Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях

Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР

ПРИКАЗ

от 12 октября 1988 года N 71

Одобрены
коллегией Главархива СССР
30.09.88

Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях / Сост.: В.М.Жигунов (отв. составитель), А.Г.Сергеева, Е.П.Тараканова и др. - М.: Главархив СССР, 1990.

Рассмотрены основные вопросы работы с научно-технической документацией в службах НТД организаций и предприятий СССР.

Определены задачи и функции служб НТД, состав и виды научно-технической документации, способы и сроки передачи документов в СНТД. Рассмотрены вопросы обеспечения сохранности документов, их учета, составления научно-справочного аппарата к документам, их использования, проведения экспертизы ценности НТД в службах и подготовки к передаче НТД на государственное хранение. Освещен состав документов, образующихся в автоматизированных системах (АС).

Правила составлены с учетом государственных стандартов, регламентирующих создание, обращение и хранение разных видов НТД на бумажных, пленочных и магнитных носителях.

Правила предназначены работникам служб научно-технической документации организаций и предприятий СССР, а также государственных архивов, комплектующихся НТД.

Составители: В.М.Жигунов (руководитель темы и отв. составитель), А.Г.Сергеева, Е.П.Тараканова (ВНИИДАД), В.Р.Клейн, Р.И.Мошняцкая, А.Г.Черешня (ЦГАНТД СССР).

В Правилах использован материал, подготовленный Н.В.Снятковой, Л.С.Ивановой, Л.А.Правосудовой, A.А.Кузиным, Н.Г.Филипповым, А.В.Елпатьевским, B.Г.Мартыновым, О.А.Будановым, Э.И.Степанской.

Введение

Всемерное ускорение научно-технического прогресса - одна из важнейших задач, стоящих перед советским народом. В процессе ее решения в научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организациях, на предприятиях и в высших учебных заведениях создается значительное количество научно-исследовательской и технической документации (НТД) на бумажных, магнитных и пленочных носителях.

Создание, учет и обращение технической документации регламентированы государственными стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД), Единой системы технологической документации (ЕСТД), Системы проектной документации для строительства (СПДС). Процессы технического документирования регламентированы также Единым комплексом стандартов АС (ЕКС АС), Единой системой стандартов автоматизированных систем управления (ЕСС АСУ), стандартами Единой системы технологической подготовки производства (ЕСТПП), Системы технической документации АСУ (СТД АСУ), Системы автоматизированного проектирования (САПР), Единой системы программной документации (ЕСПД), Автоматизированной системы технологической подготовки производства (АСТПП) и др.

В соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 года N 274 научно-техническая документация, имеющая политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, входит в состав Государственного архивного фонда СССР (ГАФ СССР). Включенная в состав ГАФ СССР научно-техническая документация является собственностью государства и передается на государственное хранение в установленные постановлением сроки.

Настоящие Правила подготовлены с учетом изменений, которые произошли в документировании и стандартизации, а также опыта работы, накопленного ведомственными службами НТД и государственными архивами за период после издания в 1977 году Главархивом СССР " Правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР". Правила распространяются на работу с научно-исследовательской, конструкторской, технологической и проектной документацией для капитального строительства. Организации и предприятия, создающие и хранящие НТД, в работе с управленческой документацией и документами личного происхождения, в общих вопросах организации работы с НТД (планирование, отчетность, составление номенклатур дел и др.) руководствуются " Основными правилами работы ведомственных архивов" (М., 1986), а в работе с документами на машинных носителях - ГОСТ 19.601-78, ГОСТ 19.602-78, ГОСТ 24.402-80, Р 50-75-88 и ГОСТ 28388-89.

Издание состоит из 9 разделов и приложений. Их структура приближена к структуре " Основных правил работы ведомственных архивов". В разделе 1 уточнены задачи и функции ведомственных служб НТД, в разделе 2 в соответствии с уточненными стандартами ЕСКД, ЕСТД и СПДС - состав и виды научно-исследовательских и технических документов. Впервые определен состав документов автоматизированных систем, созданных в соответствии со стандартами ЕКС АС, САПР, ЕСПД и АСТПП. Раздел 3 посвящен передаче НТД на хранение в ведомственную службу НТД. В разделе 4 содержатся указания по обеспечению сохранности документов на разных носителях в СНТД, включая требования к режиму хранения, выдаче документов из хранилища СНТД и проверке наличия и состояния дел. Разделы 5 и 6 регламентируют работу СНТД по учету НТД и созданию к ней информационно-поисковых систем. Раздел 7 посвящен вопросам организации использования НТД. В разделах 8 и 9 уточнена система критериев экспертизы ценности НТД на различных носителях и порядок ее передачи на государственное хранение. Предложена апробированная на практике новая методика подготовки НТД к передаче на государственное хранение, основанная на согласованных ведомственных планах-графиках. В Правилах впервые определяется порядок хранения особо ценных документов и создания фонда пользования.

