Работа с письменными обращениями граждан

Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности.

Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. В обращениях могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества.

Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы.

Под предложениями обычно понимаются обращения в соответствующие государственные или общественные органы, на предприятия, в учреждения, организации, фирмы или к должностным лицам, содержащие идеи по совершенствованию различных сфер деятельности, органов власти и управления, предприятий, организаций, фирм, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина. Предложение — это желание автора включиться в общественную жизнь, эффективное средство политической активности гражданина, его непосредственного участия в совершенствовании форм управления. Обычно в них содержатся данные собственных наблюдений или практики работы автора, затрагивающие проблемы государственной и общественной жизни с указанием на недостатки в их решении, допускаемые конкретными органами, предлагаются пути и способы решения затронутых проблем. В Федеральном законе от 02.05.2006 № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан» предложение определено как «рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества».

Под заявлением подразумевается обращение граждан по поводу реализации личных прав или законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов. Юридический энциклопедический словарь дает следующее определение: «Заявление — официальное обращение лица (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу, не связанное… с нарушением прав и законных интересов гражданина и не содержащее поэтому требования об устранении такого нарушения. Заявления подаются, во-первых, в целях реализации права или законного интереса гражданина… и, во-вторых, для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий, учреждений и организаций…» ¹. В Федеральном законе заявлением названа «просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц».

Термин «жалоба» в словаре определен следующим образом: « Жалоба — обращение в государственный либо общественный орган или к должностным лицам по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов конкретного лица (гражданина), общественной организации, предприятия и т.д.» ². Таким образом, под жалобой понимается обращение о нарушении прав, свобод и законных интересов граждан, о медленном, бюрократическом рассмотрении их дел государственными или общественными органами, предприятиями, учреждениями, организациями, фирмами, о невыполнении ими решений, принятых по обращениям и заявлениям граждан, о неправомерных действиях должностных лиц. Жалобой признается также несогласие с решением или действиями государственного либо общественного органа, предприятия, учреждения, организации, затрагивающими права и охраняемые законом интересы граждан. Более лаконично жалоба определена в Федеральном законе «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» как «просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц».

Кроме того, дано определение понятию должностное лицо — лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.

Кроме того к обращениям относятся:

· ходатайства, определяемые как «письменное обращение гражданина о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с предоставлением документов, их подтверждающих»;

· коллективные обращения — обращение двух или более граждан в письменном виде, содержащее частный интерес, либо обращение, принятое на митинге, собрании и подписанное организаторами или участниками митинга или собрания, имеющее общественный характер;

петиция — коллективное обращение граждан в органы власти о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения законодательства.

Таким образом, сегодня вид документов, с которыми граждане обращаются в различные органы, расширен.

Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства.

В Федеральном законе «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» выделены статьи «Права гражданина при рассмотрении обращения» и «Гарантии безопасности гражданина в связи с его обращением». Граждане, в соответствии с Законом, имеют право:

представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании;
знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения;
получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
обращаться с жалобой на принятое по обращению решение;
обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

К гарантиям безопасности отнесено запрещение преследования в связи с обращением в государственный орган, орган местного самоуправления или к должностному лицу с критикой их деятельности и неразглашение сведений, содержащихся в обращении.

В Законе 2006 г. подчеркивается, что обращения должны быть направлены «непосредственно в тот государственный орган, орган местного самоуправления или тому должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов». Направление документа в организации, не занимающиеся данным вопросом приводит к пересылке документа, дополнительной переписке и удлиняет срок рассмотрения обращения.

Для граждан, составляющих обращения, и для работников, занимающихся приемом обращений, особенно важна ст. 7 Закона, содержащая требования к письменному обращению.

«Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату». Таким образом, если рассмотреть обращение с позиций делопроизводства, в нем обязательно указывается, как и в любом заявлении, адресат, то есть кому направлен документ, автор документа, его личная подпись и дата. Так как ожидается ответ — необходимо указать адрес, по которому он должен быть отправлен.

«В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии».

