Список участников совещания 01.02.2011

⇐ ПредыдущаяСтр 14 из 24Следующая ⇒

Фамилия, имя, отчество

Какую организацию представляет, должность

Дата и способ направления приглашения

Подтверждение получения приглашения (дата)

Согласие принять участие в работе (Да/Нет)

Предполагает ли выступить (тема выступления)

Нуждается ли в гостинице

Нуждается ли в билетах на обратный путь (самолет, поезд, дата, номер рейса)

Прибыл на заседание

При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой список, размноженный в нужном количестве экземпляров, можно будет использовать одновременно при регистрации, для работы хозяйственных служб, он может быть положен на стол президиума совещания, что позволит ведущим ориентироваться при непосредственной организации работы совещательного органа.

Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведения совещания, приступают к оповещению участников ³. Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимости дела, подготовиться к совещанию. В процессе оповещения одновременно уточняется и список участников совещания.

Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно, с посылкой приглашения (извещения), или устно (по телефону). Если все участники совещания — работники одной организации, достаточно их оповестить по телефону, переговорив лично или передав приглашение через сотрудников подразделения. Распространенным способом приглашения на совещание являются телефонограммы. Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций.

Пример приглашения телефонограммой

В постоянно действующих коллегиальных органах: советах, коллегиях, комиссиях и т.д. повестка дня с указанием места и времени заседания обычно рассылается.

Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо-приглашение. В нем помимо указания, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость подтверждения участия и т.д. Если не предполагается посылка повторного приглашения после получения подтверждения об участии, в первом письме-приглашении дается полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти. Если рассылается повторное приглашение лицам, подтвердившим свое участие, то эти сведения будут указаны в повторном приглашении.

Например:

Другой пример:

Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего используются современные формы связи — факс или компьютерная почта. Преимущество рассылки с помощью компьютера состоит в том, что, имея текст приглашения и список на рассылку, компьютер осуществляет автоматическую рассылку приглашений, добавляя в каждое приглашение конкретный адрес и обращение к адресату.

В случае отправки письменного приглашения любой формой связи желательно по телефону проверить, дошло ли приглашение до адресата. Отправив приглашение, в списке участников совещания делают отметку о посылке письма, телефонограммы, оповещении по телефону и полученных ответах (принятие приглашения, отказ, причины отказа и т.п.).

Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.

Сегодня большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют их текст (или тезисы), и поэтому докладчик в ограниченные временные рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того, заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы, позволяющие глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос — отчеты, таблицы, графики, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д.

Секретарю-помощнику или секретарю-референту, службе делопроизводства руководитель может поручить сбор и предварительный анализ необходимой информации для выступления, которое он предполагает сделать. Обычно не требуется подготовки текста выступления, надо лишь подобрать полную, точную, предельно достоверную информацию. Это может быть подборка необходимых документов: законодательно-нормативных, распорядительных, отчетов, актов ревизий, справок, писем и т.д. Лучше сделать подборку в виде ксерокопий, т.к. на них можно фломастером, ярким карандашом и другими средствами выделить наиболее важные места, цифры, фамилии и другую информацию, необходимую для доклада. Можно составить и информационно-обзорный реферат по интересующей руководителя теме. Однако такая работа может быть выполнена только сотрудником или секретарем-референтом высокого класса с высшим образованием.

Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Необходимо востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Эта процедура также может быть выполнена с использованием компьютерной почты и факса.

Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты, необходимые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение информационных материалов для участников совещания также может быть существенной статьей расхода.

На подготовительном этапе определяется общий объем работ во время обслуживания совещания и в случае необходимости вносится предложение о создании рабочей группы по подготовке совещания. Необходимо тщательно продумать состав группы, кто из сотрудников какую работу должен выполнить, в какое время каждый из них будет задействован в обслуживании совещания: встреча, регистрация, организация кофе-паузы, покупка канцелярских принадлежностей, воды и цветов, техническое обслуживание совещания и т.д. При организации крупных совещаний с большим количеством участников вопрос организации совещания следует закрепить приказом руководства.

В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важной является процедура размещения участников. Имея список участников совещания, ответственный за его организацию знает, кто приедет из других городов. По каждому такому участнику совещания обязательно выясняется, будет ли он нуждаться в размещении в гостинице.

Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. По указанию ответственного за организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этим занимаются административно-хозяйственные службы. Готовящий совещание сообщает, сколько и каких мест необходимо забронировать, и держит вопрос размещения под контролем. У него собираются сведения, где какой участник совещания будет размещен.

В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспечении участников. Необходимо учесть, будет ли нужна машина, автобус для встреч, проводов, доставки участников от места проживания к месту проведения совещания. В случае необходимости составляется точный график, когда и куда подается машина, в какое время транспорт будет в распоряжении ответственного за транспортное обслуживание.

Для больших совещаний, особенно с участием иногородних, может быть продумана культурная программа: посещение театров, выставок, музеев, экскурсии по городу, памятным местам и т.п. Программа расписывается по дням совещания, а количество участников каждого предлагаемого мероприятия будет уточняться в день регистрации. Обычно за культурную программу отвечает специально выделенный сотрудник. Можно культурную программу предложить путем приглашения в день регистрации выездных театральных кассиров и развешиванием музейно-выставочных плакатов-реклам, что также надо спланировать заранее.

Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они приводятся в рабочее состояние. В больших помещениях проверяется исправность радиосети. За установку технических средств и их эксплуатацию отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию. Важно помнить, что в определенных случаях совещания стенографируются или организуется запись совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо подготовить рабочее место стенографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность размещения и исправность звукозаписывающей аппаратуры.

Таким образом, при подготовке совещания можно выделить вопросы:

I Выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания.

II Определение места совещания (выбор помещения).

III Оповещение участников совещания:

составление приглашения;
передача приглашения.

IV Уточнение списка участников.

V Подготовка материалов для рассмотрения на совещании:

основного сообщения;
справочно-информационных материалов;
проекта решения.

VI Организация рабочей группы совещания и распределение обязанностей.

VII Определение финансовых расходов.

VIII Проведение организационных мероприятий:

заказ гостиницы;
заказ транспорта;
организация кофе-паузы;
организация культурно-массовых мероприятий;
закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов и т.д.

IX Проверка готовности помещения (количество мест и техническая оснащенность).

Приступая к подготовке совещания, хорошо иметь такой перечень под рукой, чтобы не упустить какую-либо деталь.

Сегодня широкое распространение получили компьютерные технологии, которые в сочетании с современными телекоммуникациями позволяют не собирать участников совещания в одном месте, а проводить обмен мнениями между сотрудниками, находящимися у своих компьютеров, в реальном режиме времени. Эта форма совещания также требует предварительной подготовки: выработки повестки дня, оповещения участников, предварительной рассылки рассматриваемых материалов.

В зависимости от возможностей линий связи такое совещание может быть обменом только текстовой и графической информацией, но может быть добавлена аудио- и даже видеосвязь, когда участники слышат и видят друг друга. При такой форме совещания организаторы до начала совещания должны провести пробное подключение и проверить качество связи с каждым его участником. С лицами, не принимавшими ранее участия в аналогичных совещаниях, следует связаться заранее, чтобы уточнить наличие у них необходимого программного обеспечения и проверить качество связи.

Но и при традиционной форме совещания, когда участники собираются в одном помещении, компьютер используется для демонстрации материалов по ходу выступления. В этом случае организатору совещания необходимо заранее уточнить у выступающих, в какой программе подготовлена демонстрация, и перед совещанием проверить представленные материалы.

¹ Зайверт Л. Ваше время — в Ваших руках. Пер. с нем. — М.: Экономика, 1990. С. 186.
² Зайверт Л. Ваше время — в Ваших руках. Пер. с нем. — М.: Экономика, 1990. С. 186.
³ Особенности формирования повестки дня собраний акционерных обществ и сроки ее рассылки подробно изложены в книге: Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.

Обслуживание совещаний

Обслуживание совещания начинается в день его проведения, но если есть приглашенные из других городов, то накануне.

В день совещания помещение открывается заранее и тщательно проветривается, еще раз проверяется наличие необходимой аппаратуры, ее рабочее состояние, готовность рабочего места стенографистки или ведущего протокол. На небольших совещаниях на место каждого участника совещания кладутся необходимые документы (если они не были разосланы заранее). Кроме того, на стол ставятся минеральная вода или другие прохладительные напитки, стаканы, бумажные салфетки. Если есть президиум, аналогично готовится место для каждого члена президиума.

