ТЕМА № 4: ПРИМЕНЕНИЕ СОВРЕМЕННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

Учебные вопросы:

1. Электронная подпись – понятие, виды, применение.

2. Электронный документооборот. Обеспечение информационной безопасности в органах внутренних дел.

3. Работа с телеграммами, факсограммами, телефонограммами.

4. Формирование и ведение информационных банков данных о гражданах.

Литература:

1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ: [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2014. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

2. О полиции: федеральный закон Российской Федерации от 07 февраля 2011 г. № 3-ФЗ: [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2014. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

3. Об электронной подписи: федеральный закон Российской Федерации от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ: [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2014. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

4. О персональных данных: федеральный закон от 27 июля 2006 г.№ 152-ФЗ: [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2014. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

5. Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера: указ Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. № 188: [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2014. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

6. Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации: приказ МВД России от 20 июня 2014 г. № 615: [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2014. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

7. Полякова, Т.А. Юридическая значимость электронных документов: проблемы правового обеспечения / Т.А.Полякова, И.В. Зимин // Юридический мир. – 2014. – № 3. – С. 44-47.

Методические рекомендации:

Система делопроизводства призвана обслуживать процесс управления. Документы должны создаваться в нужное время, в нужном месте и в нужное время быть под рукой. В этом предназначение системы делопроизводства, в этой же плоскости лежат и основные критерии ее оценки. К сожалению, на практике технологическая сторона вопроса зачастую заслоняет его основное содержание. «Идеальной» или просто хорошей системой делопроизводства следует считать не ту, где, например, задействовано больше компьютеров или разработано больше унифицированных форм, а ту, которая, обеспечивая работу организации в полной мере, помогает ей, не дает сбоев, не создает дополнительных трудностей.

Рассматривая вопрос, касающийся электронной подписи нужно дать ее понятие – это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. В отличие от обычной подписи, электронная подпись без документа не имеет практического значения. Традиционная подпись пастой, чернилами, маркером может иметь значение автографа – как памятного знака об общении с определенным лицом, символа встречи, подтверждения контакта и т.д. В этом контексте электронная подпись еще не получила широкого распространения. Электронная подпись сугубо рациональна, она лишена всех элементов эпистолярного жанра, материальности, художественности и прочих атрибутов.

Поскольку в настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные требования к совершению личной подписи, то она является произвольной и может не содержать в себе смысловой нагрузки в виде символов фамилии, а быть в большей степени абстрактной. Электронная подпись, несмотря на их близкое значение, явление принципиально отличное от подписи личной, поскольку основным критерием формирования электронной подписи является доведение информации о владельце подписи до адресата.

Реализация электронной подписи предусматривает соблюдение следующих принципов:

1) предоставление каждому заинтересованному субъекту возможности получения и использования средств электронной подписи в соответствии со своими потребностями;

2) обеспечение государственной охраны и защиты предоставленных прав на реализацию электронной подписи;

3) придание особого статуса электронной подписи, которая приравнивается к собственноручной подписи субъекта (аутентичности собственноручной и электронной подписи одного и того же лица);

4) право владельца электронной подписи использовать ее по своему усмотрению;

5) возможность применения любого технического оборудования и программного обеспечения ее владельцем.

Предусмотрено использование следующих видов электронных подписей:

1) простая электронная подпись;

2) усиленная электронная подпись:

а) квалифицированная усиленная электронная подпись (квалифицированная электронная подпись);

б) неквалифицированная усиленная электронная подпись (неквалифицированная электронная подпись).

Существует ряд особенностей использования электронных подписей.

Не допускается использование простой электронной подписи для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.

Использование простой электронной подписи как средства определения лица, подписавшего документ, невозможно вне рамок специализированной информационной системы.

Простая электронная подпись не требует использования собственно ключа, а может строиться на использовании кодов, паролей и иных средств. Скорее всего, в роли такого средства будет выступать собственно механизм идентификации пользователя в информационной системе: пользователь входит в систему, используя пароль, ключ на смарт-карте и т.д., после чего работает с документами в рамках информационной системы, причем при осуществлении определенных операций (создание, редактирование, отправка документа и т.д.) простая электронная подпись будет создаваться и присоединяться к документу автоматически. Авторы, считающие, что простой электронной подписью является комбинация логин-пароль, ошибаются, поскольку, во-первых, простая электронная подпись создается на основе кода, пароля или другой разновидности ключа (а не представляет собой данные элементы), а во-вторых, основывается на конфиденциальности этого ключа, которую невозможно обеспечить, указывая пароль в тексте документа.

Отвечая на второй вопрос, следует отметить, что в последние годы использование современных технологий в деятельности правоохранительных органов значительно увеличилось. С одной стороны, наблюдаются рост технической оснащенности, улучшение технических данных используемой техники, с другой стороны, увеличилась эффективность деятельности оперативных служб по борьбе с преступлениями с использованием информационных технологий.

Назначение ЭВМ при осуществлении делопроизводства в органах внутренних дел:

1. Создание документов.