Технология работы с обращениями граждан требует организации и прописана в законе. Она включает:

· прием и первичную обработку письменных обращений;

· регистрацию обращений;

направление обращений на рассмотрение;

· уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения;

· уведомление заявителя о длительном расследовании обращения;

· контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;

· информационно-справочную работу по обращениям;

· извещение заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы;

· группировку в дела и текущее хранения обращений;

анализ поступивших обращений.

Обращение граждан в государственные и общественные органы, на предприятия, в учреждения, организации может быть подано в письменной форме лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, электронной почты, a также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений или ведущему прием граждан.

Все письменные обращения принимаются централизованно, в маленькой организации — секретарем. Проверив правильность доставки, письма вскрывают, при этом конверты не уничтожаются, так как штамп на них может являться доказательством даты получения документа. Кроме того, адрес автора обращения, по которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется вместе с документом до конца решения вопроса и будет подшит в дело.

На самом документе в нижнем правом углу проставляется штамп учреждения, получившего обращение, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним в данном учреждении. Иногда она может не совпасть с датой на конверте, так как последняя проставляется почтовым отделением, которое не всегда в тот же день доставляет письмо адресату. Поэтому именно с даты, проставленной в штампе, начинается отсчет срока исполнения обращения. Помимо даты в штампе указывается и регистрационный номер предложения, заявления, жалобы, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения. Например, К —121.

К обращениям могут быть приложены различные справочные материалы в подлинниках или копиях. Их надо скрепить вместе с обращением, чтобы они не растерялись в процессе, работы. На этом заканчивается первый этап работы с обращениями.

После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой форме. Регистрация этой категории документов помимо общих задач регистрации — учет, контроль и справочная работа — является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данном учреждении. В Федеральном законе «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» срок регистрации обращения указан «в течение трех дней с момента поступления». Регистрацию рекомендуется вести на компьютере или на карточках и только в тех случаях, когда в учреждение, предприятие или организацию поступает незначительное количество документов населения, можно оставить и журнальную форму регистрации.

Суть регистрации — внесение в компьютер или запись на карточке основных поисковых признаков документа и сведений о заявителе (см. рис.). При использовании автоматизированной системы регистрационная карточка на обращения заполняется на экране компьютера.

При традиционной технологии регистрационные карточки изготавливаются из плотной бумаги формата А5 (210х148) или А6 (105х148).

Количество экземпляров заполняемых регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из потребностей организации контроля за исполнением и справочной работы по обращениям. Чаще всего это 2—3 экземпляра: 1-й — для контрольной картотеки, 2-й — для справочной картотеки, 3-й — направляется вместе с документом к исполнителю. Однако прежде чем приступить к регистрации в любой форме, выявляют по алфавитной картотеке или алфавитной книге, не является ли данное обращение повторным.

Вариант формы регистрационно-контрольной карточки

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом.

Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный индекс, так как ведется валовой учет всех поступающих документов. Однако в регистрационной карточке при регистрации повторного обращения указываются все признаки и первого документа, то есть его номер и дата. На самом повторном обращении в правом верхнем углу и на его регистрационно-контрольной карточке делается от руки или специальным штемпелем отметка «повторно».

Предусматривается и такой случай, когда гражданин одно и то же предложение, заявление или жалобу направил одновременно нескольким адресатам, и они были в конечном итоге переадресованы в одно учреждение, организацию или предприятие, которое может решить поставленный вопрос по существу. Все эти обращения, попавшие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера.

Например: В—194/₁, В—194/₂, В—194/₃и т.д.

Зарегистрированный документ докладывается руководителю или его заместителю для принятия решения.

В законодательно-нормативных актах предусмотрен вариант, когда полученное обращение вообще не относится к компетенции получившего его учреждения; организации, предприятия. В этом случае секретарем, отвечающим за эту категорию документов, оно должно быть не позднее чем «в течение семи дней со дня регистрации» ³ направлено на рассмотрение в компетентный орган.

В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение.

Если в обращении поставлены вопросы, требующие решения разных компетентных органов, руководитель организации, получивший обращение, рассматривает вопрос, относящийся к его компетенции, а о содержании других вопросов сообщает в установленные сроки соответствующим организациям.

