Порядок передачи документов на государственное хранение, отбора и сдачи на уничтожение
9.8.1. В соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР, утвержденным Постановлением Совета Министров СССР N 274 от 04.04.80, научно-техническая документация передается организациями на государственное хранение по миновании практической надобности, но не позднее 25-летнего срока ведомственного хранения. В отдельных случаях Главархиву СССР предоставлено право продлевать сроки ведомственного хранения НТД.
9.8.2. Организации по истечении сроков хранения документов Государственного архивного фонда СССР организуют передачу их на государственное хранение в установленном комплекте и в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы.
9.8.3. Документация передается в соответствии с описями, утвержденными ЭПК учреждения архивной службы СССР, в хорошем физическом состоянии (отреставрированная, переплетенная, прошедшая дезинфекцию, дезинсекцию).
9.8.4. Организация обязана обеспечить полную сохранность документов, подготовленных к передаче на государственное хранение и включенных в акт приема-передачи (прил.16). В графе " Примечание" фиксируется факт передачи исторической справки (или дополнения к ней) и перечня проектов, проблем, НТД по которым подлежат передаче на госхранение, указываются физическое состояние документов (отмечаются документы, нуждающиеся в реставрации, переплете, дезинфекции и т.п., прилагается их список, гарантийное письмо), номера дел, отсутствующих при приеме, номера актов о необнаружении, неисправимых повреждениях.
9.8.5. Все расходы, связанные с подготовкой документов к передаче на госхранение и транспортировкой, производятся за счет организации-сдатчика.
9.8.6. НТД, не имеющая научно-исторической ценности, но не утратившая практическое значение, хранится в СНТД в течение сроков, предусмотренных отраслевыми и ведомственными перечнями, затем отбирается к уничтожению в установленном порядке.
9.8.7. Копии чертежей и текстовых документов как самой организации, так и контрагентских организаций, разработанных до 1946 года, по миновании в них практической надобности после выяснения вопроса о сохранности подлинной НТД в субподрядных организациях и получения отказа эксплуатирующей организации от приема документов, уничтожаются в установленном порядке.
9.8.8. Копии НТД на бумажных и машиночитаемых носителях и текстовых документов, разработанных после 1946 года, по миновании в них практической надобности и при наличии в СНТД подлинников, выделяются к уничтожению по ГОСТ ЕСКД 2.503-74, ГОСТ ЕСКД 2.501-88, ГОСТ СПДС 21.203-78, ГОСТ ЕСС АСУ 24.402-80, ГОСТ 28388-89 и Р 50-75-88.
Акт о списании документов подписывается членами ЭК и утверждается руководителем организации без согласования с ЭПК архивного учреждения.
9.8.9. В акте на уничтожение под одним порядковым номером может значиться группа документов, относящаяся к проекту или его части, сборочной единице, с указанием общего количества единиц хранения.
Однотипные документы, относящиеся к разным проектам, формируются в отдельные группы по видам и могут вноситься в акт под одним порядковым номером.
Научная документация вносится в акт под отдельным порядковым номером.
9.8.10. НТД, отобранная к уничтожению, сдается в конторы Главного управления " Союзглаввторресурсы" Госснаба СССР. Научно-технические документы сдаются на переработку в плотной упаковке, опечатанной печатью организации, которая должна сохраняться до момента переработки. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой макулатуры. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в акте, который хранится в СНТД.
Порядок уничтожения документов с грифом " ДСП" определяется специальной инструкцией.
9.8.11. Номера уничтоженных научно-технических документов другим документам не присваиваются. Они исключаются из учетных документов путем проставления в графе " Примечание": " Уничтожены по акту о выделении к уничтожению N... от... (дата)".
Приложение 1. Акт-опись о передаче научно-технической документации на хранении в СНТД
Приложения (формы)
Приложение 1
к п.3.2
| | | |
Наименование ведомства Наименование организации
| |
АКТ-ОПИСЬ
| |
| N
| | |
(дата)
| | | |
о передаче научно-технической документации на хранении в СНТД
| |
| |
Отдел (сектор)
| |
| (полное и сокращенное наименование)
|
передал на хранение в СНТД документы по объему (изделию НИР, ОКР)
|
|
(наименование, обозначение, стадия (этап), на какой основе документы)
|
|
| | | | | | | | | | | | | | | |
N п/п
| Графический документ (кол-во листов по форматам)
| Текстовой документ (кол-во листов по форматам)
| Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
| | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | |
Всего
| | нормальных (остовских) листов.
