Порядок передачи документов на государственное хранение, отбора и сдачи на уничтожение

⇐ ПредыдущаяСтр 9 из 10Следующая ⇒

9.8.1. В соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР, утвержденным Постановлением Совета Министров СССР N 274 от 04.04.80, научно-техническая документация передается организациями на государственное хранение по миновании практической надобности, но не позднее 25-летнего срока ведомственного хранения. В отдельных случаях Главархиву СССР предоставлено право продлевать сроки ведомственного хранения НТД.

9.8.2. Организации по истечении сроков хранения документов Государственного архивного фонда СССР организуют передачу их на государственное хранение в установленном комплекте и в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы.

9.8.3. Документация передается в соответствии с описями, утвержденными ЭПК учреждения архивной службы СССР, в хорошем физическом состоянии (отреставрированная, переплетенная, прошедшая дезинфекцию, дезинсекцию).

9.8.4. Организация обязана обеспечить полную сохранность документов, подготовленных к передаче на государственное хранение и включенных в акт приема-передачи (прил.16). В графе " Примечание" фиксируется факт передачи исторической справки (или дополнения к ней) и перечня проектов, проблем, НТД по которым подлежат передаче на госхранение, указываются физическое состояние документов (отмечаются документы, нуждающиеся в реставрации, переплете, дезинфекции и т.п., прилагается их список, гарантийное письмо), номера дел, отсутствующих при приеме, номера актов о необнаружении, неисправимых повреждениях.

9.8.5. Все расходы, связанные с подготовкой документов к передаче на госхранение и транспортировкой, производятся за счет организации-сдатчика.

9.8.6. НТД, не имеющая научно-исторической ценности, но не утратившая практическое значение, хранится в СНТД в течение сроков, предусмотренных отраслевыми и ведомственными перечнями, затем отбирается к уничтожению в установленном порядке.

9.8.7. Копии чертежей и текстовых документов как самой организации, так и контрагентских организаций, разработанных до 1946 года, по миновании в них практической надобности после выяснения вопроса о сохранности подлинной НТД в субподрядных организациях и получения отказа эксплуатирующей организации от приема документов, уничтожаются в установленном порядке.

9.8.8. Копии НТД на бумажных и машиночитаемых носителях и текстовых документов, разработанных после 1946 года, по миновании в них практической надобности и при наличии в СНТД подлинников, выделяются к уничтожению по ГОСТ ЕСКД 2.503-74, ГОСТ ЕСКД 2.501-88, ГОСТ СПДС 21.203-78, ГОСТ ЕСС АСУ 24.402-80, ГОСТ 28388-89 и Р 50-75-88.

Акт о списании документов подписывается членами ЭК и утверждается руководителем организации без согласования с ЭПК архивного учреждения.

9.8.9. В акте на уничтожение под одним порядковым номером может значиться группа документов, относящаяся к проекту или его части, сборочной единице, с указанием общего количества единиц хранения.

Однотипные документы, относящиеся к разным проектам, формируются в отдельные группы по видам и могут вноситься в акт под одним порядковым номером.

Научная документация вносится в акт под отдельным порядковым номером.

9.8.10. НТД, отобранная к уничтожению, сдается в конторы Главного управления " Союзглаввторресурсы" Госснаба СССР. Научно-технические документы сдаются на переработку в плотной упаковке, опечатанной печатью организации, которая должна сохраняться до момента переработки. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой макулатуры. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в акте, который хранится в СНТД.

Порядок уничтожения документов с грифом " ДСП" определяется специальной инструкцией.

9.8.11. Номера уничтоженных научно-технических документов другим документам не присваиваются. Они исключаются из учетных документов путем проставления в графе " Примечание": " Уничтожены по акту о выделении к уничтожению N... от... (дата)".

Приложение 1. Акт-опись о передаче научно-технической документации на хранении в СНТД

Приложения (формы)

Приложение 1
к п.3.2


Наименование ведомства Наименование организации
АКТ-ОПИСЬ
	N
(дата)
о передаче научно-технической документации на хранении в СНТД

Отдел (сектор)

(полное и сокращенное наименование)

передал на хранение в СНТД документы по объему (изделию НИР, ОКР)

(наименование, обозначение, стадия (этап), на какой основе документы)

N п/п

Графический документ (кол-во листов по форматам)

Текстовой документ (кол-во листов по форматам)

Примечание


Всего		нормальных (остовских) листов.

