УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА БЕЗОПАСНОСТИ, ОСНОВАННОЙ НА ПРИНЦИПАХ HACCP

 

 

Ответственный за разработку,

внедрения и поддерживания

процедуры № 11

Главный технолог предприятия по производству молока и молочной продукции

_____________________

 

 

Москва, 2015

 

 

Содержание

 

1. Назначение и область применения

2. Термины и определения

3. Сокращения

4. Общие положения

5. Этапы управления документацией

6. Разработка документа

7. Регистрация документа

8. Доведение документа

9. Внесение изменений и актуализация документов

10. Отмена документа

11. Хранение документа

12. Ответственность и контроль

13. Записи процедуры

Приложение А

Приложение Б

Приложение В

Приложение Г

Приложение Д

1. Назначениеиобластьприменения

Настоящая процедура определяет порядок разработки, оформления, выпуска, внедрения, поддержания в рабочем состоянии, учета, хранения, использования в работе и вывода из употребления документации системы менеджмента безопасности, основанной на принципах HACCP, вырабатываемых продуктов на предприятии по производству молока и молочной продукции.

Действие настоящей процедуры распространяется на все структурные подразделения предприятия. Выполнение ее требований является обязательным для сотрудников предприятия, привлекаемых к разработке, согласованию и утверждению документации, а также принимающих участие в реализации ее требований.

2. Термины и определения

 

Актуализация	перевод документации из состояния не соответствующей современным условиям, в состояние реальное, актуальное, соответствующее современным условиям.
Визирование	заверение документа официальным лицом путём простановкиподписи, удостоверяющей, что подписывающий ознакомился с содержанием документа и согласен с ним. Визирование также может осуществляться посредством штампа или печати.
Внешние документы	нормативные и технические документы, приобретаемые организацией или получаемые от другой организации, являющейся разработчиком или распространителем документа.
Внутренние документы	нормативные и технические документы, разрабатываемые и используемые самой организацией.
Документ	информация, представленная на соответствующем носителе.
Документация	комплект документов.
Изменение	любое исправление, исключение или добавление каких-либо данных в документе.

Общие положения

Цель деятельности по управлению документацией - обеспечить уверенность в том, что в процессе производства продукции используются только актуальные версии документов.

 

Основными задачами управления документацией являются:

· установление и контроль выполнения правил разработки, рассмотрения, согласования, идентификации, утверждения, выпуска, рассылки и хранения внутренних документов,

· установление и контроль выполнения правил идентификации, рассылки и хранения внешних документов;

· актуализация документов;

· обеспечение сохранности документов;

· обеспечение доступности документов для персонала,

· гарантирование того, что в производственном процессе используются только действующие документы со всеми внесенными в них изменениями.

Этапы управления документацией

Этапы управления документацией представлены на рис. 1.

 

 

 

Рис. 1

 

Разработка документа

 

6.1 Возникновение необходимости разработки документа

. Инициатором создания документа может быть любой сотрудник предприятия.

Потребность в разработке документов может возникнуть в следующих случаях:

· изменение требований международных стандартов, НД, законодательных документов;

· наличие выявленных несоответствий;

· изменение в структурной схеме предприятия (подразделения) и т.п.

Инициатор вносит предложение о необходимости разработки нового документа в форме служебной записки (форма в Приложении Б) своему непосредственному руководителю.

 

6.2 Анализ предложения разработки документа

Руководитель подразделения в течение 3 рабочих дней анализирует предложение, учитывая требования международных стандартов, перечень документов действующих на предприятии и в компании и делает вывод об обоснованности разработки нового документа, фиксирует отметку (подпись) «согласовано» в «СЗ на разработку документа».

Предложение рассматривается на совещании группы СМБПП, принимается решение о разработке нового документа, ответственном разработчике и сроке подготовки проекта документа.

Если решение положительное - СЗ согласована, то инициатор разработки документа передает СЗ в группу СМБПП.

Если предложение не обосновано, то по результатам согласования предложение о разработке документа отклоняется, в СЗ указывается обоснование отказа.

 

6.3 Подготовка проекта, регистрация документа

Разработчик готовит проект документа.

Инженер по стандартизации присваивает документу код и вносит в Реестр с пометкой «проект».

6.4 Согласование, доработка документа

Проект документа разработчик предоставляет на проверку непосредственному руководителю, вносит поправки и направляет на согласование в соответствии с листом согласования по форме Приложения Г (перечень согласующих состоит из руководителей подразделений, задействованных в выполнении документа). Проект может быть выслан по электронной почте с подтверждением получения.

Срок проверки проекта документа и предоставления замечаний разработчику не более 2-х дней, согласования - не должен превышать 3-х рабочих дней. Все замечания и предложения к проекту документа должны быть четко сформулированы и направлены разработчику в письменном или электронном виде для включения в проект, если таковых нет, также необходимо отправить сообщение о том, что документ согласован.

6.4.1. По результатам согласования (замечаний и дополнений) и достижения согласия разработчика и согласующих лиц по содержанию проекта, документ дорабатывается и направляется на повторное согласование и визирование согласующими лицами, затем на утверждение.

