Нормы времени и нормы выработки при печатании с вертикальным графлением

Печатание на типовых бланках (формах, таблицах) имеет уже другие нормы.

Нормы времени на 100 печатных знаков (ударов), мин.

Эти нормы используются и при печати документов на компьютере с незначительными поправками. Надо учитывать вспомогательные операции (закладка бумаги в принтер, включение компьютера, вызов программы, сохранение файла и его печать на принтере).

Все эти нормы используются во всех случаях, когда есть работы по изготовлению документов.

Однако обратите внимание, что в различных нормативах нормы времени на машинописные работы могут указываться или в минутах, или в часах. Следовательно, 0, 05 часа — это 3 мин., 0, 1 ч. — 6 мин., 0, 2 ч. — 12 мин, 0, 25 ч. — 15 мин., 0, 33 ч. — 20 мин., 0, 4 ч. — 24 мин., 0, 5 ч. — 30 мин., 0, 6 ч. — 36 мин., 0, 75 ч. — 45 мин. Это обязательно надо учесть, когда вы разбираетесь в нормах времени.

Особенно важны для секретаря «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Минтруда Российской Федерации от 10.09.1993 № 152. Они содержат такие разделы, как «Секретарско-референтские работы», где приводятся виды работ по бездокументному обслуживанию:

прием посетителей;
ведение телефонных переговоров;
вызов абонента к руководителю;
организация связи руководителя с необходимыми лицами;
получение информации по запросу руководителя об интересующем его лице;
устная передача (сообщение) руководителю необходимой информации;
вызов участников совещания по телефону;
заказ пропуска по телефону.

Не менее интересен для секретаря раздел «Документирование коллегиальной деятельности». Секретарь найдет в нем все этапы работы по подготовке совещания, оформлению документов, техническому обслуживанию совещания: подготовка материалов к заседанию, определение ответственного лица за подготовку проекта решения и справки конкретных исполнителей, формирование проекта решения, формирование повестки заседания, изменение повестки заседания, формирование списка участников, формирование проекта протокола заседания, отметка в списке приглашенных присутствующих на заседании, протоколирование заседания, распечатка стенограммы заседания, согласование стенограммы с выступающими.

Нормы времени на работы по подготовке заседания

Обратим внимание, что во всех нормативах времени указывается последовательность и содержание работ, что особенно важно. Например, в разделе «Секретарско-референтские работы» указано: «Содержание работы: Организация работы руководителя, прием посетителей, подготовка совещаний, ведение телефонных переговоров, работа со служебной корреспонденцией, контроль распоряжений руководителя, обеспечение справочно-информационного обслуживания, выполнение машинописных, стенографических, множительных работ» ¹.

Такое раскрытие видов работ позволяет использовать нормативы времени как основу при составлении должностной инструкции.

Для секретарей-референтов, в обязанности которых включена и кадровая функция, «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров» (утвержденные постановлением Министерства труда и социальных вопросов от 14.11.1991 № 78) являются незаменимым справочником при выполнении целого ряда работ, так как здесь подробно раскрыто их содержание.

В нормативах времени секретарь может найти много полезных для себя советов и по организации труда, режиму труда и отдыха, оборудованию рабочего места и санитарным нормам.

Знание норм времени на выполняемые виды работ позволяет правильно планировать рабочий день и вовремя успеть выполнить все задания руководителя.

Однако часто секретарь бывает перегружен сверх меры. В этом случае ему необходимо попросить провести фотографию или самостоятельно составить самофотографию рабочего дня и затем с помощью нормативов времени доказать необходимость передачи части функций другим работникам.

Приведем пример фотографии рабочего дня секретаря ЗАО ².

Определив цель проведения фотографии или самофотографи рабочего дня подготавливаем и заполняем бланк наблюдения.

