НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ АКТЫ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ РАБОТУ ОТДЕЛА КАДРОВ

Стр 1 из 47Следующая ⇒

Работа кадровой службы в организации обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение определены законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы. Кроме того, в каждой организации разрабатываются локальные нормативные акты. Более подробно о нормативно-правовых актах, регулирующих работу отдела кадров, читайте в представленном материале.

Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками.

Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы организации совместно с сотрудниками юридического отдела. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и так далее, поэтому кадровая служба в организации должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права.

В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ). На основании ТК РФ в организации устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.

На основании Постановления Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 " Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников организации. Правила обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, установленные нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации, должны применяться с учетом положений Закона.

Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ " О коммерческой тайне".

Методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с ними. Организация вправе сама решать, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты.

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов.

Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической значимости.

Также кадровой службе необходимы Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 " О трудовых книжках" и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 " Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного либо утраченного документа.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то организация вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам.

Организация имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации.

При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя организации. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов.

Обратите внимание! С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовых документов).

Руководителям организации и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства.

К локальным нормативно-правовым актам относятся:

- правила внутреннего трудового распорядка;

- коллективный договор;

- штатное расписание;

- положение о должностной инструкции;

- положение о защите персональных данных работников;

- положение по оплате труда;

- положения о структурных подразделениях и другие.

Перечислим основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты:

- Конституция Российской Федерации;

- ТК РФ;

- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ " Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ " Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральный закон от 17 декабря 2001 г. N 173-ФЗ " О трудовых пенсиях в Российской Федерации";

- Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 " О трудовых книжках";

- Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 " Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек";

- Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 " Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";

- Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.;

- Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 299;

- Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст " О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с ГОСТ Р 6.30-2003 " Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" );

- ГОСТ Р 7.0.8-2013 " Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. N 1185-ст;

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558;

- Общероссийский классификатор занятий. ОК 010-93, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 298;

- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37;

- Постановление Минтруда России от 9 февраля 2004 г. N 9 " Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих";

- выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтрудом России.

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ

Организация кадровой службы в организации начинается с создания отдела кадров. Любое структурное подразделение действует на основе локального нормативного документа, который определяет цели, задачи и функции деятельности организации, его место и взаимоотношения в общей структуре организации, а также вопросы подчинения и взаимодействия между сотрудниками подразделения. В настоящей статье мы поговорим об основном документе, который регламентирует деятельность отдела кадров, а именно о положении об отделе кадров.

Для решения кадровых вопросов в организации создается структурное подразделение - кадровая служба. Она называется по-разному: управление кадров, департамент, отдел кадров, служба персонала, кадровый центр и так далее.

Независимо от названия это должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчиняющееся в силу важности решаемых этой службой задач непосредственно первому руководителю или одному из его заместителей (например, заместителю директора по кадрам).

Положение об отделе кадров - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения.

Положение об отделе кадров разрабатывается начальником отдела кадров совместно с сотрудниками юридического отдела и делопроизводителем. Это позволяет подготовить документ, который отражает все вопросы деятельности подразделения.

Содержание положения от отделе кадров обычно разрабатывается на основе учредительных документов организации, документов, регулирующих деятельность организации в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) положений о кадровой службе.

Законодательно утвержденной формы положения об отделе кадров нет, поэтому каждая организация решает сама, какие вопросы в нем отражать.

Положение об отделе кадров имеет следующую структуру:

1) общие положения;

2) цели, задачи, функции;

3) полномочия;

4) взаимодействие;

5) ответственность;

6) заключительные положения.

Рассмотрим каждый раздел подробнее.

В разделе " Общие положения" указывают цели кадровой работы, полное и сокращенное названия кадрового подразделения, руководство и порядок формирования его штатной структуры, документы, которые регламентируют деятельность как кадровой службы в целом, так и ее отдельных сотрудников.

В следующем разделе определяют цель деятельности кадровой службы и задачи, которые обеспечивают ее выполнение, а также функциональные обязанности в области кадровой работы.

В разделе " Полномочия" перечисляют права, которые предоставлены кадровой службе для достижения целей и задач своей деятельности.

Порядок сотрудничества с другими структурными подразделениями (отделами), их руководителями и сотрудниками регламентируют в разделе " Взаимодействие". Он касается вопросов получения, отдачи и выполнения распоряжений руководства организации, а также обмена документами как внутри организации, так и с другими организациями.

В разделе " Ответственность" определяют ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на него функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

В " Заключительных положениях", как правило, прописывают порядок внесения изменений, дополнений и уточнений в действующий документ.

