Телефонограмма имеет следующий типовой формуляр

Наименование учреждения-автора Должность, инициалы, фамилия лица, передавшего телефонограмму, номер его телефона ТЕЛЕФОНОГРАММА дата № _______	Адресат Должность, инициалы, фамилия лица, принявшего телефонограмму номер его телефона время приема телефонограммы
Текст телефонограммы (не более 50 слов)
Должность лица, подписавшего телефонограмму или от имени которого телефонограмма передается	подпись

Например:

Управление пассажирского транспорта Передала секретарь А.И.Петрова, тел. 422 03 15 ТЕЛЕФОНОГРАММА 17.05.2011 № _43______	Руководителям служб движения Приняла секретарь И.П.Иванова, тел. 432 12 12 18 ч. 20 мин.
19 мая с 13 до 16 ч. будет снято напряжение в контактной сети трамваев маршрутов 2 и 5. Заблаговременно известите пассажиров по линии названных маршрутов и организуйте по ним движение других видов транспорта.
Зам. начальника городского управления пассажирского транспорта	М.В.Мухмедов

Заключительные слова беседы по телефону зависят от результатов разговора. Чаще всего, следует поблагодарить позвонившего за его звонок, абонента за прием телефонограммы, сообщения и т.д.

Сегодня для записи и передачи сообщений широко используются телефонные аппараты с автоответчиком. Обычно они включаются в часы, когда отвечать на звонки некому, так как никого нет в офисе. Например, в обеденное время, вечером и в ночное время, в нерабочие дни. Автоответчик также удобен во время совещаний и в других случаях, когда секретарь занята и не может снять трубку. Автоответчик обеспечивает непрерывность ответов на телефонные звонки и осуществляет запись переданной по телефону информации. Секретарь, освободившись или придя на рабочее место, должен прослушать запись и передать сообщения по назначению, а при необходимости — связаться со звонившими.

Примеры телефонных разговоров

Правильно построенный разговор:

Звонок. Трубку поднимает секретарь:

— Секретарь директора фирмы «Заря» слушает (можно назвать свое имя, отчество и фамилию «Анна Петровна Семеновна слушает» или только фамилию).

— Абонент: Здравствуйте. Говорит коммерческий директор акционерного общества «Азот» Иванов Иван Иванович. Соедините меня, пожалуйста, с Николаем Петровичем (имя, отчество директора фирмы «Заря»).

— Секретарь: Здравствуйте, Иван Иванович. К сожалению, Николай Петрович сейчас отсутствует. Он приедет в 14.30. Не может ли кто-либо заменить его? По какому вопросу Вы звоните?

— Абонент: Я хотел бы обговорить с Николаем Петровичем возможность наших совместных действий по организации закупки материалов.

— Секретарь: Я могу дать Вам телефон начальника подразделения, которое занимается подобными вопросами.

— Абонент: Спасибо, буду Вам признателен.

— Секретарь (диктует номер телефона, фамилию, имя, отчество начальника подразделения).

Второй вариант:

Звонок.

— Секретарь: Семенова, секретарь директора фирмы «Заря» слушает.

— Абонент: Мне нужен Николай Васильевич.

— Секретарь: Извините, как мне доложить о Вас Николаю Васильевичу? По какому вопросу Вы звоните?

— Абонент: Это говорит коммерческий директор акционерного общества «Гелий» Петров Петр Петрович. Мне нужно обговорить с Николаем Васильевичем координацию действий наших фирм.

— Секретарь: Одну минуту. (По внутреннему телефону или зайдя в кабинет директора сообщает ему о звонке и получает согласие на разговор директора с абонентом).

— Ø Секретарь: Петр Петрович, соединяю Вас с Николаем Васильевичем.

Третий вариант:

Звонок.

— Секретарь: Секретарь директора фирмы «Заря» слушает.

— Абонент. Это коммерческий директор акционерного общества «Азот» Иванов Иван Иванович. Соедините меня с Николаем Петровичем.