Сдал			Подпись
	(должность, инициалы, фамилия)
Принял			Подпись
	(должность, инициалы, фамилия)

Форма акта-описи о передаче научно-технической документации на хранение в СНТД
	Формат А4 (210X297)

Приложение 2. Карточка учета движения НТД

Приложение 2
к п.4.3.6


Обозна- чение	Инвен- тарный номер	Заголовок документа (дела), N лл.	Цель выдачи, дата	Кому выдано (отдел, органи- зация)	Приме- чание	Кол-во экземп- ляров, основа	Дата возвра- щения



Форма карточки учета движения НТД	Формат А4 (210X297)

Приложение 3. Заказ на выдачу дел

Приложение 3
к п.4.3.7

Наименование организации

Название СНТД


ЗАКАЗ	Разрешаю выдачу дел
	N	Заведующий СНТД
(дата)
		Подпись	Расшифровка
(место составления)		подписи
	Дата
на выдачу дел

(фамилия, инициалы исследователя, место работы)

(тема исследования)

(название фонда)


N описи	N дела	Заголовок документа (дела)	Основа (бумага, калька, МКФ)	Расписка исследователя в получении дела, дата	Расписка сотрудника СНТД, дата



Получено		дел	Продлить до

Подпись исследователя		Подпись исследователя Подпись зав. СНТД
Форма заказа на выдачу дел		Формат А4 (210X297)

Приложение 4. Акт приема-передачи НТД во временное пользование

Приложение 4
к п.4.3.7

Наименование ведомства

Наименование организации


АКТ	УТВЕРЖДАЮ
приема-передачи НТД
во временное пользование	(наименование должности руководителя организации, его инициалы и фамилия)
	N	Подпись
(дата)
	Дата

Организация
	(наименование организации, передающей документы)
передает научно-технические документы организации

(наименование организации, принимающей документы, основание передачи)
во временное пользование на
	(указать срок, причину передачи, адрес

и телефон организации)


N п/п	Обозна- чение	Наименование документа (дела)	Автор (отдел)	Кол-во листов (дел, рулонов, микро- фильмов)	Год окончания разработки	Вид документов (подлинник, копия)	Приме- чание



В акт включено
	(цифрами и прописью)
	листов (дел).


Сдал
	(должность, инициалы, фамилия представителя передающей организации)

Принял
	(должность, инициалы, фамилия представителя

организации - приемщика документов)
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал
	(должность, инициалы, фамилия)
Принял
	(должность, инициалы, фамилия)

Дата		М.П.

Форма акта приема-передачи НТД во временное пользование	Формат А4 (210X297)

Приложение 5. Форма инвентарной книги учета научно-исследовательской документации

Приложение 5
к п.5.2.3


N п/п	Обоз- наче- ние	Дата посту- пле- ния	Этап	Наиме- нование и N темы	N госре- гистра- ции. Инвен- тарный N ВНТИ- центра	Отдел (лабо- рато- рия) - разра- ботчик	Руко- води- тель (отв. испол- ни- тель)	Кол-во листов	Кол-во и N экз.	Приме- чание



Форма инвентарной книги учета научно-исследовательской документации	Формат А4 (210X297)

Приложение 6. Перечень проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение

Приложение 6
к п.6.2.1, 8.1.9


		УТВЕРЖДЕНО
(наименование ведомства)		Протокол ЭПК N

(полное и сокращенное наименование организации)		(наименование архивного учреждения)
		Дата

Перечень проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение за _____годы


N п/п	Обоз- наче- ние	Наиме- нова- ние науч- но- техни- ческой разра- ботки	Этап, ста- дия	Год оконча- ния разра- ботки	Органи- зации, прини- мавшие участие в разра- ботке	Органи- зация- держа- тель подлин- ника	Кол-во учетных единиц	Обосно- вание отбора проекта, пробле- мы на госхра- нение	Приме- чание (срок пере- дачи в госар- хив)


В перечень включено		(проектов, комплексов, тем) с N	по N
	(цифрами и прописью)

Председатель экспертной комиссии
	(должность, подпись, расшифровка подписи)
Члены экспертной комиссии
	(должность, подпись, расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО

(подпись руководителя организации, расшифровка подписи)
Форма перечня проектов, проблем, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение	Формат А4 (210X297)

Приложение 7. Каталожная карточка НТД

Приложение 7
к п.6.2.5

Индекс в госархивах по схеме классификации

Обозначение (согласно принятой в организации

Рубрика

системе индексации)

Подрубрика

N госрегистрации (НИР, ОКР)

Наименование комплекса (проблемы)

Наименование архива

Наименование проекта (объекта, изделия, темы

НИР, ОКР)

Фонд N

Опись N

Ед. хр. N

л.л.

