Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Анализ системы управления закупками и материалами на производстве
Особенность осуществления деятельности предприятия состоит в необходимости правильной организации технологического процесса.
Технологический процесс обеспечивает обработку товарных потоков. Начиная от поставки товара на торговое предприятие, заканчивая окончательной подготовкой его к продаже. В данный процесс входят такие операции как приемка, сверка по качеству и количеству, хранение, упаковка, перемещение между подразделениями и при необходимости выкладка в торговых залах. Для эффективного функционирования этих процессов в организации товароснабжения должны соблюдаться следующие принципы: 1. Ритмичность – обеспечение пополнения запасов при равномерном спросе через равные промежутки времени, при неравномерном – по приближению товарного запаса к минимуму. 2. Планомерность – обеспечение предприятия необходимым товаром согласно графику и объёмом партий. 3. Экономичность – эффективное использование транспортных и технических средств, для минимизации издержек. 4. Оперативность - осуществление процесса снабжения товарами в зависимости от изменения спроса на них. 5. Технологичность – использование эффективных технологических решений в процессе товароснабжения. [15, с.39] Равномерность поставки товаров оказывает положительное влияние на работу торгового предприятия, складов и транспорта: более эффективное использование рабочий силы, транспортных мощностей и складской площади, ускоряется оборачиваемость запасов, в результате чего минимизируются совокупные издержки снабжения предприятия. При неравномерной ритмичности поставки товара увеличиваются затраты, наблюдается снижение оборачиваемости запасов и качества обслуживания покупателей. Эти принципы определяют динамичность технологического и торгового процесса. Рассмотрим три основные схемы технологического и торгового процессов: 1-ая схема подразумевает разгрузку товара, его приемку по количеству и качеству, хранение и подготовка к продаже; 2-ая отличается от первой тем, что не проходит этап подготовки товара к продаже, а сразу поступает на прилавок; 3-ая схема включает в себя разгрузку товара, его приемку по количеству и качеству и продажу. Чаще всего в магазинах применяется к использованию сразу три схемы. Традиционная система организации материального снабжения основана на принципе наличия запасов. В случае если, необходимый товар отсутствует на своем складе, то отправляется заявка в отдел закупок. На основании данной заявки оформляется заказа и перенаправляется поставщику. Поставщик в свою очередь обрабатывает данную заявку и обеспечивает поставку товара. Следующим этапом становится приемка товара на склад, проверка на количество и качество. [20, с.23] От организованной работы и выполнения функций закупочного отдела зависит конкурентоспособность предприятия и эффективность его функционирования. В настоящее время российские предприятия создали сильные системы централизованных закупок, но по–прежнему отстают от международного уровняв отношении ключевых факторов таких, как максимальная доля расходов, контролируемых отделом закупок, четко определенной цели по экономии в закупках, а также отношения с поставщиками. Тем не менее, наблюдаемый уровень базовых составляющих закупочной деятельности достаточно высок, и руководители по закупкам имеют четкое представление об основных проблемах: 1. У большинства предприятий в России, которые создают отделы закупок, в основе лежит четкая структура и стратегия. 2. Закупки в России в большей степени централизованы. На основании проведенного исследования у 50 % респондентов было выявлено, что их закупки управляются централизованной структурой и лишь 20% сказали, что закупками управляют локальные структуры. 3. Недостатки в управлении закупочной деятельностью предприятия на российском рынке: 4. Слабый контроль доли расходов отдела закупок, т.е. доли всех закупок компании управляемой специализированной единицей. В закупочных отделах российских компаний их доля составляет 80%, когда в зарубежной практике удается достичь доли расходов, управляемой отделом закупок в размере более чем 90%. 5. Отсутствие четкого алгоритма осуществления закупочной деятельности, который позволил бы сотрудникам более эффективно выполнять свою работу. Таким образом, российские компании упускают возможность сэкономить 5-10% на закупках из-за того, что не полностью задействуют наиболее эффективные рычаги управления закупками, максимизируя контролируемую долю расходов и достигая установленные цели. Под логистической концепцией понимается инструмент для эффективного использования материальных ресурсов. Наиболее распространенной в мире логистических концепций, является концепция «точно в срок» и метод быстрого реагирования: [25, с.78] 1. Система поставок «точно в срок». Смысл этой концепции заключается в том, что спрос на любом участке цепи определяется спросом, предъявленном в конце ее. Пока нет спроса в конце цепи, продукция не производится и не накапливается. Так как контроль качества у потребителя при системе поставки «точно в срок» не предусмотрен, эту функцию должен взять на себя поставщик. В этих условиях наличие некачественных изделий в поставляемой партии недопустимо. Отношения между поставщиком и покупателем, позволяющие применять систему поставок «точно в срок», должны носить характер длительной хозяйственной связи и строиться на долгосрочных контрактах. Недостатки системы поставки «точно в срок»: - низкие запасы делают любые сбои в работе логистической системы критическими; - для введения могут потребоваться большие изменения, которых сложно достигнуть на практике. 3 Метод быстрого реагирования – этот метод разработан в результате развития системы поставок «точно в срок» и представляет собой метод планирования и регулирования поставок товаров на предприятии торговли, в основе которого лежит логистическое взаимодействие между предприятиями - потребителем продукции, его поставщиками и транспортом. На рисунке 4 представлена реакция логистической системы, на возникший рыночный спрос.
