Создание главной кнопочной формы

⇐ ПредыдущаяСтр 40 из 40

Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.

Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.

Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.

Технология создания кнопочных форм следующая:

1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);

2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);

3) создать элементы главной кнопочной формы;

4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;

5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;

6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.

Структура кнопочных форм может быть представлена в следующем виде.

Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных, (например, «Успеваемость_ студентов») и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога «Диспетчер кнопочных форм»,

в котором надо нажать кнопку «Да», тем самым подтвердить создание кнопочной формы. В результате будет создана страница Главной кнопочной формы.

Далее можно создать еще три страницы кнопочной формы: Формы ввода данных, Отчеты и Запросы. Для этого следует щелкнуть на кнопке «Создать» и в появившемся окне ввести имя новой страницы «Формы ввода данных»

и щелкнуть на кнопке «ОК». Будет создана страница кнопочной формы «Формы ввода данных». Аналогичным образом надо создать еще две страницы, в итоге получим четыре страницы кнопочных форм, которые отображаются в окне «Диспетчер кнопочных форм».

После этого создаем элементы ГКФ, для этого в «Окне диспетчер кнопочных форм» выделяем страницу «Главная кнопочная форма» и щелкаем «Изменить», откроется новое окно «Изменение страниц кнопочной формы».

В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента кнопочной формы», в котором выполняем следующее:

§ вводим текст: Формы для ввода данных;

§ выбираем из раскрывающегося списка команду: Перейти к кнопочной форме;

§ выбираем из списка кнопочную форму: Ввод данных в формы, щелкаем на кнопке «ОК».

В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы «Формы для ввода данных».

Аналогичным методом надо создать элементы: «Запросы» и «Отчеты», а затем элемент (кнопку) " Выход из БД".

В результате в окне «Изменение страницы кнопочной формы» будут отображаться все элементы главной кнопочной формы.

Кнопочная форма появится в списке в области окна базы данных на вкладке Формы на панели Объекты, а на вкладе Таблицы в списках появится таблица Switchboard Items. Дважды щелкнув на надписи " Кнопочная форма", откроется Главная кнопочная форма.

Аналогично проектируются подчиненные страницы кнопочной формы

Для того чтобы эта форма отображалась при запуске базы данных, необходимо выполнить команду Сервис/Программы запуска, и в открывшемся окне выбрать " Кнопочная форма" из раскрывающегося списка, кроме того, надо снять флажки Окно базы данных и Строка состояния. Можно также ввести заголовок и значок приложения.

6.4.8. Автоматизация работы приложения с помощью макросов

В Microsoft Access можно определить макрос, выполняющий практически те же действия, которые можно реализовать нажатием клавиш на клавиатуре или с помощью мыши. Основным преимуществом макросов в Access является то, что они могут выполняться в ответ на многие виды событий.

Событием может быть изменение данных, открытие и закрытие формы или отчета, а также передача фокуса от одного элемента управления, другому. В макрос можно включить несколько макрокоманд и задать проверку условий таким образом, что в зависимости от значений данных в формах или отчетах будут выполняться различные действия.

Microsoft Access предоставляет различные типы макрокоманд, позволяющих автоматизировать работу приложения. Рассмотрим основные действия, выполняемые с помощью макрокоманд:

Открытие любой таблицы, запроса, формы или отчета в любом доступном режиме выполняется макрокомандами: ОткрытьТаблицу, ОткрытьЗапрос, ОткрытьФорму, ОткрытьОтчет. С помощью макрокоманды Закрыть можно закрыть любую открытую таблицу, запрос, форму или отчет.
Для запуска других макросов используется макрокоманда ЗапускМакроса. Выполнение процедуры или функции VBA осуществляется макрокомандой ЗапускПрограммы. Чтобы прервать выполнение текущего макроса или всех макросов можно использовать ОстановитьМакрос или ОстановитьВсеМакросы.
Для определения специальной строки меню используется макрокоманда ДобавитьМеню. Можно сделать доступным или не доступным, снять галочку или пометить пункт специального меню, в том числе и контекстного с помощью макрокоманды ЗадатьКомандуМеню. Выполнить любую команду одного из стандартных команд меню Access позволяет макрокоманда КомандаМеню.
Для перемещения, изменения размеров, сворачивания или восстановления любого окна внутри рабочей области Access используются макрокоманды СдвигРазмер, Свернуть, Развернуть, Восстановить. Чтобы передавать любому элементу управления в окне используется КЭлементуУправления.
Для вывода на экран информационных сообщений и подачи звуковых сигналов для привлечения внимания к вашим сообщениям используются макрокоманды Сообщение и Сигнал.
Для переименования любого объекта базы данных, копирования выбранного объекта в текущую или другую базу данных Access, сохранения или удаления объектов из вашей базы данных используются макрокоманды Переименовать, КопироватьОбъект, Сохранить, УдалитьОбъект. Кроме того, макрокоманды ПреобразоватьБазуДанных, ПреобразоватьЭлектроннуюТаблицу, ПреобразоватьТекст позволяют импортировать, экспортировать или связывать таблицы из других баз данных, импортировать или экспортировать электронные таблицы и текстовые файлы.

Рассмотрим другие возможности макросов. Командные кнопки, которые открывают и размещают формы и устанавливают значения полей, помогут переключаться с одной задачи на другую. Вы можете создать очень сложные процедуры редактирования, проверяющие правильность вводимых в форму данных, включая проверку данных в других таблицах. Например, можно организовать проверку имени клиента, которое вводится в форму заказа, и открывать другую форму, чтобы пользователь вводил дополнительные сведения, еслив базе не существует записи с информацией о клиенте.

Макросы особенно полезны для построения небольших персональных приложений или создания прототипов больших приложений. Для сложных приложений или приложений, предназначенных для работы в сети в режиме коллективного пользования, вам скорее всего придется использовать VBA. Но даже если вы считаете, что готовы сразу перейти к VBA, лучше сначала изучить макрокоманды. Вы увидите, что почти все из них придется использовать в VBA. Поэтому изучение макросов – прекрасное введение в программирование в Access в целом.

6.5. Контрольные вопросы

1. Реляционная модель данных

2. Сетевая модель данных

3. Иерархическая модель данных

4. Что такое отношение, кортеж и атрибут в теории баз данных?

5. Какие типы данных можно использовать при создании таблицы в СУБД Access

6. Что такое запрос в базах данных?

7. Какие виды запросов Вы знаете?

8. Как создать форму в СУБД Access?

9. Как настроить свойства элемента управления на форме в СУБД Access?

10. Как создать отчет в СУБД Access?

11. Как вставить рисунок на форме в СУБД Access?

12. Как создать параметрический запрос в СУБД Access?

13. Как связать таблицы в СУБД Access?

14. Какие типы связей в базах данных Вы знаете?

15. Что такое мощность отношения в теории баз данных?

Библиографический список

16. Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 7.0 для Windows 95: Пер. с англ. – СПб.: Питер, 1997. – 848 с.

17. Пакеты программ офисного назначения: Учеб. пособие / С.В. Назаров, Л.П. Смольников, В.А. Тафинцев и др.; Под ред. проф. С.В. Назарова. – М.: Финансы и статистика, 1997. – 320 с.

18. Гончаров А. Access 7.0 в примерах – СПб.: Питер, 1997. – 256 с.

19. Винтер П. Microsoft Access 97: справочник. – СПб.: Питер, 1998. – 416 с.

20. Келли Дж. Самоучитель Access 97. – СПб.: Питер, 1999. – 336 с.

21. Робинсон С. Microsoft Access 2000: Учебный курс. – СПб.: Питер, 2000.

