Тема 5. Загрузка, просмотр и корректировка базы данных

⇐ ПредыдущаяСтр 7 из 11Следующая ⇒

Цель работы: ознакомиться с основными средствами загрузки, просмотра и корректировки базы данных в Access, изучить основы конструирования экранных форм.

Теоретико-методологическая часть

Способы загрузки базы данных

На первом этапе создания базы данных была определена структура таблиц БД и установлены связи между ними. Кроме того, в базу данных была введена нормативно-справочная и другая условно-постоянная информация. Второй этап предусматривает ввод в БД оперативной (учетной) информации, а также просмотр и корректировку базы данных.

В Access существуют два способа загрузки БД:

Ø ввод данных непосредственно в таблицы базы данных;

Ø использование специально разработанных экранных форм.

Первый способ применяют в том случае, если данные изменяются достаточно редко, а база данных имеет простую структуру, т.е. в ней нет сложных связей между таблицами.

Второй способ предпочтителен в том случае, если приходится часто изменять данные, а база данных состоит из большого количества таблиц, связанных друг с другом.

Назначение экранной формы

Экранные формы предназначаются для наглядного представления информации из БД и существенно облегчают ввод взаимосвязанных данных. Такие формы, как правило, соответствуют формам первичных документов. Это позволяет обеспечить однократный ввод данных, облегчить восприятие хранящейся в базе данных информации и предотвратить возникновение множества ошибок при вводе информации.

Кроме того, формы могут использоваться для создания панелей управления (меню) в диалоговых приложениях пользователя с целью автоматизации процессов управления работой конкретных задач.

Средства создания формы

Для создания форм в Access используются следующие средства:

Ø Конструктор форм, посредством которого можно самостоятельно разработать формы с заданными свойствами;

Ø Мастер форм — позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных полей;

Ø Автоформа [14]: в один столбец — позволяет автоматически создать форму с полями, расположенными в один или несколько столбцов;

Ø Автоформа: ленточная — позволяет автоматически создать форму с полями, расположенными в строку;

Ø Автоформа: табличная — позволяет автоматически создать форму в виде таблицы (в отличие от ленточной формы каждая запись находится на отдельной странице);

Ø Диаграмма — позволяет создать форму со встроенной диаграммой;

Ø Сводная таблица — позволяет создать форму со сводной таблицей.

Последовательность создания формы

Для создания формы любым из вышеперечисленных способов необходимо выполнить следующие действия:

· в окне базы данных открыть вкладку Форма;

· нажать кнопку Создать;

· в диалоговом окне Новая форма выбрать из списка подходящий способ создания формы[15];

· нажать кнопку OK.

Использование мастера для создания формы

Мастер автоматизирует процесс создания формы, уточняя у пользователя параметры формы. Для вызова мастера следует открыть диалоговое окно Новая форма и выбрать из списка способов создания формы — Мастер форм и нажать кнопку OK.

Форма, созданная мастером, может быть доработана в окне конструктора форм в соответствии с требованиями пользователя.

Создание форм в конструкторе

Конструктор форм позволяет создавать формы любой степени сложности. В этом случае конструирование начинается с пустой формы и полностью возлагается на пользователя.

Чтобы создать новую форму в окне конструктора, необходимо открыть диалоговое окно Новая форма, выбрать из списка — Конструктор и нажать кнопку OK.

На экране откроется окно конструктора форм.

Объекты формы

Форма в Access состоит из отдельных объектов, которые называются элементами управления. Сюда относятся:

Ø надписи;

Ø прямоугольники и линии;

Ø поля и списки;

Ø кнопки;

Ø переключатели, выключатели и флажки;

Ø графические и OLE объекты.

Некоторые элементы управления (поля, списки, переключатели, выключатели и флажки) связаны непосредственно с полями таблиц. Другие элементы (надписи, прямоугольники и линии) служат целям оформления и облегчения восприятия данных.

Области формы

Форма данных включает следующие области: заголовок формы, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул и примечание формы (рис. 3.11).

Область данных всегда присутствует в форме. Для добавления в форму областей заголовка и примечания необходимо дать команду Вид ¾ Заголовок/примечание формы, верхнего и нижнего колонтитулов ¾ команду Вид ¾ Колонтитулы.

Для изменения размера какой-либо области формы следует установить курсор мыши на верхнюю часть границы и переместить ее, удерживая кнопку мыши в нажатом состоянии.

Области формы содержат вертикальные и горизонтальные линии, которые составляют сетку формы. Сетка предназначена для выравнивания объектов формы и может быть удалена с экрана командой Вид ¾ Сетка.

Панель элементов

Для размещения объектов в форме используется панель элементов, на которой располагаются инструменты конструктора (табл. 3.15). Панель элементов выводится на экран посредством команды Вид ¾ Панель элементов или с помощью кнопки на панели инструментов.

Для создания полей ввода в форме можно воспользоваться кнопкой на панели инструментов, которая открывает окно со списком полей, где можно выбрать необходимое поле и перетащить его в требуемое место формы.