|
| | |
Сдал
| | | Подпись
|
| (должность, инициалы, фамилия)
| | |
Принял
| | | Подпись
|
| (должность, инициалы, фамилия)
| | |
| |
Форма акта-описи о передаче научно-технической документации на хранение в СНТД
| |
| Формат А4 (210X297)
|
| | | | | | |
Приложение 2. Карточка учета движения НТД
Приложение 2
к п.4.3.6
| | | | | | | |
Обозна- чение
| Инвен- тарный номер
| Заголовок документа (дела), N лл.
| Цель выдачи, дата
| Кому выдано (отдел, органи- зация)
| Приме- чание
| Кол-во экземп- ляров, основа
| Дата возвра- щения
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | | | | | | |
| |
Форма карточки учета движения НТД
| Формат А4 (210X297)
|
| | | | | | | | |
Приложение 3. Заказ на выдачу дел
Приложение 3
к п.4.3.7
Наименование организации
Название СНТД
| | | | | |
ЗАКАЗ
| Разрешаю выдачу дел
|
| N
| | Заведующий СНТД
|
(дата)
| | | |
| | | Подпись
| | Расшифровка
|
(место составления)
| | | подписи
|
| Дата
| | |
на выдачу дел
|
|
(фамилия, инициалы исследователя, место работы)
|
|
(тема исследования)
|
|
(название фонда)
|
| | | | | |
N описи
| N дела
| Заголовок документа (дела)
| Основа (бумага, калька, МКФ)
| Расписка исследователя в получении дела, дата
| Расписка сотрудника СНТД, дата
|
|
|
|
|
|
|
| | | | | |
| | | | | | |
Получено
| | дел
| Продлить до
| |
| | | |
Подпись исследователя
| | Подпись исследователя Подпись зав. СНТД
| |
Форма заказа на выдачу дел
| | Формат А4 (210X297)
| |
| | | | | | | | | | | |
Приложение 4. Акт приема-передачи НТД во временное пользование
Приложение 4
к п.4.3.7
Наименование ведомства
Наименование организации
| | | |
АКТ
| УТВЕРЖДАЮ
|
приема-передачи НТД
| |
во временное пользование
| (наименование должности руководителя организации, его инициалы и фамилия)
|
| N
| | Подпись
|
(дата)
| | | |
| Дата
|
| | | |
Организация
| |
| (наименование организации, передающей документы)
|
передает научно-технические документы организации
| |
| |
(наименование организации, принимающей документы, основание передачи)
|
во временное пользование на
| |
| (указать срок, причину передачи, адрес
|
|
и телефон организации)
|
| | | | | | |
| | | | | | | |
N п/п
| Обозна- чение
| Наименование документа (дела)
| Автор (отдел)
| Кол-во листов (дел, рулонов, микро- фильмов)
| Год окончания разработки
| Вид документов (подлинник, копия)
| Приме- чание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | | | | | | |
| | |
В акт включено
| |
| (цифрами и прописью)
|
| листов (дел).
|
| | | | | | | | | |
| | |
Сдал
| |
| (должность, инициалы, фамилия представителя передающей организации)
|
|
Принял
| |
| (должность, инициалы, фамилия представителя
|
| |
организации - приемщика документов)
|
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
|
Сдал
| |
| (должность, инициалы, фамилия)
|
Принял
| |
| (должность, инициалы, фамилия)
|
| | | |
Дата
| | | М.П.
|
| | | |
Форма акта приема-передачи НТД во временное пользование
| Формат А4 (210X297)
|
| | | | | |
Приложение 5. Форма инвентарной книги учета научно-исследовательской документации
Приложение 5
к п.5.2.3
| | | | | | | | | | |
N п/п
| Обоз- наче- ние
| Дата посту- пле- ния
| Этап
| Наиме- нование и N темы
| N госре- гистра- ции. Инвен- тарный N ВНТИ- центра
| Отдел (лабо- рато- рия) - разра- ботчик
| Руко- води- тель (отв. испол- ни- тель)
| Кол-во листов
| Кол-во и N экз.