 

6.5 Утверждение документа

Утверждаемый документ является приложением к приказу.

Согласованный проект (редакция для утверждения) представляется на рассмотрение Генеральному директору. К проекту документа прилагается проект приказа об утверждении и введении в действие, включая при необходимости проект плана организационно-технических мероприятий по внедрению документа.

Разработчиком документа готовиться план организационно-технических мероприятий, который включается в текст приказа или является приложением к приказу.

План организационно-технических мероприятий может включать:

· мероприятия по доведению информации о новых требованиях до персонала, включая регионы;

· мероприятия по обучению персонала новым требованиям;

· мероприятия по обеспечению информационной инфраструктуры для выполнения новых требований;

· подготовку и передачу необходимой информации для начала выполнения работ;

· создание рабочих групп по осуществлению необходимых изменений в деятельности.

Генеральный директор утверждает документ и издаёт приказ о его введении в действие.

Приказ об утверждении и введении в действие документа должен содержать:

· полное наименование вводимого в действие документа;

· дату введения в действие документа;

· перечень подразделений и должностных лиц, которым должна быть направлена информация о введение в действие документа;

· план организационно-технических мероприятий по внедрению документа (при необходимости).

Датой введения в действие документа является дата подписания приказа на титульном листе или дата, указанная в приказе.

Некоторые виды документов (должностные инструкции, технологические инструкции, карточки оформления продукции и т.п.) утверждаются Генеральным директором без выпуска приказа. В этом случае оригиналы документов хранятся у разработчика.

Если документ имеет ограничения по срокам действия, то на титульномлисте указывается «Срок действия по…».

7. Регистрация документа

 

7.1 Идентификация документа

Утвержденным документам присваивается обозначение.

Система обозначения документа включает:

I - II - III - IV, где I, II, III, IV – группы знаков в обозначении документов.

I – код документа из Приложения А.

II – порядковый номер документа.

III – код предприятия.

IV – год утверждения документа.

При необходимости, если документ в течение года изменялся, в конце ставится версия документа через дефис (-).

 

Пример. ПР-002-05324693-2014-2, где

ПР – код документа.

002 – порядковый номер документа.

05324693 – код предприятия.

2014 – год утверждения документа.

2 – вторая версия документа в 2014 году.

8. Доведениедокумента

8.1 Учет и рассылка документа

Для регистрации разработчик предоставляет инженеру по стандартизации все необходимые для внесения в реестр данные об утверждённом документе и текст документа в электронном виде.

Реестр документов ведётся в электронном виде на сервере.

Инженер по стандартизации:

· переводит документ в электронный формат, недоступный для редактирования;

· выкладывает документ на сервер в формате PDF;

· рассылает по электронной почте информационное сообщение с уведомлением о доставке о выпуске нового документа всем заинтересованным руководителям с ссылкой на зарегистрированную копию документа.

Могут рассылаться для ознакомления электронные копии документа, которые не являются управляемыми. Пользователь должен перед использованием неуправляемой копии убедиться в ее актуальности.

 

8.2 Ознакомление с документом

При получении информационного сообщения об утверждении документа на свой электронный адрес руководитель подразделения обязан:

 

· в течение 2-х рабочих дней (определенных для выдачи документов) ознакомиться с документом (самостоятельным прочтением при получении);

· информироватьподчиненных о выпуске и содержании документа.

Срок ознакомления - не более 5-ти рабочих дней с момента получения документа.

Ознакомление с документом осуществляется при выпуске и пересмотре документа, при внесении изменений в документ, при возникновении внештатных ситуаций (перемещения, совмещение работ, выявление несоответствий при выполнении процесса).

Ознакомление с инструкциями по охране труда, инструкциями по эксплуатации производится руководителем подразделения под подпись в журналах по охране труда.

 

8.3 Внедрение документов

Внедрение документов осуществляется в соответствии с планом организационно-технических мероприятий

При решении совещания группы СМБПП о проведении обучения по документу инженер по стандартизации разрабатывает график обучения, согласовывает состав группы для обучения, время и место его проведения.

До проведения обучения каждый сотрудник, входящий в состав группы для обучения должен ознакомиться с содержанием документа.

Срок ознакомления - не более 5-ти рабочих дней с момента проведения презентации/обучения.

Соблюдение требований документа проверяется посредством проверки действия документа при очередном аудите подразделения.

⇐ Предыдущая78910111213141516Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. D.3. Системы эконометрических уравнений
2. I.Расчет подающих трубопроводов системы горячего водоснабжения при отсутствии циркуляции.
3. III. Системы теплоснабжения и отопления
4. IV. Движение поездов при неисправности электрожезловой системы и порядок регулировки количества жезлов в жезловых аппаратах
5. V1: 2. Основные этапы становления и развития финансовой системы России
6. V2: 2.1 Становление и развитие финансовой системы России до сер. ХIХ в
7. VII. Системы программирования
8. А. Терминология и терминологические системы родства
9. Абсолютная чувствительность сенсорной системы
10. Автоматизированные диагностические системы
11. Автоматизированные информационные поисковые системы.
12. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ НА РАЗНЫХ УРОВНЯХ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