Свойства объектов формы

Все объекты формы имеют характерные для них свойства, которые можно настроить в соответствии с определенными требованиями. Кроме того, для каждого объекта можно определить действия, выполняемые при наступлении определенных событий.

При размещении объекта в форме устанавливаются принятые по умолчанию значения свойств объекта. Для того чтобы изменить стандартные установки для свойств какого-либо из объектов, следует выбрать требуемый объект и открыть окно его свойств, используя команду Вид ¾ Свойства или кнопку на панели инструментов. Свойства объекта позволяют определить его внешний вид, размер, местоположение в форме, режим ввода/вывода, привязать к нему выражение, макрос или подпрограмму.

Форма в целом также имеет свой собственный набор характеристик, определяющий расположение ее в главном окне Access, размер, заголовок, стиль и некоторые другие параметры.

Таблица 3.15

Инструменты конструктора форм

Кнопка	Название	Назначение
	Выбор объектов	Осуществляет выделение элементов управления
	Мастера	Включает/выключает мастера создания элементов управления
	Надпись	Позволяет разместить в форме текст
	Поле	Создает поле ввода, которое осуществляет отображение, ввод и корректировку данных, а также вывод результатов вычислений
	Группа переключателей	Используется для формирования группы элементов упра-вления
	Выключатель	Создает выключатель для альтернативного выбора
	Переключатель	Создает переключатель для альтернативного выбора
	Флажок	Создает флажок для альтернативного выбора
	Поле со списком	Создает составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающийся список
	Список	Создает список, допускающий прокрутку
	Кнопка	Создает командную кнопку
	Рисунок	Осуществляет размещение рисунка, не являющегося объектом OLE
	Свободная рамка объекта	Позволяет размесить свободный объект OLE (при перемещении по записям объект остается неизменным)
	Присоединенная рамка объекта	Позволяет отобразить объекты OLE (при перемещении по записям отображаются разные объекты)
	Разрыв страницы	Указывает начало новой страницы формы
	Набор вкладок	Используется для создания формы с несколькими вкладками
	Подчиненная форма/отчет	Позволяет отобразить данные из нескольких источников
	Линия	Рисует линию для отделения логически связанных данных
	Прямоугольник	Рисует прямоугольник для визуальной группировки элементов управления или выделения логически связанных данных

Управление объектами

В процессе создания формы можно перемещать, добавлять, удалять или изменять размеры объектов, а также устанавливать их свойства.

Для управления объектами необходимо их выделить. Чтобы выделить один объект, достаточно установить на него указатель мыши и нажать левую кнопку мыши. Для выделения одновременно нескольких объектов следует выбрать инструмент на панели элементов, установить указатель мыши на объект и, не отпуская кнопку мыши, переместить рамку выделения так, чтобы внутри нее оказались все необходимые объекты. После этого можно управлять выделенными объектами как единым целым. Для снятия выделения следует щелкнуть левой кнопкой мыши вне выделенных объектов.

Выделенный объект имеет маркеры выделения в виде черных квадратиков, расположенных по углам и серединам сторон. Для изменения размера объекта переместите один из маркеров до достижения объектом нужного размера.

Чтобы изменить местоположение объекта, необходимо его выделить, установить указатель мыши на его границу, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместить объект в требуемое место. Для перемещения связанных объектов отдельно друг от друга (например, поля ввода и связанной с ним надписи) используются метки перемещения (большой черный квадрат в верхнем левом углу каждого связанного объекта).

Чтобы удалить объект, нужно его выделить и нажать клавишу [Del].

Для выравнивания выбранных объектов относительно сетки формы или относительно друг друга используется команда Формат. Вы можете сделать все объекты одинаковыми по размеру, выровнять их по самому широкому, самому узкому, самому высокому или самому низкому. Кроме того, можно обеспечить точное размещение объектов, привязав их к сетке.

Режимы представления формы

Каждая форма Access может быть представлена:

Ø в окне конструктора ;

Ø в режиме формы ;

Ø в режиме таблицы ;

Ø в режиме предварительного просмотра .

Переключение между первыми тремя способами представления формы осуществляется посредством соответствующих команд меню Вид или с помощью кнопки Вид на панели инструментов. Переход к режиму предварительного просмотра осуществляется посредством команды Файл ¾ Предварительный просмотр или с помощью одноименной кнопки на панели инструментов.

При работе с формой в окне конструктора можно создавать или редактировать макет формы. Данные БД в этом режиме не отображаются.

Режим формы (основной режим работы с формой) используется для добавления, изменения или просмотра данных в БД.

В режиме таблицы форма напоминает обычное представление таблицы, лежащей в основе формы. Однако это представление может иметь иной порядок столбцов, отображать лишь часть данных таблицы или данные нескольких таблиц.

Режим предварительного просмотра используется, чтобы оценить, как будет выглядеть форма на печати.

⇐ Предыдущая 2 3 4 5 678 9 10 11 Следующая ⇒