— Секретарь: Здравствуйте, Иван Иванович. К сожалению, Николай Петрович проводит совещание и освободится через полтора часа. Перезвоните, пожалуйста, или оставьте Ваш номер телефона и сообщите, по какому вопросу Вы звоните. Я передам Николаю Петровичу.

— Абонент: Спасибо, я перезвоню.

Неправильно построенный разговор:

Звонок. Трубку берет секретарь.

— Секретарь: Слушаю.

— Абонент: Я куда попал?

— Секретарь: А куда вы звоните?

— Абонент: Мне нужна фирма «Заря».

— Секретарь: А кто это говорит?

— Абонент: Это фирма «Заря»?

— Секретарь: Да, это фирма «Заря».

— Абонент: Мне нужен директор фирмы.

— Секретарь: Кто спрашивает директора?

— Абонент: По делу.

— Секретарь: По какому делу?

— Абонент: С кем я говорю?

— Секретарь: С секретарем директора.

— Абонент: Соедините меня с директором.

— Секретарь: Директора нет.

— Абонент: А когда он будет?

— Секретарь: Не знаю.

— Абонент: На месте ли заместители?

— Секретарь: Я не знаю.

— Абонент: Состоится ли совещание, назначенное на завтра?

— Секретарь: Ни о каком совещании я ничего не знаю. Звоните позже.

¹ Зайверт Л. Ваше время — в Ваших руках. — М.: Экономика, 1990.

Контрольные вопросы:

1. Почему важно соблюдать правила ведения телефонных переговоров?

2. С чего начинается телефонный разговор?

3. Из чего складывается подготовка к служебному звонку?

4. Почему секретарь имеет право сортировки (фильтрации) телефонных переговоров руководителя?

5. Для чего и как составляется телефонограмма?

6. Какие особые требования предъявляются к телефонограмме?

7. В каких случаях включается автоответчик?

Устраиваемся на работу

Перед секретарем-референтом (секретарем), получившим профессиональное образование в среднем или высшем учебном заведении или закончившим курсы повышения квалификации, как правило, стоит вопрос о поиске места работы или смены места работы в связи с получением новой специальности.

Поиск места работы требует навыков и часто может быть длительным, так как место работы должно устраивать по многим параметрам. Устраивающийся на работу, прежде всего, должен для самого себя определить: какую работу он хотел бы выполнять, в какой должности предпочтительно хотел бы работать, в какой организации (коммерческой, государственной, общественной), допустимое расстояние (время в пути) от работы до дома и наконец средняя зарплата, на которую он рассчитывает и минимальная зарплата, на которую мог бы согласиться. При этом очень важно для себя самого установить приоритетность требований: близко от дома, или интересная работа, или размер заработной платы сразу или возможность роста и т.д.

Чтобы найти наиболее устраивающее место работы, надо использовать все возможности.

 

В учебных заведениях обычно есть структурное подразделение или выделенный работник, который занимается трудоустройством оканчивающих. У них централизованно сосредотачиваются все запросы отделов кадров организаций на специалистов.

Ищущий работу обязательно должен составить и разослать свое резюме. О том, как составляется этот документ писалось и пишется много ¹. Резюме удобно тем, что в отличие от автобиографии, которая пишется по хронологии и достаточно суха, оно позволяет в первую очередь подчеркнуть выгодные для претендента на должность моменты — знания, интересы, опыт работы и т.д.

Только что окончившие учебное заведение и не совмещавшие учебу с работой не имеют опыта профессиональной деятельности или он очень невелик. Поэтому им, учитывая, что резюме пишется в свободной форме, надо начинать его с указания специальности, какое учебное заведение окончил, где проходил практику и перечислить дисциплины, формирующие специальность и характеризующие квалификацию. Например, для устройства в представительство иностранной фирмы или в компанию, имеющую тесные международные контакты, в первую очередь следует подчеркнуть знание иностранных языков (еще лучше — свободное владение языком, необходимым данной фирме). Обязательно надо указать на степень владения компьютерными технологиями, например, работу с программным пакетом Microsoft Office (MS Word, MS Excel, MS Outlook и др.), опыт работы с электронной почтой, поиска информации в Internet и т.п.