Во всех случаях пересылки документов в другие организации заявители ставятся об этом в известность в семидневный срок с момента получения документа. В том случае, когда руководитель сразу в процессе рассмотрения документа может решить поставленный в нем вопрос, он отражает свое решение в резолюции, которая является по существу ответом. На ее основе составляется ответное письмо заявителю. Если вопрос требует лишь разъяснения, руководитель в резолюции указывает исполнителя и срок написания ответного разъяснительного документа. Все указания руководителя о порядке рассмотрения документа и исполнения переносятся в регистрационно-контрольную карточку.

Каждое решение, принимаемое по обращению граждан, прежде всего должно быть основано на требованиях конкретных законов, всестороннем изучении обстоятельств и причин, породивших критические замечания.

Чаще всего, для принятия по обращению обоснованного решения необходимо собрать нужный информационно-справочный материал, послать запрос на места, потребовать объяснения от виновных, направить документ для проверки в подведомственные органы, организовать выезд на место ответственного работника.

К рассмотрению обращений не следует привлекать лиц, участие которых может повлиять на объективное решение вопросов, поднятых в документе.

Весь процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.

Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов. Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позднее 30 дней со дня регистрации. В тех случаях, когда для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение специальной проверки и истребование дополнительных материалов, разрешено, в порядке исключения, продление сроков не более чем на 30 дней с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.

Контроль за своевременным разрешением рассматриваемых документов возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям граждан.

Типовое положение специальным пунктом указывает, что письма граждан, направленные в государственные органы, предприятия, учреждения, организации, различным адресатам, требующие сообщить результаты рассмотрения предложения, заявления, жалобы, берутся на особый контроль. На всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на предложениях, заявлениях и жалобах проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» или знак контроля «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

Контроль за исполнением ведется по регистрационно-контрольным карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку. Контрольная картотека по обращениям граждан организуется и строится так же, как и контрольная сроковая картотека по другим административным документам.

Все движение контролируемого документа, передача его от исполнителя к исполнителю отмечается на карточке с указанием не только фамилии исполнителя, но и даты передачи ему документа. Обращение снимается с контроля только после фактического выполнения принятого по нему решения, о чем делается отметка в контрольно-регистрационной карточке. Распоряжение о снятии с контроля дает лицо, принявшее по данному документу решение.

Для организации контроля за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан успешно используется компьютер. Количество документов, которое может быть проконтролировано с помощью компьютера, практически не ограничено. Быстрота ввода и вывода информации в компьютере обеспечивает получение оперативных данных о ходе исполнения документов до истечения срока исполнения, что позволяет осуществлять превентивный, предупредительный контроль, обеспечивать выполнение документов в запланированные сроки. Напоминания могут поступать с любой запрограммированной периодичностью, компьютер в случае необходимости может обобщить и проанализировать за определенный период времени работу отдельных исполнителей и структурных подразделений по исполнению обращений граждан.

Ввод данных в память компьютера по обращениям осуществляется с клавиатуры. На экране можно перестраивать сводки о ходе выполнения жалоб и заявлений по различным аспектам и получать необходимое количество копий на печатающих устройствах. Диалог с компьютером ведет сотрудник, работающий с этой категорией документов. Автоматизированная система «АСУ-заявление» способствует обеспечению высокой исполнительской дисциплины, своевременному исполнению обращений граждан.

Имеются типовые программы для ведения контроля за сроками исполнения документа на персональных электронно-вычислительных машинах (ПЭВМ) и типовые программы для ведения контроля и справочной работы с обращениями граждан.

Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки в сроковую картотеку, другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. По этой картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражданина или учреждения о состоянии рассмотрения конкретного обращения. Значительно удобнее вести справочную работу при автоматизированной системе, дающей возможность навести справку по любому реквизиту документа.

Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. В соответствии со ст. 15 Закона РФ «О языках народов Российской Федерации» (с изм. от 24 июля 1998 г.) «Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан Российской Федерации, направленные в государственные органы, организации, на предприятия и в учреждения Российской Федерации, даются на языке обращения. В случае невозможности дать ответ на языке обращения используется государственный язык Российской Федерации». Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если конкретное выполнение решения поручено какому-либо другому органу, оно берется под контроль и об этом сообщается автору обращения, с указанием должности лица, на которое возложен контроль за исполнением принятого решения. Решение, принятое единолично компетентным должностным лицом, сообщается автору обращения от имени органа, которому подчинено должностное лицо. Решение, принятое коллегиальным органом, сообщается автору обращения со ссылкой на номер и дату принятия этого решения либо в виде выписки из решения или протокола. В письменной форме сообщаются и решения об отказе в положительном удовлетворении поднятых в обращении вопросов. При этом отказ должен быть аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

В соответствии со статьей 14 нового Закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления и должностные лица осуществляют контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

Для этого секретарь или сотрудник, ведущий делопроизводство по обращениям граждан, обязан систематически вести анализ этой категории документов. Периодически (раз в месяц или квартал) составляются аналитические обзоры или справки, в которых отражают вопросы, по которым были поданы обращения, их количество по каждому вопросу, количество положительных и отрицательных решений. Кроме того, в справках указывается, сколько обращений было решено в срок, сколько с просроченным сроком исполнения и почему. Такой анализ служит выявлению причин, порождающих нарушение прав и интересов граждан, изучению общественного мнения, совершенствованию работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций.

На каждом документе после окончательного решения и исполнения делается надпись «В ДЕЛО» и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

Предложения, заявления, жалобы должны быть возвращены после их разрешения секретарю или paботинку, ведущему делопроизводство по обращениям, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

Обращения формируются в дела отдельно от общей переписки. При этом вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т.е. каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу. Внутри дела эти группы документов по обращениям располагаются обычно по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. Если в учреждение поступает большое количество обращений граждан, то каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей. Например, предложения, заявления, жалобы граждан на букву «А», «Б», «В» и т.д. Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Коллективные письма сосредотачиваются в отдельном деле. Причем, предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по личным вопросам.

При небольшом количестве обращений их можно располагать в делах и в хронологической последовательности. Появившиеся дополнительные материалы по вопросу, связанному с обращением, или повторное обращение подшиваются к первой группе материалов. В дела группируются только исполненные документы. Обложка дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан оформляется по установленной форме.

Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан хранятся в учреждениях, организациях и предприятиях для справочных и других целей. Ответственность за их сохранность, как и за сохранность всех документов, несут их руководители. Сроки хранения этой категории документов указаны в статьях «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» ⁴.

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения	Примечания
	Документы (обзоры, аналитические справки) о рассмотрении обращений граждан	Пост.
	Документы (докладные записки, справки, сводки, информации, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан	5 л. ЭПК
	Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению:		(1) В случае неоднократного обращения — 5 л. после последнего рассмотрения
	а) предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции	Пост.
	б) личного характера	5 л. ЭПК
	в) оперативного характера	5 л. (1)
	Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:		(1) Хранятся в организации. Подлежат приему в
	е) обращений граждан	5 л.
	Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета:		(1) После возвращения всех дел
	а) приема посетителей	3 г.
	Планы реализации критических замечаний и предложений, высказанных в адрес организации (объединения)	Пост.
	Документы (заявки, протоколы, программы, списки, обращения и др.) о проведении митингов, демонстраций, забастовок и других общественных мероприятий	Пост.**

Как видно из приведенных статей перечня, обычные обращения личного и второстепенного характера, составляющие подавляющее большинство этой категории документов, хранятся 5 лет, но предложения, интересные для истории и имеющие практическое значение, будут храниться постоянно. Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а затем в государственный архив.

Подготовка предложений, заявлений и жалоб граждан и сдача в архив включает в себя: оформление дел, проведение экспертизы ценности документа, составление описей.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Оформление дел входит в функции секретаря или лица, ответственного за работу с обращениями граждан.

¹ Юридический энциклопедический словарь. М., Советская энциклопедия, 1984, с. 108.
² Там же, с. 95.
³ Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», ст.8, п.3
⁴ Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. — М.: Россархив, ВНИИДАД, 2011.

 10.3. Переписка с зарубежными корреспондентами

Переписка с зарубежными корреспондентами имеет свою специфику. В каждой стране есть сложившаяся практика, учитывающая особенности языка, культуры, традиций делового общения. Несмотря на общие тенденции к глобализации, благодаря которым типовое деловое письмо будет понято и воспринято практически в любой стране, учёт этой специфики будет являться проявлением вежливости к адресату и облегчит установление контактов.

