ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ РЕЧИ, СФЕРЫ ЕГО ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 14Следующая ⇒

Образцы управленческих документов, их композиция и оформление закреплены в государственном стандарте «Организационно-распорядительная документация. Основные положения». - М.:

Главархив, 1975.

Итак, схема обусловленности выбора в осуществлении реализации деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация > жанр документа > форма документа > языковое наполнение документа.

Приведем схемы организации текста личных документов, к числу которых относятся заявление и доверенность. Первый из них -заявление. Составные части этого вида документов в их последовательности повторяют уже приведенный нами список

реквизитов: (1) наименование адресата; (2) наименование адресанта •; (заявителя); (3) наименование документа. Далее следуют: (4) формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации; (5) дата и (6) подпись.

Начальнику отдела доставки

почтового отделения 127018

Мельниковой А. Н.

Петрова Бориса Ивановича,

(Руководства по деловой речи допускают

постановку фамилии, имени, отчества

заявителя с предлогом (от Петрова) и без него),

проживающего по адресу:

1 -и Стрелецкий переулок,

дом 3, кв. 119, телефон

Заявление

Прошу сохранить за мной аренду абонентного ящика № 928 на 2-е полугодие 1996 года.

10.06.96 Петров

При анализе данного текста следует обратить внимание, что наименование адресата пишется вверху с отступом в треть строки; фамилия, имя, отчество и другие реквизиты заявителя пишется под адресатом с предлогом ОТ или без него; если нет предлога ОТ, то слово заявление пишется со строчной буквы и после него ставится точка; если есть предлог ОТ, то слово заявление пишется с прописной буквы и точка после него не ставится. Текст заявления пишется с красной строки; дата ставится после текста слева, и подпись - справа. Наименование адресата оформляется следующим способом: если это название организации, то используется предлог В + винительный падеж: 6 паспортный стол ОВД МО «Гольяново», В отдел рукописей Государственной Российской библиотеки; если это название должностного лица, то используется дательный падеж + винительный падеж: Начальнику паспортного стола ОВД МО «Гольяново», Директору Государственной Российской библиотеки.

Другой распространенный жанр документа, с которым приходится иметь дело, - доверенность: поручение кому-либо определенных действий, передача определенных прав доверителя. Реквизиты доверенности: (1) наименование документа; (2) наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); (3) точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав; (4) наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); (5) дата; (6) подпись. При этом доверенность получает юридическую силу только тогда, когда (7) подпись доверителя

заверена какой-либо организацией — подписью должностного лица и печатью организации. Например: ДОВЕРЕННОСТЬ

74НП№271493

г. Москва, Ленинградское ш., д. 92 тел. 252-49-93, одиннадцатого июня двухтысячного года.

Автомобиль ВАЗ - 21099

Государственный регистрационный знак К 741 УР 50

Идентификационный номер (У1Ы) ХТА210990Т1895714

Год выпуска 1999, двигатель №1917807, шасси (рама) № н/у,

Кузов (коляска) № 1895714, принадлежащий на основании паспорта транспортного средства серия 50 ВТ № 948125, выданного РЭО ГАИ Дмитровского УВД Московской обл. 03.03. 1999 г.

Свидетельство о регистрации (техпаспорт) транспортного средства серия 50ЕУ№ 806680, выдано РЭО ГИБДД Дмитровского ОВД Московской обл. 03.03. 1999 г., состоит на учете в РЭО ГИБДД Дмитровского ОВД Московской области.

Я, Волков Сергей Владимирович 12.01. 67г.р., паспортХХУ-МЮ № 735842, выд. 12.10.83 г. Икшанским о/м ОВД Дмитровского ГИК Московской области, проживающий по адресу: Московская область, г. Дмитров, ул. Яхромская, д. 22, кв. 7, имея в собственности вышеуказанное транспортное средство, настоящей доверенностью уполномочиваю

Семенова Дмитрия Владимировича, 6.06. 66 г. р., паспорт ХП - СБ № 789342, выд. 12.02.83г. 102о/мг. Москвы, проживающего по адресу: г.Москва, Сельскохозяйственная ул., д. 12, кв.34.

