Общий вид и состав реквизитов документов

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 11Следующая ⇒

Существует ряд обязательных признаков, установленных законом или положениями, для отдельных видов документов. Это так называемые реквизиты. Их состав и расположение на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97, согласно которому для официального документа обязательны реквизиты:

· «Государственный герб РФ» ставят на бланках документов законодательных органов;

· «Герб субъекта РФ» помещают на бланках документов на основании правовых актов субъектов РФ;

· «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» помещают на бланк если это предусмотрено уставом (положением об организации). На бланках документов с гербами РФ эмблема не употребляется;

· «Код организации» и «Код формы документа» проставляют

согласно соответствующим классификаторам;

· «Наименование организации» отражает то название организации, которое зафиксировано в ее учредительных документах. Под наименованием организации располагают название вышестоящей организации, полное или сокращенное. При употреблении в качестве государственного не только русского, но и национального языка, наименование организации указывают на двух языках. Если автором документа является филиал, территориальное отделение, представительство, структурное подразделение, то его наименование указывают ниже наименования головной организации;

· «Справочные данные об организации» охватывает: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты;

· «Наименование вида документа» определяется уставом (положением организации);

· «Дата документа» – это дата подписания (наиболее поздняя, если у документа несколько авторов), утверждения документа, принятия решения (приказ), дата события (акт). Записывать дату можно несколькими способами;

· «Регистрационный номер документа включает порядковый номер документа и индекса дела по номенклатуре дел, указание на корреспондента, исполнителя. Если авторами документа являются две организации, то порядковый номер указывают через косую черту в порядке записи авторов в документе;

· «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» отражает соответствующие реквизиты упоминаемого документа;

· «Место составления или издания документа» используют, если невозможно употребить реквизиты «Наименование организации» и «Справочные данные об организации»;

· «Гриф ограничения доступа к документу» (секретно, конфиденциально) ставят (без кавычек) на первом листе документа;

· «Адресат» включает наименование организации и подразделений (указывают в именительном падеже), должность и фамилию адресата (в дательном падеже), причем порядок их указания может быть любой

· «Гриф утверждения документа» располагают в правом верхнем его углу. Он включает слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), ниже указывают должность лица, утверждающего документ, еще ниже располагают его личную подпись, инициалы, фамилию и под ними дату утверждения. Подписи всех, утверждающих документ, располагают на одном уровне. Если документ утвержден другими документами (постановлением, решением, приказом, протоколом), то употребляют слово УТВЕРЖДЕНО, ниже указывается вид утверждающего документа в именительном падеже и под его названием помещаются дата и номер;

· «Резолюция» – указание на решение должностного лица. Этот реквизит содержит фамилии исполнителей, запись поручения, срок исполнения, подпись, дату; она может располагаться на документе или на отдельном листе;

· «Заголовок к тексту» передает краткое содержание текста и согласуется с видом документа.

· «Отметка о контроле» обозначают словом (штампом) «Контроль» или буквой «К»;

· текст документа пишут только на русском языке при адресовании его в федеральные органы государственной власти и органы Государственной власти субъектов РФ, на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ по отношению к отправителю;

· «О наличии приложений» выглядит следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Приложение: на 3 л. в 3 экз. в первый адрес.

· «Подпись» включает наименование должности (сокращенное, если не используют бланк и полное в остальных случаях), личную подпись, инициалы, фамилию. На бланке должностного лица должность его не указывают. Подписи должностных лиц располагают на документе одну под другой в последовательности, определяемой должностью, начиная с самой высокой. Подписи лиц с равнозначными должностями располагают на одном уровне. В документах, отражающих работу комиссий, указывают обязанности подписывающих документ (председатель комиссии, члены комиссии). Если документ подписывает исполняющий обязанности должностного лица, то указывают его фактическую должность.

· «Гриф согласования документа» включает слово СОГЛАСОВАНО, ниже указывают должность и наименование организации, где находится лицо, с которым проведено согласование, ниже располагают его личную подпись, инициалы, фамилию;

· «Визы согласования документа» включает указание должности, подпись, инициалы и фамилию визирующего, а также дату визирования. В распорядительных документах визу ставят на последнем листе подлинника или на отдельном листе;

· «Печать» ставят для того, чтобы заверить подлинность подписи должностного лица. Используют для этого печать организации;

· «Отметка о заверении копии» используют, когда нужно заверить соответствие копии документа подлиннику. Для этого ниже реквизита «Подпись» ставят заверительную надпись «Верно», ниже указывают должность, личную подпись, инициалы и фамилию лица, заверившего копию, дату заверения;

· «Отметка об исполнителе» содержит фамилию, имя, отчество, номер телефона исполнителя документа. Этот реквизит проставляют на последнем листе документа в левом нижнем углу листа;

· «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» состоит из даты и номера документа, слова «В дело», номера дела, где будет храниться документ. После исполнения документа исполнитель (руководитель подразделения) подписывает его, датирует и направляет в дело;

· «Отметка о поступлении документа в организацию» включает порядковый номер и дату поступления документа. Допускается использование для этих целей штампа;

· «Отметка для автоматического поиска документа» содержит имя файла, код оператора и другие данные, установленные в организации для работы с документами в автоматическом режиме, идентификатор электронной копии документа.

Кроме бланков организации используют унифицированные (единые для всех организаций РФ) формы документов, в частности, бухгалтерских, командировочных и других, а также общие бланки, например, для приказов, распоряжений, постановлений и т. д. На общих бланках отсутствуют такие реквизиты, как индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер банковского счета, ссылка на индекс и дату входящего документа. Вместо них впечатываются наименование вида документа (приказ, распоряжение, постановление), его номер, дата, место составления или издания.

Другими непременными реквизитами документа должны быть: ясный адрес (организация или лицо, которому предназначен документ), регистрационный номер с датой отправки, подпись и печать (последняя – только на документах, имеющих юридическую силу), фамилия, имя, отчество, номер телефона ответственного составителя документа.

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства, текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Какие законодательные акты предписывают обязательное документирование

информации?

2. Какие требования к документам изложены в законодательных актах?

3. Какие вопросы работы с документами регламентируются законодательными

актами?

4. На кого возложено методическое руководство постановкой делопроизводства

в стране?

5. Каково значение ГСДОУ и что она регламентирует?

6. Что регламентирует типовая инструкция по делопроизводству?

СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТОВ

⇐ Предыдущая 1 234 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