Организация конфиденциального делопроизводства

⇐ ПредыдущаяСтр 10 из 11Следующая ⇒

В своей совокупности источники конфиденциальной информации содержат полные сведения о составе, содержании и направлении деятельности фирмы, предприятия (организации), что интересует конкурентов.

Правильная организация конфиденциального делопроизводства в фирме (организации) является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет важное значение в достижении цели ее защиты. 80 % конфиденциальной информации находится в документах делопроизводства. Конфиденциальный документооборот играет важную роль в достижении экономических успехов.

Всю информацию в фирме (организации) можно разделить на две большие группы: открытую; с ограниченным доступом.

Информация с ограниченным доступом может быть: государственной тайной; конфиденциальной информацией.

Условия, при которых информация организации может быть отнесена к коммерческой тайне, перечислены в статье 139 части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, подразделяются на секретные и конфиденциальные. Секретные документы могут быть с грифом «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». Конфиденциальные – с грифами «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и т.д. Видов конфиденциальной информации насчитывается

более 30.

Конфиденциальные документы бывают:

· нормативно-методические;

· руководящие;

· распорядительные;

· информационно-справочные;

· организационные;

· финансово-бухгалтерские;

· кадровые (по личному составу).

Каждый вид конфиденциальных документов имеет свои реквизиты. Правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТом Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф ограничения доступа к документу. Он располагается в правом верхнем углу. Дополняется гриф номером экземпляра.

Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы (организации). Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение и в общем делопроизводстве, но обязательно эти документы должны находиться отдельно от других дел делопроизводства.

В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на входящие, исходящие, внутренние.

Прием входящих конфиденциальных документов осуществляется сотрудником конфиденциального делопроизводства, который проверяет: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).

В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных документов составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя.

На каждом зарегистрированном документе должен проставляться штамп, в котором указывается: наименование; регистрационный номер; дата поступления. После регистрации документы передаются руководству фирмы для принятия решения. Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа. Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции. С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов. По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Сотрудник конфиденциального делопроизводства подшивает документ в дело. Дальнейшее использование конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью.

Конфиденциальные документы могут: использоваться в дальнейшем; передаваться в архив на хранение; уничтожаться.

Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие этапы: разработка проекта документа; согласование документа; подписание документа; регистрация документа; отправка документа.

Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем документа в двух экземплярах. Проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы (организации), а после подписания регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов. Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанным руководителем спискам с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов.

Выдача и возврат конфиденциальных документов отражаются в журнале учета и выдачи конфиденциальных документов.

Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы (организации).

Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц.

На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению, комиссией составляется акт. Акт утверждается руководителем фирмы (организации).

Система защиты информации

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель вправе отказать в приеме на работу тому, кто не желает брать на себя ответственность по сохранению конфиденциальной информации.

Сотрудники фирмы при поступлении на работу в необходимых случаях подписывают обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны, который составляется в одном экземпляре и хранится в личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО

о неразглашении коммерческой тайны

00.00.05

Я, ________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

в качестве работника__________________________________________________

(наименование предприятия)

в период трудовых (служебных) отношений с предприятием (его правопреемником) и в течение____________________________________ после их окончания обязуюсь:

1) не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые мне будут доверены или станут известны по работе (службе);

2) не передавать третьим лицам и не раскрывать публично сведения, составляющие коммерческую тайну, без согласия руководителя;

3) выполнять относящиеся ко мне требования приказов и инструкций по обеспечению сохранности коммерческой тайны;

4) в случае попытки посторонних лиц получить от меня сведения о коммерческой тайне организации немедленно сообщить____________________________

(должностное лицо или подразделение организации)

5) сохранять коммерческую тайну тех организаций, с которыми имеются деловые отношения организации;

6) не использовать знание коммерческой тайны организации для занятий любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб организации;

7) в случае моего увольнения все носители коммерческой тайны организации (рукописи, черновики, чертежи, дискеты, документы, кино-фото-, фоно-, видеоматериалы, модели, изделия), которые находились в моем распоряжении в связи с выполнением мною служебных обязанностей во время работы в организации, передать _____________________________________________________________________

(должностное лицо или подразделение)

8) об утрате или недостаче носителей коммерческой тайны, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов (металлических шкафов), личных печатей и о других фактах, которые могут привести к разглашению коммерческой тайны организации, а также о причинах и условиях возможной утечки сведений, немедленно сообщать_________________________

(должностное лицо или подразделение)

До моего сведения доведены с разъяснениями соответствующие положения по обеспечению сохранности коммерческой тайны организации.

Мне известно, что нарушение этих положений может повлечь уголовную, административную, гражданско-правовую или иную ответственность в соответствии с законодательством РФ, в виде лишения свободы, денежного штрафа, обязанности по возмещению ущерба организации (убытков, упущенной выгоды и морального ущерба) и других наказаний.

Должность Подпись И.О.Фамилия

Для ограничения доступа к коммерческой тайне руководитель предприятия издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф конфиденциальности. Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему. Порядок обеспечения сохранности коммерческой тайны может быть закреплен в трудовом контракте с работником.

Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации, приведен ниже.

Класс информа- ции	Вид информации	Источник регулирования	Ответственные лица	Степень ответственности	Наличие
1. Государственная тайна	Тайна, охраня- емая законом	Законодательство о государ- ственной тайне	Руководитель	Обязан	Если есть
Конфиденци- альная информация фирмы	2. Персональные данные	Гл.14 Трудового кодекса РФ	Работодатель	Обязан	Всегда есть
Закон от 20.02.1995 №24-ФЗ	Любое лицо	Всегда есть
3. Коммерческая тайна	Ст.139 ГК РФ, Пост. Правит-ва РСФСР от 05.12.91 №35	Любое лицо	Может	Если введен режим охраны
4. Служебная тайна, профес- сиональная тайна	Законы, иные правовые акты или договоры с контрагентами	Сотрудник	Обязан	Если есть в соотв. с законом или догово- ром
5. Сведения ограниченного доступа (служебная информация Фирмы)	Внутрифирмен- ные нормативные акты	Сотрудник	Может	Если введен режим охраны

ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ,

составляющих коммерческую тайну фирмы

Размер кредитов, которые взяла или собирается взять фирма.

Объем производства продукции (в месяц, квартал, год).

Наименование фирм-контрагентов.

Размер прибыли, получаемой за месяц, квартал, год.

Распределение прибыли.

Цели, задачи и тактика переговоров с деловыми партнерами.

Условия коммерческих контрактов, платежей, услуг.

Степень заинтересованности в приобретении товара или услуг.

Заработная плата сотрудников фирмы.

Характер, репутация и другие данные о персонале фирмы.

Регионы сбыта продукции.

Направления маркетинговых исследований предприятия.

Направления маркетинговых исследований фирмы.

Директор Подпись Ф.И.О

В случае необходимости этот перечень может быть дополнен и также заверен подписью руководителя с проставлением новой даты.

Таким образом выстраивается примерная структура информации, охраняемой в организации. Из перечня видно, что организация обязана охранять любую " чужую" информацию: государственную, персональную, полученную от контрагентов (граждан и организаций). Также организация может иметь и охранять " свою" тайну.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Какие документы относятся к конфиденциальным?

2. Какие способы защиты информации от несанкционированного доступа вы

знаете?

3. Какие существуют технологии обработки документов?

4. Каков порядок работы персонала с конфиденциальными документами?

5. Как учитываются и хранятся дела с конфиденциальными документами?

6. Назовите нормативно-методическое обеспечение защиты документированной

информации.

⇐ Предыдущая 2 3 4 5 6 7 8 91011 Следующая ⇒