К первым организационным мероприятиям обслуживания совещания относится и встреча его участников. Она во многом определяет настроение. Всякий срыв, накладка (не встретили, встретили с опозданием, возникли затруднения с размещением, поиском места совещания) неизбежно вызывают отрицательные эмоции. При проведении совещания с ограниченным числом участников их встречают перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствуют каждого и приглашают пройти на совещание.

В ряде случаев один из организаторов встречает при входе в зал совещания, а другой сотрудник встречает при входе в здание, приветствует, указывает, где раздеться, куда пройти. На больших совещаниях развешиваются указатели и таблички. Но часто бывают и такие ситуации, когда какого-то участника надо встретить в аэропорту, другого — на железнодорожном или автовокзале, или в день совещания заехать за участниками в гостиницу и т.д. Поэтому процедура встречи должна быть продумана до мельчайших деталей и расписана между членами рабочей группы: кто кого и где встречает.

Участники совещания регистрируются. Если их число ограниченно, эту работу проводит секретарь руководителя. Если совещание с большим количеством участников, их регистрирует специально выделенный работник или группа работников. Обычно регистрация ведется по заранее заготовленным спискам участников. В тех случаях, когда принятие решения предполагает голосование, прибывший на совещание расписывается в заранее заготовленном списке присутствующих. При организации больших конференций участники могут заполнять анкеты (карточки) с последующим обобщением этих данных в списки. Анкеты (карточки) позволяют получить всю необходимую информацию об участниках. В регистрационных анкетах (карточках) как минимум указывается фамилия, имя, отчество, место работы, занимаемая должность, на научных конференциях — наличие ученых степеней и званий.

Регистрация позволяет к моменту открытия совещания знать состав присутствующих, их количество. Количественный состав особенно важен для совещаний, на которых принятие решений требует кворума, т.е. установленного законом или уставом такого количества присутствующих, при котором принятое решение является правомочным.

При проведении общих собраний акционеров обязательно фиксируются и время начала и окончания регистрации, а также время начала и закрытия общего собрания. Это объясняется особенностью проведения собрания акционеров. С началом общего собрания регистрация не прекращается и акционеры, прибывшие с опозданием, имеют право участвовать в голосовании по тем вопросам, которые рассматриваются после их регистрации. Поэтому при регистрации участника указывается и время его регистрации. На собрании акционеров могут присутствовать и не сами акционеры, а их представители по доверенности. Кроме того учитывается количество голосов участника, которое зависит от количества имеющихся у него акций.

После окончания регистрации уточненный список присутствующих, включающий фамилию, имя, отчество и название организации, передается председателю, что позволяет ведущему ориентироваться при проведении совещания.

Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставление отметок на командировочных удостоверениях. Если эту операцию не провести сразу, потребуется сбор, а затем раздача отмеченных командировочных удостоверений участникам совещания, или же каждый участник должен будет по этим вопросам обращаться к организаторам совещания.

Во время регистрации следует сразу же собрать сведения о потребности в обратных билетах. При хорошей организации совещания рабочая группа берет на себя задачу приобретения билетов на обратную дорогу.

В ходе регистрации выясняется желание принять участие в предлагаемых мероприятиях культурной программы.

При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разосланы, размноженные для них документы (тезисы, проекты решений и др.). Также могут выдаваться канцелярские принадлежности (папки, блокноты, авторучки и т.п.), что предусматривается заранее и закладывается в финансовые расходы.

Совещание должно начинаться точно вовремя. Желательно сразу согласовать с участниками правила совместной работы: регламент для выступлений, перерывы, время окончания совещания.

Во время перерывов не забывайте проветривать помещение. При наличии системы кондиционирования воздуха необходимо произвести ее регулировку в зависимости от степени заполнения помещения. В перерыве могут быть предусмотрены кофе-паузы, когда участникам предлагаются кофе, чай, бутерброды, печенье и т.д., организована продажа литературы.

Ответственным этапом является документирование совещания, т.е. запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов. В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее. Ход совещания можно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.