Положение об отделе кадров утверждается руководителем организации с проставлением даты утверждения. После утверждения положение об отделе кадров прошивается, скрепляется печатью организации и подписью руководителя организации (печатью отдела кадров и подписью начальника отдела кадров).

Положение составляется в двух экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, а другой - у руководителя организации.

Сотрудники отдела кадров должны быть ознакомлены с положением под роспись.

Отметим, что зачеркивать и делать исправления непосредственно в тексте положения об отделе кадров категорически запрещено.

Чтобы внести в положение об отделе кадров какие-то изменения или дополнения, руководитель организации должен издать соответствующий приказ. Формулировка может выглядеть, например, так: " Дополнить раздел " Ответственность" пунктом... изложив его в следующей редакции: "...". А затем подробно изложить текст дополнения или изменения.

Пример. Приведем образец положения об отделе кадров:

Общество с ограниченной ответственностью " Мечта"

Утверждаю

Генеральный директор

Свитов /Свитов В.В./

15 сентября 2015 г.

Положение

об отделе кадров

15 сентября 2015 г. N 1

г. Новосибирск

Настоящее Положение определяет порядок работы отдела кадров общества с ограниченной ответственностью " Мечта" (ООО " Мечта" ) (далее - Организация). Нормы и правила, содержащиеся в настоящем Положении, являются обязательными для исполнения всеми должностными лицами и структурными подразделениями, допущенными к ведению кадровой работы.

1. Общие положения

1.1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением Организации.

1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Организации.

1.3. Отдел подчиняется непосредственно генеральному директору Организации.

1.4. Отдел возглавляет начальник (далее - Руководитель), назначаемый и освобождаемый от должности приказом генерального директора Организации.

1.5. На должность Руководителя назначается лицо, имеющее высшее юридическое или экономическое образование и стаж работы в должности руководителя отдела кадров не менее 2 лет.

1.6. Структура и штат отдела кадров утверждаются генеральным директором Организации.

1.7. Должностные обязанности работников отдела кадров устанавливаются должностными инструкциями.

1.8. В своей деятельности отдел руководствуется:

- Трудовым кодексом РФ;

- другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;

- нормативными методическими документами по ведению кадрового делопроизводства;

- уставом Организации;

- настоящим Положением.

2. Основные цели, задачи, функции

2.1. Цель деятельности отдела кадров - организационно-документационное обеспечение кадровой работы в Организации.

2.2. Для реализации цели своего предназначения отдел кадров решает следующие основные задачи:

- организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию сотрудников Организации;

- формирование стабильно работающего коллектива;

- создание кадрового резерва;

- организация системы учета кадров.

2.3. Функции отдела кадров:

- разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития Организации;

- разработка штатного расписания;

- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

- учет сотрудников (в том числе автоматизированный), оформление личных дел, подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов;

- прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек;

- документальное оформление служебных командировок;

- составление графиков отпусков и учет использования отпусков, оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков;

- становление в должности и адаптация работников;

- перемещение сотрудников Организации;

- работа с временно отсутствующими сотрудниками (находящимися в отпуске, на больничном, в командировке);

- подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии, участие в аттестации сотрудников Организации;

- оценка работы сотрудников;

- подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;

- профессиональная подготовка, дополнительная подготовка и переподготовка сотрудников;

- изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

- формирование кадрового резерва;

- организация табельного учета;

- осуществление контроля и инструктажа работников отдела кадров;

- организация контроля за соблюдением трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

- контроль соблюдения социально-психологического климата в организации, предупреждение трудовых конфликтов.

3. Полномочия

3.1. Отдел кадров в пределах своей компетенции имеет право:

- требовать от всех структурных подразделений Организации необходимые для полноценной работы отдела кадров документы и материалы, а также данные о работниках;

- давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров;

- контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций;

- вносить предложения руководству Организации по вопросам совершенствования работы с кадрами;

- вести переписку по вопросам подбора кадров и другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем Организации;

- представлять в установленном порядке интересы Организации и по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, другими организациями и учреждениями.

4. Взаимодействие

4.1. Отдел кадров в своей деятельности взаимодействует:

- со всеми структурными подразделениями Организации и по кадровым вопросам;

- с юридическим отделом - по правовым вопросам, возникающим в процессе реализации мероприятий кадровой работы, для получения информации об изменениях в действующем трудовом законодательстве РФ, по правовому обеспечению при подготовке кадровых документов;

- с бухгалтерией - по вопросам оплаты труда, расчета потребности в рабочей силе и списочной численности работников, текучести кадров, подготовки справок и проектов приказов о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников, по штатному расписанию, табелю учета рабочего времени, листках временной нетрудоспособности для оплаты, по подготовке справок о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности;

- со службой материально-технического обеспечения и административно-технического обслуживания - по вопросам обеспечения и обслуживания;

- с информационно-техническим отделом - по вопросам программно-технического обслуживания отдела, эксплуатации и ремонта электронно-вычислительной техники.

