Создание оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физико-химической сохранности

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 10Следующая ⇒

4.1.1. СНТД должна располагать необходимым комплексом помещений, предназначенных для выполнения ее функциональных задач. Состав, расположение и оборудование помещений должны обеспечивать рациональную взаимосвязь подразделений СНТД, сохранность документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований техники безопасности, производственной санитарии и гигиены труда.

4.1.2. В соответствии с объемом и составом хранящихся документов, а также в зависимости от местных условий и фактического объема выполняемых работ СНТД должно быть предоставлено отдельное здание или специально оборудованное изолированное помещение в административном здании.

4.1.3. В комплекс помещений СНТД должны входить:

- хранилища, оборудованные необходимыми техническими средствами, обеспечивающими раздельное хранение подлинников и копий документов на бумажной, пленочной и другой основе и соблюдение соответствующего режима их хранения, а также специальные помещения с усиленной охраной и противопожарным режимом для хранения особо ценных документов;

- рабочие помещения сотрудников СНТД;

- помещение для работы исследователей (читальный зал).

Для приема, временного хранения, акклиматизации, дезинфекции, дезинсекции и других видов работ, а также для воспроизведения документов (микрофильмирование, микрофотокопирование и т.п.) должны быть предусмотрены специальные помещения.

4.1.4. Помещения хранилищ должны быть максимально удалены от производственных, лабораторных, бытовых и прочих помещений и иметь отдельные вентиляционные ходы. Хранилища следует располагать в помещениях с окнами на северную сторону.

4.1.5. Наружные двери помещений хранилищ должны быть обиты металлическим листом, на окнах, расположение которых допускает доступ извне, должны устанавливаться распашные металлические решетки. Двери в хранилище должны закрываться на внутренние замки и в нерабочее время пломбироваться.

4.1.6. Не допускается размещение хранилищ в неотапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением.

4.1.7. Следует предусмотреть оборудование хранилищ системами кондиционирования воздуха, обеспечивающими циркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, поддержание температурно-влажностного режима (см. п.4.1.15-4.1.22), очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.

4.1.8. Внутренняя отделка помещений и оборудования хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль, не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ, с учетом требований ГОСТ 12.1.044-84.

4.1.9. Вход в помещение хранилища разрешается только сотрудникам, работающим в данном хранилище, а также лицам, осуществляющим контроль за работой СНТД или имеющим специальное разрешение руководителя организации на вход в хранилище.

4.1.10. Помещения хранилищ до размещения в них научно-технических документов осматриваются и принимаются специальной комиссией, которая назначается руководителем организации, с обязательным участием представителей соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР, пожарной охраны и санитарно-эпидемиологической службы.

На основании изучения пригодности помещения к долговременному хранению документов комиссия составляет акт, один экземпляр которого передается в соответствующее учреждение государственной архивной службы.

4.1.11. По пожарной опасности комплекс помещений СНТД относится к категории " В". Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

4.1.12. Во всех помещениях СНТД должны соблюдаться требования пожарной безопасности. Помещения должны быть обеспечены системой предотвращения пожара и системой пожарной защиты по ГОСТ 12.1.004-76.

4.1.13. В каждом из помещений СНТД вывешивается план оперативной эвакуации документов на случай аварии и стихийных бедствий, а также утвержденный список лиц, ответственных за эвакуацию.

4.1.14. В помещениях хранилищ прокладывается скрытая электропроводка; применяется полугерметичная осветительная аппаратура; светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

4.1.15. Температурно-влажностный режим хранения документов должен соответствовать указанным в таблице параметрам.


	Помещение с регулируемым климатом	Помещение с нерегулируемым климатом
Вид документа	Температура, °С	Влажность, %	Температура, °С	Влажность, %
Документы на бумажных носителях, в т.ч. на кальке	+17...+19	50-55	+14...+20	45-60
Микрофильмы-подлинники, микрофильмы страхового фонда; микрофиши	+ 12		не выше +15	40-55
Кинодокументы (ч/б)	+ 12		не выше +15	40-55
Фотодокументы	+15...+20		+15...+25	30-60
Фонодокументы	+182		не выше +20	40-70
Документы на машинных носителях	+182		-	-

4.1.16. В качестве средств измерения и регулирования температурно-влажностного режима, а также измерения напряженности магнитного поля рекомендуется использовать приборы, указанные в прил.2 к ГОСТ СИБИД 7.50-84.

Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру МВ-4М не реже одного раза в три месяца.

4.1.17. Температура и влажность воздуха контролируются не реже двух раз в неделю, результаты измерений по каждому из приборов (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в журналах по установленной форме.
________________
Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986. Прил.7 к п.5.1.17.

4.1.18. Контрольно-измерительные приборы (термометр и гигрометр) следует монтировать на одном щитке и устанавливать в каждом хранилище в главных проходах на стеллажах вдали от отопительной и вентиляционной систем на расстоянии 1, 40, 1 м от пола из расчета: при комнатной системе - один щиток на комнату, при многоярусной - один на ярус.

