ОРГАНИЗАЦИЯ ПОСЛЕДУЮЩЕГО ХРАНЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

⇐ ПредыдущаяСтр 36 из 47Следующая ⇒

В любой организации, имеющей достаточно большой штат сотрудников, практически каждый день происходят события, требующие надлежащего документального оформления. Одни сотрудники убывают в командировку, другие - в отпуск, кто-то остается их временно замещать, кто-то увольняется, а на освободившиеся вакансии принимаются новые сотрудники и так далее. Во всех перечисленных случаях требуется решение руководства организации, оформленное в виде определенного распорядительного документа, который в последующем подлежит строгому учету и хранению. О том, как осуществляется организация последующего хранения кадровых документов, мы и поговорим в настоящей статье.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса кадровой службы и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и передачу их в архив организации или на государственное хранение.

Сдавать документы в государственные архивы должны государственные и муниципальные организации и некоторые негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие соглашения.

Для проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Для разработки положения о постоянно действующей экспертной комиссии следует воспользоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным Приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2.

Основными задачами экспертной комиссии согласно разд. 2 данного Примерного положения являются:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;

- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

Экспертная комиссия организации создается на основании приказа руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Ее решения утверждаются руководителем организации.

В своей работе экспертная комиссия должна руководствоваться Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ " Об архивном деле в Российской Федерации", приказами Федерального архивного агентства Российской Федерации, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел организации.

Экспертная комиссия организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и уничтожение.

Негосударственные организации принимают решения по экспертизе ценности документов самостоятельно.

Сроки хранения кадровых документов можно разделить на три группы:

- временный срок хранения (до 10 лет включительно);

- долговременный срок хранения (свыше 10 лет);

- постоянный срок хранения.

Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2015 г., начинается с 1 января 2016 г.

Для определения сроков хранения документов необходимо проводить полистный просмотр дел, найдя соответствующую статью в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558.

Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Дела с отметкой " ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Отметка " ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов могут иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должны передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны храниться в архиве организации. Если документы имеют историческую или научную ценность, то организация должна передать их в государственный или муниципальный архив, при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение. Передача осуществляется по описям.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (п. 3.3.2 Основных правил работы архивов организаций, утвержденных Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее - Основные правила)).

В соответствии с п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций, утвержденных Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются:

- описи дел постоянного хранения;

- описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

- описи дел по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Указанные выше описи и акты дел, составленные в результате деятельности экспертной комиссии, утверждаются руководителем организации.

После утверждения описей дел, составленных экспертной комиссией, организация может уничтожить документы с временными сроками хранения, срок хранения которых истек.

Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. N 1185-ст " Об утверждении Национального стандарта" утвержден ГОСТ Р 7.0.8-2013 " Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Согласно этому документу выделение документов к уничтожению - это выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

Уничтожение документов - это исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

Оформление дела является подготовкой его к передаче на архивное хранение.

Государственный архив является федеральным государственным учреждением, создаваемым Российской Федерацией, или государственным учреждением субъекта Российской Федерации, создаваемым субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

При этом муниципальный архив - это структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

Архивный фонд Российской Федерации представляет собой исторически сложившуюся и постоянно пополняемую совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, на них составляется отдельная опись.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела (заверительная запись) составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Обложка дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 " Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия", утвержденного Постановлением Госстандарта СССР от 17 июля 1972 г. N 1411.

На обложке дела указываются:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- архивный шифр дела;

- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

- заголовок дела;

- крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется " хранить постоянно" ).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие).

Крайние даты дела указываются арабскими цифрами. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после их завершения в делопроизводстве. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и так далее).

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций в течение сроков, установленных Главным архивным управлением Российской Федерации. По истечении установленных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов организаций в государственные архивы.

Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает соблюдение правил не только ведения, но и хранения кадровой документации, а также своевременную сдачу этой документации в архив.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации. За нарушение архивного законодательства руководителя организации могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа (ст. 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ)).

Организацию или его должностных лиц могут оштрафовать также за непредставление (несообщение) сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (ст. 15.6 КоАП РФ).

⇐ Предыдущая 31 32 33 34 353637 38 39 40 Следующая ⇒