И настолько мало, насколько это возможно

Учебное пособие

Xабаровск 2006

ББК У (2)21

Х 12

Основы документационного обеспечения управления: учебное пособие / сост. А.В.Пушкарева. – Хабаровск: РИЦ ХГАЭП, 2006. – 76 с.

Рецензенты Затеев М.Я.

Мотовиц Т.Г.

Утверждено издательско-

библиотечным советом академии

в качестве учебного пособия

для cтудентов

CОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ............................................................................................................5

1 РОССИЙСКАЯ МОДЕЛЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА......................................6

2 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.........7

2.1 Законодательное регулирование делопроизводства......... ………………..7

2.2 Государственные стандарты на документацию...........................................8

2.3 Унифицированные системы документации................... ………………….8

Контрольные вопросы........................................ ……………………………….9

3 ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ......................10

3.1 Основные понятия и терминология документационного

обеспечения управления................................................................................10

3.2 Организация работы с документами............................................................10

3.3 Классификация документов..........................................................................11

3.4 Общий вид и состав реквизитов документов..............................................12

Контрольные вопросы.........................................................................................15

4 СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТОВ...........................................................................15

4.1 Система организационно-правовой документации....................................15

4.2 Система плановой документации.................................................................21

4.3 Система распорядительной документации..................................................22

4.4 Система справочно-информационной и

справочно-аналитической документации....................................................27

Контрольные вопросы.........................................................................................43

5 ДОКУМЕНТООБОРОТ...................................................................................43

5.1 Документооборот: основные этапы............................................................ 43

5.2 Информационно-справочная работа с документами.................................44

Контрольные вопросы.........................................................................................45

6 ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ..................................................45

6.1 Оформление трудовых отношений..............................................................45

Контрольные вопросы.........................................................................................47

7 ФИНАНСОВО-БУХГАЛТЕРСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ.............................48

Контрольные вопросы.........................................................................................51

8 ЭТИКЕТ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ................................................................. 52

8.1 Деловой этикет................................................................................................52

8.2 Взаимодействие с иностранными партнерами.............................................53

Контрольные вопросы..........................................................................................59

9 АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА...........................................59

9.1 Выбор подхода к автоматизации документооборота.................................59

10 ЗАЩИТА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОТ

НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ДОСТУПА ….......................................... 61

10.1 Источники конфиденциальной информации….........................................61

10.2 Организация конфиденциального делопроизводства…...........................62

10.3 Система защиты информации…..................................................................64

Контрольные вопросы...........................................................................................67

11 АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ…...............................................67

11.1 Подготовка дел к архивному хранению…..................................................67

Контрольные вопросы...........................................................................................69

12 ОРГАНИЗАЦИЯ РЕФЕРЕНТСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ..............................69

12.1 Суть референтской деятельности.................................................................69

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…..................................................................................................74

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК…..............................................................75

ВВЕДЕНИЕ

Целью изучения дисциплины «Основы документационного обеспечения управления» является формирование у студентов специальных знаний и навыков применения стандартизации и унификации в делопроизводстве. Её назначение – умение грамотно, правильно, в соответствии с действующими нормами и правилами оформить необходимый документ, применяя глубокие специальные знания и навыки владения основами делового общения. Объектом изучения являются основы организации делопроизводственной службы, порядок разработки и оформления управленческой документации, технология регистрации, учета и хранения документов. Предметом изучения являются отношения, которые невозможны без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации делопроизводства.

Задачами курса являются изучение коммуникативных, информационных, научно-исторических функций документов организации, их разработка и применение.

После изучения данного курса студенты должны уметь применять теоретические знания, правила и нормы подготовки и оформления документов на практике, грамотно вести деловую переписку, оформлять беседы, переговоры с отечественными и зарубежными партнерами, изучать протокольную сторону общения.

В учебном пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативов в документировании, рассматриваются стандарты по документам и классификаторы, необходимые управленческому персоналу для правильной ориентировки и оперативного нахождения справочной информации. Объем документов, имеющихся в организации, – это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу организации, принимать наилучшие решения.

Использование учебного пособия позволит уделить основное внимание подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу в реализации всех управленческих функций. Освоение унифицированных приемов и методов написания деловых писем в сочетании с другими навыками документирования окажет прямую помощь в вопросах управления.

