ТЕМА № 2: ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

Учебные вопросы:

1. Понятие, назначение и правила оформления организационных документов (нормативный правовой акт, устав, положение, штатное расписания) и их реквизитов.

2. Понятие, назначение и правила оформления распорядительных документов (приказ, распоряжение, указание) и их реквизитов.

3. Понятие, назначение и правила оформления справочно-информационных документов (протокол, докладная записка, справка, заявление, рапорт, письмо) и их реквизитов.

Литература:

1. Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477: [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2014. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98: постановление Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28: [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2014. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

3. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30–2003: постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст: [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2014. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

4. Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России: приказ МВД России от 27 июня 2003 г. № 484: [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2014. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

5. Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации: приказ МВД России от 20 июня 2014 г. № 615: [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2014. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

6. Гринберг, А. С. Документационное обеспечение управления: учебник / А. С. Гринберг, Н. Н. Горбачёв, О. А. Мухаметшина, Н. Н. Горбачев. – М., 2014. 391 с.: [Электронный ресурс] КнигаФонд. – Электрон.дан. – [М.]. URL: http: //www.knigafund.ru/books/149235 свободный доступ. Загл. с экрана. – Яз.рус.

Методические рекомендации:

По первому вопросу следует дать понятие официального документа.

Официальный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Значение документов заключается в том, что они:

– являются формой реализации (отражением) всех функций управления;

– являются одним из средств связи органов внутренних дел между собой, с другими органами, организациями и гражданами;

– являются средством официального удостоверения и юридического доказательства действий, событий, состояний, имеющих значение для деятельности ОВД. При подготовке документов необходимо руководствоваться требованиями, закрепленными в приказе МВД России № 615, утвердившем инструкцию по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации.

Рассматривая вопросы, касающиеся видов документов, составляемых в органах внутренних дел необходимо подробно раскрыть классификацию документов по направлениям деятельности ОВД.

В основу перечня документов, образующихся в деятельности ОВД, положена следующая классификация по содержанию:

Ø организационные;

Ø организационно-распорядительные;

Ø распорядительные;

Ø информационно-справочные.

Среди организационно-распорядительных документов можно выделить документы, обеспечивающие:

1. распорядительную деятельность (протоколы, стенограммы, постановления, решения заседаний коллегий, совещаний, собраний; переписка по основным вопросам деятельности; приказы, распоряжения; правила, инструкции, методические указания и рекомендации и др.);

2. организационные вопросы (положения о структурных подразделениях ОВД, должностные (функциональные) обязанности сотрудников, штатные расписания; переписка по организационно-штатным вопросам, документы (решения, отчеты, акты, справки и др.) об организации, реорганизации, переименовании, ликвидации, передаче в другую систему, а также передислокации ОВД, акты приема-передачи, информации о чрезвычайных происшествиях в органах внутренних дел и др.);

3. контроль (акты, докладные записки, справки, заключения ревизий и проверок, документы о рассмотрении обращений граждан и др.);

4. правовые вопросы и арбитраж (постановления, определения, акты, решения, заключения, переписка о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера).

Большое количество документов, различные подходы к их классификации затрудняют документирование управленческой деятельности. Поэтому необходима систематизация документов, которая заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих задач и функций.

В целях систематизации документов, сокращения количества применяемых форм документов в подразделениях МВД России в соответствии с Инструкцией по делопроизводству разрабатывается табель документов. Это перечень форм документов подразделения МВД России, необходимых и достаточных для реализации его функций и задач, содержащий характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и порядка прохождения.

Необходимо дать определения некоторых видов документов:

Нормативный правовой акт – это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом МВД России в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.

Положение устанавливает статус, определяет задачи и функции, права, порядок деятельности органа внутренних дел или его структурного подразделения, органа управления.

Устав определяет статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, учреждения и организации. Положение издается также в целях нормативного регулирования конкретных видов деятельности, осуществляемых органами внутренних дел и внутренними войсками.