Важно указать и скорость набора текста, если есть навыки машинописи на компьютере.

Для работы секретарем-референтом надо подчеркнуть умение составлять и оформлять любые документы, организовывать работу коллегиальных органов, знание курса «Организация секретарского обслуживания».

Сегодня многие организации внедряют или уже модернизируют компьютерные технологии в делопроизводстве. Этой работой могут грамотно заниматься только получившие специальное документоведческое образование и освоившие оргпроектные работы. Владеющим этим направлением важно непременно подчеркнуть это в своем резюме.

Как видно из приведенных примеров, резюме дает большие возможности показать себя с лучшей стороны и привлечь к себе внимание работодателей. Оно должно быть красиво оформлено и безукоризненно в редакционном отношении. Это документ, составленный лично, а секретарь-референт (секретарь) в силу своей специальности должен уметь безупречно составлять любой документ.

Резюме посылается в те организации, которые имеют вакантные должности по специальности или набирают резерв. Сегодня чаще всего резюме посылается электронной почтой.

Помимо личного поиска места работы обращаются в кадровые (рекрутинговые) агентства, занимающиеся подбором персонала по заказам различных компаний и организаций. Это сравнительно новый вид деятельности у нас в стране. Опыт их работы показывает большую перспективность этого направления. Рекрутинговые агентства лучше всего оценят знания и способности, так как не только посмотрят документы, но и проведут собеседования и тестирование. Именно такие фирмы смогут подобрать наилучшее место работы, соответствующее возможностям претендента.

Следует учитывать, что стандартная практика работы рекрутинговых агентств — оплата услуг фирмами-работодателями. Как правило, работодатель платит такому агентству вознаграждение за подбор персонала, чаще всего, — в размере двухмесячной зарплаты по данной вакансии. Однако есть определенная категория агентств, собирающая деньги с соискателей. Чаще всего такая фирма за плату просто помещает карточку ищущего работу в свою картотеку.

В период поиска работы надо постоянно просматривать городские периодические издания, типа газеты «Работа и зарплата», в которых организации публикуют свои вакансии.

И, наконец, непременно надо воспользоваться возможностями Internet. Заглянув в Internet, можно, прежде всего, оценить общую ситуацию по профессии на рынке труда: соотношение количества вакансий и предложений, с каким образованием и квалификацией выступают соискатели и каковы требования работодателей; какова предлагаемая и запрашиваемая зарплата. Получив эту информацию можно лучше оценить свои возможности и скорректировать свои запросы. Специализированные сайты в Internet — это по существу сконцентрированные в одном месте сведения об имеющихся вакансиях в учреждениях, организациях, фирмах, и резюме ищущих работу. То есть это банк данных резюме и вакансий. Обычно эти данные в поисковых системах помещаются в отдельный раздел, который так и называется: «Работа». В большинстве поисковых систем можно не только выбрать интересующий город, но и посмотреть такие рубрики, как «Кадровые агентства», «Периодические издания», «Работа для молодежи» и т.д. ²

Использование Internet позволит получить значительно больший охват вакансий и подобрать наиболее устраивающее место работы.

Но найдя вакансию, надо еще быть принятым на работу. Поэтому не менее важно подготовиться к собеседованию и тестированию.

Первое посещение фирмы и, следовательно, первое впечатление о претендующем на должность обычно имеет решающее значение для приема на работу. Поэтому, прежде всего, надо обратить внимание на свою внешность. Одежда должна быть достаточно строгой и аккуратной, подчеркивающей деловой вид ³. Такие же требования предъявляются и к прическе.

Собеседование — это главный этап получения желаемой должности, часто определяющий не только круг обязанностей, но и уровень зарплаты и перспективы дальнейшего профессионального роста. В крупных организациях и фирмах поступающему придется пройти не одно, а несколько собеседований, обычно с руководством по восходящей линии.

