликования в газете или журнале;

· конспектировать устное выступление (докладчика, лектора, лица, выступающего по радио, телевидению, на митинге);

· вести протокол заседания, собрания и оформлять его как документ;

· реферировать (конспектировать) любые письменные материалы;

· составлять деловые письма, договоры и другие деловые документы;

· уметь составлять сводные документы на основе справок и докладов (отчетов) отдельных структурных подразделений организации.

Достоинствами научных, научно-деловых, а также некоторых сугубо деловых работ являются новизна, насыщенность фактическим материалом, в том числе уникальными сведениями, перспективность, то есть возможность внедрения в практику, аргументированность, убедительная критика прежних представлений, глубина исследования, применение новых методов и приемов.

Для составления устного или письменного сообщения референт должен уметь пользоваться опубликованными письменными источниками информации – научными монографиями, специальными статьями, энциклопедиями, справочниками, специальными (отраслевыми) словарями. Работая над конкретной темой, необходимо использовать специальную литературу, относящуюся именно к этой теме. Нельзя ограничиваться только недавно изданной отечественной и переводной литературой. Очень полезно наряду с этим пользоваться монографическими, энциклопедическими, периодическими изданиями.

Способы фиксации и систематизации сведений, полученных из этих источников, – это конспектирование (реферирование), картографирование.

Картографирование – это запись на карточки библиографии. На карточку записывают фамилию и инициалы автора, название труда, город, в котором издана книга, название издательства и год издания.

Реферирование – это подготовка сокращенного изложения текста с основными фактическими сведениями и выводами.

Процесс реферирования подразумевает следующие основные этапы:

· прием различной информации, поступающей как из письменных, так и из устных источников (рецептивный аспект деятельности);

· анализ полученной информации с целью выявления нового, существенного, наиболее важного (аналитический аспект деятельности);

· производство собственного речевого высказывания, то есть изложение результатов интерпретации полученной информации в письменной или устной форме (продуктивный аспект деятельности).

В специальной литературе реферирование рассматривается как один из аналитико-синтетической переработки документов (АСПД).

АСПД – аннотирование, реферирование и составление обзоров, то есть подготовка вторичных, более сжатых документов.

Аннотирование – это процесс, цель которого дать краткую характеристику текста с точки зрения содержания, назначения, формы и других особенностей.

Аннотация – это краткая характеристика статьи (книги) с точки зрения назначения, содержания, формы и других особенностей. Цель аннотации – дать общее представление о статье.

Аннотации бывают справочными и рекомендательными.

Справочная аннотация – краткая характеристика текста, дополняющая его заглавие. В справочной аннотации обычно указываются тип книги и ее назначение (монография, диссертация, справочник, очерк); задачи, поставленные автором; метод, которым он пользовался (эксперимент, сравнительный анализ, компиляция других источников); принадлежность автора к определенной научной школе или направлению; структура книги; предмет или тема произведения, его основные положения и выводы; характеристика вспомогательных и иллюстративных материалов, дополнений, приложений, справочного аппарата, включая указатели и библиографию.

Рекомендательная аннотация характеризует текст с точки зрения рационального использования имеющейся в нем информации не вообще, а в сфере определенной общественной деятельности, конкретной категорией потребителей.

Структура аннотации:

1. Библиографическое описание (автор, название, выходные данные).

2. Тема статьи (книги).

Указывается общая тема источника. Статья (книга, монография)

посвящена… (теме, вопросу, проблеме)…

3. Проблематика.

В статье (книге) анализируются (освещаются, описываются, разбираются, раскрываются, рассматриваются) следующие проблемы…

в статье (книге) дается анализ (характеристика, описание)…

в статье (книге) приводятся результаты…

в статье (книге) излагается теория (история, методика, проблема, вопрос)…

в статье (книге)исследуется вопрос о (проблеме, процессе, зависимости, свойствах).

4. Адресат.

Статья (книга) предназначена для специалистов в области…

Статья (книга) представляет интерес для…. (широкого круга читателей).

Музыкант, В. Л.

Реклама: международный опыт и российские традиции. – М.: Право и закон, 2004. – 222 с.: ил.

Книга посвящена анализу одной из реалий российской жизни – рекламе. Это явление рассматривается автором системно, в комплексе маркетинговых коммуникаций: паблик рилейшнз, директ-маркетинга и сейлз промоушн.

Особое внимание уделено зарубежным и отечественным направлениям деятельности рекламиста, ПР-мена, специалиста в области политической рекламы. Рассматривая российскую рекламу в контексте мирового рекламного рынка, автор акцентирует внимание на российской специфике и достижениях рекламистов. Основные положения подкреплены иллюстрациями и схемами.

