Учет передачи НТД другим организациям

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 10Следующая ⇒

5.3.1. Конструкторская и технологическая документация передается организациями-разработчиками другим организациям для изготовления опытного образца изделия, для освоения изделия на другом предприятии, для применения документации на изделие или его части в разработках других предприятий. Передача подлинников оформляется приемо-сдаточным актом по Р 50-81-88. Организации, передающие подлинники, оставляют у себя их дубликаты или копии, о чем делается запись в карточках учета документов.

5.3.2. Подлинники проектной документации для строительства передаются проектными организациями другим организациям в порядке, установленном ГОСТ СПДС 21.203-78 и Положением о порядке передачи подлинников документации действующим предприятиям, утвержденным министерствами и согласованным с Главархивом СССР. Подлинники типовой проектной документации на здания и сооружения подлежат учету и хранению в Центральном институте типового проектирования (ЦИТП) Госстроя СССР.

Документация, имеющая научно-историческое значение и подлежащая передаче на государственное хранение, передается дирекции предприятия в виде дубликатов. Передача документов оформляется приемо-сдаточным актом, о чем делается запись в карточке учета документов.

5.3.3. Документы на машинных носителях передаются другим организациям в порядке, установленном ГОСТ 24.402-80, Р 50-75-88, ГОСТ 28388-89.

Научно-справочный аппарат к документам СНТД

6.1. Общие требования

6.1.1. В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, а также наиболее полного использования содержащейся в них информации в СНТД создается научно-справочный аппарат (НСА) к документам, который включает в себя справочники по учету и содержанию документов, создаваемых в организации.

6.1.2. Состав научно-справочного аппарата СНТД определяется составом и содержанием хранящейся в СНТД документации, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

6.1.3. Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: перечни проектов, проблем, описи единиц хранения, каталоги, картотеки, указатели, исторические справки, тематические обзоры. Дополнением к этим архивным справочникам могут служить информационные документы: тематические перечни документов, информационные письма, справки о составе и содержании документов, а также ведомственные печатные издания.

Виды НСА к НТД

6.2.1. Перечни проектов, проблем, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение (прил.6), создаются в процессе экспертизы ценности НТД и служат одновременно целям учета и обеспечения сохранности документации, подлежащей передаче в государственные архивы, а также ее поиска.
________________
О составлении перечней проектов, проблем и описей единиц хранения см. разд.9 настоящих Правил.

6.2.2. Описи единиц хранения создаются в результате описания и научно-технической обработки НТД, включенной в перечень проектов, проблем, служат целям учета и одновременно являются справочниками по составу и содержанию, обеспечивают поиск документов.

6.2.3. Каталоги научно-технических документов создаются в процессе каталогизации для обеспечения оперативного и полного поиска документов и документной информации, являются справочником по составу и содержанию НТД. Как правило, в СНТД создаются карточные каталоги. Систематизация карточек в каталогах производится в соответствии с индексами принятой в организации схемы классификации информации (отраслевым классификатором или рубрикатором).

6.2.4. Формирование и функционирование каталогов определяются составом и содержанием НТД, способом передачи информации.

По способу включения информации каталоги научно-технических документов делятся на предметные, авторские (именные), систематические, инвентарные, номерные, объектные, географические, тематические. Каталоги могут быть созданы по видам НТД (каталоги научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической документации, каталоги карт); способу передачи информации (каталоги микрофильмов, фотодокументов и т.п.); бывают служебными (для внутреннего пользования) и для исследователей; существуют каталоги традиционные (для ручного поиска) и автоматизированные.

6.2.5. Каталожная карточка (прил.7) имеет основные графы, порядок заполнения которых следующий.

В графе " Обозначение" проставляется шифр отрасли, комплекса, объекта, изделия, научной работы согласно принятой в организации системы индексации.

В следующих графах полностью указываются наименование комплекса (проблем), проекта (объекта, изделия, темы НИР), части проекта (узла, сборочной единицы), чертежа (текстового документа).

В графе " Номер госрегистрации ВНТИЦентра" в числителе указывается номер государственной регистрации, а в знаменателе - инвентарный номер, присвоенные научной работе или опытно-конструкторской разработке во Всесоюзном научно-техническом информационном центре.

В графе " Стадия (этап)" указывается стадия проектирования объекта, изделия или этап научной разработки.

В графе " Дата окончания разработки" проставляется дата выпуска последней партии документов.

В графе " Местонахождение объекта" указывается местонахождение объекта.

В графе " Руководитель" приводятся инициалы и фамилия руководителя коллектива, разработавшего данный проект (проблему, тему).

В графе " Наименование и местонахождение организации-разработчика" приводится полное и сокращенное наименование организации, разработавшей данный проект (проблему, тему), и ее местонахождение.

В графе " Техническая характеристика" на обороте карточки дается аннотация разработки. Для автоматизированного поиска разрабатывается специальная каталожная карточка.

6.2.6. В систематическом каталоге карточки группируются по отраслям деятельности, с которыми связано содержание документов, внутри отраслей - по подотраслям, далее - по проблемам, комплексам или группам.

В проектно-конструкторских организациях систематический каталог строится по разделам классификатора, где рубриками являются группы классификатора. Карточки заполняются на каждое изделие и расставляются внутри рубрик в порядке возрастания обозначений сборочных единиц (узлов, деталей) или инвентарных номеров.

В научно-исследовательских организациях систематический каталог строится по УДК, а внутри индексов - по алфавиту наименований научных работ.

6.2.7. В предметном и предметно-тематическом каталогах карточки группируются по видам объектов, темам и подтемам научных работ. Предметно-тематические каталоги на проектную документацию рекомендуется составлять в организациях, проектирующих объекты промышленного и гражданского значения.

Основными рубриками предметно-тематических каталогов в организациях указанного профиля являются виды комплексов или отдельных зданий и сооружений. Карточки в таком каталоге составляются на каждую часть проекта и систематизируются внутри основных рубрик в логической последовательности по значимости данной конкретной марки проекта.

В научно-исследовательских организациях предметно-тематический каталог строится по наименованиям тем, а внутри - по наименованиям вопросов, относящихся к той или иной теме.

6.2.8. В авторском (именном) каталоге названия научных работ и научно-технической документации располагаются в алфавитном порядке по фамилиям авторов или наименованиям работ. Внутри алфавитных рубрик карточки располагаются по алфавиту наименований работ.

Если руководителей работы или ответственных исполнителей несколько, карточки составляются на каждого руководителя и на каждого ответственного исполнителя.

6.2.9. В объектном каталоге карточки располагаются по наименованиям промышленных комплексов и входящих в них объектов и систематизируются в соответствии с принятой схемой классификаций. Карточки заполняются на каждый проект (комплекс, подкомплекс) и на каждую часть (марку) проекта.

Карточки объектного каталога систематизируются по номерам объектов, по алфавиту их наименований и по алфавиту наименований географических пунктов, в которых расположены объекты.

6.2.10. Для типовых проектов ведется самостоятельный каталог.

6.2.11. В географическом каталоге основными рубриками являются наименования географических пунктов, расположенные в алфавитной последовательности, в пределах каждого географического пункта карточки систематизируются по номерам объектов.

6.2.12. В каталогах сторонних организаций (контрагентских) карточки располагаются по алфавиту наименований организаций-соразработчиков.

6.2.13. На хранящиеся в СНТД фотографии, микрофильмы, карты и т.п. создаются каталоги на каждый вид документации. В организациях, ведущих проектирование в области архитектуры, создаются предметно-тематические каталоги фотодокументов или фототеки.

На каталожной карточке фототеки наклеивается фотография здания, сооружения, отражающая его архитектурные или другие особенности.

Аннотация на архитектурное сооружение должна содержать описание внешнего вида этого объекта, сооружения.

Каталоги фототек могут быть комбинированными: по наименованию здания, сооружения, по его местонахождению, по автору и т.д.

6.2.14. Порядок создания автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС) к НТД устанавливается ТЗ на АИПС.

6.2.15. Информационно-поисковые системы (ИПС) к НТД на машинных носителях создаются по ТЗ на соответствующую АС (см. ГОСТ 34.602-89).

Использование документов

Общие положения

7.1.1. Научно-технические документы используются организациями, в структуру которых входят СНТД, государственными и общественными организациями при выполнении научно-исследовательских, проектно-конструкторских, испытательных и иных видов работ, при исследовании проблем истории науки и техники, а также для пропаганды передового опыта работы и в социально-культурных целях.

7.1.2. Научно-технические документы могут использоваться также для информирования партийных, государственных и общественных организаций, руководства и подразделений организаций, в структуру которых входит СНТД, о составе и содержании НТД для исполнения их запросов, для культурно-просветительной и агитационно-пропагандистской работы.

7.1.3. Порядок использования научно-технической документации, хранящейся в СНТД, устанавливается организацией в соответствии с ГОСТ ЕСКД 2.501-88, ГОСТ ЕСКД 2.120-73, ГОСТ ЕСПД 19.601-78, ГОСТ СПДС 21.203-78, ГОСТ СТД АСУ 24.402-80, Р 50-75-88, ГОСТ 28388-89 и настоящими Правилами.

7.1.4. Научно-технической документацией, хранящейся в СНТД, могут пользоваться все сотрудники организации, ее отделений и филиалов в соответствии с установленным порядком.

Лицам, не являющимся сотрудниками организаций, документы выдаются для ознакомления, как правило, по письменному запросу заинтересованной организации и разрешению руководства организации - держателя документов.

7.1.5. Организации и граждане, использующие научно-технические документы, несут ответственность за их сохранность и правильность использования содержащейся в них информации.

7.1.6. Разрешение на пользование научно-технической документацией, получение архивных справок, копий и выписок организациям и гражданам иностранных государств дается в установленном порядке.

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 8 9 10 Следующая ⇒