Документов должно быть так много, как это необходимо,

И настолько мало, насколько это возможно

С.А. Шенкман

Российская модель делопроизводства

В России сложилась единая технология работы с управленческими документами – государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. На Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, а в России – традиционно сложившаяся технология учрежденческого делопроизводства.

Можно выделить три преимущества «российской модели» делопроизводства:

· контроль за документом с момента его поступления;

· централизация контрольных функций;

· единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» – то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в организацию, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала передан руководителю, а затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб – канцелярий, групп контроля – регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, карточек и отчетных форм.

Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов или карточек, обслуживающих бумажный документооборот. Ведение карточек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. Переход к электронному документообороту создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

Использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Наличие сети, связывающей отдельные структурные единицы, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.

Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документа может произойти только из-за прямого нарушения инструкций

делопроизводства.

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Основные понятия и терминология документационного

Обеспечения управления

Терминология документоведения включает термины документационного обеспечения управления, обозначающие всё, что связано с процессами создания документов, их передачи, получения, систематизации, поиска, хранения, использования и другими аспектами.

«Биография» документа начинается с приобретения официального статуса «информации, зафиксированной на материальном носителе» и содержит последовательно три стадии рабочего взаимодействия с человеком. На первом этапе в рамках решения конкретных управленческих задач происходит процесс документирования, то есть создания документа, его правового оформления. Представляя собой конечный результат управленческого творчества, он отражает профессионализм данной организации, масштабы ее деятельности, культурный уровень менеджмента. Второй этап – активный цикл, самая динамичная часть того процесса, который называют «документационное обеспечение управления» – это работа по реализации заложенных в документе идей, воплощение их в реальность. На третьем этапе, статус которого называют «полуактивным», определяется судьба документа с точки зрения дальнейшего его места обитания, которое может быть временным или постоянным. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов. Документам принадлежит ряд функций: информационная, коммуникативная, культурная. К специфическим функциям документа относятся: управленческая, правовая, функция исторического источника.

Классификация документов

Документы, создаваемые в организации, определяют: круг вопросов, решаемых в процессе деятельности; объем и характер компетенции организации; порядок разрешения вопросов; характер взаимосвязей с другими

организациями.

Классификация документов – деление документов на классы по общим

признакам.

Документы в зависимости от основания деления классифицируются:

по наименованиям:

· служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки,

договоры и т. д;

по месту составления:

· внутренние (составляемые работниками данной организации) и внешние (поступающие из других организаций и от частных лиц);

по содержанию:

· простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме:

· индивидуальные (содержание документа имеет свои особенности), трафаретные (часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении) и типовые (созданные для группы однородных организаций);

по срокам исполнения:

· срочные (требующие исполнения в определенный срок) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);

по происхождению:

· служебные ( затрагивающие интересы организации) и личные (именные, касающиеся интересов конкретного лица);

по виду оформления:

· подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации:

· письменные, графические, фотокинодокументы.

Классификаторы документов организации составляются на основе положений об организации.

Повторяемость, однотипность управленческих, жизненных ситуаций, требующих обязательного документирования, вызвали унификацию форм документов, которая активно проводится по системам документации ( бухгалтерская, первичная учетная, кадровая и т. д.).

Вопросы документирования нашли отражение во многих законодательных актах:

· Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ;

· Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г. № 85-ФЗ;

· Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ;

· Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ;

· Федеральный закон «О связи» от 16.01.1995 г. № 15-ФЗ;

· Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ;

· Федеральный закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.

Второе направление унификации понятий и направлений – разработка стандартов на термины и определения.

Секретари и работники делопроизводства в своей работе используют указания ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он содержит основные понятия, используемые в делопроизводстве и архивном деле. Стандарт используется при разработке инструкций по делопроизводству.

Разрабатывая стандарты организации, важно правильно понимать все термины, связанные с этим направлением. Для этого применяют ГОСТ Р 1.12-99 «Государственная система стандартизации РФ. Стандартизация и смежные виды деятельности. Термины и определения».

СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТОВ

Документации

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят: протокол; докладная записка; предложение; объяснительная записка; заявление; представление; переписка (служебное письмо, телеграмма, телекс, электронное сообщение).

Протокол. В управлении под протоколом понимается документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов. Если на собрании или на заседании не предусматривается принятие решения, то и ведение протокола теряет смысл.

Форма протокола содержит следующие реквизиты: наименование учреждения (структурного подразделения), вид документа (протокол), дата, номер и место заседания, заголовок, текст, подписание. Если протокол подлежит утверждению, проставляется гриф утверждения. Заголовок протокола состоит из указания вида коллегиальной работы (заседание, совещание) и названия коллегиального органа, например: «Заседание комиссии по…», «Собрание трудового коллектива».

Текст протокола строится по следующей схеме.

Вначале указываются фамилии председателя и секретаря, затем проставляется отметка о количестве присутствующих (в алфавитном порядке или численно). Эта отметка необходима, так как имеет юридическую силу, то есть кворум.

Далее приводится повестка дня, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение.

Затем следует содержательная часть текста, состоящая из трех разделов: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

В разделе СЛУШАЛИ указывается фамилия и инициалы докладчика и кратко излагается суть его выступления. По этой же схеме записывается и текст раздела ВЫСТУПИЛИ. Если докладчику были заданы вопросы, то вопросы и ответы записываются в протоколе в порядке поступления.

Раздел РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) оформляется как распорядительная часть приказа, то есть состоит из пунктов с порядковой нумерацией.

Протоколы бывают краткими и полными.

В кратких протоколах указывается лишь докладчик и тема его доклада, фамилии выступивших в прениях и принятое решение.

Завершается протокол подписанием, которое проставляется по общему типу: председатель (подпись), секретарь (подпись).

Закрытое акционерное общество

« ИНФОРМ »

ПРОТОКОЛ

24.03.2006 № 14

Хабаровск

заседания совета директоров

Председатель – Иванов И. И.

Секретарь – Петрова П. П.

Присутствовали: Сидоров С. С., Воробьев В. В., Сенина С. О.

Повестка дня:

1. Об организации производственной деятельности Управления производства и

внедрения информационных систем.

Доклад технического директора Воробьева В. В.

2. О введении системы скидок на информационные системы по документацион-

ному обеспечению управления и архивному делу.

Доклад коммерческого директора Сениной С. О.

1. СЛУШАЛИ:

Воробьева В. В. – в связи с увеличением объема производственной деятельности и штатной численности Управления производства и внедрения информационных систем на 3 единицы представил подготовленное предложение по улучшению технического обеспечения управления.

ВЫСТУПИЛИ:

Сидоров С. С. – поддержал предложение Воробьева В. В.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Произвести закупку 3 компьютеров необходимой конфигурации для

Управления производства и внедрения информационных систем.

1.2 Обеспечить рациональное распределение новых компьютеров между сотрудниками отдела в соответствии с подготовленным предложением.

2. СЛУШАЛИ:

Сенину С. О. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Воробьев В. В. – поддержал предложение Сениной С. О.

ПОСТАНОВИЛИ:

Разработать Управлению сбыта информационных систем систему скидок на информационные системы по документационному обеспечению управления и архивному делу.

Председатель И. И. Иванов

Секретарь П. П. Петрова

Особыми видами письменных деловых документов являются заявления и обращения.

Заявление – письменная просьба о чем-либо. Заявления составляются при уходе в очередной отпуск, получении жилья, поступлении в институт, оформлении пенсии и в других случаях. Оно предусматривает вынесение резолюции, то есть решения (распоряжение) начальника, в форме надписи на той же бумаге, где изложена просьба. Текст заявления должен быть лаконичен, и при этом в нем четко и доходчиво должна быть сформулирована основная мысль.

В том же значении, что и заявление, иногда употребляется слово обращение. Но чаще этот термин имеет значение письменной речи, предназначенной для широкой публики, и является синонимом слова послание (Обращение Президента к гражданам Российской Федерации).

Служебная записка. Внутри предприятия (организации) не принято обмениваться письмами, их роль исполняют служебные записки – это документ, адресованный руководителю и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами, просьбой или предложениями.