Инструкции и правила регулируют основные виды (формы) оперативно-служебной деятельности и порядок ее осуществления конкретными категориями сотрудников ОВД. Инструкция содержит нормы, устанавливающие, кем, в каком порядке, какими способами методами должен осуществляться тот или иной вид деятельности. Правила устанавливают порядок осуществления отдельного вида деятельности.

В наставлении излагаются нормы о порядке действия конкретных подсистем (органов) в той или иной ситуации, а также определяется порядок реализации и исполнения, соответствующих прав и обязанностей.

Подготовка проекта положения, устава, инструкции, правил, наставления соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов. Специфика заключается в том, что данные нормативные правовые акты утверждаются приказами и оформляются в виде приложения к ним. Каждое приложение к приказу имеет свой порядковый номер (с написанием символа номера). Например: «Приложение № 1». В пункте проекта приказа при этом делается отсылка к соответствующему приложению. Например: «согласно приложению № 2», «по форме согласно приложению № 3». Единственное приложение к проекту нормативного правового акта не нумеруется.

В верхнем правом углу на первой странице приложения указываются номер приложения (если приложение единственное, то номер не указывается), вид основного нормативного правового акта, к которому данный документ является приложением, его дата и регистрационный номер.

Положение, устав, инструкция, правила, наставление, являющиеся приложениями к основному нормативному правовому акту (приказу), также могут иметь приложения.

Освещая часть вопроса, касающуюся требований к оформлению документа необходимо помнить об общих требованиях:

- документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России;

- документ должен быть написан официально-деловым стилем;

- изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование;

- применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении;

- документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;

- документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов;

- документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями приказа № 615, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения;

- в документе не должно быть помарок и исправлений.

При рассмотрении части вопроса касающейся оформления реквизитов следует понимать что, например реквизиты СОГЛАСОВАНО, печать и некоторые другие применяются при оформлении организационно-распорядительных документов, такие реквизиты как текст документа, название документа применяются для всех документов, однако имеют свои особенности при оформлении применительно к информационно-справочным документам. Таким образом, необходимо наметить состав реквизитов, прежде чем начинать ответ. Ответы на вопросы желательно демонстрировать примерами оформления отдельных реквизитов, например на классной доске.

В качестве примера рассмотрим оформление реквизита № 11 дата документа правила оформления, которого являются общими для всех. Реквизит дата является по классификации постоянным реквизитом. Датой документа является дата его регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки) или утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, методические рекомендации), для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата составления.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например: дату «5 февраля 2014 г.» следует оформить следующим образом: «05.02.2014». Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: «5 февраля 2014 г.». Обозначение года двумя цифрами противоречит логике летоисчисления, так обозначая год только числом «14» необходимо указать – нашей эры/до нашей эры.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны содержать дату и подпись должностного лица, ознакомившегося с документом. Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями органов внутренних дел, должны иметь единую дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания документа.

Вторым примером будет порядок оформления грифа согласования документа. Он пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование органа внутренних дел), специального (воинского) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Данный реквизит является переменным для большинства видов документов и лишь для некоторых постоянным.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций либо структурных подразделений органов внутренних дел, грифы согласования могут располагаться под реквизитом «Подпись» (при отсутствии подписи – ниже текста документа) либо на отдельном листе согласования с проставлением под реквизитом «Подпись» отметки «Лист согласования прилагается».

В зависимости от вида и содержания документа его согласование осуществляется: с вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством; с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа; с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области деятельности (экологический, пожарный и другие); со структурными подразделениями органа внутренних дел; с подведомственными организациями; с общественными организациями (при необходимости).

Примерные вопросы для самоконтроля:

1. Понятие документирования и значение документов.

2. Виды документов, составляемые в органах внутренних дел.

3. Требования, предъявляемые к документированию в ОВД.

