Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Экспертиза ценности документов на машинных носителях
8.6.1. Документы на машинных носителях, образующиеся в результате деятельности организации научно-технического профиля и на предприятиях, передаются на государственное хранение в случае, если содержащаяся в них информация имеет научно-историческое значение и не повторяется в документах на традиционных носителях.
8.6.2. Отбор АС для включения в число объектов, документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, осуществляется с учетом изложенных в данном разделе критериев выбора соответствующих объектов: научной проблематики, изделий промышленного производства, технологических процессов, объектов капитального строительства. Особое внимание при этом уделяется критериям значимости объекта автоматизации, АС, ее отдельных подсистем и задач; эффективности АС; степени новизны и оригинальности решений в АС в целом, ее подсистем, основных задач по видам обеспечения АС; критериям соответствия мировому уровню, стоимости АС. Государственному хранению подлежат документы на АС (АСУ, АСНИ, САПР, АСТПП, АСНТИ), впервые созданные в СССР, по соответствующим отраслям народного хозяйства.
8.6.3. Состав документов на машинных носителях отобранных АС (подсистем, задач, комплексов средств обеспечения АС) определяется для отбора на государственное хранение на основании ГОСТ 24.601-86, ГОСТ 24.602-86, ГОСТ 24.101-80: ГОСТ 23501.10-81, ГОСТ 23501.201-85, ГОСТ 23501.119-83, ГОСТ 23501.118-83, ГОСТ 23501.603-84, РД 50-617-86; ГОСТ 14.402-83; ГОСТ 19.101-77; ГОСТ 6.10.4-84; ГОСТ 2.004-88, ГОСТ 2.505-82, Р 50-75-88, ГОСТ 34201-89, ГОСТ 28388-89, регламентирующих стадии создания и виды документов на машинных носителях.
8.6.4. На государственное хранение могут быть отобраны следующие документы на машинных носителях: ведомость технического проекта, пояснительная записка и технико-экономические показатели АС (подсистемы, задачи АС), спецификации рабочего проекта по видам обеспечения и комплексам средств АС, описание и каталог базы данных, база данных или ее часть, тексты программ, программы и методики испытаний комплексов средства автоматизации, документы с выходной технической текстовой и графической информацией. Организация экспертизы ценности НТД 8.7.1. Экспертиза ценности НТД проводится в процессе подготовки перечня проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, а также при подготовке НТД для передачи на государственное хранение в государственные архивы.
8.7.2. Для организации и проведения экспертизы ценности всех групп документов и отбора их для передачи на государственное хранение создается единая экспертная комиссия.
8.7.3. ЭК назначается приказом руководителя организации. В ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты, хорошо знакомые с содержанием НТД и направлениями деятельности организации. ЭК состоит из председателя и членов. В ЭК в обязательном порядке входят начальник (заведующий) и один из сотрудников СНТД, выполняющий функции секретаря комиссии и отвечающий за ведение делопроизводства. По согласованию с госархивом привлекается в качестве консультанта представитель государственной архивной службы.
8.7.4. Председателем ЭК назначается один из руководителей организации (заместитель директора по научной работе, главный инженер или его заместитель, главный конструктор или его заместитель).
8.7.5. ЭК является совещательным органом, работает в непосредственном контакте с ЭПК соответствующего архивного учреждения, получает от него организационно-методическую помощь и указания.
8.7.6. Работа членов ЭК является составной частью научно-производственной деятельности организации, включается в план работы организации и в индивидуальные планы сотрудников - членов ЭК. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основании типового положения, утвержденного Главархивом СССР. Положение об ЭК утверждается руководителем организации по согласованию с архивным учреждением.
8.7.7. Основными функциями ЭК организации являются: организация и проведение совместно с сотрудниками СНТД непосредственной работы по экспертизе ценности НТД, отбору ее на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению НТД, утратившей научно-историческое и практическое значение; участие в составлении и рассмотрении перечней проектов, проблем; рассмотрение актов о неисправимом повреждении дел и актов о необнаруженной НТД, подлежащей передаче на государственное хранение; рассмотрение вопросов о приеме на хранение в СНТД документов личного происхождения выдающихся деятелей науки и техники; рассмотрение перечней и описей особо цепных научно-технических документов; участие в составлении проектов ведомственных и отраслевых перечней НТД со сроками хранения, методических пособий и инструкций; рассмотрение предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий НТД, установленных действующими перечнями документов, и внесение решений о представлении этих предложений на рассмотрение ЭПК государственного архива; консультирование сотрудников СНТД и оказание им помощи в работе; привлечение специалистов, имеющих непосредственное отношение к конкретным научно-техническим разработкам, а также сотрудников структурных подразделений, в которых откладывается управленческая документация, к работе по экспертизе ценности НТД. 8.7.8. В своей работе ЭК руководствуется Положением о ГАФ СССР, требованиями государственных стандартов ЕГСД, ЕСКД, ЕСТД, СПДС, ЕСТПП, ЕСПД, САПР, ЕКС АС, ЕСС и СТД АСУ, СИБИД и др., приказами, указаниями руководства организации и Главархива СССР, нормативно-методическими документами других учреждений государственной архивной службы СССР, типовыми и ведомственными перечнями со сроками хранения, перечнями НТД по строительству и машиностроению, подлежащей приему в государственные архивы СССР, положением об ЭК. При проведении экспертизы ценности в необходимых случаях следует привлекать в качестве консультантов работников соответствующих учреждений государственной архивной службы СССР, а также специалистов других учреждений.
8.7.9. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже одного раза в год. При определении ценности научно-технической и управленческой документации на заседании комиссии присутствуют все ее члены. ЭК является совещательным органом. Решения принимаются большинством голосов и утверждаются руководителем организации. Решения, касающиеся отбора НТД на государственное хранение или уничтожение, вступают в силу после рассмотрения их на ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР и утверждения руководителем организации.
8.7.10. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы ЭК содержат следующие решения: - об одобрении перечней проектов, проблем; - об одобрении описей НТД, отобранной для постоянного хранения и актов на уничтожение НТД, утратившей научно-историческое и практическое значение; - об изменении сроков хранения НТД, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения; - об определении состава особо ценных документов; - об установлении сроков хранения НТД после создания фонда микрокопий; - об одобрении номенклатур дел. Протоколы ЭК утверждаются руководителем организации после их рассмотрения на ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР. Документирование деятельности ЭК организации и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии. Подготовка и передача НТД на государственное хранение 9.1. Организация работы по подготовке НТД к передаче на государственное хранение 9.1.1. Работа СНТД организации по подготовке НТД к передаче на государственное хранение ведется на основании отраслевого плана-графика упорядочения и передачи НТД на государственное хранение в государственные архивы и пятилетнего плана работы СНТД.
9.1.2. Основными частями пятилетнего плана работы СНТД являются ежегодные планы-графики упорядочения и передачи документов на государственное хранение в государственные архивы, согласованные с соответствующими государственными архивами и утвержденные руководством организаций, в которых функционируют СНТД (прил.8).
9.1.3. Выполнение СНТД ежегодных планов-графиков контролируется министерством или ведомством (главным техническим управлением, управлением делами и т.д.), которому подчинена организация, и соответствующим государственным архивом.
9.1.4. Подготовка НТД к передаче на государственное хранение проводится СНТД или специализированными отделом (группой) государственного архива, или кооперативом по договору, заключенному с организацией. Руководитель специализированного отдела государственного архива в соответствии с состоянием НТД организации и на основании перечня проектов, проблем, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение, определяет объем и виды работ, согласовывает с руководством организации сроки начала и окончания работ, устанавливает их общую стоимость в соответствии с действующими расценками. В процессе выполнения работ при согласии обеих сторон допускается внесение в договор тех или иных изменений и дополнений, которые фиксируются в дополнительном соглашении. Оно составляется и в том случае, если срок действия договора требует продления.
9.1.5. Обработка и описание документов проводится только при наличии утвержденного ЭПК учреждения государственной архивной службы СССР перечня проектов, проблем.
9.1.6. Обработка и описание НТД - технологический процесс приведения документации в определенный порядок, обеспечивающий сохранность и возможность использования ее в научно-исторических и практических целях. В процессе обработки и описания определяется фондовая принадлежность документов, проводится систематизация, экспертиза ценности НТД по проектам (темам), формирование и описание единиц хранения, составляется опись, единицы хранения шифруются по описи, составляется (дополняется) историческая справка. Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2016-04-09; Просмотров: 762; Нарушение авторского права страницы