Использование документов в читальном зале СНТД

⇐ ПредыдущаяСтр 6 из 10Следующая ⇒

________________
В разделе не рассматривается организация использования НТД в машиночитаемой форме в вычислительных центрах и по каналам связи.

7.6.1. В целях создания условий для работы заинтересованных организаций и лиц в СНТД имеются читальные залы или специально отведенные для работы с НТД помещения. Выдавать документы исследователям для работы вне помещения СНТД запрещается.

При отсутствии специального помещения или читального зала сотрудникам организации - держателя документов копии документов могут выдаваться для работы непосредственно в структурных подразделениях на срок до 10 дней.

Каждая СНТД в соответствии с настоящими Правилами разрабатывает правила работы читального зала (или при отсутствии читального зала - правила выдачи документов).

7.6.2. Исследователям предоставляется в пользование научно-справочный аппарат читального зала СНТД (каталоги, тематические указатели, описи и пр.) и оказывается консультационная помощь.

7.6.3. Для работы с документами, текст которых воспроизводится при помощи технических средств, читальные залы СНТД оборудуются специальной аппаратурой.

7.6.4. Допуск исследователей из других организаций к работе с документами СНТД осуществляется на основании официального письма руководителя организации с указанием тематики исследования, цели исследования, должности, фамилии, имени, отчества исследователя.

В порядке исключения отдельные граждане могут допускаться к работе над документами по личным заявлениям.

Исследователи - граждане зарубежных стран допускаются к работе с документами СНТД в установленном порядке по личным заявлениям с разрешения руководства организации - держателя документов.

7.6.5. Исследователь, допущенный к работе с документами СНТД, должен ознакомиться с правилами работы исследователей в читальном зале СНТД.

7.6.6. На каждого исследователя в читальном зале заводятся абонентская карточка и личное дело, включающее следующие документы: личное заявление или письмо организации, направившей исследователя в архив, с резолюцией руководителя организации о разрешении работы в читальном зале, анкету исследователя, заказ (требование) на выдачу документов, копии заказов на копирование документов. Личные дела хранятся в читальном зале и спустя год после завершения работы исследователя передаются в архив СНТД.

7.6.7. В читальном зале исследователям выдаются дела, относящиеся только к теме исследования.

7.6.8. Ежедневно по окончании работы исследователи сдают под расписку документы и научно-справочные пособия заведующему читальным залом (сотруднику СНТД).

При получении от исследователя использованных дел заведующий (сотрудник) читального зала расписывается в бланке-заказе на выдачу дел.

Если в возвращенных документах будет обнаружена недостача или повреждение документов, то об этом составляют акт.

Если повреждение произошло по вине исследователя, он лишается права занятий в читальном зале на срок, определенный руководителем организации.

В случае хищения или умышленной порчи документов, а также внесения изменений в их текст виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

7.6.9. Исследователи, работающие в читальном зале СНТД, могут делать выписки из документов и оформлять заказы на копирование документов только по теме исследования.

7.6.10. Копирование документов СНТД по заказам исследователей производится по разрешению руководителя организации на основании письма заинтересованной организации или специального запроса. Копирование документов осуществляется после оплаты счета за изготовление копий. Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются исследователю при наличии заказа на копирование. Категорически запрещается снимать копии о текста, чертежей и рисунков без соответствующего разрешения.

7.6.11. Негативы фотокопий и микрофильмов, подготовленных с документов организации-разработчика, сторонним организациям и исследователям не выдаются и безвозмездно поступают в распоряжение СНТД.

В исключительных случаях по письму заинтересованной организации и разрешению руководителя организации, в состав которой входит СНТД, негативы могут быть выданы во временное пользование для реставрационных работ и оформления музейных экспозиций.

Учет использования документов

7.7.1. Все формы использования документов СНТД подлежат учету в установленном настоящими Правилами порядке.

7.7.2. Учет применяемости НТД на любых носителях (включая бумажные, пленочные, магнитные) ведется в СНТД организации - держателя подлинников и в СНТД организации - держателя дубликатов или копий.

7.7.3. В СНТД ведутся карточки учета движения НТД, в которых фиксируется прием и выдача документов, а также цель их использования.

7.7.4. Учет применяемости конструкторской документации ведется в карточках учета по формам N 2, 2а, 2б, 2в приложения 3 к ГОСТ 2.501-88 или на машинных носителях информации по всем изделиям, которым присвоены обозначения.

Учет применяемости технологической документации ведется в карточках учета применяемости по формам N 2 и 2а ГОСТ 3.1201-85, Р 50-68-88.

Учет применяемости проектной документации для строительства ведется в графе " Особые отметки" форм N 1 и 1а приложения к ГОСТ 21.203-78.

Учет применяемости НТД на машинных носителях ведется в учетных документах по ГОСТ 24.402-80 и Р 50-75-88, а также ГОСТ 28388-89.

Учет применяемости программной документации АС ведется на основании спецификаций и ведомостей эксплуатационных документов по ГОСТ 19.601-78.

Учет использования НТД на пленочной основе ведется по карточке учета микроформы по ГОСТ 13.1.205-85.

7.7.5. Учет количества исследователей, работающих с НТД, и числа посещений читального зала СНТД ведется в специальном журнале регистрации посещений исследователями читального зала.
________________
См.: Основные правила работы ведомственных архивов, прил.34.

Экспертиза ценности НТД

Общие положения

8.1.1. Научно-технические документы, образующиеся в результате деятельности организации, имеют неравнозначную научно-историческую ценность и практическое значение. С целью определения научно-исторического и практического значения НТД проводится экспертиза ее ценности.

Под экспертизой ценности НТД понимается всесторонняя комплексная оценка научно-технических документов на основе принципов и критериев, разработанных советскими специалистами, для определения народнохозяйственного, научного, политического, социально-культурного и исторического значения НТД.

8.1.2. Экспертиза ценности НТД проводится с целью обеспечения сохранности документов, имеющих научно-историческую и практическую ценность, установления сроков ведомственного хранения НТД, отбора ее на государственное хранение в оптимальном объеме, а также выявления документов, не имеющих научно-исторической ценности, утративших практическое значение и в связи с этим не подлежащих дальнейшему хранению.

8.1.3. Экспертизе ценности подвергается НТД, созданная организацией с момента ее образования, а также документация организаций-предшественников, хранящаяся в данной организации. В зависимости от объема НТД организации экспертизе ценности может подвергаться вся документация или часть ее, начиная от более ранних разработок к более поздним.

8.1.4. При определении научной и практической ценности НТД необходимо пользоваться указаниями и инструкциями ГКНТ СССР, Главного архивного управления при Совете Министров СССР, государственными стандартами, инструкциями Центрального государственного архива научно-технической документации СССР и республиканских государственных архивов, перечнями документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР, отраслевыми и ведомственными перечнями документации со сроками хранения, методическими пособиями Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.
________________

См. список литературы, с.100.

8.1.5. Научно-историческая и практическая ценность научно-технической документации устанавливается путем просмотра и изучения непосредственно самих документов, а также изучения исторических справок, организационно-распорядительной и отчетной документации, справочно-поискового аппарата (инвентарных книг, описей дел постоянного хранения, каталогов), бюллетеней и обзоров состава научно-технической документации, научно-технических энциклопедий, справочников, архивоведческой и специальной литературы, юбилейных изданий и других источников.

Запрещается проводить оценку документации только по названиям проектов, конструкторских и научных разработок.

8.1.6. Если в процессе проведения экспертизы ценности научно-технической документации обнаружится неполнота состава документации по проектам или научным разработкам, должны быть приняты меры к розыску недостающих документов.

В случае отсутствия документов руководство организации должно дать аргументированное объяснение причин неполноты состава проектно-конструкторской, научной и другой документации в объяснительной записке.

8.1.7. Экспертиза ценности НТД в организации осуществляется в два этапа. Первый этап - выбор проблем, проектов изделий промышленного производства и технологии их изготовления, объектов планировки и капитального строительства, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение, и составление перечня проектов, проблем; второй этап - экспертиза ценности комплекса НТД по отобранным проектам и проблемам и определение состава НТД, подлежащей приему на государственное хранение.

8.1.8. Перечень проектов, проблем включает в себя отобранные разработки в соответствии с системой критериев экспертизы ценности НТД, составляется по хронологическому или тематическому признаку. Перечень проектов, проблем представляется на утверждение ЭПК соответствующего государственного архива в двух экземплярах вместе с протоколом заседания ЭК организации.

8.1.9. Экспертиза ценности комплекса НТД по отобранным проектам, проблемам проводится членами ЭК совместно с сотрудниками СНТД под непосредственным контролем государственного архива.

8.1.10. Методологическими принципами экспертизы ценности и отбора НТД на государственное хранение являются историзм, партийность, всесторонняя и комплексная оценка документов.

8.1.11. На каждом этапе экспертизы ценности НТД применяется в комплексе система общих и специфических критериев.

8.1.12. К общим критериям, применяемым в процессе экспертизы ценности НТД, относятся критерии: происхождения (роль и место организации в системе организаций в стране или в конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций; время и место создания, авторство документов); содержания (значимость проблемы или объекта, отраженного в документах; значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа); внешних особенностей (юридическая достоверность документа - наличие подписей, дат, печатей; наличие резолюций, помет; особенности передачи текста, подлинность, особенности материальной основы документа; особенности физического состояния, полнота, сохранность документа).

8.1.13. Специфическими критериями для первого этапа экспертизы по всем научным исследованиям и разработкам являются: принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта; степень отражения уровня науки и техники, производства в определенный период развития общества; значимость проблемы, проекта, модели, конструкции, технологии на момент внедрения для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом; экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи; социальная эффективность исследования или разработки.

8.1.14. На основании критерия принципиальной новизны на государственное хранение передается НТД по исследованиям и разработкам, характеризующимся: новизной решения проблемы, конструкции изделия промышленного производства, его технологии, проектного решения объекта капитального строительства в целом; новизной решения наиболее принципиальных вопросов НИР, конструктивных решений и технологий производства промышленной продукции, архитектурных и проектно-планировочных решений объектов капитального строительства; новизной решения частных вопросов НИР, ОКР, технологии производства и проектирования объектов строительства.

Передаче на государственное хранение в обязательном порядке подлежат документы исследований и разработок, отвечающие критериям уникальности и оригинальности.

8.1.15. В соответствии с критерием степени отражения уровня науки и техники отбору для передачи на государственное хранение подлежит НТД по исследованиям и разработкам, которые превосходят мировой уровень, осуществлены впервые в мире, в странах - членах СЭВ, в стране или союзной республике.

8.1.16. В соответствии с критерием значимости проблем, проектов для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом на государственное хранение отбирается НТД по исследованиям и разработкам, которые ведутся или велись по актуальным и перспективным направлениям развития науки, техники и производства в определенный период жизни общества, находят или нашли широкое применение в конкретной отрасли, в смежных отраслях, в регионе, в народном хозяйстве СССР и стран - членов СЭВ, развивающихся или капиталистических стран, с которыми подписаны соглашения об экономическом и научно-техническом сотрудничестве.

8.1.17. В государственные архивы передается НТД по исследованиям и разработкам, приносящим значительную экономическую пользу на момент внедрения их результатов, до замены новыми решениями, а также по исследованиям и разработкам, имеющим патентно-лицензионную ценность.

8.1.18. Передаче в государственные архивы подлежит также НТД по изделиям и объектам, служащим наиболее полному удовлетворению потребностей общества в товарах народного потребления, улучшению жилищно-бытовых условий и охраны окружающей среды, соответствующим критериям качества (надежности), эстетичности, комфортабельности, способности изделий и сооружений к длительному использованию (эксплуатации).

8.1.19. При наличии в СНТД документов по исследованиям и разработкам, которые удостоены Ленинских, международных, государственных или именных премий; демонстрировались на международных, всесоюзных или республиканских выставках, награждены медалями и дипломами выставок; обладают высокими качественными показателями, они также отбираются на государственное хранение.

8.1.20. НТД по созданию АС подвергается экспертизе на основании вышеназванной системы критериев выбора проблем и объектов.

8.1.21. Специфическими критериями для второго этапа экспертизы являются: соответствие НТД этапности научных исследований (стадийности технических разработок), степень отражения реально существующих явлений или объектов в определенных видах и разновидностях научно-технических документов, образующихся на соответствующих этапах исследования и стадиях разработок.

Состав НТД по конкретным исследованиям и разработкам, отбираемой на государственное хранение в соответствии с данными критериями, определяется на основе ведомственных перечней документов со сроками хранения и перечней НТД, подлежащей приему в государственные архивы СССР, изданных Главархивом СССР в 1969 году (для НТД, созданной до 1968 года)и в 1987 году (для НТД, созданной после 1968 года). НТД на АС отбирается на государственное хранение с учетом ГОСТ 24.501-86; ГОСТ 24.101-80, ГОСТ 23501-10-81, ГОСТ 14.402-83, ГОСТ 2.004-88, ГОСТ 6.10.4-84 и ГОСТ 19.101-77, РД 50-617-86, Р 50-75-88, ГОСТ 34.201-89 и ГОСТ 28388-89.
________________
Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР. М., 1969.

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации. М., 1987.

В качестве первоочередных объектов отбора на государственное хранение рассматриваются обязательные виды научно-исследовательских, конструкторских, технологических, программных документов и проектных документов для строительства.

8.1.22. НТД по международным программам и объектам научно-технического (технического) сотрудничества передается на государственное хранение в максимально сохранившемся объеме, независимо от вида носителя информации.

8.1.23. НТД передается на государственное хранение в подлинниках. В случае утраты подлинника, наличия неустранимых повреждений подлинника и т.п. возможна передача НТД в виде дубликатов или копий, оформленных соответствующим образом.

На государственное хранение отбираются все виды НТД, если на них имеются автографы выдающихся деятелей науки и техники.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 567 8 9 10 Следующая ⇒