|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.
Виды деловой документации Разнообразие жанров официально-делового стиля порождает и многообразие видов деловой документации, которые условно можно разделить на три группы: деловые бумаги личного характера, служебная документация и деловая переписка. К числу наиболее востребованных в повседневной жизни относятся следующие: I. Деловые бумаги личного характера: • заявление, • объяснительная записка, • расписка, • доверенность (личная), • автобиография, • характеристика, • резюме. II. Служебная документация: • докладная записка, • протокол (полный и краткий), выписка из протокола, • объявление, • справка, • договор (контракт). III. Деловая переписка: • извещение, • напоминание, • подтверждение, • предложение, • просьба, • запрос, ответ на запрос, заказ, • отказ, • приглашение, • ответ на приглашение, • благодарность, • поздравление, • извинение, • сожаление. • Составление личных документов Текст документов личного характера может быть произвольным м составляться самим автором, но такие реквизиты, как название вида документа, дата, подпись, должны присутствовать обязательно. I. Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Заявление должно иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, адресата(кому), текст, подпись. Традиционно заявление оформляется в соответствии с образцами 1, 2 (Приложение 3), однако в последнее время практикуется иная форма (образец 3, Приложение 3). II. Объяснительная записка - документ, излагающий должностному лицу причины нарушения трудовой (учебной) дисциплины, каких-либо социально-общественных правил (например, общежития, поведения), невыполнения задания и т.п. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: название вида докумен та, дату, адресата(кому), текст, отметку о наличии приложений (если необходимо подтвердить факт, указанный в тексте), подпись. В деловом письме принята форма объяснительной записки, указанная в образцах 4, 6 (Приложение 3). Возможен и другой вариант расположения реквизитов (образец 5, Приложение 3). III. Расписка - документ, подтверждающий получение каких- либо материальных ценностей. Расписка имеет следующие реквизиты: название вида докумен та, дату, текст, подписьлица, давшего расписку. Текст расписки включает: ° фамилию, имя, отчество (иногда паспортные данные, должность, место жительства) лица, получившего что-либо (т.е. дающего расписку); ° фамилию, имя, отчество (иногда паспортные данные, должность, место жительства) лица, выдавшего что-либо, или наименование учреждения, от которого получено что-либо; ° наименование (перечень) полученного с указанием количества и стоимости (сумма пишется цифрами и в скобках прописью с большой буквы). В практике делового общения распространены формы расписки, данные в образцах 7-9 (Приложение 3). IV. Личная доверенность - документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя (гражданина). В доверенности фигурируют два лица: доверитель(лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо(тот, кому доверяется что-либо, кому выдана доверенность). Доверенность предполагает следующие реквизиты: название вида документа, дату выдачи доверенностии дату удостоверения подписи доверителя, текст, подпись доверителяи подпись должностного лица, заверяющего доверенность (т.е. удостоверяющего подпись доверителя), печать. Текст доверенности содержит: ° фамилию, имя, отчество (иногда должность) доверителя; ° фамилию, имя, отчество (иногда должность) доверенного лица; ° содержание доверенности: что конкретно доверяется (сумма пишется цифрами и в скобках прописью с большой буквы). При доверении ценных предметов и денежных средств указываются адрес и паспортные данные. Общепринятые формы личной доверенности показаны в образцах 10-12 (Приложение 3). V. Автобиография - документ, в котором в произвольной форме точным, лаконичным, официальным языком дается краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и учебно-трудовой деятельности. Автобиография (см. образцы 13-15, Приложение 3) включает следующие реквизиты: название вида документа, дату, текст, подпись. В тексте автобиографии указываются: ° фамилия, имя, отчество; ° время (число, месяц и год) и место рождения; ° сведения: об образовании (где и когда учился); о прохождении службы в Вооруженных Силах страны (для военнообязанных); о трудовой деятельности (где, кем и когда работал и занимаемая должность в настоящее время); ° дополнительная информация (знание иностранных языков, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т.