Формуляр-образец служебной записки включает следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, в котором работает автор документа; адресат, название вида документа; дата; заголовок к тексту; текст; отметка о приложении, подписание. Текст служебной записки состоит из трех частей: введение (причина написания документа); основная часть (изложение сути вопроса); заключение (выводы или предложения).

Управление сбыта Специалисту управления

информационных систем Иванову И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

11.05.2006 № 14

О записи тематического комплекса

«ИССАО» и программного комплекса

«Кодекс»

В связи с продажей тематического комплекса «Информационно-справочная система архивной отрасли» отделу по делам архивов прошу Вас записать диск с данным тематическим комплексом и программным продуктом «Кодекс».

Специалист М. М. Мишина

Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности предприятия (организации).

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Управление сбыта Генеральному директору

информационных систем Иванову И. И.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

11.05.2006 № 12

О командировании Сорокиной С. С.

в компанию «Электронные офисные

системы»

В связи с расширением ассортимента информационных систем, реализуемых нашей фирмой, и формированием плана рекламной кампании в 2006 г. прошу Вас командировать специалиста Сорокину Светлану Сергеевну в компанию «Электронные офисные системы» для ознакомления с новыми программными продуктами по автоматизации делопроизводства.

Начальник П. П. Петров

Предложение – разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, по заданию руководства.

Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение –

перечень предложений.

Предложения могут представляться в вышестоящие организации по вопросам, решение которых находится в компетенции этих организаций, и оформляются на общем бланке.

Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (при адресации вышестоящей организации), заголовок к тексту, адрес, подпись.

Управление производства Начальнику управления

и внедрения информационных Воробьеву К.В.

систем

ПРЕДЛОЖЕНИЕ

11.05.2006 № 2

О внедрении программы «Делопроизводство»

Для совершенствования организации документооборота в управлении предлагаю внедрить электронную программу «Делопроизводство», которая поможет в работе сотрудникам служб.

Руководитель направления

ДОУ и архивного дела Е. И. Сидоров

Объяснительная записка: документ, поясняющий содержание отдельных положений плана, отчета, проекта; сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Управление сбыта Начальнику управления

информационных систем Ярославцевой Е. Н.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

11.05.2006 № 3

О причинах задержки обновления

тематических комплексов «ИССАО»

и «ИСАР»

Обновление тематических комплексов «Информационно-справочная система архивной отрасли» и «Информационная система архивистов России» у пользователей не было произведено в установленный срок в связи с переносом выхода добавочной информации.

Обновление данных тематических комплексов у пользователей будет произведено в двухнедельный срок.

Специалист А. А. Андреев

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности предприятия (организации).

Управление производства Генеральному директору

и внедрения информационных Иванову И. И.

систем

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

11.05.2006 № 12

О премировании Гришиной С. Е.

В связи с созданием информационного ресурса и внедрением программы «Делопроизводство» предлагаю премировать программиста управления

Гришину Светлану Евгеньевну (стаж работы на занимаемой должности

2 года 5 месяцев).

Начальник К. В. Воробьев

Текст представления содержит следующую информацию: фамилию, имя, отчество; дату рождения; образование; занимаемую должность; наименование структурного подразделения; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценку служебной деятельности; повышение профессионального уровня; деловых и моральных качеств; информацию об участии в общественной работе; мотив назначения, перемещения или поощрения; наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить; структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить.

Представление подписывается руководителем структурного подразделения и адресуется руководству организации. Датой представления является дата его подписания.

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение ), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и другие.

Сопроводительные письма – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и так далее. В тех случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составляться.

Письма-просьбы. Адресат, обращаясь с какой-либо просьбой, излагает ее предельно кратко и точно, подчеркивает заинтересованность предприятия в ее скором выполнении.

Письма-запросы и письма-ответы следует рассматривать как форму организации двусторонней или многосторонней связи. Характер информации в письме-запросе предполагает вариантность ожидаемой информации в письме-ответе. Письмо, содержащее предложение, требует ясного ответа о том, принимает ли его другая сторона или нет. Письмо-ответ может начинаться с выделения на первый план не того вопроса или аспекта информации, которому в письме-запросе уделялось основное внимание, ибо мнение другой стороны зависит от степени значимости затронутых вопросов.