| Приме- чание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | | | | | | | | | |
| |
Форма инвентарной книги учета научно-исследовательской документации
| Формат А4 (210X297)
|
| | | | | | | | | | | |
Приложение 6. Перечень проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение
Приложение 6
к п.6.2.1, 8.1.9
| | | | |
| | УТВЕРЖДЕНО
|
(наименование ведомства)
| | Протокол ЭПК N
| |
| | | |
(полное и сокращенное наименование организации)
| | (наименование архивного учреждения)
|
| | Дата
| |
Перечень проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение за _____годы
| | | | | | | | | |
N п/п
| Обоз- наче- ние
| Наиме- нова- ние науч- но- техни- ческой разра- ботки
| Этап, ста- дия
| Год оконча- ния разра- ботки
| Органи- зации, прини- мавшие участие в разра- ботке
| Органи- зация- держа- тель подлин- ника
| Кол-во учетных единиц
| Обосно- вание отбора проекта, пробле- мы на госхра- нение
| Приме- чание (срок пере- дачи в госар- хив)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | | | | | | | | |
| | | | | | |
В перечень включено
| | (проектов, комплексов, тем) с N
| | по N
| |
| (цифрами и прописью)
| |
| |
Председатель экспертной комиссии
| |
| (должность, подпись, расшифровка подписи)
|
Члены экспертной комиссии
| |
| (должность, подпись, расшифровка подписи)
|
| |
СОГЛАСОВАНО
| |
| |
(подпись руководителя организации, расшифровка подписи)
| |
Форма перечня проектов, проблем, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение
| Формат А4 (210X297)
|
| | | | | | | |
Приложение 7. Каталожная карточка НТД
Приложение 7
к п.6.2.5
| | | | | | | | | | | | |
Индекс в госархивах по схеме классификации
| |
| |
Обозначение (согласно принятой в организации
| Рубрика
| |
системе индексации)
| | | |
| | Подрубрика
| |
| | | |
N госрегистрации (НИР, ОКР)
| | Наименование комплекса (проблемы)
| |
| | | |
Наименование архива
| | Наименование проекта (объекта, изделия, темы
|
| | НИР, ОКР)
| |
Фонд N
| | | |
| | | |
Опись N
| | | |
| | | |
Ед. хр. N
| | | |
| | | |
л.л.
| | Наименование части проекта (узла, марки,
|
Стадия, этап НИР, ОКР
| | сборочной единицы)
| |
| | | |
Дата окончания разработки
| | Наименование чертежа (текстового документа)
|
| |
Местонахождение объекта
| | |
| | |
Фамилия, имя, отчество (составителя документа, руководителя темы. ГИП)
| | |
| |
Наименование организации-разработчика
| |
| |
Составитель и дата составления карточки
| |
| |
Форма каталожной карточки НТД (лицевая сторона)
| Формат А5 (148X210)
|
ТЕХНИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА (АННОТАЦИЯ)
| |
Форма каталожной карточки НТД (оборотная сторона)
| Формат А5 (148X210)
|
Приложение 8. План-график упорядочения и передачи документов на государственное хранение в государственный архив
Приложение 8
к п.9.1.2
|
ПЛАН-ГРАФИК
упорядочения и передачи документов на государственное хранение в государственный архив
|
|
(наименование организации, министерства, ведомства)
|
| | | |
| | УТВЕРЖДАЮ
|
| Директор института
| |
| | |
| |
| |
| | | | | | | |
Наиме- нование доку- ментов
| Крайние даты доку- ментов с истек- шими сроками хране- ния
| Какими силами ведется обработка (хозрас- чет ГА, силами органи- зации)
| Срок представ- ления перечней проектов, проблем на ЭПК
| Срок представ- ления описей на рассмот- рение ЭПК эксперт- ных органов и их объемы
| Срок передачи докумен- тов на госхра- нение
| Объем докумен- тов в ед. хр., переда- ваемых в ГА
| Приме- чание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | | | | | | |
Научно-исследовательская
Проектная
Конструкторская
Технологическая
Управленческая
Председатель ЭК
Зав. техническим архивом
| |
СОГЛАСОВАНО Директор государственного архива
| |
| |
(подпись)
| |
| |
Форма плана-графика передачи НТД на госхранение
| Формат А4 (210Х297)
|
| | |
Приложение 9. Акт о выделении к уничтожению научно-технической документации
Приложение 9
к п.9.4.8
| | | | | | |
Наименование ведомства Наименование организации
| |
АКТ
| | УТВЕРЖДАЮ
|
| N
| | | |
(дата)
| | | | (должность руководителя организации, его инициалы, фамилия)
|
о выделении к уничтожению научно-технической документации
| | |
| | |
Основание: приказ N ___от___________
| | Подпись
|
| | |
Составлен экспертной комиссией
| | Дата
|
Председатель комиссии -
| |
| (должность, инициалы, фамилия)
|
Члены комиссии:
| |
| (должность, инициалы, фамилия)
|
Присутствовали:
| |
| (должность, инициалы, фамилии)
|
Комиссия, руководствуясь перечнем
| |
| (название перечня)
|
отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и единицы хранения:
|
|
(наименование организации, в деятельности которой отложилась научно-техническая документация, не подлежащая дальнейшему хранению)
|
| | | | | | | | |
N п/п
| Обозна- чение
| Наиме- нование док-та (ед. хр.)