К Правилам приложены формы документов, образующихся в процессе деятельности службы НТД.

Правила не содержат исчерпывающих ответов на все вопросы, возникающие в ходе работы с НТД, а также не дают рекомендаций по структуре, штатной численности и оплате труда сотрудников служб НТД. Эти вопросы решаются соответствующими ведомствами по согласованию с Государственным комитетом Совета Министров СССР по труду и социальным вопросам и Министерством финансов СССР.

Правила следует применять в совокупности с действующими нормативно-методическими документами, вместо " Правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР" (М., 1977; М., 1984).

Подготовка Правил осуществлена под руководством Главархива СССР специалистами ВНИИДАД и ЦГАНТД СССР.

При подготовке Правил были учтены предложения и пожелания специалистов ВНИИНмаша Госстандарта СССР, Гипромеза, ГИАПа, ЦНИИподземмаша, НПО " Красный пролетарий", НИЦКД СССР, МГИАИ, ЦГАНТД г. Ленинграда, ЦГАНТД УССР, ЦГАНТД БССР, ЦГАНТД ЭССР, ЦГАНТД КазССР, ЦГАНТМД УзССР, ЦГАНТМД АзССР, ЦГАНТД АрмССР. ЦГАНТД ГССР, специалистов Главархива СССР (В.М.Мамонова, Е.Н.Бедова, В.А.Еремченко, Т.Н.Викторовой, Н.А.Карпуновой, Н.М.Петрова, О.Н.Тягунова, И.В.Горячевой).

Задачи и функции служб НТД

Общие положения

1.1.1. В процессе деятельности научно-производственных (производственных) объединений, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций, а также предприятий и высших учебных заведенийобразуется научно-исследовательская и техническая документация (НТД).
В дальнейшем для краткости употребляется слово " организация".

1.1.2. Для хранения, учета, размножения, использования, а также для отбора и подготовки НТД к передаче на государственное хранение в организациях образуются специальные службы научно-технической документации (СНТД). СНТД хранят подлинники, дубликаты и/или копии НТД.
В СНТД может храниться также управленческая, машиночитаемая, кинофотофонодокументация, документы личного происхождения.

1.1.3. Правовой основой для создания СНТД является постановление Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 года N 274 " Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР".

1.1.4. Работа СНТД организуется в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР, государственными стандартами, руководящими нормативными документами, приказами министерства (ведомства), правилами, инструкциями и методическими указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, архивных учреждений союзных и автономных республик, крайисполкомов и облисполкомов (горисполкомов), государственных архивов, отраслевыми ведомственными инструкциями, положениями, указаниями руководителя организации и настоящими Правилами.
________________
См.: ГОСТ ЕСКД 2.501-88. Правила учета и хранения; ГОСТ СПДС 21.203-78. Правила учета и хранения подлинников проектной документации.

Р 50-75-88, ГОСТ СОИ 28388-89.

1.1.5. НТД организаций подразделяется на НТД с постоянным и НТД с временным сроками хранения.

1.1.6. В соответствии с Положением о ГАФ СССР к НТД с постоянным сроком хранения относится НТД, имеющая народнохозяйственное, научное, политическое, социально-культурное или историческое значение. НТД ГАФ СССР независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежит передаче на государственное хранение. Государственное хранение НТД осуществляют государственные архивы союзного, республиканского и местного подчинения, а также отраслевые государственные фонды и министерства (ведомства) СССР, перечень которых утверждается Советом Министров СССР.

1.1.7. НТД с временным сроком хранения находится и используется в организациях и на государственное хранение не поступает.

1.1.8. Сроки хранения НТД и СНТД определяются Положением о ГАФ СССР, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения. Предельные сроки хранения НТД и входящих в ее состав кинофотофонодокументов (КФФД), видеофонограмм, документов на машинных носителях, специальной документации в организациях до передачи их на государственное хранение установлены Положением о ГАФ СССР - до минования практической надобности, но не свыше 25 лет.

Виды служб НТД

1.2.1. В зависимости от состава, количества документов и носителя информации государственные обязанности по осуществлению ведомственного хранения НТД в организации может выполнять отдел (бюро, группа) научно-технической (технической) документации или технический (научно-технический) архив, автоматизированная СНТД, магнитотека.

1.2.2. СНТД существует на правах самостоятельного структурного подразделения организации и подчиняется непосредственно ее руководителю или заместителю руководителя по научной работе.

1.2.3. С целью закрепления правильной постановки работы в СНТД разрабатывается положение о ней, которое согласовывается с архивным учреждением и утверждается руководством организации.

1.2.4. СНТД возглавляется начальником (заведующим), назначаемым приказом руководителя организации.

1.2.5. Численность сотрудников СНТД определяется администрацией организации, исходя из количества поступающих от подразделений документов, характера и специфики проводимых с ними работ.

Главные задачи службы НТД

Главными задачами СНТД являются:

1.3.1. Комплектование СНТД документами в установленном порядке.

1.3.2. Обеспечение сохранности, учета и использования НТД, а также подготовка и передача ее на государственное хранение в соответствии с настоящими Правилами.

1.3.3. Осуществление методического руководства и проверок состояния хранения и использования документов в структурных подразделениях организации, создающей НТД.

Состав НТД

2.1.1. В состав научно-технической документации входят: научно-исследовательская (научная), конструкторская, технологическая, проектная документация для строительства; кинофотофонодокументы, документы на машинных носителях, фиксирующие процесс научно-исследовательской работы (НИР), конструирования изделий, проектирования объектов капитального строительства; документы по изобретениям и открытиям, а также геологогеодезические, метеорологические и другие документы.
________________
Настоящие Правила регламентируют работу с научно-исследовательской, конструкторской, технологической и проектной документацией.

2.1.2. Научно-технические документы в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяются на оригиналы, подлинники, дубликаты, копии и эскизы.

Оригиналы - документы, выполненные на любом материале и предназначенные для изготовления по ним подлинников.

Подлинники - документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, микрофильм-подлинник, машинограмму, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.

Дубликаты - копии подлинников, обеспечивающие идентичность воспроизведения подлинника, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий.

Дубликатами являются:

- фотодубликаты на фотокальке, фототехнической пленке в позитивном изображении и в масштабе подлинника;

- диазодубликаты, изготовленные на диазокальке в позитивном изображении в масштабе подлинника;

- микрофильмы, изготовленные на фотопленке (с негорючей основой) в негативном или позитивном уменьшенном изображении, документы на машинных носителях с пометкой ДМ-дубликат.

Копии - документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлинником (дубликатом) и предназначенные для непосредственного использования в процессе разработки, производства, эксплуатации и ремонта изделий. К копиям относятся светокопии, фотокопии, микрокопии, микрофотокопии, микрофильмы-копии, полученные с микрофильма-дубликата, с ДМ-копии.

Эскизы - документы, предназначенные для разового использования в производстве. Выполняются на любом материале. Эскизы могут быть оригиналами, подлинниками, дубликатами, копиями.

Виды НТД

Передача НТД в СНТД

3.1. Все имеющиеся в организации подлинники, дубликаты и копии научно-исследовательских, технических и других входящих в них документов подлежат передаче на хранение в СНТД.
________________
См.: ГОСТ ЕСКД 2.501-88, ГОСТ СПДС 21.203-78, ГОСТ СТД АСУ 24.402-80, ГОСТ САПР 23.501-106-85, ГОСТ ЕСПД 19.601-78, ГОСТ 19.602-78, Р 50-75-88, ГОСТ 28388-89.

Кроме НТД в службу НТД передается управленческая (при отсутствии архива управленческой документации), специальная документация и документы личного происхождения. Копии отчетов о НИР передаются в библиотеку или СИФ организации.

3.2. Структурные подразделения организаций передают НТД в СНТД на основе плана-графика приема дел после разработки НТД по проблемам, изделиям, технологическим процессам, объектам планировки и капитального строительства в целом, либо по мере завершения их самостоятельных этапов, стадий или частей. При передаче документации составляется акт-опись (прил.1).

3.3. Передача НТД из СНТД одной организации в СНТД другой организации осуществляется в соответствии с действующими нормативными документами.
________________
См.: Р 50-81-88; ГОСТ СПДС 21.203-78; ГОСТ СТД АСУ 24.402-80; ГОСТ ЕСТД 19.601-78; Р 50-75-88; Положение о порядке передачи подлинников проектной документации действующим предприятиям. М.: Госстрой СССР, 1974, ГОСТ 28388-89.

3.4. При приеме документации на хранение сотрудник СНТД проверяет:

- комплектность документов (в соответствии с ведомостью спецификаций, спецификацией; содержанием томов, альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся передаваемая документация);

- наличие установленных подписей и дат;

- правильность выполнения основных надписей и титульных листов;

- пригодность документов для хранения, многократного снятия с них копий и микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, перегибов).

3.5. Виды и комплектность (состав) НТД, передаваемой в СНТД, должны соответствовать: для конструкторской документации - стандартам ЕСКД: ГОСТ 2.102-68, ГОСТ 2.601-68, ГОСТ 2.602-68, ГОСТ 2.701-84, ГОСТ 2.004-88, Р 50-75-88; для технологической документации - ГОСТ ЕСТД 3.1102-81, ГОСТ ЕСКД 2.004-88, Р 50-75-88, РД 50-572-85; для программной документации - ГОСТ ЕСПД 19.101-77; для отчетов о НИР - ГОСТ СИБИД 7.32-81 и ГОСТ 15.101-80; для проектной документации по изделиям, технологическим процессам и объектам капитального строительства - государственным стандартам и нормативным руководящим документам ЕСС (СТД) АСУ, САПР, СПДС, ЕКС АС, указанным в п.2.2.37 настоящих Правил.

3.6. НТД передается в СНТД на тех носителях, на которых она разработана (бумажных, пленочных, магнитных и т.п.).

3.7. Подлинники НТД, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены, если это необходимо.

3.8. В подлинниках, выполненных электрографическим способом, на всех листах должны быть четкие и ясные изображения элементов, надписи, знаки.

Учетные документы СНТД

5.2.1. Единицей учета документации в СНТД являются:

- для научной документации - отчет по теме НИР или другой вид документа, сброшюрованный в том (папку);

- для конструкторской, технологической и проектной документации - лист чертежа, текстовой документ, сброшюрованный в том (папку), микроформа, машиночитаемый документ.

Каждая единица учета регистрируется под отдельным порядковым номером. В подлиннике документа, состоящем из нескольких листов, на каждом листе проставляется один инвентарный номер.

5.2.2. Принятые в СНТД документы регистрируются и учитываются в инвентарных книгах по ГОСТ 2.501-88 и ГОСТ 28388-89. Инвентарные книги заполняются на основании данных основной надписи чертежей, титульных листов переплетенных учетных единиц томов документов на машинных носителях.

Инвентарные книги ведутся отдельно по каждой группе документации (научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная для строительства). В отдельных инвентарных книгах учитываются типовые проекты, микрофотокопии, документы сторонних организаций, присланные в порядке обязательного поступления или для сведения, документация для служебного пользования.

5.2.3. Для учета научно-исследовательской документации ведутся отдельные инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов. Отчеты по темам НИР вносятся в инвентарную книгу по мере поступления.

Инвентарная книга содержит следующие графы: порядковый номер, обозначение, дата поступления, этап, наименование темы и ее номер, номер госрегистрации, через дробь - инвентарный номер ВНТИЦ, отдел (лаборатория)-разработчик, руководитель (отв. исполнитель) темы, количество листов, количество и номера экземпляров, примечание (прил.5).

5.2.4. Для конструкторской и технологической документации инвентарные книги учета подлинников и поступающих от других предприятий дубликатов ведутся по ГОСТ ЕСКД 2.501-88 отдельно на изделия основного и вспомогательного производства; допускается вести отдельные инвентарные книги и по видам производства, при этом инвентарные номера не должны повторяться. В этом случае каждой инвентарной книге присваивается порядковый номер в пределах инвентарных книг данного вида изделия. Принятые подлинники конструкторской и технологической документации регистрируются полистно.

5.2.5. На каждый конструкторский или технологический документ, которому присвоен инвентарный номер, составляют карточку учета по ГОСТ 2.501-88. На документацию вспомогательного и индивидуального производства карточки учета можно не заводить.

5.2.6. Копии конструкторских и технологических документов (отдельные листы, папки, альбомы), изготовленные организацией-разработчиком, могут регистрироваться не в отдельных инвентарных книгах, а в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам.

Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

5.2.7. Инвентарная книга на проектную документацию, составленная в соответствии с требованиями по ГОСТ 21.203-78, аналогична инвентарной книге на конструкторскую документацию. Регистрация подлинников проектной документации в инвентарной книге производится по мере поступления проекта по отдельным самостоятельным частям. Допускается вести отдельные инвентарные книги на каждое сооружение, объект. В пределах каждой части на каждом чертеже или текстовом документе проставляют один инвентарный номер независимо от количества листов.

Регистрация копийной проектной документации производится по отдельным сброшюрованным томам (папкам) в карточках учета.

5.2.8. Принятые на хранение в СНТД микроформы регистрируются в инвентарной книге учета микроформ по ГОСТ 13.1.205-85. Допускается ведение отдельных инвентарных книг для учета микрофильмов на документацию по изделиям основного и вспомогательного производства, а также по видам производства, при этом инвентарные номера не должны повторяться. Каждой инвентарной книге присваивается порядковый номер в пределах инвентарных книг данного вида. Каждому принятому на хранение микрофильму (микрофише) присваивается инвентарный номер, который проставляется на начальном и конечном ракордах рулона (на специально установленном поле микрофиши).

5.2.9. Учет НТД на машинных носителях осуществляется по ГОСТ 24.402-80, Р 50-75-88, ГОСТ 28388-89.

5.2.10. Документы Государственного архивного фонда СССР, хранящиеся в СНТД, подлежат государственному централизованному учету в соответствии с прил.30 к Основным правилам работы ведомственных архивов.

Виды НСА к НТД

6.2.1. Перечни проектов, проблем, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение (прил.6), создаются в процессе экспертизы ценности НТД и служат одновременно целям учета и обеспечения сохранности документации, подлежащей передаче в государственные архивы, а также ее поиска.
________________
О составлении перечней проектов, проблем и описей единиц хранения см. разд.9 настоящих Правил.

6.2.2. Описи единиц хранения создаются в результате описания и научно-технической обработки НТД, включенной в перечень проектов, проблем, служат целям учета и одновременно являются справочниками по составу и содержанию, обеспечивают поиск документов.

6.2.3. Каталоги научно-технических документов создаются в процессе каталогизации для обеспечения оперативного и полного поиска документов и документной информации, являются справочником по составу и содержанию НТД. Как правило, в СНТД создаются карточные каталоги. Систематизация карточек в каталогах производится в соответствии с индексами принятой в организации схемы классификации информации (отраслевым классификатором или рубрикатором).

6.2.4. Формирование и функционирование каталогов определяются составом и содержанием НТД, способом передачи информации.

По способу включения информации каталоги научно-технических документов делятся на предметные, авторские (именные), систематические, инвентарные, номерные, объектные, географические, тематические. Каталоги могут быть созданы по видам НТД (каталоги научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической документации, каталоги карт); способу передачи информации (каталоги микрофильмов, фотодокументов и т.п.); бывают служебными (для внутреннего пользования) и для исследователей; существуют каталоги традиционные (для ручного поиска) и автоматизированные.

6.2.5. Каталожная карточка (прил.7) имеет основные графы, порядок заполнения которых следующий.

В графе " Обозначение" проставляется шифр отрасли, комплекса, объекта, изделия, научной работы согласно принятой в организации системы индексации.

В следующих графах полностью указываются наименование комплекса (проблем), проекта (объекта, изделия, темы НИР), части проекта (узла, сборочной единицы), чертежа (текстового документа).

В графе " Номер госрегистрации ВНТИЦентра" в числителе указывается номер государственной регистрации, а в знаменателе - инвентарный номер, присвоенные научной работе или опытно-конструкторской разработке во Всесоюзном научно-техническом информационном центре.

В графе " Стадия (этап)" указывается стадия проектирования объекта, изделия или этап научной разработки.

В графе " Дата окончания разработки" проставляется дата выпуска последней партии документов.

В графе " Местонахождение объекта" указывается местонахождение объекта.

В графе " Руководитель" приводятся инициалы и фамилия руководителя коллектива, разработавшего данный проект (проблему, тему).

В графе " Наименование и местонахождение организации-разработчика" приводится полное и сокращенное наименование организации, разработавшей данный проект (проблему, тему), и ее местонахождение.

В графе " Техническая характеристика" на обороте карточки дается аннотация разработки. Для автоматизированного поиска разрабатывается специальная каталожная карточка.

6.2.6. В систематическом каталоге карточки группируются по отраслям деятельности, с которыми связано содержание документов, внутри отраслей - по подотраслям, далее - по проблемам, комплексам или группам.

В проектно-конструкторских организациях систематический каталог строится по разделам классификатора, где рубриками являются группы классификатора. Карточки заполняются на каждое изделие и расставляются внутри рубрик в порядке возрастания обозначений сборочных единиц (узлов, деталей) или инвентарных номеров.

В научно-исследовательских организациях систематический каталог строится по УДК, а внутри индексов - по алфавиту наименований научных работ.

6.2.7. В предметном и предметно-тематическом каталогах карточки группируются по видам объектов, темам и подтемам научных работ. Предметно-тематические каталоги на проектную документацию рекомендуется составлять в организациях, проектирующих объекты промышленного и гражданского значения.

Основными рубриками предметно-тематических каталогов в организациях указанного профиля являются виды комплексов или отдельных зданий и сооружений. Карточки в таком каталоге составляются на каждую часть проекта и систематизируются внутри основных рубрик в логической последовательности по значимости данной конкретной марки проекта.

В научно-исследовательских организациях предметно-тематический каталог строится по наименованиям тем, а внутри - по наименованиям вопросов, относящихся к той или иной теме.

6.2.8. В авторском (именном) каталоге названия научных работ и научно-технической документации располагаются в алфавитном порядке по фамилиям авторов или наименованиям работ. Внутри алфавитных рубрик карточки располагаются по алфавиту наименований работ.

Если руководителей работы или ответственных исполнителей несколько, карточки составляются на каждого руководителя и на каждого ответственного исполнителя.

6.2.9. В объектном каталоге карточки располагаются по наименованиям промышленных комплексов и входящих в них объектов и систематизируются в соответствии с принятой схемой классификаций. Карточки заполняются на каждый проект (комплекс, подкомплекс) и на каждую часть (марку) проекта.

Карточки объектного каталога систематизируются по номерам объектов, по алфавиту их наименований и по алфавиту наименований географических пунктов, в которых расположены объекты.

6.2.10. Для типовых проектов ведется самостоятельный каталог.

6.2.11. В географическом каталоге основными рубриками являются наименования географических пунктов, расположенные в алфавитной последовательности, в пределах каждого географического пункта карточки систематизируются по номерам объектов.

6.2.12. В каталогах сторонних организаций (контрагентских) карточки располагаются по алфавиту наименований организаций-соразработчиков.

6.2.13. На хранящиеся в СНТД фотографии, микрофильмы, карты и т.п. создаются каталоги на каждый вид документации. В организациях, ведущих проектирование в области архитектуры, создаются предметно-тематические каталоги фотодокументов или фототеки.

На каталожной карточке фототеки наклеивается фотография здания, сооружения, отражающая его архитектурные или другие особенности.

Аннотация на архитектурное сооружение должна содержать описание внешнего вида этого объекта, сооружения.

Каталоги фототек могут быть комбинированными: по наименованию здания, сооружения, по его местонахождению, по автору и т.д.

6.2.14. Порядок создания автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС) к НТД устанавливается ТЗ на АИПС.

6.2.15. Информационно-поисковые системы (ИПС) к НТД на машинных носителях создаются по ТЗ на соответствующую АС (см. ГОСТ 34.602-89).

Использование документов

Общие положения

7.1.1. Научно-технические документы используются организациями, в структуру которых входят СНТД, государственными и общественными организациями при выполнении научно-исследовательских, проектно-конструкторских, испытательных и иных видов работ, при исследовании проблем истории науки и техники, а также для пропаганды передового опыта работы и в социально-культурных целях.

7.1.2. Научно-технические документы могут использоваться также для информирования партийных, государственных и общественных организаций, руководства и подразделений организаций, в структуру которых входит СНТД, о составе и содержании НТД для исполнения их запросов, для культурно-просветительной и агитационно-пропагандистской работы.

7.1.3. Порядок использования научно-технической документации, хранящейся в СНТД, устанавливается организацией в соответствии с ГОСТ ЕСКД 2.501-88, ГОСТ ЕСКД 2.120-73, ГОСТ ЕСПД 19.601-78, ГОСТ СПДС 21.203-78, ГОСТ СТД АСУ 24.402-80, Р 50-75-88, ГОСТ 28388-89 и настоящими Правилами.