Для работодателя цель собеседования — оценить профессиональные, деловые и личностные качества претендента, чтобы уточнить круг обязанностей, которые можно будет на него возложить. Во время собеседования важную роль играет манера поведения. Надо быть раскованным, но не развязанным. Внимательным, доброжелательным и спокойным, показать свою заинтересованность в работе в данной организации. Но необходимо помнить, что собеседование — это не только оценка претендента, но и возможность оценить предлагаемую вакансию. Поэтому не стесняясь надо спросить все, что интересует в предлагаемой работе: что будет входить в круг обязанностей, есть ли перспективы роста, будут ли подчиненные, есть ли какие-либо льготы и премии (так называемый «социальный пакет») и т.д.

Если собеседование не пройдено — не надо огорчаться. Перед вами могли быть другие претенденты, имевшие опыт работы или какие-либо другие преимущества, например, более свободное владение языком. При поиске наиболее устраивающего места работы надо быть готовым к тому, что придется пройти не одно собеседование ⁴.

Помимо собеседования, отделы кадров крупных фирм сегодня часто проводят тестирование. Наборы тестов обычно одни и те же, поэтому можно купить в магазине или посмотрите в библиотеке, в Internet сборники тестов, чтобы быть подготовленным и к этому виду испытаний.

Однако, еще раз напомним, что при поиске желаемой работы не надо полагаться на волю случая, а сначала самому точно знать и сформулировать для себя, свои пожелания к будущей работе. Только в этом случае можно уверенно чувствовать себя на собеседовании и тестировании, проявить заинтересованность и главное — с удовольствием работать на новом рабочем месте.

¹ Артамонова И.И. Резюме и сопроводительное письмо в США // Секретарское дело, 2002, №3, с. 13—16;
² Подробно о сайтах, посвященных подбору кадров, было рассказано в журнале «Секретарское дело», 2004, № 5 в рубрике «Internet для секретаря».
³ Логинова А.С. Этикет и культура поведения секретаря-референта. Специальный выпуск журнала «Секретарское дело». — М., 2005; Мосеев Р.Н. Секреты успеха: Одежда для деловых женщин // Секретарское дело, 2003, № 9, с. 46—49.
⁴ Советы о том, как лучше пройти собеседование, прочтите в журнале Секретарское дело, № 1 за 2004 г.: Литвинцева И.А. Как успешно пройти собеседование при приеме на работу.

Контрольные вопросы:

1. Для чего и как составляется резюме?

2. Методы поиска работы.

3. Значение собеседования и тестирования.

⇐ Предыдущая11121314151617181920Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. Большое будущее имеет онлайновое интервью. Это основные приемы для исследования PR-деятельности, кот каждодневно используют в своей деятельности PR-специалисты.
2. В понедельник седмицы 13-ой по Пятидесятнице (Раскольники не могут исполнить условий спасения, а то, чем они хотели заменить недостающее, никакой силы и цены не имеет)
3. В течение десяти дней со дня получения приказа должник имеет право представить свои возражения относительно его исполнения.
4. Женщина не имеет права выдавать замуж другую женщину и не имеет права
5. Законодательством установлен следующий порядок опубликования сведений по вопросам, связанным с банкротством.
6. Из правил округления имеется существенное исключение: при округлении погрешностей последняя сохраняемая цифра увеличивается на единицу, если старшая отбрасываемая цифра 3 или больше 3.
7. Имеется ли в действиях Казакова и Петрова состав преступления?
8. Имеется ли в действиях Качинцева покушение на убийство?
9. Каждая страница имеет поля размером: левое поле – 30 мм, правое – 10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм.
10. Как вы понимаете слова Вольтера: «Этикет — это разум для тех, кто его не имеет»?
11. Культура речи имеет 3 аспекта: нормативный, коммуникативный, этикетный.
12. Личная власть учителя, основанная на обаянии, компетентности, желании сохранить добрые отношения, очень важна и имеет тем большее значение, чем младше школьники.