распоряжаться вышеуказанным транспортным средством с правами управления, продажи, замены номерных узлов и агрегатов, получения денег, мены, залога, снятия с учета и постановки на учет в ГИБДД (в том числе, временный учет), покупки для указанного автомобиля номерных узлов и агрегатов, номерных знаков, замены цвета, внесения изменений в правоустанавливающие документы, страхования и получения страховых возмещений, выезда за пределы Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию, управления за границей, получения дубликатов правоустанавливающих документов в случае их порчи или утраты, следить за техническим состоянием а/м, быть моим представителем в ГИБДД, в том числе при прохождении технических осмотров, контрольно-измерительных проверок и экспертизы, с правом получения талонов ТО, в таможенных органах по вопросам вывоза а/м из Российской Федерации, в органах суда по вопросам возмещения ущерба, причиненного а/м, подавать от моего имени заявления, расписываться за меня и совершать другие действия и формальности, связанные с выполнением этого поручения.

Доверенность выдана сроком на три года, с правом последующего передоверия другим лицам.

Сг. 185-189 ГК РФ нотариусом разъяснены.

Подпись

11 июня 2000г., настоящая доверенность удостоверена мной, Серовой А.П., нотариусом г. Москвы, лицензия № 000234, выдана Управлением юстиции г. Москвы 15.09.94 г. Доверенность подписана гр. Волковым Сергеем Владимировичем в моем присутствии. Личность его установлена, дееспособность проверена. Текст доверенности зачитан доверителю вслух.

Зарегистрировано в реестре за№7д-1711

Взыскано: по тарифу согласно ст. 22 Основ закона РФ О нотариате: 250

подпись

руб.

Нотариус

печать

К распорядительным документам относят Постановление, Распоряжение, Приказ. Постановление - правовой акт, принимаемый некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами, например: Постановление Правительства РФ, Постановление Высшей Аттестационной Коллегии при Правительстве РФ, Постановление Правления ЦБ РФ, Постановление Совета учредителей банка МЕНАТЕП. Распоряжение - это акт управления государственного органа, имеющего властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса: Распоряжение декана исторического факультета, Распоряжение начальника телефонного узла. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления; он издается по основным вопросам внутренней жизни учреждения, а также по кадровым вопросам: Приказы о приеме на работу, об увольнении, о командировках и т.п.

К административно-организационным документам относятся: контракт, договор, устав, планы, отчеты. Наиболее распространенным документом этого типа является контракт, или договор; образец такого документа можно увидеть в Файле материалов. К числу информационно-справочных материалов относят справки, докладные и служебные записки. Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям,

удостоверяющие какой-либо юридический факт. Докладная записка

- документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя.

Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Классификацию деловых писем позволяет выстроить классификация производственных ситуаций. Так, по функциональному признаку их можно разделить на две группы:

1) письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос, письмо-
просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и т.п.);

2) письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение,
письмо-напоминание, письмо-приглашение и т.п.).

Письма-ответы всегда должны содержать индекс того письма, которое явилось причиной переписки.

Письма можно классифицировать и по аспектам:

1) письмо-напоминание;

2) гарантийное письмо;

3) письмО'ПОДтверждение;

4)информационное письмо;

5) сопроводительное письмо;

6) письмо-предупреждение.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Количество писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров. С образцами некоторых разновидностей писем можно ознакомиться в Файле материалов.

Юридический и дипломатический подстили не отличаются столь большим разнообразием жанровых форм, что обусловлено достаточной стандартизованностью ситуаций этих сфер. Так, к юридическому подстилю следует отнести все тексты законодательных актов и постановлений, правил и инструкций; все они носят информативно-директивный характер, так как адресованы обобщенному читателю и нацелены на регулирование отношений между членами социума. Дипломатические документы также формализованы, однако в большей степени подвержены иноязычному влиянию и отличаются большим влиянием этикетных формул и взаимоотношений; так выражение требований, несогласия в них чрезвычайно корректно, недопустимо использование резких формулировок; в этих документах выверено

каждое слово.

Таким образом, в сфере культуры деловой речи действуют наряду

с языковыми нормами или, вернее, до них - нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа, а точнее - нормы совокупности или совокупностей текстов, регулирующих определенные типы ситуаций и отношений. Здесь такие текстовые нормы регулируют закономерности реализации семантико-информационной структуры и правил линейного развертывания схемы жанра документа как особого феномена, т. е. определяют семантическую и формальную организацию текста документа и его частей.

Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа. Автономность этих двух норм доказывается возможностью нормативности одних при нарушении норм других, например, возможность языковых ошибок в правильно построенном документе и, напротив, ошибочно построенный документ при общей языковой правильности.