Для сотрудников рекламных и ПР-агентств, специалистов в области политической рекламы и паблик рилейшнз, а также всех изучающих и интересующихся рекламным бизнесом.

Романов, А. А.

Грамматика деловых бесед. – Тверь, 2000. – 240 с.

Предлагаемая работа посвящена вопросам управленческой коммуникации как разновидности человеческого общения, которая реализуется собеседниками в условиях производственной деятельности. Книга призвана раскрыть основы деловой коммуникации с точки зрения общих закономерностей человеческого общения, осветить вопросы, с которыми постоянно сталкиваются деловые люди, – как построить беседу, как успешно разрешать конфликтные ситуации на почве языкового непонимания, как в беседе учитывать интересы партнера без ущерба собственной выгоды, как найти с любым собеседником «общий» язык.

Книга адресована руководителям всех уровней управленческого звена, предпринимателям, студентам, учащимся и всем, кто связан с организацией деловых контактов и взаимовыгодного сотрудничества.

Единой классификации рефератов в настоящее время не существует. В основном рефераты различаются по следующим признакам:

1. Цель реферирования – информативный и индикативный рефераты.

Информативный реферат называют расширенным, фактографическим или рефератом-конспектом.
Индикативный реферат называют указательным или

рефератом-резюме.

2. Число отражаемых документов – монографический, обзорный и

сводный рефераты.

Рефераты, составленные на основании одного источника, называются монографическими, а составленные на основании нескольких источников на одну тему – обзорными.

3. Форма изложения – текстовый, иллюстративный, табличный и

другие виды рефератов.

Текстовый реферат – это реферат, составленный в виде текста, то есть в словесной форме.

4. Исполнитель – авторский, референтский и машинный рефераты.

Авторские рефераты составляются самими авторами текста, референтские – профессиональными референтами, машинные – с помощью ЭВМ.

Как правило, реферат состоит из вступления, основной части и заключения.

При составлении рефератов придерживаются следующего плана:

1. Библиографическое описание (автор, название, выходные данные).

2. Тема статьи (книги).

Статья (книга, монография) посвящена… (теме, вопросу, проблеме)…

3. Композиция.

Статья (книга) состоит из … (трех разделов и так далее);

Статья (книга) включает в себя…;

Статья (книга) содержит…

4. Основное содержание.

Во введении указывается, что…;

во введении отмечается, что…;

в первой главе освещается… Автор отмечает (указывает, делает вывод), что…;

вторая глава посвящена (содержит)… По мнению автора…;

в третьей главе…;

в заключении указывается (отмечается), что ….

5. Наличие иллюстративного материала.

Свои рассуждения автор иллюстрирует конкретными фактами и примерами, приводит рисунки, фотографии, таблицы….

6.Адресат.

Статья предназначена для специалистов в области…;

Статья представляет интерес для… (широкого круга читателей).

Рождественский, Ю. В.

Риторика публичной речи. – М.: Дело, 2002. – 64 с.

В работе Ю. В. Рождественского – доктора филологических наук, профессора МГУ им. М.В. Ломоносова, академика АПН СССР, освещаются некоторые вопросы риторики популярной публичной лекции. Работа состоит из предисловия и трех разделов.

В предисловии кратко характеризуются особенности риторики как науки о целесообразном построении и правильном использовании речи и определяется место популярной публичной лекции в системе речи. Отмечается, что риторика разделяет речь на три рода: устную, письменную и смешанную (массовая информация, информатика, наглядная агитация и реклама). В устной речи выделяется, в частности, неофициальная и официальная, или публичная, речь. Публичная речь подразделяется на ораторику (судебная речь, совещательная, или речь в собрании, и показательная, то есть речь на торжественном акте) и гомилетику (от слова «гомилия» – беседа), к которой относятся проповедь, учебная речь и пропаганда.

Одним из важных видов устной речи является популярная публичная лекция. Различаются классическая и новая популярная публичные лекции. Классические популярные лекции не обращены прямо к текущей политике, но представляют историю и современное состояние отдельных отраслей знания. Такого рода лекции не предполагают последовательного развития темы в ряде лекций и поэтому относятся к ораторике. Новая популярная публичная лекция изменила свой статус и относится теперь к гомилетике, так как входит в систему пропаганды и, следовательно, развивает определенное, планируемое содержание в последовательном ряду лекций.

В первом разделе «Оценка и анализ публичной речи» рассматриваются следующие аспекты, которые необходимо учитывать при подготовке и восприятии публичной лекции: влиятельность и эффективность речи; принципы оценки речи; образ оратора; виды речи; образ данной речи; речевая эмоция; логическое содержание речи; композиция и стиль.

Под эффективностью речи понимается умение добиться цели, которую оратор перед собой ставил, например объяснить что-либо, успокоить или возбудить страсти, убедить в необходимости сделать что-либо. Влиятельность речи состоит в завоевании доверия и авторитета на будущее.