Рисунок 4 - Логистическая система, реагирующая на возникший рыночный спрос[19, с.77] Метод быстрого реагирования основан на использовании трех технологий и новой концепции бизнеса: 1. Автоматическая идентификация штриховых товарных кодов. Позволяет быстро собирать информацию о том, что сейчас продается. 2. Электронный обмен данными. Это не только интернет, но и комплекс стандартов, позволяющий предприятиям быстро обмениваться большим объемом документированной информации. 3. Автоматическая идентификация грузовых единиц. Эффективная организация закупочной деятельности торгового предприятия позволит в полном объеме организовать ассортимент и необходимый уровень запасов. Но в настоящее отделы закупок столкнулись с рядом проблем, основными из которых являются: [28, с.34] 1. Планирование - неправильно спланированный объем закупаемого товара может привести либо к его дефициту, либо к его переизбытку. Для недопущения подобных ситуаций необходимо учитывать в системе планирования следующих подходов: — Учет закупок и расходов товаров, анализ товарооборота, для планирования закупок на будущее. — Экспертные оценки определение вероятности роста или снижения потребности по тем или иным товарам — Наличие нескольких поставщиков товаров, если возникнет ситуация, что товар закончился у одного поставщика, всегда будет возможность обратиться к другому. — Регулярный контроль товарных запасов на складе, расчет оптимальной потребности в товарах.[15, с. 37] 2. Наличие необходимого товара только у одного поставщика – отсутствие выбора. 3. Сезонность - не взяв во внимание фактор сезонности, будет вероятность либо не уложиться в бюджет, или отсутствие этого товара из-за сезонного дефицита. Для того чтобы не столкнуться с подобными проблемами и для эффективного функционирования закупочной деятельности предприятия необходимо прогнозировать потребности покупателей. Для этого используются следующие методы: 1. Мониторинг рынка поставщиков по интересующим товарам. Современный рынок предоставляемых товаров и услуг стал настолько велик, что крупным предприятиям не составит труда найти качественных поставщиков, которые предоставят свои услуги и товары по конкурентным ценам. Рассмотрим способы определения поставщиков (конкурсы). Все способы закупок условно можно разделить на две категории – конкурентные (проведение конкурсов, запроса котировок и т.д.) и неконкурентные (прямая закупка у поставщика) представленные на рисунке 5. [21, с.23] Рисунок 5 - Основные способы закупок 1. Открытый конкурс – он является основным способом конкурентных закупок (тендер). В данном конкурсе может принять участие любой поставщик, который направит свою заявку заказчику на участие. Конкурс проводит сам заказчик. В конкурсной заявке подробно прописываются все условия и требования к закупаемой продукции, квалификация поставщиков, так же критерии выбора победителя. Однако процедура открытого конкурса весьма длительна и ресурсоемка. 2. Закрытый конкурс идентичен правилам открытого, кроме выбора участников. В отличие от открытого конкурса, участие в закрытом конкурсе принимаю только приглашенные поставщики. 3. Электронный аукцион. Данный конкурс осуществляется на электронной площадке, информация о закупке публикуется в единой информационной системе, победителем аукциона является участник, предложивший минимальную цену за товар. 4. Селективный конкурс – данный конкурс занимает промежуточное место между открыт и закрытым конкурсом и состоит из нескольких элементов: - сбора и отбора (селекция) заявок на участие в конкурсе - конкурса среди отобранных поставщиков Таким образом, к отбору допускаются все участники, а до участия в конкурсе конкурса допускаются только отобранные заказчиком 5. Двухэтапный конкурс проводится, когда: - заказчику необходимо провести переговоры с поставщиками в целях определения их возможности обеспечить выполнение контракта - нет возможности составить достаточно подробное описание и характеристики необходимого товара, поэтому необходимо предварительно изучить существующие предложения - закупается товар, техническое совершенствование которого происходит быстрыми темпами и заказчик не обладает информацией о последних разработках - закупаются сложные товары или услуги[25, с.23] 6. Запрос котировок используется для приобретения стандартных (серийных) товаров, услуг, работ для которых существует сложившийся рынок.