Стенограмма и фонограмма — это дословная запись всего, что говорилось на совещании, т.е. всех выступлений, вопросов, ответов, реплик. При стенографировании и фонозаписи следует учитывать, что стенографистки могут не знать фамилии всех выступающих, особенно подающих реплики и задающих вопросы. При фонозаписи часто трудно определить выступающего по голосу, если он не был назван. Поэтому, несмотря на стенографирование или фонозапись, необходимо фиксировать фамилии всех выступающих в порядке хода совещания, что позволит установить принадлежность каждого выступления, реплики, вопроса в ходе расшифровки стенограммы или фонограммы. Для ведения стенограмм и расшифровки фонограмм требуются специальные работники: стенографистки и диктофонистки. В расшифрованные стенограммы и фонограммы, как правило, вносятся редакционные правки. Это достаточно дорогостоящий вид документирования совещаний. Его целесообразно вести лишь для наиболее важных мероприятий или в том случае, когда заранее предусматривается публикация материалов совещания.

Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний является их протоколирование.

Протокол

Протокол — организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов» ¹. Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющие его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол составляется после их расшифровки. Вести запись во время заседания должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка .

В его формуляр входят:

наименование учреждения-автора,

указание вида документа (протокол),

дата заседания,

номер,

место заседания,

заголовок,

текст,

подписи.

В отдельных случаях протоколы подлежат утверждению.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире — окончания.

Например: 11—13.03.2011

Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года. Нумерация ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Порядковые номера присваиваются отдельно для протоколов каждого коллегиального органа, то есть отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний правления, протоколы заседания совета директоров, протоколы заседаний счётных комиссий и т.д.

В реквизите «место заседания» указывается город, где реально состоялось заседание. Например, организация находится в Санкт-Петербурге, а выездное заседание проводилось в Нижнем Новгороде, следовательно в протоколе будет стоять: г. Нижний Новгород.

Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего? » и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы.

Например: «Совещания студсовета», «Заседания комиссии», «Собрания трудового коллектива».

После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста.

Текст протокола распадается на две части:

— первую — вводную, где указаны фамилия и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня;

— вторую — основную, фиксирующую ход заседания.

В протоколах общих собраний акционеров вводная часть протокола значительно расширена. В ней до указания председателя указывается:

– вид общего собрания (годовое или внеочередное);

– форма проведения собрания (собрание очное или заочное голосование);

– место проведения собрания (точный адрес);

– дата проведения собрания (дата составления протокола);

– время начала регистрации лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров;

– время окончания регистрации лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров;

– время открытия общего собрания акционеров;

– время закрытия общего собрания акционеров;

– время начала подсчета голосов.

Только после указания этих данных, как в обычном протоколе, указываются председатель и секретарь.

Слово «председатель» печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь».

Председатель — Харченко В.И.

Секретарь — Варламова С.П.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с числом присутствующих более 15 человек их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

Например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается).

На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.

Например: в протоколах профсоюзных собраний указывается: «На учете в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117».

Более сложно оформляется эта часть протокола на общем собрании акционеров. Здесь указывается:

– число голосов, которыми обладали лица, включённые в список имеющих право на участие в собрании по каждому вопросу повестки дня;

– число голосов, которыми обладали лица, реально принявшие участие в общем собрании по каждому вопросу повестки дня с указанием, имелся ли кворум по каждому вопросу.

После указания приглашенных следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется. Перечисление вопросов в повестке дня может начинаться с предлога «О» («Об»), но возможен и другой вариант, когда вопросы формулируются в именительном падеже без предлога «О» или «Об».

Например:

1. О перспективах развития завода. Доклад директора… (Ф., И., О.)

2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад руководителя социологической службы… (Ф., И., О.)

или

1. Перспективы развития завода. Доклад директора… (Ф., И., О.)

2. Итоги социологического опроса рабочих. Доклад руководителя социологической службы… (Ф., И., О.)

В ряде случаев, например, при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка заседания прилагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.

По каждому пункту могут быть такие части:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом они зрительно разбивают текст. Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца. При этом наименование должности докладчика не указывается, так как оно уже указано в повестке дня. После фамилии и инициалов выступивших в прениях должность лучше указать.

В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения.

Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления.

Например:

Соколов А.В. — какие приняты меры по ликвидации аварии?

Колосов И.К. — к 6 часам утра восстановлено энергоснабжение.

Если из-за прекращения прений записавшиеся участники не получили слова, они передают председательствующему на заседании письменные выступления, предложения, замечания, которые прикладываются к протоколу.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дни — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.