5. Ответственность

5.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет Руководитель.

5.2. На Руководителя возлагается персональная ответственность за:

5.2.1. Организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.

5.2.2. Организацию в отделе оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.

5.2.3. Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.

5.2.4. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе, и соблюдение правил пожарной безопасности.

5.2.5. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела.

5.2.6. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.

5.3. Сотрудники отдела кадров при оценке деловых качеств работников организации обязаны исходить только из официально полученных данных и материалов и не вправе разглашать имеющиеся данные о личной жизни работников.

5.4. Ответственность сотрудников отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.

6. Заключительные положения

6.1. Изменения, дополнения и уточнения в настоящее Положение вносятся приказом генерального директора Организации по представлению начальника отдела кадров.

6.2. Положение подлежит переутверждению не реже одного раза в три года.

Начальник отдела кадров Волкова /Волкова Е.А./

Главный бухгалтер Пенкина /Пенкина Ю.Н./

15 сентября 2015 г.

Начальник

юридического отдела Прошкин /Прошкин А.Н./

15 сентября 2015 г.

С Положением ознакомлены:

Инспектор отдела кадров Демина /Демина Н.И./

15 сентября 2015 г.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

В любой организации, независимо от ее формы собственности и организационно-правовой формы, должен быть определенный перечень документов по кадровому учету. Указанный перечень документов не зависит от количества работников организации. О том, какие требования установлены к оформлению кадровой документации в организации, мы и поговорим в настоящей статье.

В соответствии с положениями ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ " Об информации, информационных технологиях и о защите информации" законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.

В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

В Трудовом кодексе Российской Федерации (далее - ТК РФ) не содержатся требования к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов (распоряжений) по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов (распоряжений), а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора. К форме трудового договора предъявлено следующее требование: заключать его в письменной форме и составлять в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Для того чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:

- унифицированную систему организационно-распорядительной документации;

- унифицированную систему первичной учетной документации (группу документации по учету труда и его оплаты).

Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003. Настоящим Стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов. Ознакомьтесь с Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст " О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с ГОСТ Р 6.30-2003 " Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" ).

Указания по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты содержатся в Постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 " Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

При оформлении документов необходимо руководствоваться двумя основными вышеуказанными нормативами.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 - государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ " О Государственном гербе Российской Федерации".

Рисунки государственного герба Российской Федерации в многоцветном и одноцветном вариантах помещены в Приложениях 1 и 2 к Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ " О Государственном гербе Российской Федерации". Использование Государственного герба Российской Федерации с нарушением Закона, а также надругательство над государственным гербом Российской Федерации влекут за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по ОКУД. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенные к применению в народном хозяйстве.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другие).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 10 апреля 2015 г. следует оформлять: " 10.04.2015".

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например " 10 апреля 2015 г.", а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например " 2015.04.10".

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другим.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Незарегистрированный документ юридической силы не имеет.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам " Наименование организации" и " Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ЗАО " Мираж"

Н.П. Романову

или

ОАО " Союз"

Главному бухгалтеру

В.М. Сидихину

При отправке документа в разные организации реквизит " Адресат" не должен содержать более четырех адресов.

Слово " Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресами не пишется. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом письме указывается только один адрес.

В состав реквизита " Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем - почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

" Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела"

Чернышева ул., д. 31, Новосибирск, 644099

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес, например:

Белоусову А.И.

ул. Звездова, д. 19, кв. 4,

г. Омск, Варшавский р-н,

Омская область, 402341

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ может утверждаться двумя способами: должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова " УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ОАО " Восход"

Личная подпись П.Е. Иващенко

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 10.04.2015 N 24

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Гриф утверждения присутствует не на каждом документе, поэтому рекомендуем обратиться к специальному Перечню документов, подлежащих утверждению, который содержится в Приложении N 4 к Приказу Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 г. N 33 " С объявлением решения коллегии Главархива СССР от 27.04.1988 " О проекте нормативной части Единой государственной системы документационного обеспечения управления".

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

- акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и так далее);

- договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и так далее);

- задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и так далее);

- инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и так далее);

- нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и так далее);

- отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и так далее);

12 3 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