Основным языком международного общения является английский, но надо учитывать, что даже в англоговорящих странах есть отличия. Оформление деловых писем в Великобритании и США будет отличаться, не говоря уже о различиях в грамматике и даже орфографии. Кроме того, распространенными языками для деловой переписки также являются испанский, немецкий и французский.

В результате усилий международных организаций многие элементы письменного делового общения к настоящему времени унифицированы и стандартизированы. Требования к бланкам документов, используемых в управлении, торговле и промышленности, установлены международным стандартом ISO 8439: 1990 «Forms design. Basic layout / Бланки. Основная схема составления».
Форматы бумаги для изготовления бланков выбираются в соответствии с международными стандартами: ISO 216: 2007. «Writing paper and certain classes of printed matter — Trimmed sizes — A and B series, and indication of machine direction / Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы. Ряды А и В и указание машинного направления»; ISO 3535—1977 «Forms design sheet and layout chart / Формуляр-образец и конструкционная сетка».
В ряде стран (США, Канада и др. традиционно используются форматы бумаги, отличные от форматов ISO — «Letter» (216x279 мм), «Legal» (216x 356 мм), «Executive» (190 х 254 мм), «Ledger/Tabloid» (279 х 432 мм). Это несовпадение форматов может вызывать проблемы при автоматизированной обработке документов (копирование, сканирование и др.).
При подготовке документов межстрочный интервал и шаг письма устанавливаются согласно стандарту ISO 4882: 1979 «Office machines and data processing equipment; Line spacings and character spacings / Оргтехника и машины для обработки информации. Отбивка и разрядка текста» (интервал между строками — basic depth spacing (bds) составляет 4, 233 мм (1/6 дюйма), горизонтальный шаг письма — basic width spacing (bws) — 2, 54 мм. (1/10 дюйма).
В международных стандартах и в российском ГОСТ Р 6.30—2003 по-разному установлены правила оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535: 1977 предусмотрены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле — 20 мм; верхнее — 10, текстовая область для формата А4 — 183 х 280, для формата A5L— 183 х 131 мм.

По российскому стандарту левое поле должно быть размером 20 мм, нижнее — 20, правое — 10, верхнее — 15 мм.
В отличие от ГОСР Р 6.30—2003, в соответствии с которым сведения об организации-отправителе указываются в верхней части бланка, международные правила допускают размещение дополнительной информации об организации в нижней части бланка. Всего стандарт ISO 8439: 1990 предусматривает три зоны:
— зона сведений об отправителе документа (issuer field);
— зона ссылок (reference field);
— зона адреса (address field).

Наименование документа, код документа, дата и другие сведения указываются в зоне ссылок.
Зона (поле) адреса предназначено для указания одного или двух адресатов.
Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:
1. Сведения об отправителе (Issuer Field): наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, электронной почты, сайта и др.;
2. Ссылки на исходящий номер отправителя/получателя (Reference Line);
3. Дата (Date);
4. Адрес (Address), включающий наименование получателя письма (лица, организации) и его почтовый адрес;
5. Указание на конкретное лицо — получатель, «К сведению» (Attention Line);
6. Вступительное обращение (Salution).
7. Наименование документа (заголовок): (Subject Line).
8. Основной текст письма (Body of the Letter).
9. Заключительная формула вежливости (Complimentary Close).
10. Подпись (Signature).
11. Указание на наличие приложений (Enclosure).
12. Указание на рассылку копий данного письма (CC Notation).
Перечисленные реквизиты располагаются в соответствии с нижеприведённым образцом.

| -------------------------- | | | -------------------------- | ----------------- | | 4 | | ----------------- | ----------------- | | 5 | | ----------------- | -------------------------- | | 6 | | -------------------------- | -------------------------- | | 7 | | -------------------------- | -------------------------- | | | | | | | | | | | | | | | -------------------------- | -------------------- | | 9 | | -------------------- | -------------------- | | 10 | | -------------------- | -------------------- | | 11 | | -------------------- | -------------------- | | 12 | | --------------------

-------------------------------- | 1 | | -------------------------------- | ------------------------- | | 2 | | ------------------------- | ---------------------- | | 3 | | ---------------------- | | | | | | | -------------------------------- | | | | | | | 8 | | | | | | | | -------------------------------- | | | | | | | | | | | | |