Например:

1. СЛУШАЛИ: Иванова П.И. — текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: Петров А.П. — краткая запись выступления Иконников И.И. — краткая запись выступления РЕШИЛИ: 1.1. Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное внедрению компьютерной техники в работу в течение первого семестра. 1.2. Иванову П.И. организовать в помещении информационного центра выставку современных технологических средств компьютеризации управленческих процессов к 1 октября 2000 г. 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ:
Председатель Секретарь	Подпись Подпись	В.П. Каштанов К.Р. Редькин

В ряде случаев, а при выборах должностных лиц и по вопросам, решение которых требует кворума, в протоколе обязательно указываются результаты голосования по каждому пункту отдельно. При этом количество голосов на общем собрании акционеров соответствует количеству голосующих акций, которыми владеют участники собрания.

Если имеется особое мнение по принятому решению, оно может быть изложено на отдельном листе, подписано и присоединено к протоколу. В протоколе после записи соответствующего решения приводится особое мнение.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие.

Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно.

Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях составляется полный протокол. Он должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях.

В ходе заседания обычно составляется лишь черновик протокола. По общим требованиям в пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. В соответствии с Федеральным законом «Об акционерных обществах» максимальный срок подготовки протокола заседания совета директоров — 3 дня, а протокола общего собрания акционеров — 15 дней после окончания собрания.

Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Текст протокола печатается через 1, 5 интервала. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Подписи отделяются от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква фамилии ограничивается правым полем, то есть расшифровка подписи выравнивается по правому полю.

Некоторые разновидности протокола подлежат утверждению руководителем организации, например протокол заседания технического совета, экспертной комиссии и т.д.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов — постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов.

Например:

Протоколы подписываются председателем и секретарем. Точный срок оформления протокола нормативом не установлен. Обычно он оформляется в течение 5 дней, но допускаются случаи немедленного оформления протокола, т.е. сразу после совещания.

Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повестка дня, приглашение, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы выступлений, справочные материалы по обсуждаемым вопросам, проекты решений и итоговых документов и другие документы, переданные в процессе заседания (все по 1 экземпляру).

Порядок оформления протокола желательно выделить в инструкции по делопроизводству в самостоятельный раздел.

____________________________________________________________

¹ Единая государственная система делопроизводства. С. 74.

Контрольные вопросы:

1. С разработки какого документа начинается подготовка совещания?

2. Перечислите операции по подготовке совещания.

3. Как проводится оповещение участников о совещании?

4. Какие документы готовятся к совещанию?

5. Для чего проводится регистрация участников совещания?

6. Как обслуживается совещание?

7. Особенности оформления протокола.

Организация приема

Прием посетителей — одна из важнейших функций секретаря. Первое впечатление о фирме (учреждении) складывается именно от уровня организации приема. Секретарь фирмы (небольшого учреждения) отвечает за организацию приема всех обратившихся в нее. Секретарь руководителя организует прием посетителей руководством.

Прежде всего следует позаботиться о приемной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приемная — место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приемная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.

Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом.

Организация приема зависит от категории посетителей:

1. Сотрудников своей организации.

2. Сотрудников других организаций.

по предварительной договоренности;
прибывших внезапно.

3. Посетителей по личным вопросам.

Во всех случаях секретарь прежде всего приветливо здоровается с вошедшим.

Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.

Организуя прием к руководителю, секретарь должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к нему доступ в любое время.

Для приема остальных сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь установленные часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня руководителя. К пришедшим на прием сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именем и отчеством) список (справочник) всех работников организации.

При приеме работников других организаций после приветствия надо выяснить и записать:

фамилию, имя, отчество;
организацию, которую он представляет, и его должность;
по какому вопросу;
было ли назначено время приема.

Сегодня часто посетитель представляется секретарю, вручая ему свою визитную карточку, которая содержит необходимые данные о нем. Посетителю следует предложить присесть и подождать, пока о его прибытии будет доложено.

Выяснив вопрос, являющийся целью посещения, секретарь может сразу направить посетителя к конкретному работнику, занимающемуся данной проблемой.

Если посетитель будет принят руководителем, о нем докладывают, передав визитную карточку или запись с данными о нем. Иногда секретарь подбирает и передает руководителю необходимые для разговора документы.

В случае задержки приема посетителя ему предлагают подождать, посмотреть газеты, журналы, проспекты. В том случае, когда время приема было назначено, а руководитель занят, секретарь должен в вежливой форме извиниться, объяснить причину задержки, указать, на какое время прием переносится или договориться о другом дне посещения.

⇐ Предыдущая 9 10 11 12 131415 16 17 18 Следующая ⇒