Систематизация документов в пределах фонда

⇐ ПредыдущаяСтр 8 из 10Следующая ⇒

9.4.1. Систематизацией документов фонда называется научная группировка и последовательное расположение их в пределах фонда.

9.4.2. В пределах фонда НТД прежде всего систематизируется по группам (научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная документация по строительству). По каждой группе систематизация проводится самостоятельно, а в пределах группы - по комплексам.

9.4.3. Комплекс научно-технических документов - это совокупность научно-технических документов, образующихся при исследовании научной темы, конструировании изделия промышленного производства, разработке технологии его изготовления, проектировании объекта капитального строительства. Систематизация документов по комплексам проводится по признакам, которые служат основой систематизации документов для каждой группы НТД.

9.4.4. Научно-исследовательская документация систематизируется по логической взаимосвязи и последовательности создания документов (в отчеты по НИР, например, включаются промежуточный отчет, этапный, итоговый).

Систематизация научных документов может вестись по хронологии составления документов, по тематике научных работ, по алфавиту их наименований или фамилий авторов-разработчиков (ответственных исполнителей). Отчеты, выполненные по заказам сторонней организации, систематизируются отдельно.

9.4.5. Конструкторская документация систематизируется в соответствии с последовательностью (стадийностью) разработки машин и механизмов и структурой самого изделия. Документы проектных стадий располагаются в соответствии с последовательностью их подготовки (техническое предложение, эскизный проект, технический проект, рабочие чертежи). Документы по испытаниям изделия систематизируются в соответствии с хронологией их составления. Конструкторскую документацию на модифицированное изделие располагают после документации либо на все базовое изделие, либо на ту часть базового изделия, на которую имеется модификация.

9.4.6. Технологическая документация систематизируется по ГОСТ 3.1201-85.

9.4.7. Проектная документация для строительства систематизируется по одному из признаков (предметно-тематическому, хронологическому, географическому), обеспечивающему логическую группировку и поиск документов. Типовые проекты систематизируются по номерам серий. Документы проектных стадий располагают в принятой последовательности проектирования (проектное задание, технический проект, рабочие чертежи).

Систематизация ПД по реконструкции аналогична систематизации КД на модификацию.

Проектная документация по строительству систематизируется внутри стадий по частям.

9.4.8. Одновременно с систематизацией проводится экспертиза ценности документов проекта. К уничтожению выделяются дубликаты документов, документы, с которых изготовлены микрофильмы-подлинники по ГОСТ 13.1.101-79, документы, не имеющие практической и исторической ценности; чертежи, отсутствие на которых основной надписи не позволяет отнести их к какому-либо проекту. По завершении обработки документов составляется акт о выделении НТД к уничтожению (прил.9). Документы в акте группируются по проектам (темам), чтобы не вписывать отдельно каждый документ. Акт подписывается членами ЭК, утверждается руководителем организации и согласовывается с архивным учреждением.

9.5. Формирование и техническое оформление единиц хранения

________________
В разделе не рассматривается процесс формирования и технического оформления единиц хранения из машиночитаемых документов. Об этом см. ГОСТ 28388-89 и Р 50-75-88.

9.5.1. В процессе систематизации НТД из документов, передаваемых на государственное хранение, формируются единицы хранения. Единица хранения формируется из документов, относящихся к одной стадии, одной части проекта (сборочной единицы). Документы одной стадии, одной части проекта, значительной по объему, могут составить несколько единиц хранения. Не рекомендуется формировать одну единицу хранения из документов различных стадий или частей одного проекта.

9.5.2. При обработке и описании НТД применяется карточный способ описания единиц хранения. Карточка составляется на каждую единицу хранения и получает номер, состоящий из номера комплекса, номера проекта и номера единицы хранения, который записывают карандашом на обложке описываемой единицы хранения. Этот номер является ее временным рабочим номером до окончательного приведения документов в порядок.

9.5.3. На лицевой стороне карточки указываются: инвентарный номер ВНТИЦентра; производственный шифр; наименования комплекса документов, проекта (темы) НИР, части (этапа), стадии; крайние даты документов; название организации-разработчика, фамилия автора (отв. исполнителя, руководителя темы); номера фонда, описи единицы хранения; количество листов; дата составления карточки; фамилия составителя карточки. На обороте карточки указываются наименования фондообразователя и вышестоящих организаций (главка, министерства) в тот период, когда были созданы описываемые документы.

Одновременно с описанием на карточках составляется список сокращенных слов.

9.5.4. Техническое оформление единицы хранения заключается в складывании чертежей в соответствии с ГОСТ 2.501-88, подшивке текстовой части НТД (кроме выполненной на кальках), нумерации, составлении внутренней описи и листа-заверителя, оформлении обложки. Документы единицы хранения сшиваются нитками, применение металлических сшивателей и липкой ленты категорически запрещается.

В необходимых случаях документы подвергаются реставрации, дезинфекции, дезинсекции.

Отдельные фотографии, входящие в состав единицы хранения, помещают в конверты. Комплект фотографий может быть включен в единицу хранения в виде приложения. Наклеенные фотографии оставляют в прежнем состоянии (нумеруется лист, на котором наклеены фотографии).