22. Microsoft Access 2000: Справочник / Под ред. Ю. Колесникова. – СПб.: Питер, 1999. – 396 с.

23. Стоцкий Ю. Самоучитель Office 2000. – СПб: Изд-во «Питер», 1999. – 576 с.

Лабораторная работа №3

Работа в СУБД Access

Цель работы: Приобрести навыки создания таблиц базы данных, построения запросов, форм и отчетов в среде Microsoft Access.

Краткая теория

Access хранит все таблицы базы данных в одном файле. Прежде, чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать файл БД. Тип файла БД имеет расширение.mdb. Это расширение является зарегистрированным в Windows и связывается с программой Access.

Создание таблицы БД состоит из двух этапов: определения структуры (состава и имен полей, типа данных каждого поля, размера поля, ключей и т.д.) и заполнения таблицы данными.

Название группы

Для примера рассмотрим ER-диаграмму базы данных, содержащей информацию о студентах:

ФИО

Номер

Факультет

Курс

Пол

Студент

Группа

Название группы

Дата рождения

Военно-обязаность

Стипендия

База данных состоит из двух таблиц, связанных по полю «название группы» связью один-ко-многим. Ключевыми полями являются поля: «название группы» в таблице ГРУППА и «Номер» - в таблице СТУДЕНТ.

В данной работе рассматривается создания БД в режиме конструктора.

Простой запрос позволяет выбрать необходимые данные таблицы, произвести вычисления и добавление новых полей в таблицу, получить результат в виде новой таблицы. Посредством запроса можно произвести обновление данных в таблице, добавление и удаление записей. Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию. В работе создадим несколько запросов в режиме конструктора, который предоставляет большие возможности по созданию запросов.

Формы являются основным диалоговым средством работы пользователя. Составная многотабличная форма создается для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами. Многотабличная форма может состоять основной части и одной или нескольких подчиненных включаемых форм. Многотабличная форма может быть создана в режиме Конструктора или с помощью Мастера.

Порядок выполнения работы:

1. Создайте две таблицы, структура которых приведена выше, в режиме конструктора. В этом режиме создание таблицы начинается с определения ее структуры. Режим конструктора позволяет разработчику произвольно задавать параметры всех элементов структуры таблицы.

Для работы в режиме конструктора

· В окне БД щелкните на вкладке Таблицы, а затем на кнопке Создать. В окне диалога Новая таблица выберите вариант создания Конструктор.

· В столбце Имя поля введите название нового поля, нажмите клавишу < Таб> и выберите для него тип данных из списка столбца Тип данных. Установите ключевые поля в создаваемых таблицах. Для поля " Пол" и поля “Факультет” в списке столбца Тип данных выберите Мастер подстановок. Мастер строит для данного поля список значений на основе введенных пользователем фиксированных значений. Для поля «Название группы» в таблице СТУДЕНТ в списке Тип данных выберите Мастер подстановок. Мастер строит для данного поля список значений на основе значений одноименного поля таблицы Группа. Использование мастера подстановки из таблицы значение позволит создать связь между таблицами. Для поля " Военнообязан" выберите логический тип данных.

· На вкладке Общиеукажите размер поля (число символов), формат поля и т. д. Для добавления пропущенных полей щелкните по кнопке Добавить строки на панели инструментов конструктора таблиц. Для ускорения ввода данных в таблицу отдельным полям можно назначить значение по умолчанию. Это значение будет появляться в соответствующем поле каждой новой записи и его можно заменить другим значением.

· Выйдите из режима конструктора с сохранением структуры БД, без указания ключевых полей.

· Откройте созданную БД и заполните ее двадцатью произвольными записями. Вводимые в поля таблицы значения должны соответствовать типам данных и накладываемым на них ограничениям. Проверьте действие ограничений на вводимые значения. Результаты работы покажите преподавателю.