Наименование части проекта (узла, марки,

Стадия, этап НИР, ОКР

сборочной единицы)

Дата окончания разработки

Наименование чертежа (текстового документа)

Местонахождение объекта

Фамилия, имя, отчество (составителя документа, руководителя темы. ГИП)

Наименование организации-разработчика

Составитель и дата составления карточки

Форма каталожной карточки НТД (лицевая сторона)

Формат А5 (148X210)

ТЕХНИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА (АННОТАЦИЯ)


Форма каталожной карточки НТД (оборотная сторона)	Формат А5 (148X210)

Приложение 8. План-график упорядочения и передачи документов на государственное хранение в государственный архив

Приложение 8
к п.9.1.2

ПЛАН-ГРАФИК упорядочения и передачи документов на государственное хранение в государственный архив

(наименование организации, министерства, ведомства)


		УТВЕРЖДАЮ
	Директор института


Наиме- нование доку- ментов	Крайние даты доку- ментов с истек- шими сроками хране- ния	Какими силами ведется обработка (хозрас- чет ГА, силами органи- зации)	Срок представ- ления перечней проектов, проблем на ЭПК	Срок представ- ления описей на рассмот- рение ЭПК эксперт- ных органов и их объемы	Срок передачи докумен- тов на госхра- нение	Объем докумен- тов в ед. хр., переда- ваемых в ГА	Приме- чание

Научно-исследовательская

Проектная

Конструкторская

Технологическая

Управленческая

Председатель ЭК

Зав. техническим архивом


СОГЛАСОВАНО Директор государственного архива

(подпись)

Форма плана-графика передачи НТД на госхранение	Формат А4 (210Х297)

Приложение 9. Акт о выделении к уничтожению научно-технической документации

Приложение 9
к п.9.4.8


Наименование ведомства Наименование организации
АКТ		УТВЕРЖДАЮ
	N
(дата)			(должность руководителя организации, его инициалы, фамилия)
о выделении к уничтожению научно-технической документации

Основание: приказ N ___от___________		Подпись

Составлен экспертной комиссией		Дата
Председатель комиссии -
	(должность, инициалы, фамилия)
Члены комиссии:
	(должность, инициалы, фамилия)
Присутствовали:
	(должность, инициалы, фамилии)
Комиссия, руководствуясь перечнем
	(название перечня)
отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и единицы хранения:

(наименование организации, в деятельности которой отложилась научно-техническая документация, не подлежащая дальнейшему хранению)


N п/п	Обозна- чение	Наиме- нование док-та (ед. хр.)	Органи- зация - разра- ботчик	Годы	Кол-во листов ед. хр.	N статей по перечню	Пояснение	Приме- чание



Всего ед. хр. (документов)
	(цифрами и прописью)
Председатель экспертной комиссии
	(инициалы, фамилия)
Подпись

Члены

Подписи
	(инициалы, фамилии)


СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК

	(наименование архивного учреждения)
N		дата

Документы упакованы, опечатаны и сданы для уничтожения конторе по заготовке вторичного
сырья (бумаго-перерабатывающей фабрике) по приемо-сдаточной накладной от
	(дата)
Должность		Подпись
			(инициалы, фамилия)
Дата

Форма акта о выделении к уничтожению научно-технической документации	Формат А4 (210X297)

Приложение 10. Внутренняя опись ед. хр.

Приложение 10
к п.9.5.5

Название государственного архива

Внутренняя опись ед. хр. N

N п/п

Обозначение (индекс)

Дата

Наименование документа

N листов

Примечание

Итого

листов ед. хр.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

(цифрами и прописью)

(должность, подпись, расшифровка подписи)

Дата

Форма внутренней описи единицы хранения

Формат А4 (210X297)

Приложение 11. Лист-заверитель ед. хр.