| Органи- зация - разра- ботчик
| Годы
| Кол-во листов ед. хр.
| N статей по перечню
| Пояснение
| Приме- чание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | | | | | | | |
| | | |
Всего ед. хр. (документов)
| |
| (цифрами и прописью)
|
Председатель экспертной комиссии
| |
| (инициалы, фамилия)
|
Подпись
| |
| |
Члены
| |
| |
Подписи
| |
| (инициалы, фамилии)
|
| | | | | | | | | | | |
| | | | | |
СОГЛАСОВАНО
| |
| |
Протокол ЭПК
| |
| |
| (наименование архивного учреждения)
|
N
| | дата
| | |
| | | | |
Документы упакованы, опечатаны и сданы для уничтожения конторе по заготовке вторичного
|
сырья (бумаго-перерабатывающей фабрике) по приемо-сдаточной накладной от
| |
| (дата)
|
Должность
| | Подпись
| |
| | | (инициалы, фамилия)
|
Дата
| | | |
| | | |
Форма акта о выделении к уничтожению научно-технической документации
| Формат А4 (210X297)
|
| | | | | | | | | |
Приложение 10. Внутренняя опись ед. хр.
Приложение 10
к п.9.5.5
Название государственного архива
| | |
Внутренняя опись ед. хр. N
| | |
| | | | | | | | | | | | |
N п/п
| Обозначение (индекс)
| Дата
| Наименование документа
| N листов
| Примечание
|
|
|
|
|
|
|
| | | | | |
| | | | | |
Итого
| | листов ед. хр.
|
| (цифрами и прописью)
| |
|
Количество листов внутренней описи
| |
| (цифрами и прописью)
|
|
(должность, подпись, расшифровка подписи)
|
|
Дата
| | | |
| | | |
Форма внутренней описи единицы хранения
| Формат А4 (210X297)
|
| | | | | | | | | | | | | | |
Приложение 11. Лист-заверитель ед. хр.
Приложение 11
к п.9.5.6
| | | | | | | | | |
|
(название государственного архива)
|
В ед.хр. N
| | , опись N
| | , фонд N
| |
| | | | | |
пронумеровано с N
| | по N
| |
| | | (цифрами и прописью)
|
листов +
| | листов
| | | |
|
внутренней описи, из них:
|
|
литерные N
|
|
пропущенные N
|
|
пронумерованные чистые листы N
|
|
графические N
|
|
поврежденные NN
|
|
малоконтрастные и трудночитаемые N
|
|
Примечание:
|
|
Дата
|
|
(должность, подпись, расшифровка подписи)
|
Отбор ед. хр. к микрофильмированию
|
|
(что сделано и указание оператору)
|
Отметка лаборатории обеспечения сохранности и микрофильмирования документов:
| | | | |
Ремонт и реставрация (кол-во и N листов)
| Дезинфекция, дезинсекция (кол-во и N листов)
| Переплет
| Подшивка
| Микрофильмирование (кол-во и N листов, кол-во кадров)
|
|
|
|
|
|
| | | | |
|
(должность, подпись, расшифровка подписи)
|
| |
Форма листа-заверителя единицы хранения
| Формат А4 (210X297)
|
| | | | | |
Приложение 12. Ультразвуковой дефектоскоп типа ПДЦ-8М
Приложение 12
| | | | | | | | |
Центральный научно-исследовательский институт технологии машиностроения (ЦНИИТМАШ), г.Москва Министерство тяжелого, энергетического и транспортного машиностроения СССР
| | |
Индекс N
| | 147.00.00.00
| | |
| | | | |
Ультразвуковой дефектоскоп типа ПДЦ-8М
Рабочий проект (общий вид, схемы, ванна) 1970 г.