Разные результаты речи называются в риторике областями эффективности речи, к которым относятся: вызывание эмоций, привлечение внимания; распространение знания; создание намерения; переход к действию; формирование навыков. Каждый вид речи имеет свои области эффективности. Например, гомилетическая публичная лекция должна вызывать и воспитывать эмоции, привлекать к себе внимание, распространять знания и формировать навыки.

Оценка речи производится с трех точек зрения: аудитории, которая оценивает данную лекцию с точки зрения влиятельности и эффективности одновременно; организаторов лекции, оценивающих ее только с точки зрения влиятельности; лектора, который может оценить только эффективность лекции.

Во втором разделе «Изобретение и построение публичной лекции» рассматриваются следующие аспекты риторической разработки выступления: знание предмета и учет своего опыта; изобретение речи; расположение речи; исполнение речи.

Завершается работа разделом «Проблема самовоспитания оратора (вместо заключения)», в котором дано несколько практических советов по риторическому самообразованию.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Данное учебное пособие является практическим пособием по организации современного делопроизводства. В нем рассматриваются основные понятия, процедуры и стандарты делопроизводства, принципы подготовки, оформления, контроля, исполнения и хранения деловых писем, официальных материалов и другой информации, необходимой для нормальной деятельности фирмы, предприятия, организации. Изложены требования к оформлению основных видов учредительных, финансово-бухгалтерских, кадровых, протоколов совещаний, заседаний, деловых встреч.

В учебном пособии рассмотрены проблемы использования компьютерных технологий для подготовки документов, защита конфиденциальной документации от несанкционированного доступа.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия (организации).

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Балибардина Г. И. Документоведение и документационное обеспечение

управления: учеб.-метод. пособ. / Г. И. Балибардина. – Волгоград:

Изд-во Волгогр. гос. ун-та, 2002. – 75 с.

2. Банько Н. А. Основы документационного обеспечения управления:

(делопроизводство): учеб. пособ. / Н. А. Банько. – Волгоград:

Политехник, 2004. – 75 с.
3. Бухтиярова Т. И. Основы документационного обеспечения управления /

Т. И. Бухтиярова. – Челябинск: УрГЭУ, 2002. – 47 с.

4. Деловая переписка: практич. пособ. / А. Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. – М.:

Дело, 2004. – 60 с.

5. Документационное обеспечение современного управления: учеб. пособ. /
Ю. Д. Бахтеев., В. М Володин., В. Г. Пащенко и др. – Пенза: Изд-во

ПГУ, 2003. – 120 с.

6. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы:

учеб. пособ. / Л. М. Вялова. – М.: Академия, 2003. – 80 с.

7. Документационное обеспечение управления (делопроизводство):

учеб. пособ. / А. В. Пшенко. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004.– 48 с.

8. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо: учебно-практич.

пособ. / М. И. Басаков. – 3-е изд. – М.: Дашков и К^о, 2004.

9. Лаврентьева Н. М. Документирование управленческой деятельности: учеб.

пособ. / Н. М. Лаврентьева. – Владивосток: Изд-во ДВГАЭУ, 2002. – 94 с.

10. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения

управления в современных условиях // Экономика и жизнь. – 2002. – 5 ноября.

11. Нечаева Е. В. Документоведение и документационное обеспечение

управления: учеб. пособ. / Е. В. Нечаева. – СПб.: СПб ГПУ, 2003. – Ч. 1. –

2003. – 84 с.

12. Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство):

учеб. пособ. / А. В. Пшенко. – М.: Форум: ИНФРА-М, 2002. – 251 с.
13. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник /

Л. А. Румынина. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Academia, 2004. – 214 с.

14. Сиганова Т. В. Основы документационного обеспечения управления: учеб.

пособ. / Т. В. Сиганова. – Омск: ОмГТУ, 2004. – 56 с.
15. Фионова Л. Р. Основы документационного обеспечения управления:

конспект лекций / Л. Р. Фионова. – Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та,

2003. – 94 с.
16. Электронный документооборот и документационное обеспечение управления

в бизнесе: материалы междунар. практич. конф. – М., 2003.

Учебное издание

Пушкарева Альбина Викторовна

Основы документационного обеспечения

управления

Учебное пособие

Редактор Г.С. Одинцова

_______________________________________________________

Подписано в печать Формат 60х84/16. Бумага писчая.

Печать офсетная. Усл. п. л. 4, 4. Уч.- изд. л. 3, 2. Тираж 50 экз.

Заказ № _________

_______________________________________________________

680042, г. Хабаровск, ул. Тихоокеанская, 134, ХГАЭП, РИЦ

⇐ Предыдущая 2 3 4 5 6 7 8 9 1011