Приложение 11
к п.9.5.6



(название государственного архива)
В ед.хр. N	, опись N		, фонд N

пронумеровано с N	по N
		(цифрами и прописью)
листов +	листов

внутренней описи, из них:

литерные N

пропущенные N

пронумерованные чистые листы N

графические N

поврежденные NN

малоконтрастные и трудночитаемые N

Примечание:

Дата

(должность, подпись, расшифровка подписи)
Отбор ед. хр. к микрофильмированию

(что сделано и указание оператору)

Отметка лаборатории обеспечения сохранности и микрофильмирования документов:


Ремонт и реставрация (кол-во и N листов)	Дезинфекция, дезинсекция (кол-во и N листов)	Переплет	Подшивка	Микрофильмирование (кол-во и N листов, кол-во кадров)



(должность, подпись, расшифровка подписи)

Форма листа-заверителя единицы хранения	Формат А4 (210X297)

Приложение 12. Ультразвуковой дефектоскоп типа ПДЦ-8М

Приложение 12


Центральный научно-исследовательский институт технологии машиностроения (ЦНИИТМАШ), г.Москва Министерство тяжелого, энергетического и транспортного машиностроения СССР
Индекс N		147.00.00.00

Ультразвуковой дефектоскоп типа ПДЦ-8М Рабочий проект (общий вид, схемы, ванна) 1970 г. НА 46+1 лист

(название госархива)
N

оп.

ед.хр.


Образец оформления обложки единицы хранения	Формат А4 (210X297)

Приложение 13. Опись единиц хранения постоянного хранения научно-исследовательской документации

Приложение 13
к п.9.6.1



(название государственного архива)

(наименование ведомства)

(наименование организации (предприятия)

ФОНД N___________

Опись N___________

единиц хранения постоянного хранения научно-исследовательской документации
за ________ гг.

(группа научно-технической документации)

(крайние даты документов)


Форма титульного листа описи единиц хранения НТД	Формат А4 (210X297)

Приложение 14. Опись

Приложение 14
к п.9.6.4


Фонд N	УТВЕРЖДЕНО
Опись N	Протокол ЭПК архивного учреждения от_____________ N______________
	Председатель ЭПК архивного учреждения


№ ед. хр.	Обозначение (производст- венный индекс и шифр)	Заголовок ед. хр.	Автор (организация- разработчик)	Крайние даты документов	Кол-во листов	Примечание

В опись включено ____ комплексов с N _____ по N _____

Литерные N комплексов _____, пропущенные N комплексов _____

В опись включено ______ единиц хранения с N _____ по N_____

Литерные N единиц хранения ______, пропущенные N единиц хранения ______



(должность составителя)		(подпись, расшифровка подписи)

(дата)
Зав. техническим архивом
организации		(подпись, расшифровка подписи)

(дата)


ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭПК (ЭК) организации
от

Председатель ЦЭК (ЭК)	(подпись)

Научная (техническая) документация передана на государственное хранение в
	в количестве	ед. хр.
(наименование госархива)
Сдал
	(название организации, должность, подпись, расшифровка подписи)

Дата


Форма первого листа описи единиц хранения НТД	Формат А4 (210X297)

Приложение 15. Лист-заверитель описи

Приложение 15
к п.9.7.7


Лист-заверитель описи N		(ф. N	)

Всего в настоящей описи пронумеровано		листов,
		(цифрами и прописью)
в том числе: литерные номера: пропущенные номера:
Наименование должности работника СНТД	Подпись	Расшифровка подписи

Дата


Форма листа-заверителя описи единиц хранения НТД	Формат А4 (210X297)

Приложение 16. Акт приема-передачи ед. хр. на государственное хранение

Приложение 16
к п.9.8.4


УТВЕРЖДАЮ			УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя организации		Директор государственного архива
Личная подпись	Расшифровка подписи	Личная подпись	Расшифровка подписи
Дата	Гербовая печать организации	Дата	Гербовая печать госархива

АКТ N___________

приема-передачи ед. хр. на государственное хранение


Основание передачи:	Положение о Государственном архивном фонде СССР, утвержденное постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 года N 274
В связи с
	(истечением срока хранения документов)

(название фонда) в организации, ликвидацией организации)

(наименование организации)
передает, а
	(наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии за год и справочный аппарат к ним:

N п/п	Название и N описи	Количество экз. описи	Количество: дел (ед. хр.)	Количество страховых копий	Крайние даты	Примечание

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 6 7 8910 Следующая ⇒