Наблюдательный лист

№ п/п	Наименование элементов работы	Начало, ч, мин	Окончание, ч, мин	Общее время, мин	Выработка, единицы работы
1	2	3	4	5	6
1.	Начало работы	9.00	9.00	--	--
2.	Подготовка рабочего места	9.00	9.05		1 рабочее место
3.	Приём телефонограмм	9.05	9.17		2 шт.
4.	Получение у директора задания на подготовку проектов документов	9.17	9.30		5 документов
5.	Ответ на телефонный звонок	9.30	9.33		1 абонент
6.	Приём факсов и их регистрация	9.33	9.43		2 факса
7.	Подготовка документов	9.43	10.28		5 документов
8.	Предоставление директору документов на рассмотрение и их подписание	10.28	10.40		5 документов
9.	Регистрация документов	10.40	10.55		5 документов
10.	Распространение документов по исполнителям	10.55	11.10		5 документов
11.	Приём электронной почты	11.10	11.42		10 документов
12.	Напоминание о совещании его участникам	11.42	12.00		6 человек
13.	Обед	12.00	12.30		1 человек
14.	Разбор поступившей электронной почты (регистрация)	12.30	13.30		10 документов
15.	Распространение электронной почты по исполнителям	13.30	14.00		10 документов
16.	Приём посетителей	14.00	14.40		4 человека
17.	Ответ на телефонные звонки	14.40	14.52		3 абонента
18.	Оформление справок для учащихся	14.52	15.22		6 человек
19.	Распечатка копий документов	15.22	15.40		6 документов
20.	Отправка электронной почты, факсов	15.40	16.47		9 документов
21.	Ответ на телефонный звонок	16.47	16.55		2 абонента
22.	Уборка рабочего места	16.55	17.00		1 рабочее место
23.	Окончание рабочего дня	17.00	17.00	--	--

После окончания рабочего дня составляется баланс рабочего времени, для чего однородные виды работ объединяются в группы в соответствии с их функциональным содержанием, а время, затраченное на каждый вид работ, суммируется. Получим баланс рабочего времени.

Баланс рабочего времени

№ п/п	Наименование элементов работы	Время, мин	В % к общему времени	Норма оперативного времени на единицу элемента работы (Н), ч
1	2	3	4	5
1.	Подготовка рабочего места	5+5=10	2, 08	10 мин / 1 рабочее место = 10 мин = 0, 166
2.	Приём корреспонденции	12+10+32=54	11, 25	54 мин / 14 документов = 3, 857 мин = 0, 064
3.	Получение у директора задания на подготовку проектов документов		2, 08	13 мин / 5 документов = 2, 6 мин = 0, 0433
4.	Телефонные разговоры	3+12+8=23	4, 58	23 мин / 6 абонентов = 3, 833 мин = 0, 064
5.	Подготовка документов		9, 375	45 мин / 5 документов = 9 мин = 0, 15
6.	Предоставление директору документов на рассмотрение и их подписание		2, 5	12 мин / 5 документов = 2, 4 мин = 0, 04
7.	Регистрация документов	60+15=75	15, 625	75 мин / 15 документов = 5 мин = 0, 083
8.	Распространение документов по исполнителям	15+30=45	9, 375	45 мин / 15 документов = 3 мин = 0, 05
9.	Напоминание о совещании её участникам		3, 75	18 мин / 6 человек = 3 мин = 0, 05
10.	Обед		6, 25	30 мин / 1 человека = 30 мин = 0, 5
11.	Приём посетителей		8, 33	40 мин / 4 человека = 10 мин = 0, 166
12.	Оформление справок для учащихся		6, 25	30 мин / 6 человек = 5 мин = 0, 083
13.	Распечатка копий документов		3, 54	18 мин / 6 документов = 3 мин = 0, 05
14.	Отправка электронной почты, факсов		12, 5	67 мин / 9 документов = 7, 44 мин = 0, 124

На основе времени, затраченного на выполнение каждого вида работ, и объема этих работ рассчитывается Н — норма оперативного времени, затрачиваемого на единицу элемента работы.

Норматив времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывается по норме оперативного времени и определяется по формуле

H_вр=Н*К

где Н_ВР — затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;
Н — норма оперативного времени на выполнение данной работы, определённая эмпирическим путем;
К — коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности; К=1, 1.

Рассчитанные значения показателя сводятся в таблицу.

