Специальное копирование данных

⇐ ПредыдущаяСтр 36 из 36

Специальное копирование данных между файлами включает в себя команду Специальная вставка (Paste Special) в меню Правка (Edit).В отличие от обычного копирования данных с помощью команды Вставить (Paste) команда Специальная вставка (Paste Special)может быть использована для вычислений и преобразования информации, а также для связывания данных рабочих книг (эти возможности будут рассмотрены в следующей главе).

Команда Специальная вставка (Piste Special)часто используется и для копирования атрибутов форматирования ячейки.

1. Выделите ячейку или ячейки для копирования.

2. Выберите Правка, Копировать (Edit, Copy).

3. Выделите ячейку или ячейки, в которые будут помещены исходные данные.

4. Выберите Правка, Специальная вставка (Edit, Paste Special).Диалоговое окно Специальная вставка содержит несколько параметров для вставки данных (рис. 83).

Рис. 83. Специальная вставка

5. Установите необходимые параметры, например форматы (при колировании форматов изменяется только форматирование, а не значение ячеек).

6. Выберите ОК.

Первая группа параметров диалогового окна Специальная вставка (Paste Special)позволяет выбрать содержимое или атрибуты форматирования, которые необходимо вставлять. При выборе параметра Все (АИ) вставляются содержимое и атрибуты каждой копируемой ячейки на новое место. Другие варианты позволяют вставлять разные комбинации содержимого и/или атрибутов.

Вторая группа параметров применяется только при вставке формул или значений и описывает выполняемые операции над вставляемой информацией в ячейки, которые уже содержат данные (табл. 19).

Параметр	Результат вставки
Сложить	Вставляемая информация будет складываться с существующими значениями
Вычесть	Вставляемая информация будет вычитаться из существующих значений
Умножить	Существующие значения будут умножены на вставляемую информацию
Разделить	Существующие значения будут поделены на вставляемую информацию
Пропускать пустые ячейки	Можно выполнить действия только для ячеек, содержащих информацию, т. е. при специальном копировании пустые ячейки не разрушат существующие данные
Транспонировать	Ориентация вставляемой области будет переключена со строк на столбцы и наоборот

Таблица 19. Параметры команды Специальная вставка

Выбор Нет (None)означает, что копируемая информация просто замещает содержимое ячеек. Выбирая другие варианты операций, получим, что текущее содержимое будет объединено со вставляемой информацией и результатом такого объединения будет новое содержимое ячеек.

Упражнение

Выполнение вычислений с помощью команды " Специальная вставка"

Введите данные, как показано в табл. 20.

А	В	С	D	Е	F	G	Н

Таблица 20. Исходные данные

1. Выделите область для копирования А2: А4.

2. Выберите Правка, Копировать (Edit, Copy).

3. Щелкните ячейку В2 (верхний левый угол области, в которую будут помещены данные).

4. Выберите Правка, Специальная вставка (Edit, Paste Special).

5. Установите параметр Умножить.

6. Нажмите ОК.Обратите внимание, что на экране осталась граница области выделения.

7. Щелкните ячейку С2, которая будет началом области вставки.

8. Выберите Правка, Специальная вставка (Edit, Paste Special) иустановите параметр Транспонировать.

9. Скопируйте самостоятельно форматы столбца G в столбец Н и получите табл. 21.

А	B	C	D	Е	F	G	Н

Таблица 21. Результат команды Специальная вставка

Автоматизация работы в Excel

ФункцияАвтозаполнение позволяет заполнять данными область ячеек по определенным правилам. Excel осуществляет поиск правила заполнения введенных данных для того, чтобы определить значения пустых ячеек. Если вводится одно начальное значение образца заполнения, то выделяется одна ячейка, если список с интервалом изменения данных, то необходимо выделить две ячейки, заполненные соответствующими данными.

Автозаполнение

1. Введите данные в начальную ячейку или смежные ячейки (если задается правило заполнения).

2. Выберите ячейку или ячейки, в которых установлено правило заполнения.

3. Установите курсор мыши на Маркере заполнения(рис. 84), маленьком квадратике в правом нижнем углу активной ячейки.

