Проверка наличия и состояния НТД

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 10Следующая ⇒

4.4.1. В целях обеспечения сохранности документов СНТД осуществляет их учет в соответствии с требованиями разд.4 настоящих Правил, проводит периодические и единовременные проверки наличия и состояния документов.

При этом решаются следующие задачи:

- установление фактического наличия научно-технических документов, находящихся на хранении в СНТД, и их соответствия итоговым записям учетных документов, а также проверка комплектности подлинников и копий научно-технических документов;

- выявление научно-технических документов, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации.

4.4.2. Проверки проводятся не реже одного раза в 5 лет, а также в случае каких-либо нарушений условий хранения документов, необходимости их перемещения в другое помещение, при реорганизации и/или ликвидации организации, при смене заведующего СНТД.

В обязательном порядке проверка наличия и состояния научно-технических документов проводится перед передачей их на государственное хранение.

Проверке могут подвергаться все документы, хранящиеся в СНТД, документы конкретного хранилища, отдельные виды научно-технических документов.

4.4.3. В ходе проверки устанавливается: соответствие итоговой записи в инвентарной книге (описи) фактическому наличию единиц хранения (документов), внесенных в данную книгу (опись); соответствие имеющихся в наличии документов указанным в спецификациях или во внутренней описи единиц хранения; литерные и пропущенные номера единиц хранения в книге (описи), физическое состояние документов (фиксируются номера документов, нуждающихся в профилактической, реставрационной и другой обработке).

Проверка наличия графической документации осуществляется полистно, при этом сверяется наименование реквизитов спецификации с наименованием каждого листа чертежа, входящего в состав проекта (разработки).

4.4.4. Проверка наличия и состояния научно-технических документов в зависимости от поставленных задач может проводиться работниками СНТД или специальной комиссией, которая назначается руководителем организации.

Результаты каждой проверки оформляются актом, утверждаемым руководителем организации. В учетные документы (инвентарные книги, описи) вносятся необходимые изменения.

4.4.5. В акте проверки наличия и состояния научно-технической документацииуказываются: основание проверки; количество единиц хранения (документов), числящихся по учетным документам; количество единиц хранения (документов), не обнаруженных при проверке, причины их отсутствия; меры, принятые по их розыску, а также дается общая характеристика состояния документов.
________________
См.: Основные правила работы ведомственных архивов, прил.14.

Акт готовится на основании итоговых записей листов проверки, составляемых на каждую инвентарную книгу (опись). Допускается составление единого листа на все инвентарные книги (описи) СНТД.
________________
См.: Основные правила работы ведомственных архивов, прил.15.

Листы проверки нумеруются в пределах каждой проверки.

4.4.6. По окончании проверки наличия и состояния единиц хранения (документов) в каждой инвентарной книге (описи) после заверительной подписи делается запись " Проверено" и проставляются дата проверки и подписи исполнителей.

4.4.7. Если проверкой обнаружена недостача единиц хранения (документов), то организуется их розыск. При недостаче и неисправимом повреждении научно-технических документов, подлежащих передаче на государственное хранение, составляются соответствующие акты, которые утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим архивным учреждением.
________________
См.: Основные правила работы ведомственных архивов, прил.17, 18.

4.4.8. При реорганизации или ликвидации организации и передаче ее функций другой организации СНТД принимает научно-технические документы ликвидированной организации вместе с учетно-справочным аппаратом к ним.

Ликвидационная комиссия, назначаемая руководителем организации, составляет акт сдачи-приема, к которому прилагается акт проверки наличия и состояния научно-технической документации.

Хранение особо ценных документов, создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования

4.5.1. Члены ЭК по согласованию и при участии специалистов-разработчиков и куратора государственного архива проводят выявление особо ценных документов.

Выявление особо ценных научно-технических документов проводится с соблюдением общих требований, изложенных в нормативно-методических документах Главархива СССР, как самостоятельный вид работы и в процессе подготовки перечня проектов, проблем, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение.
________________
См.: Основные правила работы ведомственных архивов, п.4.6.1-5.6.2; Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов. М., 1980.

4.5.2. При выявлении особо ценных научно-технических документов проводится изучение соответствующей управленческой документации, а также всего комплекса специальной документации на различных носителях, находящейся на хранении в СНТД.

4.5.3. Учет особо ценных научно-технических документов осуществляется по описи, составляемой по установленной формев четырех экземплярах. При передаче документов на государственное хранение три экземпляра описи передаются в соответствующий государственный архив.
________________
См.: Основные правила работы ведомственных архивов, прил.19.

4.5.4. Особо ценные документы хранятся обособленно от остальных документов СНТД в отдельном хранилище или отдельной изолированной части хранилища с регулируемым климатом, с автономной охраной и противопожарной сигнализацией.

Для хранения особо ценных документов рекомендуется использовать стационарные отсеки - сейфы, оборудованные металлическими стеллажами, или металлические шкафы.

4.5.5. Особо ценные документы с дефектами носителя или текста передаются на специальную обработку или воспроизведение в первоочередном порядке.

4.5.6. Очередность страхового копирования определяется информационной значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов.

4.5.7. В целях обеспечения сохранности особо ценных документов должен создаваться страховой фонд копий, а также фонд пользования копий особо ценных документов. Подготовку документов для их страхового копирования осуществляет СНТД.

4.5.8. При передаче научно-технических документов на государственное хранение в соответствующий государственный архив передаются также страховой фонд особо ценных документов и комплект копий особо ценных документов для включения их в фонд пользования.

4.5.9. Подготовка документов (единиц хранения) к передаче на страховое копирование осуществляется с соблюдением требований нормативных документов Главархива СССР: Основных правил работы ведомственных архивов, п.5.7.12-5.7.18; Положения о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов (М., 1980).

В заверительной надписи к единице хранения делается отметка о количестве замикрофильмированных документов и листов.

4.5.10. Хранение микрофильмов страхового фонда и фонда пользования должно осуществляться в специальных хранилищах с регулируемым климатом.

Учет научно-технической документации в СНТД

5.1. Общие требования

5.1.1. Учет документов в СНТД является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в СНТД документы, извещения об изменении НТД, страховые копии, фонд пользования (при наличии), перечни проектов, проблем, НТД по которым подлежит передаче на госхранение, а также описи единиц хранения.

5.1.2. Учет соответствующих видов документов в СНТД осуществляется по ГОСТ ЕСКД 2.501-88, ГОСТ СПДС 21.203-78, ГОСТ СТД АСУ 24.402-80, ГОСТ ЕСПД 19.601-78, ГОСТ 19.602-78, Р 50-75-88, ГОСТ 28388-89.

Учетные документы СНТД

5.2.1. Единицей учета документации в СНТД являются:

- для научной документации - отчет по теме НИР или другой вид документа, сброшюрованный в том (папку);

- для конструкторской, технологической и проектной документации - лист чертежа, текстовой документ, сброшюрованный в том (папку), микроформа, машиночитаемый документ.

Каждая единица учета регистрируется под отдельным порядковым номером. В подлиннике документа, состоящем из нескольких листов, на каждом листе проставляется один инвентарный номер.

5.2.2. Принятые в СНТД документы регистрируются и учитываются в инвентарных книгах по ГОСТ 2.501-88 и ГОСТ 28388-89. Инвентарные книги заполняются на основании данных основной надписи чертежей, титульных листов переплетенных учетных единиц томов документов на машинных носителях.

Инвентарные книги ведутся отдельно по каждой группе документации (научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная для строительства). В отдельных инвентарных книгах учитываются типовые проекты, микрофотокопии, документы сторонних организаций, присланные в порядке обязательного поступления или для сведения, документация для служебного пользования.

5.2.3. Для учета научно-исследовательской документации ведутся отдельные инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов. Отчеты по темам НИР вносятся в инвентарную книгу по мере поступления.

Инвентарная книга содержит следующие графы: порядковый номер, обозначение, дата поступления, этап, наименование темы и ее номер, номер госрегистрации, через дробь - инвентарный номер ВНТИЦ, отдел (лаборатория)-разработчик, руководитель (отв. исполнитель) темы, количество листов, количество и номера экземпляров, примечание (прил.5).

5.2.4. Для конструкторской и технологической документации инвентарные книги учета подлинников и поступающих от других предприятий дубликатов ведутся по ГОСТ ЕСКД 2.501-88 отдельно на изделия основного и вспомогательного производства; допускается вести отдельные инвентарные книги и по видам производства, при этом инвентарные номера не должны повторяться. В этом случае каждой инвентарной книге присваивается порядковый номер в пределах инвентарных книг данного вида изделия. Принятые подлинники конструкторской и технологической документации регистрируются полистно.

5.2.5. На каждый конструкторский или технологический документ, которому присвоен инвентарный номер, составляют карточку учета по ГОСТ 2.501-88. На документацию вспомогательного и индивидуального производства карточки учета можно не заводить.

5.2.6. Копии конструкторских и технологических документов (отдельные листы, папки, альбомы), изготовленные организацией-разработчиком, могут регистрироваться не в отдельных инвентарных книгах, а в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам.

Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

5.2.7. Инвентарная книга на проектную документацию, составленная в соответствии с требованиями по ГОСТ 21.203-78, аналогична инвентарной книге на конструкторскую документацию. Регистрация подлинников проектной документации в инвентарной книге производится по мере поступления проекта по отдельным самостоятельным частям. Допускается вести отдельные инвентарные книги на каждое сооружение, объект. В пределах каждой части на каждом чертеже или текстовом документе проставляют один инвентарный номер независимо от количества листов.

Регистрация копийной проектной документации производится по отдельным сброшюрованным томам (папкам) в карточках учета.

5.2.8. Принятые на хранение в СНТД микроформы регистрируются в инвентарной книге учета микроформ по ГОСТ 13.1.205-85. Допускается ведение отдельных инвентарных книг для учета микрофильмов на документацию по изделиям основного и вспомогательного производства, а также по видам производства, при этом инвентарные номера не должны повторяться. Каждой инвентарной книге присваивается порядковый номер в пределах инвентарных книг данного вида. Каждому принятому на хранение микрофильму (микрофише) присваивается инвентарный номер, который проставляется на начальном и конечном ракордах рулона (на специально установленном поле микрофиши).

5.2.9. Учет НТД на машинных носителях осуществляется по ГОСТ 24.402-80, Р 50-75-88, ГОСТ 28388-89.

5.2.10. Документы Государственного архивного фонда СССР, хранящиеся в СНТД, подлежат государственному централизованному учету в соответствии с прил.30 к Основным правилам работы ведомственных архивов.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 7 8 9 10 Следующая ⇒