В процессе составления делового текста выбор его жанра играет роль речевого механизма, включающего действие конкретных текстовых норм: в речевом сознании пишущего возникает некий «образец», или эталон, покрывающий и общую схему текста документа, и его постоянные и переменные элементы, и их порядок и расположение. При этом текстовые нормы документов можно различать по степени жесткости / гибкости организации: в зависимости от того, фиксируют ли указанные нормы такие признаки, как (а) набор параметров (реквизитов), например, если документ регулирует отношения между гражданами, то указываются их адреса, паспортные данные и т.п., если между юридическими лицами, то юридические адреса, номера банковских счетов; (б) их последовательность; (в) их пространственное расположение. Можно отметить по меньшей мере три степени жесткости текстовых норм.

Первый тип текста представляет собой образец-матрицу, или готовый формуляр. Он характеризуется фиксированностью всех трех основных параметров организации текста: (а) набора содержательных элементов (реквизитов), (б) их последовательности, (в) их пространственного расположения. Здесь имеет место наиболее жесткое ограничение на все параметры, наиболее полная унификация документов, таких, как, например, справка или доверенность. Жесткость организации делает схему особенно прозрачной, сравните приведенную выше схему доверенности.

Известно, что пародия является тонким инструментом передачи сущности любого пародируемого явления. В связи со сказанным приведем такую пародию на документ (доверенность) в «Записных книжках» И. Ильфа:

«Дано сие тому-сему (такому-сякому) в том, что ему разрешается то

да сё, что подписью и приложением печати удостоверяется.

За такого-то.

За сякого-то.

Учреждение «Аз есмь».

Для образца-формуляра существенной является фиксированная организация постоянных элементов содержания в таких типах текстов, как готовые бланки справки или анкеты: в них на первый план выступает роль пробелов для обозначения переменных элементов в тексте. Иначе говоря, составление таких документов пишущим резко ограничивает его свободу: ему в принципе приходится не сочинять текст документа, а отвечать на вопросы (как в анкете) или заполнять графы (как в справке или, в менее явном виде, в доверенности). И с точки зрения трудности составления документа образцы-формуляры требуют от пишущего минимума усилий, постоянно прямо указывая на то, чт: / где он должен

писать.

Второй тип текста представляет собой образец-модель. Он демонстрирует больший (по сравнению с образцом-формуляром) уровень гибкости нормы, большую свободу - при фиксированности двух основных параметров текста: (а) набора основных содержательных элементов (реквизитов) и (б) их последовательности. Но и здесь форма документа достаточно жестка, см. приведенную выше схему заявления, с единственным по существу «творческим» реквизитом: (4) формулировка просьбы (или жалобы) и ее аргументации.

Сюда же, к текстам типа образца-модели, относится большая часть разновидностей деловых писем. Для них, в частности, характерно размещение текста письма на бланке; тем самым оказываются сообщенными такие реквизиты, как полное и краткое наименование организации-адресанта, ее почтовый адрес, номер телефона и телефакса, дата подписания и/или отправки документа.

Ужесточение образца-модели может приводить к превращению текста документа в образец-формуляр. Ср., например, принятые во многих учреждениях готовые бланки для заявления об отпуске или справки о заработной плате.

Третий тип текста представляет собой образец-схему. Это наименее жесткий тип организации документа, характеризуемого только одним параметром: (а) фиксированности набора основных элементов содержания (реквизитов), причем чаще всего имеет место употребление реквизита в качестве начального элемента, определяющего сам тип

текста.

Иначе говоря, характер действия текстовых норм определяется характером организации текста документа. Степень свободы выбора в процессе составления (построения) пишущим текста документа обратно пропорциональна степени фиксированности параметров (реквизитов). На одном полюсе здесь предел жесткости организации текста - фиксация переменной информации как заполнение пробела; на другом - предел

степени свободы организации текста - обязательность лишь «шапки»

документа.

Типовое построение официально-делового текста выступает в качестве рамки, в которой пишущим совершается конкретизация текста документа - его языковое наполнение (сфера действия языковых норм), причем масштаб самостоятельности пишущего зависит от того, к какому типу текста-образца относится документ. В каждом жанре документа можно выделить те реквизиты, которые несут постоянную информацию и предполагают простую реальную «подстановку»: это наименования организации, должностного лица, фамилии и инициалов пишущего, заголовка документа, подписи, даты. От них'принципиально отличны те реквизиты, которые несут переменную - конкретную - информацию, содержащую изложение сути дела, а иначе говоря, предполагают работу пишущего по формулированию обстоятельств, материала и аргументации дела. Так, для счета таким «свободным» реквизитом оказывается мотивировка суммы, подлежащей выплате; для доверенности - точное и исчерпывающее определение доверяемой функции; для заявления -точная формулировка просьбы или жалобы и краткой аргументации.