4. Перетащите мышью Маркер заполнения (по горизонтали или по вертикали) до последней ячейки, которую хотите заполнить по образцу.

5. Отпустите кнопку мыши.

Рис. 84. Маркер заполнения активной ячейки

Есть один полезный прием автозаполнения - это перетаскивание маркера заполнения при нажатой правой клавише мыши. При этом появляется контекстное меню, которое поможет выбрать способ автозаполнения (рис. 85).

Рис. 85. Контекстное меню автозаполнения

Упражнение

Для каждой группы данных в зависимости от правила заполнения требуется ввести данные в одну или две смежные ячейки. Используйте автозаполнение для ввода следующих данных (табл. 21).

Начальное значение	Ряды, полученные с помощью автозаполнения
среда	четверг	пятница	суббота	воскресенье
Январь	Февраль	Март	Апрель	Май
Квартал 1	Квартал 2	Квартал 3	Квартал 4	Квартал 1
1-я группа	2-я группа	3-я группа	4-я группа	5-я группа
07.окт	08.окт	09.окт	10.окт	11.окт
11.01.00	12.01.00	13.01.00	14.01.00	15.01.00

Таблица 21. Примеры автозаполнения

Для удобства работы в Excel существуют стандартные списки, содержащие названия дней недели и месяцев, доступные при выборе команды Параметры в меню Сервис (закладка Списки), а также списки, создаваемые пользователем (рис. 86).

Рис. 86. Создание пользовательского списка

Стандартные списки в отличие от пользовательских нельзя удалить или отредактировать. Для создания или изменения пользовательского списка автозаполнения выполните следующие действия:

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис (Tools, Options), а затем закладку Списки (List).

2. Укажите Новый список (New) в поле Списки (List).

3. Введите элементы списка или сделайте изменения в поле Элементы списка и нажмите кнопку Добавить (Add), затем кнопку ОК.

Для удаления списка выделите его и нажмите кнопку Удалить (Delete).

Проверка орфографии

Как и Word, Excel при проверке орфографии сравнивает слова на рабочем листе со словами, находящимися в словаре.

Проверка орфографии доступна при выборе команды Орфографияиз меню Сервис (Tools, Spelling).

Большинство используемых слов имеется в словаре. Словарь не включает некоторые собственные имена, наименования мест и технические термины. Excel будет отмечать эти слова как ошибочные, но пользователь может оставить слово таким, каким оно было набрано.

Расположение окон

Иногда бывает необходимо открывать несколько рабочих книг одновременно, например когда объединяются данные из разных файлов.

1. Выберите Файл, Открыть (File, Open).

2. Выделите необходимые для открытия рабочие книги. Для того чтобы выделить при помощи мыши последовательную группу книг, используйте клавишу Shift, чтобы выделить несмежные книги - Ctrl.

3. Выберите Открыть (Open).

Открытые рабочие книги могут быть размещены на экране одним из четырех способов: рядом, сверху вниз, слева направо, каскадом.

Чтобы показать на экране несколько рабочих книг или листов:

1. Выберите Окно, Расположить (Window, Arrange).

2. Выберите один из вариантов расположения (рис. 87) и нажмите ОК.

Рис. 87. Диалоговое окно вариантов расположения окон

Пока окно не закрыто пользователем, книга остается открытой. Все открытые книги перечислены в меню Окно (Window) в порядке их открытия. Однако только одна рабочая книга может быть активной в текущий момент времени; ее окно располагается поверх всех других окон, если не выбрано специальное расположение. Активизацию нужного окна можно осуществить с помощью мыши или выбора нужного документа в меню Окно (Window).

Для одновременного просмотра разных частей книги, занимающей более одного экрана, можно создать несколько окон для одной книги.

1. Выберите Окно, Новое (Window, New). В меню Окно (Window)появится второе окно для открытой книги.

2. Выберите Окно, Расположить (Window, Arrange).

3. Выберите Только окна текущей книги(рис. 87) и задайте вариант расположения.

4. Щелкните ОК.

http: //workpaper.ru/officework/6/4

⇐ Предыдущая 27 28 29 30 31 32 33 34 3536