Пример оформления письма по правилам, принятым в зарубежной практике (на английском языке):

	H & S International 401Aldate, London EC1 Telephone: (041) 326 7725 (10 lines) Fax: (041) 326 7736 e-mail: [email protected] www.eastba.com Chairman: M. Hovard Manading Director: H. Meals Directors: L. Akkerman J. Brown Mr R. Cliff P.Marlow & Co.Ltd. 1 Bird Street London E1 6TM	\| \| \| \| \| \| \| \| \| \| \| Your ref: SB/sl \| Our ref: PL/fh/246 \| \| 12 May 2007 \|
	Dear Mr Cliff Order 2789 I am writing in connection with your letter of 24 February con corning the above order for some office furniture. Unfortunately, we have not yet received the filing cabinet which were a part of this order. We would be grateful if you coul deliver these as soon as possible or refund our money. We look forward to hearing from you. Yours sincerely Mr Peter Long Manager Encl. Order 2789 copy
	Перевод: H & S International 401 Олдгейт, Лондон EC1 Телефон: (041) 326 7725 (10 линий) e-mail: [email protected] www.eastba.com Председатель: М. Ховард Директор-распорядитель: Х.Милз Директора: Л. Аккерман Дж. Браун Господину Клиффу Ваш индекс: SB/sl П.Марлоу & К. Лтд. Наш индекс: PL/fh/246 1 Берд Стрит Лондон Е1 6 ТМ 12 Мая 1997 Уважаемый г-н Клифф О Заказе N 2789 Я пишу в ответ на Ваше письмо от 24 февраля по поводу заказа на поставку офисной мебели. К сожалению, мы до сих пор не получили шкафы для документов, которые являются частью нашего заказа. Мы будем благодарны, если Вы сможете отправить их как можно скорее. В противном случае верните полученные от нас деньги. Жду Вашего ответа. С уважением (подпись) Г-н Питер Лонг Управляющий Прил. Копия заказа 2789

Текст письма печатается от левого поля без абзацного отступа, один абзац отделяется от другого увеличенным интервалом. В адресе и после заключительной формулы вежливости пунктуация не используется.

Реквизит «номер документа» в зарубежной практике выглядит как:
In your reply please refer to 138765-UD (В Вашем ответе просим сослаться на 138765-UD) или
In your reply please mention our reference 165784 (В Вашем ответе просим упомянуть нашу ссылку 165784)
Ссылка на номер входящего документа (В ответ на ваш исходящий № OV—12567) выглядит как: Your ref. OV—12567.

Определенную сложность могут вызвать у зарубежных партнеров исходящие номера, содержащие кириллические буквы. Сложные буквенно-цифровые индексы были распространены в ХХ веке, так как наличие в номере документа дополнительных индексов типа ПР/М17 и др., содержащих сведения о том, кто подписал исходящий документ, код подразделения или исполнителя, подготовившего документ, номер дела но номенклатуре, в которое подшита копия отправляемого документа, все эти сведения при получении документа, в котором указывалось: в ответ на ваш исходящий № … позволяли быстро сориентироваться и направить документ нужному исполнителю. В настоящее время, с переходом к использованию автоматизированных систем делопроизводства и документооборота (СЭД), использование таких индексов потеряло своё значение и вместо них используется валовая нумерация исходящих документов, так как введя номер в компьютер, служба ДОУ сразу получает полную информацию о документе, на который получен ответ. Поэтому проблема кириллических индексов встречается всё реже.

В зарубежной переписке дата письма проставляется обычно в верхней правой части первой страницы. Однако тут возможны сложности. По рекомендациям ISO дата указывается в последовательности — год, месяц, день: например 2012.09.03 или: 20120903. Однако в США при написании даты часто используют иную последовательность — месяц, день, год. Во многих странах, как и в России, используют последовательность — день-месяц-год. Как результат, возникают недоразумения — дата 03.09.2012 в России будет воспринята как 3 сентября 2012 года, а в США — как 9 марта 2012 года. Поэтому однозначное восприятие даты обеспечивает только её словесно-цифровое написание: «15 сентября 2012 года».

⇐ Предыдущая 10 11 12 13 141516 17 18 19 Следующая ⇒