2. Выберите из таблицы сведения о военнообязанных мужчинах, получающих стипендию. Для этого создайте с помощью Конструктора запрос на выборку

· В окне диалога Новый запрос выберите из списка Конструктор.

· Выберите имя таблицы, по которой будет построен запрос, и щелкните по кнопке Добавить.

· Перетащите в нижнюю область окна в строку Поле из списка полей таблицы те поля, которые будут отображаться в запросе, или выберите эти поля непосредственно из списка в строке Поле.

· Назначьте порядок сортировки и установите флажки вывода на экран.

· В ячейке строки Условие отбора поля, по которому осуществляется отбор данных, введите критерий отбора.

· Запустите запрос, щелкнув по кнопке на панели инструментов.

3. Получите информацию о студентах факультета посредством параметрического запроса. При этом наименование факультета будет запрашиваться через диалоговое окно перед выполнением запроса. Основой такого запроса является запрос на выборку, но в условие отбора в этом случае вместо конкретного значения поля введите в квадратных скобках название параметра, например, [ВВЕДИТЕ НАИМЕНОВАНИЕ ФАКУЛЬТЕТА]. Сохраните запрос и проверьте его работу. Добавьте в условие отбора еще один параметр и снова запустите запрос.

4. Вычислите стипендиальный фонд каждой группы. Для этого

· постройте простой запрос, содержащий только два нужных поля: поле, по которому производится группировка (Название группы) и поле, для которого выполняется групповая операция (Стипендия). Использование групповых операций позволяет выделить группы записей с одинаковыми значениями в указанных полях и использовать для других полей этих групп определенную статистическую функцию.

5. Создайте сложную форму в режиме мастера форм. Для этого

· в окне базы данных выберите вкладку Формы/Создать.

· В диалоговом окне Новая форма выберите пункт Мастер форм.

· В нижней части диалогового окна выберите в качестве источника данных главную таблицу.

· В первом диалоговом окне мастера выберите поля, которые будут отображаться в главной форме. Не закрывая окно, щелкните на списке Таблицы/Запрос и выберите таблицу, содержащие данные для подчиненной формы.

· Выберите поля, которые будут отображаться в подчиненной форме и щелкните по кнопке Далее.

· В следующем диалоговом окне мастера убедитесь в том, что в списке данных, предназначенных для просмотра в главной форме, выделена главная таблица. Для непосредственного включения подчиненной формы переключатель Подчиненные формы должен быть включен.

· В очередном окне выберите способ вывода подчиненной формы Ленточный или Табличный.

· Далее выберите нужный стиль формы, а затем в последнем окне введите имена главной и подчиненной формы.

· Просмотрите полученные результаты.

6.Создайте отчет с помощью мастера отчетов. Для этого:

· в разделе Отчеты окна базы данных нажмите кнопку Создать.

· выберите опцию Мастер отчетов и нажмите кнопку ОК.

· в следующем диалоговом окне мастера последовательно выберите несколько полей, которые будут включены в отчет и перейдите в следующее окно.

· в следующем окне задаются поля для группировки (группировка задается по полям, в которых повторяются значения. Например: группы для студентов).

· в следующем окне задайте порядок сортировки по фамилиям.

· в следующих двух окнах выберите вид макета отчета и стиль вывода заголовков в создаваемом отчете.

· Затем задайте имя созданному отчету и завершите его создание.

· Просмотрите созданный отчет.

7.Закончить работы с базой данных.

Содержание отчета

1. Титульный лист с указанием ФИО студента, номера учебной группы, номера студенческого билета, названия лабораторной работы.

2. Задание к каждому пункту работы.

3. Схему данных созданной базы. Для этого вставьте копию экрана, содержащего эту схему данных.

4. Содержимое таблиц.

5. Окна конструктора таблиц и запросов.

6. Результаты выполнения запросов.

7. Вид формы и отчета, созданные в работе.

⇐ Предыдущая 31 32 33 34 35 36 37 38 3940