В мировой закупочной практике запрос котировок так же называется «запрос прайс-листов». Выбор поставщика должен осуществляться только на основании сравнения цен. Основным достоинством данного метода является оперативность - весь процесс закупки можно провести за один день. 7. Запрос предложений является основным способом закупки услуг. Так же данный способ часто используется в случаях, когда заказчик знает что ему необходимо, но не знает как это получить и следовательно он обращается к поставщику, для того чтобы запросить варианты решения своей проблемы. В запросе предложений заказчик может ограничится описанием ожидаемого от поставщика результата или сформулировать общие спецификации закупаемых товаров. Выбор метода закупок. Для выбора определенного метода закупок необходимо учитывать сложность продукта и его состав. К основным методам закупок относят: — Оптовые закупки — Регулярные закупки мелкими партиями — Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям — Закупка товара по мере необходимости — Закупка товара с немедленной сдачей У каждого из методов есть преимущества и недостатки, их важно учитывать для минимизации издержек и сбережения времени. Рассмотрим их более подробно. 1. Оптовые закупки. Данный метод предполагает поставку товара одной большой партией. Преимущества этого метода: — Высокие торговые скидки — Исключение неравномерности и неритмичности поставки товара — меньше затрат на оформление документов — Использование скидок на большие партии Недостатки: — Из-за больших запасов возникаем высокая потребность в складских помещениях — Замедление оборачиваемости капитала[31, с.23] 2. Регулярные закупки мелкими партиями. Возможность заказать необходимое количество товара, которое поставляется ему мелкими партиями в течении определённого периода времени. Ее преимуществами являются: — Происходит ускорение оборачиваемости капитала из-за оплаты товара по мере его поступления — Повышение экономии складских мощностей — Снижение затрат на оформление документации по поставке товара, так как заказ оформляется на всю поставку Недостатки: — Возрастает вероятность заказа избыточного количества товара — Возникновение вероятности отклонений от условий поставок товаров — Оплата всего количества товара указанного в заказе[20, с.23] 3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Данный метод часто используется на предприятиях, где закупаются дешевые и быстро используемые товары. Покупатель направляет «требования на квоты» возможным поставщикам, на основании полученной информации выбирается поставщик, снабжающий товаром по выгодной цене и высокому качеству вариант закупок. Ведомости составляются на ежедневной (ежемесячной) основе и включают следующие сведения: — Полный ассортимент товаров — Объем товара находящегося на складе — Необходимое количество товара Преимущества этого метода: — Происходит ускорение оборачиваемости капитала — Повышение экономии складских мощностей — Снижение затрат на хранение — Своевременность поставок 4. Закупка товара по мере необходимости. Данный метод похож на регулярные закупки мелкими партиями, но имеет свои особенности: — Количество закупаемого товара устанавливается приблизительно, позволяет варьировать объем и время поставок — Перед выполнением каждого заказа поставщик сначала связывается с покупателем — Оплата товара производится только за товар, который был получен покупателем — По истечению срока договора покупатель не обязан оплачивать и принимать товар, который еще только должны буду поставить Преимущества: — Нет четкой привязки к количеству и виду закупаемого товара — Ускорение оборотного капитала — Меньше затрат на оформление документов 5. Закупка товара с немедленной сдачей. Этот метод подразумевает закупку товара нечасто используемого. При возникновении необходимости в нем, делается заказ и забирается со склада поставщиков. Недостатки — Рост затрат на детальное оформление документации — Маленькие размеры заказов — Множество поставщиков Одним из главных критериев выбора оптимального метода закупок строиться на принципе снижения затрат на закупку