НА 46+1 лист
|
| |
(название госархива)
| |
N
| | |
| | |
оп.
| | |
| | |
ед.хр.
| | |
| |
Образец оформления обложки единицы хранения
| Формат А4 (210X297)
|
Приложение 13. Опись единиц хранения постоянного хранения научно-исследовательской документации
Приложение 13
к п.9.6.1
| |
| |
(название государственного архива)
| |
| |
(наименование ведомства)
| |
| |
(наименование организации (предприятия)
| |
ФОНД N___________
Опись N___________
единиц хранения постоянного хранения научно-исследовательской документации
за ________ гг.
|
|
(группа научно-технической документации)
|
|
(крайние даты документов)
|
| |
Форма титульного листа описи единиц хранения НТД
| Формат А4 (210X297)
|
Приложение 14. Опись
Приложение 14
к п.9.6.4
| |
Фонд N
| УТВЕРЖДЕНО
|
Опись N
| Протокол ЭПК архивного учреждения от_____________ N______________
|
| Председатель ЭПК архивного учреждения
|
| |
| | | | | | |
№ ед. хр.
| Обозначение (производст- венный индекс и шифр)
| Заголовок ед. хр.
| Автор (организация- разработчик)
| Крайние даты документов
| Кол-во листов
| Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
В опись включено ____ комплексов с N _____ по N _____
Литерные N комплексов _____, пропущенные N комплексов _____
В опись включено ______ единиц хранения с N _____ по N_____
Литерные N единиц хранения ______, пропущенные N единиц хранения ______
| | |
| | |
(должность составителя)
| | (подпись, расшифровка подписи)
|
| | |
(дата)
| | |
Зав. техническим архивом
| | |
организации
| | (подпись, расшифровка подписи)
|
| | |
(дата)
| | |
| | | | | | | | | |
ОДОБРЕНО
| |
Протокол ЦЭПК (ЭК) организации
| |
от
| | |
| | | |
Председатель ЦЭК (ЭК)
| (подпись)
| |
| |
Научная (техническая) документация передана на государственное хранение в
| |
| в количестве
| | ед. хр.
|
(наименование госархива)
| | | |
Сдал
| |
| (название организации, должность, подпись, расшифровка подписи)
|
|
Дата
| | |
| |
Форма первого листа описи единиц хранения НТД
| Формат А4 (210X297)
|
Приложение 15. Лист-заверитель описи
Приложение 15
к п.9.7.7
| | | | | | | | | | |
Лист-заверитель описи N
| | (ф. N
| | )
|
| | | | |
Всего в настоящей описи пронумеровано
| | листов,
|
| | (цифрами и прописью)
| |
в том числе: литерные номера: пропущенные номера:
| | |
Наименование должности работника СНТД
| Подпись
| Расшифровка подписи
|
| | |
Дата
| | |
| |
Форма листа-заверителя описи единиц хранения НТД
| Формат А4 (210X297)
|
Приложение 16. Акт приема-передачи ед. хр. на государственное хранение
Приложение 16
к п.9.8.4
| | | | | | |
УТВЕРЖДАЮ
| | | | УТВЕРЖДАЮ
|
Наименование должности руководителя организации
| | | Директор государственного архива
|
Личная подпись
| Расшифровка подписи
| | Личная подпись
| Расшифровка подписи
|
Дата
| Гербовая печать организации
| | Дата
| Гербовая печать госархива
|
АКТ N___________
приема-передачи ед. хр. на государственное хранение
| | |
Основание передачи:
| Положение о Государственном архивном фонде СССР, утвержденное постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 года N 274
|
В связи с
| |
| (истечением срока хранения документов)
|
|
(название фонда) в организации, ликвидацией организации)
|
|
(наименование организации)
|
передает, а
| |
| (наименование государственного архива)
|
принимает на государственное хранение документы и страховые копии за год и справочный аппарат к ним:
|
| | | | | | |
N п/п
| Название и N описи
| Количество экз. описи
| Количество: дел (ед. хр.)
| Количество страховых копий
| Крайние даты
| Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
| | | | | | |
| | | | | | | | |
Популярное: