Тема 11. Сертификация интегрированной системы менеджмента

⇐ ПредыдущаяСтр 12 из 12

Сертификацию разработанной и внедренной в организации ИСМ следует рассматривать как логическое завершение работ по ее созданию. Объективное подтверждение соответствия ИСМ требованиям международных стандартов на системы менеджмента может стать одним из условий успешного продвижения организации на международных рынках, повысить предсказуемость бизнес -процессов организации и доверие к ней со стороны инвесторов, кредитных и страховых компаний вследствие отнесения организации к категории наименьшего риска. Нельзя не учитывать и того, что успешная сертификация, как правило, вызывает эмоциональный подъем в коллективе от качественно выполненной сложной работы.

В ходе подготовки к сертификации осуществляются: выбор органа по сертификации ИСМ, проведение предсертификационного аудита силами внутренних аудиторов и внешних консультантов, подготовка персонала к взаимодействию с внешними аудиторами.

Сертифицировать ИСМ может один или несколько органов путем последовательной сертификации входящих в нее систем менеджмента. Однако наиболее предпочтителен для организации вариант сертификации ИСМ в целом одним органом. В настоящее время подобные сертификационные услуги в России предлагает ряд международных организаций.

Итак, в заключение несколько общих соображений, касающихся данной проблемы.

Создание ИСМ — сложный инновационный проект, направленный на повышение эффективности общего менеджмента организации. Ожидаемая результативность создания ИСМ может быть достигнута лишь в случае грамотного управления этим проектом. При создании ИСМ главенствующая роль должна принадлежать менеджерам организации и прежде всего — руководителям высшего звена. При разработке ИСМ следует избегать механического объединения требований международных стандартов на менеджмент (без учета концепций и принципов, на которых базируются эти стандарты, и специфики сложившегося в организации менеджмента ), что может привести к их формальному, поверхностному внедрению. Интегрирование систем менеджмента (качества, экологии, безопасности и социальной ответственности), отвечающих требованиям международных стандартов, следует рассматривать как предпосылку для устойчивого развития организации.

Аудиты являются существенной частью деятельности по оценке соответствия систем менеджмента установленным требованиям. Требования к проведению аудитов установлены в ГОСТ Р ИСО 19011-2012 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества.

Аудиты подразделяются на:

· внутренние(аудиты первой стороны), проводимые экспертами организации или приглашенными специалистами для анализа результативности функционирования системы менеджмента организации и соответствия её установленным требованиям;

· внешние(аудиты второй или третьей стороны), проводимые внешней организацией при сертификации/регистрации систем менеджмента.

При внедрении интегрированных систем менеджмента (ИСМ) различной конфигурации организация сама решает вопрос о проведении раздельных аудитов различных систем менеджмента, входящих в соответствующую конфигурацию ИСМ или комплексного аудита ИСМ.

Тема 12. Управление проектом внедрения интегрированной системы менеджмента

Планирование проекта внедрения ИСМ

Можно дать два основных понятия управления проектами, которые Управление проектом - это деятельность по планированию, организации, координации, мотивации и контролю на протяжении всего жизненного цикла проекта с применением системы современных методов и техники управления, главная цель которой - обеспечение эффективной реализации определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, качеству и удовлетворению участников проекта.

Управление проектом представляют также как системную модель, состоящую из трех взаимосвязанных блоков:

1. Субъектов управления;

2. Объектов управления;

3. Процессов управления осуществления проекта.

Сущность планирования разработки и реализации проекта состоит:

1) в определении и согласовании во времени содержания всех работ по планированию, разработке и внедрению ИСМ;

2) в определении эффективных методов и способов использования ресурсов всех видов, необходимых для реализации проекта;

3) в установлении эффективного взаимодействия между всеми участниками и исполнителями проекта.

Планы разрабатываются на всех этапах реализации проекта: от разработки концепции проекта, при принятии решений по выполнению проекта и разработке его отдельных частей и этапов, включая составления контрактов, и заканчиваются при его завершении. В процессе планирования определяются все необходимые параметры реализации проекта, в том числе продолжительность его выполнения в целом и отдельных частей, потребность в финансовых, материальных и трудовых ресурсах, объемах работ и сроках привлечения различных организаций: проектных, финансовых и т.д. Плановые расчеты должны обеспечить реализацию проекта в установленные сроки, с минимально-возможными затратами, при высоком уровне исполнения.

Процесс планирования реализации проекта является непрерывным, он продолжается в течение всех фаз осуществления проекта до его завершения и охватывает все виды работ: проектирование, закупку материалов и оборудования, подписания контрактов, создания продукции и т.д. План реализации проекта определяется исходя из размеров и сложности самого проекта, а также его особенностей. При осуществлении проекта выделяют обычно четыре основных плана. Рассмотрим содержание каждого из них.

Концептуальный план.Определяются цели и задачи проекта, рас-сматриваются возможные варианты организации производства и пути дос-тижения поставленных целей, оцениваются положительные и отрицательные стороны каждого варианта, устанавливаются все направления реализации проекта с укрупненной структурой работ, проводится оценка стои-мости необходимых ресурсов и потребности в них. Такой вид плана обычно называют бизнес - планом. Это первый и основной план, определяющий во многом судьбу всего проекта. К его разработке следует отнестись со всей серьезностью. На этом этапе планирования должны быть четко определены конечные результаты и дана их оценка.

Стратегический план.Определяет поэтапное планирование реализации проекта. Обычно стратегический план проекта устанавливает:

1) целевые этапы и основные точки контроля, сроки ввода объектов и объемы выпуска продукции;

2) сроки завершения комплекса работ;

3) организации - исполнителей и порядок их взаимодействия;

4) поэтапные потребности в поэтапных, трудовых и финансовых ресурсах.

Текущий план.Уточняет сроки выполнения работ, потребности в ресурсах, сроки выполнения работ по отдельным исполнителям.

Оперативный план.Еще более детализирует задания исполнителем на небольшие отрезки времени: месяц, декаду (неделю), сутки. Планы детализируются по отдельным комплексам работ и исполнителям. Это подготовительные, проектные, производственные работы, работы по внедрению. Этот план может корректироваться с учетом возникающих изменений.

Порядок создания ИСМ может быть таким же, как и при создании СМК в соответствии с требованиями стандартов ИСО серии 9000. В общем случае этот порядок включает последовательное выполнение этапов, показанных на рис.

Рис.15- Технология создания ИСМ

Выполнение всех этапов во всех системах менеджмента совпадают полностью, что предполагает их объединение в какой-либо степени в рамках действия интегрированной системы:

- Планирование и установление целей

- Аудит системы

- Сбор и анализ данных

- Анализ системы менеджмента

- Корректирующие и предупреждающие действия

Этот порядок включает в себя пять этапов: организация работ по созданию ИСМ, проектирование ИСМ, документирование ИСМ, внедрение ИСМ, подготовка сертификации ИСМ. На первом этапе, организация работ по созданию ИСМ, основной задачей является создание организационных предпосылок для разработки и внедрения ИСМ.

Особая роль на данном этапе работ должна принадлежать высшему руководству организации, принимающему решение о создании ИСМ. Приступая к разработке системы, высшему руководству необходимо четко представлять себе не только явные выгоды от выполнения этой работы, но и потенциальные риски, а также масштаб, сложность и продолжительность работы. Важно оценить уровень компетентности своих менеджеров и специалистов для успешного выполнения этой работы, определить целесообразность привлечения внешних консультантов. При этом исключительно важно предпринять меры, направленные на обеспечение психологической устойчивости персонала организации.

Как свидетельствует современная практика, длительность реорганизации менедж

Рис.16-Система организации работ по созданию ИСМ

мента (особенно в тех случаях, когда она носит радикальный характер) и отдаленное проявление ее результатов вызывают усталость, раздражение, а иногда и полное разочарование в среде менеджеров и специалистов организации. Это в свою очередь может стать причиной снижения их творческой активности и работоспособности. В числе наиболее значимых мер, которые должны помочь преодолеть возможные негативные психологические явления в ходе работы по созданию ИСМ, участниками которых становятся все без исключения сотрудники организации, могут быть:

- проведение, прежде всего руководством организации, широкой разъяснительной работы в части причин, целей, характера, сроков и последствий создания ИСМ (при этом следует избегать появления у сотрудников завышенных ожиданий);

- выработка четкой стратегии создания ИСМ, определение и выделение для ее реализации необходимых ресурсов;

- обеспечение благоприятных стартовых условий для выполнения работ, в частности путем формирования руководящих и рабочих органов, способных придать процессу создания ИСМ необходимый импульс и непрерывность (на рис. 16 приведен один из возможных вариантов организации работ по созданию ИСМ);

Координационный Совет несет общую стратегическую ответственность за проект, устанавливает приоритеты внедрения, утверждает объем проекта внедрения. Координационный Совет обеспечивает поддержку проекта внедрения в рамках всей организации. Координационный Совет должен собираться не реже раза в месяц.

Любая деятельность или комплекс деятельности, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс. Чтобы результативно функционировать, организации должны определять и управлять многочисленными взаимосвязанными и взаимодействующими процессами. Часто выход одного процесса образует непосредственно вход следующего. Систематическая идентификация и менеджмент применяемых организацией процессов и прежде всего обеспечения их взаимодействия могут считаться " процессным подходом". Понятия ИСО серии 9000, относящиеся к процессам и продукции

На рис. 17 представлен жизненный цикл проекта по внедрению СМ.

Жизненный цикл проекта обычно определяет следующее:

- Какие технические работы должны быть проведены в каждой фазе (например, в какой фазе должно быть проведено проектирование? )

- В какой момент каждой фазы должны быть получены результаты поставки и как проходит проверка и подтверждение каждого результата поставки.

-Кто участвует в каждой фазе (например, одновременно проводимые инженерные работы требуют, чтобы те, кто их выполняют, участвовали в определении требований и проектировании).

- Как контролировать и подтверждать каждую фазу.

Рис.17- Жизненный цикл проекта внедрения ИСМ

Действия по организации проекта:

Разработай процессы исполнения проекта

Спроектируй организационную структуру для управления проектом

Определи перечень ролей в организационной структуре проекта

Закрепи процессы исполнения проекта за организационными звеньями

Рассчитай время выполнения проекта

Рассчитай бюджет проекта

Определи источники финансирования проекта

Определи риски проекта и способы их нейтрализации

Определи порядок завершения проекта

Определи порядок мотивации участников проекта

Сформируй команду проекта

Проведи аудит плана проекта

Защити план проекта

Приступай к реализации плана проекта

Области знаний по управлению проектами представлены на рис..

Рис.18-. Области знаний по управлению проектом

Управление производственным процессом заключается в принятии решений по организации, планированию процесса, решению проблем возникающих в процессе и улучшению процесса. Решения реализуются путем воздействия на поддерживающие системы (ресурсы) и поставщиков процесса

Управленческий цикл реализуется на каждом уровне организационной иерархии, однако чем выше уровень управления, тем больше акцент вуправлении делается на улучшение процессов и меньше на текущее планирование и координацию. Необходимо максимально приблизить решение проблемы к месту ее возникновения. Совершенствование управления заключается в оптимизации распределения полномочий и ответственности, улучшению мотивации, структурировании и оптимизации информационных потоков. Система управления организации (предприятия) - совокупность органов управления, реализующих определенными методами функции управления (принимающие решения) в целях создания условий для достижения главной цели деятельности предприятия. Для удобства описания система управления организации может быть разбита на отдельные подсистемы (процессы управления): - функциональные; - целевые; - обеспечивающие; - линейного руководства.

Рис.20- Управление процессами

Риски внедрения системы менеджмента качества.Риск – это событие, которое может нарушить планы, привести к дополнительным затратам, затягиванию сроков проекта, помешать достижению желаемого результата. Источником риска является наше незнание и непонимание. Мы никогда не исключим риски, поскольку наши знания неточны и неполны, но мы можем снизить вероятность возникновения рисков до бесконечно малых величин, если будем контролировать ключевые направления, на которых нас могут ждать неприятности. Анализируя и обобщая опыт проектов, мы выявляем области, требующие особого внимания, и вырабатываем меры по предотвращению нежелательных событий в будущем. Внедрение ИСМ является комплексным проектом, затрагивающим практически все стороны системы управления предприятием. Как всякий сложный проект, он сопряжен с множеством рисков. Для всех заинтересованных сторон проекта «цена вопроса» высока. Собственники рискуют денежными средствами, инвестированными в ИСМ. Для менеджера, возглавляющего проект, неудача – это поражение на профессиональном поприще и пятно в биографии. Для консультантов неудачный проект – это серьезный ущерб для их главного актива – репутации. Поэтому никто не хочет неудачи. И, тем не менее, они случаются. Давайте рассмотрим некоторые основные риски внедренияИ: как они проявляются, к чему могут привести и что необходимо сделать, чтобы снизить их последствия:

Риск №1: Отсутствие общего видения модели ИСМ среди топ- менеджеров компании

Риск №2: Слабая поддержка проекта со стороны высшего руководства компании

Риск №3: Непонимание высшим руководством и других руководителей функциональных направлений ответственности за проведение изменений в компании

Риск №4: Отсутствие необходимых человеческих ресурсов

Риск №5: Невнимание к смежным процессам

Качество деятельности организации в условиях неопределенности внешней среды, повышения уровня конкуренции на рынке становится основным фактором резкого увеличения роста различного рода рисков. В связи с этим одной из ключевых проблем концепции улучшения качества организационной и производственной деятельности организаций является анализ и управление рисками. Проблеме анализа и управления рисками в последнее десятилетие посвящено много публикаций в отечественной и зарубежной литературе, ей уделяется большое внимание, как теоретиками, так и практиками предпринимательской деятельности.

По данным многочисленных литературных источников, в понятие вкладывается " опасность, возможность убытка или ущерба". Под риском сегодня принято понимать вероятность (угрозу) потери организацией части своих ресурсов, недополучения доходов или появления дополнительных расходов в результате осуществления хозяйственной деятельности. В рамках управленческой деятельности риск означает вероятность неполучения положительного результата (прибыли) или получение отрицательного результата (убытков).

⇐ Предыдущая 3 4 5 6 7 8 9 10 1112