Если в единице хранения имеются какие-либо вложения (медали, печати и т.п.), они помещаются в конверты, а их наличие оговаривается в листе-заверителе.

9.5.5. Все листы, кроме чистого, нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Сложенные чертежи нумеруются простым карандашом в правом нижнем углу над угловым штампом. Одновременно с нумерацией чертежей составляют внутреннюю опись единицы хранения (прил.10).

Во внутренней описи единицы хранения, состоящей из чертежей или неподшитых текстовых и графических документов, перечисляются все документы с указанием их порядковых номеров, обозначения (индексов, шифров), наименования, номера и формата листа. Если чертеж состоит из нескольких листов, то указывается его наименование и количество листов. Если единица хранения состоит из текстовых и графических документов, то приводится заголовок каждого текстового документа, затем описываются чертежи.

В конце внутренней описи цифрами и прописью указывается количество листов единицы хранения, должность и фамилия исполнителя, дата составления внутренней описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов единицы хранения.

9.5.6. В конце единицы хранения помещается лист-заверитель (прил.11), в котором цифрами и прописью указывается количество листов единицы хранения и количество листов внутренней описи, приводится должность и фамилия сотрудника, оформлявшего единицу хранения, дата составления листа-заверителя, а также оговариваются все особенности единицы хранения. Зачеркивания, исправления в листе-заверителе не допускаются.

9.5.7. После завершения технического оформления единицы хранения количество листов документов, входящих в единицу хранения, и листов внутренней описи выносится на карточку. С карточки данные переносятся на обложку (прил.12).

9.5.8. Обложки должны быть сделаны из светлой бумаги и заполнены тушью или светостойкими чернилами. На обложке указываются: официально принятое сокращенное название министерства (ведомства); полное и сокращенное название организации-разработчика в тот период, к которому относятся документы, находящиеся в единице хранения, и ее местонахождение; заголовок единицы хранения, который содержит следующие элементы: шифр объекта, наименование проекта (стадии, части), номер тома (альбома, книги и т. д.), заголовок тома (фамилия, инициалы автора, крайние даты документов, количество листов единицы хранения и листов внутренней описи). Если в единицу хранения входят примененные чертежи, то на обложке указывается название организации, их применившей, а в заголовке - разработчик.

Обложки на научно-исследовательскую документацию не оформляются, если они составлены в соответствии с ГОСТ 7.32-81. На обложке НД дополнительно указывается только количество листов.

9.5.9. В правом верхнем и левом нижнем углу обложки ставится штамп государственного архива (если обложка темная, штамп ставится на специально приклеенные квадратики белой бумаги). После описания и технического оформления единицы хранения карточки шифруются в соответствии со схемой систематизации.

Составление описей

9.6.1. Оформленные, описанные и отсистематизированные единицы хранения включаются в опись. Описи составляются отдельно на каждую группу НТД и имеют самостоятельную индексацию (прил.13).
________________
Научно-исследовательская документация - N 1, конструкторская документация - N 2, технологическая документация - N 3, проектная документация - N 4.

9.6.2. На объединенный архивный фонд может быть составлена одна опись или несколько (на каждый, входящий в состав объединенного, архивный фонд).

9.6.3. На архивную коллекцию составляется одна опись.

9.6.4. Опись содержит титульный лист, перечень переименований, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, описательные статьи, итоговую запись, запись о приеме документов в госархив, указатели, лист-заверитель.

Описательная статья состоит из 7 граф (прил.14). Единицы хранения вносятся в опись в соответствии с их систематизацией за номером, который состоит из номера единицы хранения и (через тире) номера комплекса (графа 1). В графе 2 проставляется шифр (производственный индекс) объекта (изделия), темы НИР. Заголовок единицы хранения переносится в графу 3 с карточки без всяких изменений и сокращений. Для темы НИР перед заголовком проставляются в виде дроби номер госрегистрации (в числителе) и инвентарный номер ВНТИЦентра (в знаменателе). Если организация-сдатчик является разработчиком документов, то графа 4 не заполняется, о чем упоминается в предисловии, а для НД в этой графе указывается автор. В графе 5 указываются крайние даты документов, в графе 6 - общее количество листов в единице хранения независимо от разновидности документов (текст, графика, фото) и (через знак +) количество листов внутренней описи единицы хранения). Графа 7 предназначена для примечаний.

К описи составляется предисловие, в котором излагается история проектирования объектов строительства, изделий промышленного производства, разработки научной проблемы, указываются автор, даты начала и завершения строительства, запуска изделий в производство, принципиальная новизна, излагаются история организации, фонда, состав и содержание документов фонда, особенности обработки и описания документов, приводятся сведения о построении описи, о видах НСА к описи и порядке пользования им. В предисловии дается список организаций-соразработчиков. Объем предисловия зависит от сложности истории организации-фондообразователя и фонда, а также от количественного состава его документов. К малообъемным (до 100 единиц хранения) дополнительным описям предисловие не составляется. История организации и фонда излагается на основе исторической справки. Сведения о составе и содержании документов даются в обобщенном виде, характеризуются наиболее типичные по разновидностям документов и их содержанию группы документов.