№ п/п	Наименование элементов работы	Н_ВР
1	2	3
1.	Подготовка рабочего места	0, 166*1, 1=0, 182
2.	Приём корреспонденции	0, 064*1, 1=0, 07
3.	Получение у директора задания на подготовку проектов документов	0, 043*1, 1=0, 047
4.	Телефонные разговоры	0, 064*1, 1=0, 07
5.	Подготовка документов	0, 15*1, 1=0, 165
6.	Предоставление директору документов на рассмотрение и их подписание	0, 04*1, 1=0, 044
7.	Регистрация документов	0, 083*1, 1=0, 091
8.	Распространение документов по исполнителям	0, 05*1, 1=0, 055
9.	Напоминание о совещании его участникам	0, 05*1, 1=0, 055
10.	Обед	0, 5*1, 1=0, 55
11.	Приём посетителей	0, 166*1, 1=0, 182
12.	Оформление справок для учащихся	0, 083*1, 1=0, 091
13.	Распечатка копий документов	0, 05*1, 1=0, 055
14.	Отправка электронной почты, факсов	0, 124*1, 1=0, 136

Определяется годовая трудоёмкость нормируемых работ в часах с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:

Т_н=Нвр*Vi

где: Тн — годовая трудоемкость нормируемых работ, ч;

Нвр — затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, ч;

Vi — объем конкретного вида работы, выполняемой за год.

Рассчитанные значения показателей, для приведенной фотографии рабочего дня, сведем в таблицу.

№ п/п	Наименование элементов работы	Н_ВР	Vi ед. (на 250 рабочих дней в году)	Тн, чел. час
1.	Подготовка рабочего места	0, 182	1раб.местох 250=250	45, 5
2.	Приём корреспонденции	0, 07	14 док.х250= 3500
3.	Получение у директора задания на подготовку проектов документов	0, 047
4.	Телефонные разговоры	0, 07		100, 5
5.	Подготовка документов	0, 165		206, 2
6.	Предоставление директору документов на рассмотрение и их подписание	0, 044
7.	Регистрация документов	0, 091		341, 25
8.	Распространение документов по исполнителям	0, 055		206, 25
9.	Напоминание о совещании его участникам	0, 055		82, 5
10.	Обед	0, 55		137, 5
11.	Приём посетителей	0, 182
12.	Оформление справок для учащихся	0, 091		136, 56
13.	Распечатка копий документов	0, 055		82, 5
14.	Отправка электронной почты, факсов	0, 136	9 шт.х250=2250

Годовая трудоемкость ненормируемых работ в часах определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполненных работ по формуле:

Тн.н = Тjнн * Vj

где: Тн.н — годовая трудоемкость ненормируемых работ, ч;

Тjнн — годовая трудоемкость ненормируемой работы конкретного вида;

Vj — годовой объем ненормируемых видов работ.

Значение этого параметра рассчитано экспертным путём и принимается в среднем равным 96, 8 чел.-ч.

Общая годовая трудоемкость работ (То) рассчитывается по формуле:

Т_о= Т_н+ Т_нн

В нашем случае То=2171, 7+96, 8=2268, 5 чел-ч.

Расчет явочной численности проводится по формуле:

Чяв = Т_о / Ф_n

где: Чяв — явочная численность работников;

Тн — трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, К=1, 1 (учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т.п.), чел.-ч;

Тн.н — трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами, равна 96, 8 чел.-ч);

Фп — полезный фонд рабочего времени одного работника за год (принимается в среднем равным 2006 чел.-ч).

Чяв = ( 2171, 7+96, 8 ) / 2006 = 741, 3 / 2006 =1, 137 чел.

Таким образом, в приведенном примере видим, что секретарь немного перегружен. В этом случае его нагрузку надо уменьшить путем более рациональной организации рабочего дня и внедрения информационных технологий и средств автоматизации.

__________________________________________________

¹ Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. — М., 1993, с.55.
² Фионова Л.Р., Фионова Ю.Ю., Шевченко В.А. Использование фотографии рабочего дня секретаря для оценки эффективности его работы // Делопроизводство, 2011, № 1.

⇐ Предыдущая 6 7 8 9 101112 13 14 15 Следующая ⇒