4. Особенности подготовки нормативных правовых актов.

5. Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению организационно-распорядительной документации.

6. Структура текстов служебного письма, справки, акта, рапорта и других документов.

7. Постоянные и переменные реквизиты, понятие виды, условность данной классификации.

Задания для самостоятельной работы:

1. Изучить рекомендованную к данной теме литературу.

2. Законспектировать основные положения приказа МВД России от 20 июня 2014 г. № 615 касающиеся оформления письма.

3. Законспектировать основные положения приказа МВД России от 27 июня 2003 г. № 484 касающиеся подготовки нормативных правовых актов.

Примерные темы для рефератов, докладов и сообщений:

1. Основные требования, предъявляемые к документированию в органах внутренних дел, этапы разработки документов.

2. Основные направления совершенствования документирования управленческой деятельности в органах внутренних дел.

3. Рапорт как особый вид документа в органах внутренних дел.

4. Правила и требования к регистрации писем в органах внутренних дел.

5. Этикет в деловой переписке сотрудников полиции.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

Задание № 1 .

Соблюдая требования делопроизводства, по свободной фабуле составьте следующие документы:

– рапорт на отпуск, на оказание материальной помощи;

– рапорт ходатайство о поощрении;

– рапорт по результатам несения службы по охране общественного порядка.

Данное задание выполняется с учетом указаний преподавателя ведущего занятия.

Задание № 2.

Изучите представленные преподавателем документы, укажите, к какому виду документов они относятся, перечислите основные реквизиты каждого документа, выделите особенности их оформления. Результаты запишите в рабочей тетради и обсудите в составе учебной группы.

Данное задание выполняется с учетом указаний преподавателя ведущего занятия.

Задание № 3 .

Заместитель начальника отдела психологического обеспечения ГУ МВД России по Алтайскому краю, подполковник полиции А.А. Сидоров по служебным вопросам зашел в отдел делопроизводства и режима. Из разговора с делопроизводителем Р.А. Ивановой он узнал, что сотруднику из его подразделения – психологу, лейтенанту полиции А.Н. Гамовой необходимо в ближайшее время подойти к ним в отдел и расписаться в листе ознакомления с приказом. Сидоров уточнил, о каком приказе идет речь. Иванова пояснила следующее: «Гамова ранее была назначена на должность психолога на период отпуска по уходу за ребенком психолога, старшего лейтенанта полиции С.О. Ирисовой. Сейчас же появилась вакансия, Гамова написала рапорт и приказом начальника ГУ МВД назначается на аналогичную штатную должность в отделе психологического обеспечения. В листе ознакомления с этим приказом она и должна расписаться». Сидоров по этому поводу заметил, что, наверное, не стоит отрывать сотрудника от работы, и он сам может расписаться за Гамову в листе ознакомления. Тем более что данный приказ по сути своей ничего не меняет. Однако Иванова с ним не согласилась и настаивала на своем.

Оцените действия Ивановой и Сидорова. Мог ли Сидоров расписаться в листе ознакомления с приказом за Гамову? Могла ли Иванова таким образом ставить Гамову в известность о необходимости расписаться в листе ознакомления с приказом? Подготовьте лист ознакомления. Чем регламентируется порядок ознакомления сотрудников с правовыми актами?

Задание № 4

За прошедший год на территории парка «Юбилейный» Ленинского района г. Барнаула было совершено: 1 убийство, 2 изнасилования, 12 грабежей и разбойных нападений на граждан. Было найдено 2 неопознанных трупа. Подавляющее большинство перечисленных преступлений совершено в ночное время в местах, где отсутствует электрическое освещение. При этом следует иметь в виду, что через парк пролегает кратчайший путь от улицы Юрина к улице Чеглецова, к остановке общественного транспорта, которым пользуются местные жители. Они же в основном и стали жертвами указанных преступлений.

⇐ Предыдущая 1 234 5 6 7 8 Следующая ⇒