7.1.4. Научно-технической документацией, хранящейся в СНТД, могут пользоваться все сотрудники организации, ее отделений и филиалов в соответствии с установленным порядком.

Лицам, не являющимся сотрудниками организаций, документы выдаются для ознакомления, как правило, по письменному запросу заинтересованной организации и разрешению руководства организации - держателя документов.

7.1.5. Организации и граждане, использующие научно-технические документы, несут ответственность за их сохранность и правильность использования содержащейся в них информации.

7.1.6. Разрешение на пользование научно-технической документацией, получение архивных справок, копий и выписок организациям и гражданам иностранных государств дается в установленном порядке.

Экспертиза ценности НТД

Общие положения

8.1.1. Научно-технические документы, образующиеся в результате деятельности организации, имеют неравнозначную научно-историческую ценность и практическое значение. С целью определения научно-исторического и практического значения НТД проводится экспертиза ее ценности.

Под экспертизой ценности НТД понимается всесторонняя комплексная оценка научно-технических документов на основе принципов и критериев, разработанных советскими специалистами, для определения народнохозяйственного, научного, политического, социально-культурного и исторического значения НТД.

8.1.2. Экспертиза ценности НТД проводится с целью обеспечения сохранности документов, имеющих научно-историческую и практическую ценность, установления сроков ведомственного хранения НТД, отбора ее на государственное хранение в оптимальном объеме, а также выявления документов, не имеющих научно-исторической ценности, утративших практическое значение и в связи с этим не подлежащих дальнейшему хранению.

8.1.3. Экспертизе ценности подвергается НТД, созданная организацией с момента ее образования, а также документация организаций-предшественников, хранящаяся в данной организации. В зависимости от объема НТД организации экспертизе ценности может подвергаться вся документация или часть ее, начиная от более ранних разработок к более поздним.

8.1.4. При определении научной и практической ценности НТД необходимо пользоваться указаниями и инструкциями ГКНТ СССР, Главного архивного управления при Совете Министров СССР, государственными стандартами, инструкциями Центрального государственного архива научно-технической документации СССР и республиканских государственных архивов, перечнями документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР, отраслевыми и ведомственными перечнями документации со сроками хранения, методическими пособиями Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.
________________

См. список литературы, с.100.

8.1.5. Научно-историческая и практическая ценность научно-технической документации устанавливается путем просмотра и изучения непосредственно самих документов, а также изучения исторических справок, организационно-распорядительной и отчетной документации, справочно-поискового аппарата (инвентарных книг, описей дел постоянного хранения, каталогов), бюллетеней и обзоров состава научно-технической документации, научно-технических энциклопедий, справочников, архивоведческой и специальной литературы, юбилейных изданий и других источников.

Запрещается проводить оценку документации только по названиям проектов, конструкторских и научных разработок.

8.1.6. Если в процессе проведения экспертизы ценности научно-технической документации обнаружится неполнота состава документации по проектам или научным разработкам, должны быть приняты меры к розыску недостающих документов.

В случае отсутствия документов руководство организации должно дать аргументированное объяснение причин неполноты состава проектно-конструкторской, научной и другой документации в объяснительной записке.

8.1.7. Экспертиза ценности НТД в организации осуществляется в два этапа. Первый этап - выбор проблем, проектов изделий промышленного производства и технологии их изготовления, объектов планировки и капитального строительства, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение, и составление перечня проектов, проблем; второй этап - экспертиза ценности комплекса НТД по отобранным проектам и проблемам и определение состава НТД, подлежащей приему на государственное хранение.

8.1.8. Перечень проектов, проблем включает в себя отобранные разработки в соответствии с системой критериев экспертизы ценности НТД, составляется по хронологическому или тематическому признаку. Перечень проектов, проблем представляется на утверждение ЭПК соответствующего государственного архива в двух экземплярах вместе с протоколом заседания ЭК организации.

8.1.9. Экспертиза ценности комплекса НТД по отобранным проектам, проблемам проводится членами ЭК совместно с сотрудниками СНТД под непосредственным контролем государственного архива.

8.1.10. Методологическими принципами экспертизы ценности и отбора НТД на государственное хранение являются историзм, партийность, всесторонняя и комплексная оценка документов.

12 3 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