2. Передача документов на расстояние с помощью сети.

3. Регистрация и контроль исполнения документов.

4. Сохранение и быстрый поиск информации, создание электронных архивов.

Передача информации осуществляется тремя способами: с помощью бумажных носителей (документов) в том числе с помощью факсимильной связи; машинных носителей (дискеты, компакт диски, флешкарты, и т.д.) и по компьютерной сети.

Следует констатировать, что Россия в области управления электронными документами значительно отстает от зарубежных стран. Дело в том, что деятельность государственных органов в данной области активизировалась только в последние три-четыре года, хотя история российского электронного документооборота начинается еще в 1980-х гг.

Впервые проблемой комплексной автоматизации делопроизводства начали заниматься в 1980-х гг. именно в государственном секторе – в самой серьезной организации Советского Союза – ЦК КПСС. Сначала была автоматизирована деятельность Общего отдела и ряда секретариатов. Общий отдел ЦК тогда был крупнейшим в ЦК КПСС, и через него проходили все поступающие в ЦК документы и все исходящие директивы. Затем в течение нескольких лет была автоматизирована вся система работы с документами в ЦК и Политбюро. Разработанная электронная система документооборота Секретариата и Политбюро ЦК далее стала использоваться в Аппарате Президента СССР и впоследствии в Администрации Президента Российской Федерации.

Первые системы делопроизводства представляли собой одно рабочее место секретаря. Функционал систем первого поколения был весьма ограничен:

1) ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в систему;

2) ведение журналов входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан;

3) поиск регистрационно-контрольных карточек по атрибутам;

4) составление оперативных отчетов по документообороту для руководства.

Документооборот в России имеет преимущественно строго вертикальное направление, тогда как на Западе он стремится к горизонтальному, где документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство. Кроме того, западные системы не выполняли часть функций управления документами, которые являются неотъемлемой частью традиционного российского делопроизводства (регистрационная система, контроль исполнения, подготовка отчетов, документационное обеспечение работы коллегиальных органов и т.д.).

В Постановлении Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» содержится ряд следующих понятий:

1) электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе. Обратите внимание, что понятие «электронный документ» не подразумевает обязательность использования электронной подписи;

2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота;

3) сканирование документа – получение электронного образа документа;

4) электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы;

5) система электронного документооборота – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

Приказ МВД России № 615 также содержит понятие электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Современные системы автоматизации делопроизводства принято называть системами электронного документооборота (СЭД), однако, по мнению некоторых исследователей это не совсем корректно, т.к. документооборот – более узкое понятие, охватывающее только процесс движения документа с момента поступления в организацию или создания и до отправки или исполнения и помещения документа в дело, а системы СЭД автоматизируют и другие делопроизводственные операции, включая регистрацию документов, контроль исполнения, информационно-справочную работу, текущее хранение. Но производителями систем СЭД традиционно используется термин «системы электронного документооборота».

С помощью средств электросвязи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Приведем пример ответа, включающего в себя описание таких документов как телеграмма, телефонограмма и факсограмма.Требования к составлению и оформлению сообщений, направляемых по факсимильной связи, определяются видом документа-подлинника (письмо, договор, протокол).

Информация, подлежащая передаче по факсимильной связи (текст, фотография, чертеж), должна располагаться только в пределах ограничительной рамки факсимильной аппаратуры. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя (начальника) соответствующего структурного подразделения.

Отправляемые по каналам факсимильной связи документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом либо написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными черными или темно-синими чернилами.

Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок. Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением.

Необходимо, чтобы в отправляемых документах со смешанным содержанием (фотография и текст) текстовая часть была не бледнее фотографии.

Запрещается отправка по каналам факсимильной связи документов, написанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанных или написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

Передача по факсимильной связи исходящих документов и принятые факсограммы учитываются в журнале учета факсограмм. На копии исходящего документа, переданного по каналам факсимильной связи, или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер телефона, по которому установлен факсимильный аппарат. Эти записи заверяются подписью сотрудника, ответственного за передачу (прием) факсограмм.

Принятая факсограмма докладывается руководителю (начальнику), которому адресован исходящий документ, переданный по каналам факсимильной связи, и в соответствии с его указаниями передается исполнителю, о чем делается пометка в журнале учета факсограмм. После получения оригинала документа, переданного по каналам факсимильной связи, сотрудником подразделения делопроизводства и режима с принятой факсограммы на оригинал документа переносятся указания руководителя (начальника) и справки об исполнении документа. Исполненные факсограммы сдаются для подшивки в дело принятых факсограмм, имеющих срок хранения один год. При необходимости факсограммы допускается подшивать в другие инвентарные дела.

Рассмотрение четвертого вопроса следует начать со статьи 17 ФЗ «О полиции», в соответствии с которой полиция имеет право обрабатывать данные о гражданах, необходимые для выполнения возложенных на нее обязанностей, с последующим внесением полученной информации в банки данных о гражданах. При этом необходимо помнить, что это конфиденциальная информация, которая относится к информации ограниченного доступа. Для определения конфиденциальной информации используются различные термины: «коммерческая тайна», «служебная тайна», «инсайдерская информация», «профессиональная тайна», «персональные данные» и пр.