товаров и содержания запасов. Высокий уровень конкуренции требует эффективного функционирования всех систем предприятия, поэтому необходима оценка закупочной деятельности. Она позволяет оценить развитие компании, также помогает контролировать финансовые ресурсы в закупочной деятельности предприятия. Эффективность деятельности по результатам – определяется как выполнение поставленной задачи и реализации миссии. Эффективность деятельности по затратам – повышение продуктивности выполнения задач с минимальными затратами ресурсов. Для качественной оценки эффективности функционирования закупочной деятельности используются следующие методы: 1. Размер экономии за счет снижения стоимости закупок. 2. Уровень запасов в складской системе. 3. Поступление бракованных изделий, возврат или ремонт за счет поставщика. 4. Поступление в текущий момент времени. 5. Полный цикл (от заказа до поступления в производство). 6. Финансовая деятельность на перспективу. 7. Управление поставщиками. 8. Уверенность в поставщиках. 9. Совмещение понятий «система обеспечения качества» и «отношения на основе стандартов качества». 10. Применение стратегических систем закупок. 11. Повышение профессионализма менеджеров отдела снабжения. 12. Затраты на размещение заказа. 13. Уровень удовлетворенности внутреннего потребителя. Для оценки деятельности отдела закупок пользуются седеющими расчетными коэффициентами: — Средняя стоимость заказов покупателей – определяется как отношение расходов на закупку за период к количеству покупателей. — Средняя стоимость заказа при закупке – определяется как отношение расходов на закупку за период к количеству заказов за период. — Доля экономии в совокупной стоимости закупок (может служить показателем прибыльности). Определяется как отношение размера экономии на закупке к размеру расходов на закупку за период. — Рентабельность определяется как отношение прибыли к ресурсам или потокам ее формирующие. Для итоговой оценки эффективности закупочной деятельности и логистики в целом необходимо на регулярной основе производить замер следящих параметров: 1. Динамика обеспечения спроса доступными остатками - фактический показатель, достигаемый в результате закупочной деятельности, который сравнивается с выбранным изначально и достигнутым за предыдущие периоды 2. Динамика оборачиваемости складских запасов – 3. Динамика относительных логистических затрат - этот параметр получается путем деления всех логистических затрат за отчетный период на суммарные отгрузки за тот же период. Данный график строится совместно с графиком самих отгрузок, в случае снижения отгрузок правильно трактовать рост графика относительных затрат. 4. Динамика структуры запасов – это данные об абсолютных и относительных друг к другу складских остатках в ценах себестоимости, сгруппированные в группы ABC анализа по необходимости, с отдельным выводом неликвидов – группы D. Эти данные тоже нужны за несколько отчетных периодов, в случае появления динамики увеличения групп C и D руководитель мог своевременно это увидеть и вмешаться. На основе применения коэффициентов оценка эффективности должна проводиться с учетом динамики показателей. А необходима она, потому что используется большое количество ресурсов. Одновременный анализ всех этих параметров позволит корректно формулировать цели закупкам, постепенно снижать логистические издержки, улучшать качество работы и получать обратную связь для оценки решений. Таким образом, закупочная логистика с точки зрения экономического подхода представляет собой деятельность по управлению материальным потоком в процессе обеспечения предприятия ресурсами, с целью дальнейшей перепродажи. Материально-техническое обеспечение представляет собой вид управленческой деятельности по обеспечению материально-техническими ресурсами процесса производства В современном менеджменте и практике управления компанией все большее внимание уделяется вопросам управления запасами и цепочками поставок. Особенность осуществления деятельности предприятия состоит в необходимости правильной организации технологического процесса закупки материальных ресурсов.
Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2017-03-03; Просмотров: 1334; Нарушение авторского права страницы