С переходом к изложению переменных элементов содержания делового текста возрастают диапазон поиска и возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела - и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: (I) выбора лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и (II) выбора грамматических средств - главным образом синтаксических конструкций, составляющих синтаксической структуры делового текста. Но и в этом плане трудности поиска - и лексического, и синтаксического - могут существенно облегчаться за счет знаний (навыка) и речевого опыта пишущего.

Итак, деловая речь есть, по существу, совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие им способы речевого изложения. Тезис о высокой регламентированности официально-деловой речи находит свое подтверждение не только в обязательных требованиях к построению и составлению документов, но и в возможности нормализации — внесения изменений в правила построения и составления документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа — его

формы и языка.

В настоящее время текстовые и языковые нормы деловой речи испытывают давление со стороны все шире развивающегося способа составления, хранения и передачи документов при помощи электронно-вычислительной техники. Имеет место автоматизация информационных процессрв в аппарате управления. Так, в большинстве организаций

типовые образцы всех документов содержатся в компьютере и создаются по заданному образцу: пишущий лишь заполняет «пробелы». Деловая проза всегда внутренне формализована, это лингвистический феномен, который, сохраняя многие свойства языка в целом, в то же время самой своей сутью подготовлен для того, чтобы стать объектом механизации, благодаря регламентирующему действию формальной модели, лежащей в основе данной области производственных

отношений.

Одним из результатов этого явилось то, что организационно-распорядительные документы, обслуживающие внутреннюю сторону деятельности организации, стали регулярно включать в схему документа (для всех жанров) такой реквизит, как пояснительный заголовок к тексту. Такой заголовок выступает по существу как аннотация документа в форме предложно-падежной конструкции: предлог О + название управленческого действия + указание на объект этого действия, типа О рекламации партии новых бланков, Об использовании внебюджетных средств, О выплате материальной компенсации. При вводе документа в компьютер этот заголовок служит базой для превращения предложно-падежного сочетания (О рекламации) в слово-дескриптор. Дескриптор — единица информационно-поискового языка, служащая для описания смыслового содержания текста (документа) в именительном падеже

(Рекламация...).

Образцы многих деловых документов закреплены в соответствующих государственных стандартах - ГОСТах, в которые иногда могут вноситься коррективы с учетом действующих изменений. Так, например, по традиции было принято начинать текст акта с текстовой формулы: «Мы, нижеподписавшиеся, ...» (что и было закреплено в ГОСТах); но ГОСТ 6. 39-72 отменил это привычное начало, регламентировав в данной позиции текста другую текстовую формулу со значением «основание»: «В соответствии с приказом директора

завода...».

В последнее время в самой деловой корреспонденции и в

документах, публикуемых в прессе, все чаще вместо традиционного восклицательного знака после обращения встречается запятая, подобно тому, как принято в английских текстах. При этом самый текст письма, как и принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а как в английском, со строчной,

например:

Глубокоуважаемый Юрий Иванович, обращаемся к Вам...

Таковы те немногие изменения, которые можно наблюдать в последнее время в регламентации языка официально-деловой документации. С отдельными примерами деловых документов можно познакомиться в Файле материалов.

Особенностью официально-делового стиля, резко отличающей его от других разновидностей литературного языка, является, как уже было

сказано, письменный характер его реализации; это во многом предопределяет специфику его синтаксиса. Мы не останавливались здесь на проблемах устной деловой речи не только потому, что она мало изучена, но и в связи с тем, что она выступает скорее как разновидность устной публичной речи.

Между тем внимание исследователей обращает на себя функционирование деловой речи в форме телефонных деловых переговоров. Вопреки распространенному взгляду на телефонный разговор как на «неподготовленный» и «спонтанный», телефонные деловые переговоры принципиально моделируемы; организация, последовательность их поддается планированию. Так, руководства по деловому телефонному разговору рекомендуют специальный бланк, в котором будущий телефонный разговор записывается с учетом прогнозируемых ответов:

Дата___ Номер телефона,

Время

Вопросы

(записываются заранее)

3. Выводы

(Ф. И.О. абонента, организация)

Прогнозируемые ответы

(записываются заранее)

1. •

Ответы

(записываются по ходу беседы)

(достигнутый результат, полученные сведения, дальнейшие действия и т. д)

Исполнитель

⇐ Предыдущая 1 234 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