д.); ° сведения о составе семьи (год рождения, где и кем работает или где учится каждый член семьи). VI. Характеристика - документ, в котором говорится о профессиональных и личных качествах человека, раскрывается его деловое и общественное лицо. Характеристика имеет следующие реквизиты: название вида документа, заголовок, дату, текст, подпись. Содержание заголовка характеристики, в отличие от принято- I о в этом реквизите, имеет несколько иное наполнение, включающее необходимые анкетные данные того, на кого она составляется: ° фамилию, имя, отчество; ° год рождения; ° сведения о месте учебы (работы): наименование учебного заведения (учреждения), факультет, курс (структурное подразделение, должность). Текст характеристики содержит: ° информацию о времени учебы (работы) в данном вузе (учреждении) и оценку профессионально-деловых качеств в целом; ° характеристику отношения к учебе (работе) и общественной жизни: достигнутые результаты, круг обязанностей и интересов; ° характеристику личных качеств. Составление деловых писем Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. В современном деловом мире обмен письмами (деловая переписка) представляет один из важнейших способов общения, неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма преобладают среди остальных документов, обеспечивая предварительный обмен информацией, и помогают выявить возможности для заключения договоров. Поэтому плохо написанное письмо деловому партнеру, потенциальному клиенту или недовольному заказчику может стоить чрезвычайно дорого. В сфере делового общения письмо выступает как чрезвычайно гибкий, деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации. Если в частной переписке каждое письмо несет на себе печать индивидуальности автора, выраженной и особенностях индивидуального стиля письма, манере изложения мыслей и т.д., то язык деловой корреспонденции всегда официален, учтив, тактичен, выразителен, четок и краток. Деловое письмо составляется в соответствии с достаточно строгими правилами. Как уже отмечалось, по содержанию и назначению можно выделить следующие письма: • извещение, напоминание, подтверждение, • предложение и просьба, • запрос и ответ на запрос, • заказ и отказ, • приглашение и ответ на приглашение, • благодарность и поздравление, • извинение и сожаление и др. Письмо-извещение - документ, информирующий о чем-либо (например, о предстоящем мероприятии) и предлагающий контра генту принять участие. В письме-напоминании вторично содержится информация о каком-либо факте. Письмо-подтверждение удостоверяет факт отправки (получения) документов и материалов (например, писем, факсов, каталогов, образцов изделий и т.п.), состоявшийся ранее разговор и т.д. Письмом-предложением партнер (продавец) заявляет о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование товара, его количество и качество, цена, срок поставки и другие детали в зависимости от характера товара. Письмо-просьба - документ, выражающий просьбу о выполнении какого-либо действия, получения документации или материальных ценностей. В письме-запросе предприятие (учреждение) просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо. Приглашение адресуется как конкретному лицу, так и нескольким лицам и служит основанием для их участия в планируемом мероприятии и т.д. Деловые письма пишутся по установленной форме на отпечатанных типографским способом бланках (второй экземпляр (копия) исходящего письма печатается не на бланке). Название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: дата, номер (индекс), ссылка на номер и дату входящего документа, если письмо является ответом; заголовок, изложенный одной фразой. На письмах должны быть правильно указаны составные части «адресата» (получателя письма): организация, структурное подразделение, должность, фамилия, юридический адрес. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и конкретным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, документы, например: «В связи с тем, что при получении груза на станции Шумаково 26.01.97 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя... была установлена недостача: ... штук изделий на сумму... (коммерческий акт от 26.01.97 №247)...». Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба и т.п.), например: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет». В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, можно использовать другой порядок расположения логических частей текста. Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем. Начало письма может содержать следующие варианты обращения: ° «Уважаемый Игорь Леонидович! » ° «Господин Зорин! » ° «Уважаемый г-н Зорин! » ° «Уважаемые господа! » (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма); ° «Господа! » ( употребляется в тех же случаях). Затем уместны слова благодарности: ° «Мы получили Ваше письмо (телеграмму)...» ° «Мы были рады получить Ваше письмо...» ° «Большое спасибо за факс от 04.06.97» ° «Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма» ° «Мы благодарим Вас за Ваше письмо (телекс)...» и т.п. Далее в большинстве писем следуют слова: 0 «В связи с...»; ° «Согласно контракту от... №...»; ° «В соответствии с...» и т.д. Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма (образец 36, Приложение 3). В зависимости от темы письма используются следующие обороты: Отправка груза, документа: ° Отправляем Вам... ° Направляем Вам... ° Высылаем Вам... Напоминание: ° Напоминаем Вам, что... ° По истечении... срока предложение нашей фирмы теряет силу... ° Мы не уверены, получили ли Вы наш заказ... Подтверждение: ° Концерн... подтверждает получение... ° Подтверждаем, что партия ТИП получена... ° Мы хотим подтвердить получение Вашего заказа от...на отправку... ° Настоящим подтверждаем Получение Вашей накладной... Извещение: ° Сообщаем Вам, что...° Ставим Вас в известность, что... ° Извещаем Вас, что... ° Доводим до Вашего сведения, что... Этим письмом хотим проинформировать Вас.. ° Рады сообщить Вам, что... Просьба: ° Пожалуйста, сообщите... ° Просим оплатить в течение... банковских дней... ° Мы будем благодарны, если Вы... ° Будем Вам весьма признательны... Гарантия: ° Оплату гарантируем. ° Качество продукции наша фирма гарантирует. Предложения: ° Мы рады предложить Вам... ° Предлагаем Вам... ° Мы можем рекомендовать... °Мы уверены, что Вы заинтересуетесь... Отказ: ° К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам:... ° К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу (выполнить Ваш заказ) в ближайшее время мы не можем (не представляется возможным)... ° К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из- °...Ваши условия платежа для нас, к сожалению, неприемлемы ° К сожалению, Ваше предложение не отвечает нашим ожиданиям… Предупреждение: Фирма оставляет за собой право обратиться…, если Вы… ° Задержка поставок может привести к … ° Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются по- этому мы вынуждены... Приглашение: ° Просим принять участие в... ° Приглашаем Вас... ° Мы рады пригласить Вас... Текст письма обычно заканчивается фразами : ° «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной...» ° «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества...» ° «Мы надеемся на вашу заинтересованность в расширении связей...» ° «Надеюсь, мы будем иметь удовольствие видеть Вас...» и т.д. Если к письму приложены какие-нибудь материалы или документы, ниже текста оформляется реквизит «отметка о наличии приложений». Заключительная формула вежливости представляет собой одну из развернутых общепринятых стандартных формулировок речевого этикета, таких как: ° «С наилучшими пожеланиями...»; ° «С сердечным приветом...»; ° «Всего Вам наилучшего...»; ° «С пожеланиями всего хорошего...»; ° «С сердечными пожеланиями всего наилучшего...»; ° «Передайте, пожалуйста, мой (искренний и теплый) привет...»; ° «Я выражаю Вам мои самые добрые пожелания...»; ° «Примите уверения в моем к Вам расположении...»; ° «Между тем остаюсь искренне Ваш...»; ° «Сердечно благодарю Вас за доброту (помощь)...» ° «Еще раз благодарю Вас за...»; ° «Выражая Вам нашу благодарность и ожидая ответа от Вас в ближайшее время, остаюсь...»; ° «Принося свои извинения, остаемся...» ° «Надеюсь вскоре получить известия от Вас и остаюсь с сердечным приветом Вам...»; ° «С уважением....» В конце письма оформляется реквизит «подпись». Письма по финансовым вопросам подписывают руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.
Научный стиль Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2017-03-08; Просмотров: 3809; Нарушение авторского права страницы