Предисловие помещается в начале описи, после перечня переименований, оглавления и списка сокращенных слов, подписывается составителем; указывается дата его составления. При выявлении дополнительных данных по истории организации-фондообразователя или фонда в предисловие вносятся исправления или оно пересоставляется.

Оформление описей

9.7.1. В оформление описи входит составление титульного листа с перечнем переименований, списка сокращенных слов, оглавления, итоговой записи, листа-заверителя, а также нумерация листов описи.

9.7.2. На титульном листе (прил.14) указываются:

- полное название государственного архива;

- название министерства и главка (полное и сокращенное), в подчинении которых находится организация-фондообразователь;

- название фонда, которое состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия организации-фондообразователя (приводится по последней дате документов, внесенных в опись);

- номер фонда и номер описи, которые присваиваются в государственном архиве при передаче документов на государственное хранение;

- название описи, которое представляет собой обозначение группы документов;

- крайние даты документов, внесенных в опись. Если в опись внесены документы за несколько лет с перерывами, то на заглавном листе указываются только те годы, за которые имеются документы.

9.7.3. За титульным листом помещается перечень изменений названия организации и ее подчиненности, в котором в хронологической последовательности указываются все переименования фонда, относящиеся к периоду времени, документы за который включены в опись. Титульный лист и перечень переименований не нумеруются.

9.7.4. В оглавлении со ссылкой на соответствующие листы описи перечисляются ее составные части:

- список сокращенных слов;

- предисловие;

- названия всех разделов, подразделов и более мелких групп документов, включенных в опись;

- указатели.

В оглавлении должна быть отражена схема систематизации фонда, закрепленная описью единиц хранения. Оглавление помещается за перечнем переименований и нумеруется отдельно от листов описи. К малообъемным описям (до 100 единиц хранения) оглавление не составляется.

9.7.5. В список сокращенных слов в алфавитном порядке вносятся все сокращения, используемые в предисловии, описательных статьях, указателях. Через тире дается их расшифровка. В список сокращенных слов не вносятся общепринятые, не требующие специальной расшифровки сокращения.

9.7.6. Первый лист описательных статей описи начинается грифом " утверждено" с подписью председателя ЭПК архивного органа, помещаемом в правом верхнем углу. Слева, ниже, указываются N фонда и N описи (проставляется при передаче документов на госхранение) (см. прил.13).

9.7.7. За последней статьей описи помещается лист-заверитель (прил.15), в котором цифрами и (в скобках) прописью указывается количество единиц хранения, количество комплексов, внесенных в опись, оговариваются литерные и пропущенные номера единиц хранения. Итоговая запись подписывается составителем с указанием его должности и даты составления и заведующим ведомственным архивом. Запрещается помещать итоговую запись на отдельном листе. Опись одобряется ЭК (ЦЭК) организации.

9.7.8. Если документы передаются на государственное хранение не за все годы, за которые составлена опись, то составляется и заверяется итоговая запись по год сдачи документов и запись о приеме документов. Титульный лист, перечень переименований, оглавление оформляются в соответствии с хронологическими рамками документов, передаваемых на госхранение. При повторной передаче документов по данной описи первый лист описательных статей оформляется в соответствии с настоящими Правилами; вновь составляется и заверяется итоговая запись по год сдачи документов, итоговая запись в целом по описи. Титульный лист, перечень переименований, оглавление дополняются после вторичной передачи.

9.7.9. Для облегчения пользования описями к ним рекомендуется составлять указатели в зависимости от состава и содержания документов. К описи могут быть составлены один или несколько указателей: предметный (общий и специальный), именной, географический, хронологический и др. Рубрики указателя состоят из предметных понятий и поисковых данных. Понятия, включенные в указатель, должны быть одного информационного уровня. Указатели помещаются в конце описи. Указатели большого объема переплетаются отдельно от описи, к тму указателей составляются титульный, лист и оглавление.

9.7.10. Опись и научно-справочный аппарат к ней нумеруется в валовом порядке.

9.7.11. На научно-технические документы, не подлежащие передаче на государственное хранение и утратившие практическое значение для организации, составляется акт о выделении к уничтожению.

9.7.12. Описи в четырех экземплярах, акты о выделении к уничтожению в двух экземплярах и заключение куратора архива о качестве научно-технической обработки документов представляются организацией-сдатчиком на рассмотрение ЭПК учреждения государственной архивной службы СССР. Не допускается представление на ЭПК актов о выделении НТД за определенный период к уничтожению, если описи документов этого периода не утверждены. Один экземпляр утвержденной описи и согласованные акты возвращаются в организацию с выпиской из протокола заседания ЭПК. Три экземпляра утвержденной описи и один экземпляр утвержденного в организации акта о выделении НТД к уничтожению остаются в архиве.

9.7.13. Описи утверждаются ЭПК не позже, чем через 5 лет после завершения дел в делопроизводстве.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 6 789 10 Следующая ⇒