Информационные системы учета населения на уровне Российской Федерации. Как показали результаты исследования, проведенного Минэкономразвития России, на федеральном уровне имеется 18 баз персональных сведений, в которых накоплены значительные объемы информации по разным аспектам учета населения. Так, учет населения Российской Федерации осуществляется на основе регистрации и постановки на учет в следующем порядке:

1. регистрация населения территориальными органами ФМС России и администрациями по месту жительства и пребывания;

2. постановка на учет налогоплательщиков налоговыми органами;

3. регистрация территориальными органами Пенсионного фонда РФ застрахованных лиц в системе обязательного государственного пенсионного страхования;

4. регистрация органами Фонда социального страхования РФ населения, нуждающегося в социальной защите и состоящего на учете в органах занятости, а также населения, застрахованного в системе обязательного социального страхования, включая страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

5. регистрация территориальными фондами обязательного медицинского страхования населения в системе обязательного медицинского страхования;

6. воинский учет территориальными органами Министерства обороны РФ призывных и мобилизационных людских ресурсов;

7. регистрация муниципальными образованиями, воинскими частями, дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями избирателей и др.

Наиболее объемные базы данных связаны с учетом отдельных категорий населения. Так, в базе данных ГАС «Выборы» содержатся сведения более чем о 100 млн. избирателей, в автоматизированной информационной системе Пенсионного фонда РФ 50 млн. пенсионеров, в автоматизированной информационной системе ФНС России 100 млн. налогоплательщиков, в автоматизированной информационной системе Фонда обязательного медицинского страхования РФ 30 млн. застрахованных лиц. Наиболее полная информационная система учета населения создана в системе загса, именно в этой системе формируется основной первичный материал для демографической статистики.

Вопросы для самоконтроля:

1. Основные направления совершенствования технического обеспечения делопроизводства.

2. Автоматизация системы обработки, поиска и хранения документов.

3. Электронная подпись, понятие и виды.

4. Область применения электронной подписи.

5. Правила работы с факсограммами в органах внутренних дел.

6. Правила работы с телеграммами в органах внутренних дел.

7. Обеспечение информационной безопасности в органах внутренних дел.

8. Способы защиты информации в органах внутренних дел.

Задания для самостоятельной работы:

1. Изучить рекомендованную к данной теме литературу.

2. Законспектировать правил работы с телеграммами, факсограммами, телефонограммами установленные приказом МВД России от 20 июня 2014 г. № 615.

Примерные темы для рефератов, докладов и сообщений:

1. Автоматизированные системы регистрации документов.

2. Электронное государственное управление.

3. Информационные системы учета населения.

4. Проблематика развития и внедрения современных информационных технологий в системе МВД России.

5. Понятие идеального делопроизводства, его черты и значение, современные тенденции развития.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

Задание № 1

Представьте, что вы сотрудник дежурной части УМВД России по г. Барнаулу. Начальник УМВД собирает в 14: 00 совещание, на которое приглашаются начальники отделов полиции. Вам поручено составить и передать телефонограмму, адресованную начальникам отделов полиции и оповестить их.

Составьте текст телефонограммы. Каков должен быть объем телефонограммы? Как она оформляется? Какие вопросы могут быть отображены в телефонограмме?

Задание № 2

Вы сотрудник дежурной части отдела полиции. На телефон дежурной части поступает звонок с Горводоканала. Сотрудник Горводоканала сообщает, что в связи с проведением ремонтных работ во второй половине дня в вашем районе будет отключено водоснабжение.

Каковы ваши действия как сотрудника дежурной части? Как регистрируются подобного рода сообщения? Как будет называться подобного рода сообщение? Кого вы должны поставить в известность о содержании разговора с сотрудником Горводоканала?

Задание № 3

Капитан полиции И.П. Иванов получил перевод по службе из ГУ МВД России по Хабаровскому краю в МВД России по республике Бурятия. Приказ об откомандировании в распоряжение МВД России по республике Бурятия был отправлен факсимильной связью. Дальнейшего отправления приказа на бумажном носителе не последовало. Сотрудник управления кадров МВД России по республике Бурятия через несколько месяцев дозвонился до начальника управления кадров ГУ МВД России по Хабаровскому краю и попросил отправить приказ на бумажном носителе. Начальник управления кадров ГУ МВД России по Хабаровскому краю на это ответил отказом и пояснил, что в таких случаях достаточно факсимильной связи. Поэтому ничего его сотрудники отправлять не будут.

Правомерны ли действия начальника управления кадров ГУ МВД России по Хабаровскому краю? Для чего применяется факсимильная связь? Чем регламентируется применение факсимильной связи? Могут ли документы такого рода отправляться факсимильной связью?

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 567 8 Следующая ⇒