Письма-отказы. Подобно другим сообщениям, которые содержат плохие новости, письма, содержащие отказ (например, от работы), должны быть написаны индуктивно: вначале описывается суть предмета, даются объяснения, которые ведут к отказу, потом следуют сам отказ и приятное заключение.

Договорные письма. В сущности их можно считать разновидностью сопроводительного письма, так как они подтверждают факт отправки договоров.

Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением или справочной информацией. Письмо-подтверждение исключает необходимость в письме-напоминании, это сокращает деловую переписку и укрепляет связи между партнерами по бизнесу.

Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, информирующего заинтересованное лицо или предприятие (организацию) о совершившемся факте. Нередко к информационным письмам прибегают для пропаганды своей деятельности.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут трудоустройство, оплата труда, качество работ, сроки выполнения заказа, обеспечение жилплощадью, работой по специальности, оплата товаров, работ, услуг, арендуемых помещений и так далее. При этом слово «гарантия» в тексте может не упоминаться. Помимо юридического значения, гарантийное письмо выполняет моральную функцию, так как выражает готовность оказать поддержку адресату – какому-либо лицу или предприятию – выполнить условия договора или требования законодательства.

Письма-приглашения. Могут адресоваться лично, индивидуально или коллективному адресату. При большом количестве адресатов используется трафарет, в котором заполняется от руки лишь фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат: заседание ученого совета, совещание, ярмарка, выставка, торжественный вечер, презентация.

Письма-извещения по своему стилю близки к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляются для конкретного адресата и чаще всего являются ответом на запрос.

Циркулярные письма ставят целью довести информацию одного и того же содержания в несколько адресов. Они широко приняты в отечественной и мировой практике делового общения. Циркулярные письма высылает руководящая (головная, ведущая) организация, которая сообщает подчиненным или заинтересованным предприятиям те или иные сведения чисто информационного характера, касающиеся хозяйственных вопросов или задач, стоящих перед предприятием (организацией), либо рассылает свои распоряжения.

Циркулярное письмо подписывает руководитель организации, а по вопросам финансово-бухгалтерской деятельности, учета и отчетности – главный бухгалтер или руководитель финансово-бухгалтерской службы. При этом личная подпись ставится только на первом экземпляре (подлиннике, оригинале письма), а на остальных – факсимиле руководителя, подписавшего подлинник, или подпись лица, заверяющего подлинность документа.

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных разговоров или личного контакта получить необходимый эффект. В таких письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о мерах, которые будут приняты при невыполнении обязательств после напоминания.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. Коммерческие письма подразделяются на запрос и ответ на него, оферту (предложение) и ответ на нее, рекламацию (претензию) и ответ на нее.

В запросе покупатель обращается к продавцу, импортер к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, то есть сформулировать коммерческое предложение.

Предложение может быть направлено покупателю либо по инициативе покупателя в ответ на запрос продавца.

Рекламные письма – разновидность информационных писем – направляются конкретному адресату и содержат подробное описание рекламных услуг или товаров. Этот вид писем получил распространение с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации.

Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.

Международные письма. В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому.

Визитные карточки являются не только носителем информации о ее владельце, они могут служить средством переписки. Их можно посылать по почте. Они незаменимы при поздравлении с праздниками, выражении благодарности, приглашении на прием, выражении соболезнования и в других случаях.

В зависимости от характера отношений с партнерами на визитной карточке могут делаться надписи, но обязательно в третьем лице. Визитные карточки никогда не подписываются и дата не проставляется. Визитные карточки имеют большой спектр применения, одним из которых является письменная форма вежливого общения с партнерами.

Телеграммы – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяет своевременность и правильность принятия решения. Срочная информация передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются факсы, электронная почта.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк), печатается на лицевой стороне бланка (или чистого листа) без переноса слов, абзацев, исправлений. В телеграмме указывается её срочность, точный адрес, текст. После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется

подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело. Если телеграмма направляется в несколько адресов, соответственно количеству адресов увеличивается количество экземпляров телеграммы.

12 3 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