4.1.19. Температурно-влажностный режим в закрытых шкафах, боксах, сейфах контролируется с помощью самопишущих приборов.

Проветривание закрытых шкафов и сейфов проводится не реже одного раза в неделю.

4.1.20. Для долговременного хранения документов в СНТД должны применяться коробки, папки, тубусы, шкафы и стеллажи закрытого типа с соблюдением необходимого светового режима.

Освещение хранилищ и рабочих помещений СНТД может быть естественным и искусственным. Естественное освещение допускается при условии использования на окнах светорассеивателей.

Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.

Для искусственного освещения используются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается использование люминесцентных ламп типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Освещенность в соответствии с ГОСТ 7.50-84 и ОСТ 55.6-85 не должна превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20-80 лк, на рабочих столах - 100 лк. Предельно допустимая освещенность на поверхности документов - 50 лк.

Освещенность измеряется люксметром типа Ю-16.

4.1.21. В хранилищах и рабочих помещениях СНТД должен соблюдаться необходимый санитарно-гигиенический режим хранения и защиты документов от биоповреждений. Не реже одного раза в месяц должен проводиться санитарный день.

4.1.22. Помещения хранилищ должны содержаться в порядке, исключающем возможность накопления пыли, появления плесени, насекомых, грызунов.

Для защиты документов от пыли необходимо проводить систематическую влажную уборку. Полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей протирают водными растворами формалина (2%-ным) или катамина АБ (4-5%-ным) не реже одного раза в месяц. Не реже одного раза в год должно проводиться обеспыливание хранилищ, стеллажей, средств хранения с помощью электропылесосов.

4.1.23. В воздухе помещений хранилищ среднесуточная концентрация вредных примесей не должна превышать санитарные нормы, установленные Министерством здравоохранения СССР. Оценка количества вредных примесей осуществляется по ГОСТ ССБТ 12.1.014-84. При отсутствии приборов, позволяющих определить количество вредных примесей на месте, следует обращаться в лабораторию коммунальной гигиены санитарно-эпидемиологической станции. Содержание пыли в воздухе не должно превышать 0, 15 мг/м.

4.1.24. В помещениях, предназначенных для хранения документов на магнитных носителях, напряженность магнитных полей не должна превышать 400 А/м в соответствии с РД 50-524-84.

4.1.25. Не допускается временное размещение или хранение документов в хранилище на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

В хранилище запрещается временное размещение или хранение документов, пораженных биологическими вредителями.

Запрещается пропитывать основу технических документов на калечных носителях машинным маслом, керосином, скипидаром.

4.1.26. Для предупреждения биологических и механических повреждений документов необходимо проводить периодический просмотр документов (в начале и конце отопительного сезона), в первую очередь документов, длительно хранящихся без использования, а также документов, поступающих на хранение. Особое внимание уделяют документам, находящимся в помещениях с неустойчивым режимом хранения.

4.1.27. При обнаружении в хранилище биологических вредителей должны приниматься необходимые меры по обработке документов, средств хранения, помещений.

При массовом поражении документов проводят общую дезинфекцию и дезинсекцию хранилищ и находящихся в них документов силами санэпидемстанций.

4.1.28. Механические повреждения документов контролируют в ходе текущей работы с документами, проверок их наличия и состояния, мероприятий по п.4.1.30. Степень повреждения оценивают визуально, выделяя при этом документы, подлежащие предупредительному ремонту, и документы, подлежащие реставрации. Ремонт могут выполнять работники СНТД с учетом рекомендаций, данных в прил.1 к ГОСТ 7.50-84. Реставрацию документов должны осуществлять только специалисты.

4.1.29. Помещения для хранения научно-технической документации оборудуют стационарными или передвижными металлическими стеллажами, а также специальными металлическими шкафами с выдвижными ящиками и сейфами. В качестве специального оборудования могут использоваться стационарные отсеки - боксы с металлическими перегородками и полками.

Допускается оборудование хранилищ деревянными стеллажами и шкафами, обработанными огнезащитным составом.

4.1.30. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы, так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0, 6 м.

Стеллажи и элементы конструкций помещений разделяют проходами. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются с соблюдением следующих норм: ширина главных проходов между рядами стеллажей или шкафов - 1, 2 м; расстояние между стеллажами, между стеной и стеллажом, параллельным стене, - 0, 75 м; расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 0, 45 м; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа должно быть не менее 0, 15 м, в цокольных этажах - не менее 0, 3 м.

4.1.31. Номенклатура и размеры оборудования, а также расстояние между полками стеллажей (шкафов) определяются с учетом применяемых систем и средств хранения, особенностей и размеров документов и требований к их размещению.

4.1.32. Для контроля за состоянием документов на пленочной основе должно быть предусмотрено следующее необходимое оборудование: монтажный стол, микроскоп, аппараты для чтения микрофильмов и прослушивания звукозаписей.

Для размещения справочных картотек и каталогов научно-технических документов устанавливаются картотечные шкафы.

⇐ Предыдущая 1 234 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